Los pagos digitales dejaron de ser una rareza: hoy son la caja registradora de miles de pymes, profesionales e independientes en Colombia. Por eso, cuando el Ministerio de Hacienda publicó un proyecto para equiparar la retención en la fuente de los pagos electrónicos con la de las tarjetas, la DIAN salió a precisar qué cambia y qué no. La pregunta que me hacen a diario es simple: ¿me va a afectar el flujo de caja, mis precios o mi conciliación bancaria? La respuesta depende de tu actividad, tu responsabilidad tributaria y el canal por el que cobras. En este artículo traduzco las precisiones oficiales al lenguaje de negocio: cuándo aplica el 1,5 %, quién retiene, qué excepciones existen y cómo evitar sanciones por mala aplicación. Es una guía práctica, construida desde la experiencia de campo con clientes reales, para decidir con anticipación.
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Hagámoslo aterrizado. Si Carmen, dueña de una tienda de uniformes en Manizales, cobra por QR las matrículas de colegios, ese recaudo es un ingreso por venta; con la regla propuesta, el agente que intervenga (adquirente o agregador con mejor información de la transacción) practicaría el 1,5 % de retención en la fuente, tal como hoy sucede cuando el pago entra por tarjeta. Eso es exactamente lo que el proyecto busca ordenar: priorizar a quienes concentran los datos de la operación para hacer la retención y reducir la fricción de cumplimiento.
Al otro lado está Julián, freelance de desarrollo web que recibe abonos de clientes por transferencias interbancarias inmediatas. Cuando un cliente le paga el valor de una factura de servicios a través de una pasarela electrónica, no cambia su naturaleza: es ingreso y puede quedar sujeto a retefuente. Pero si el mismo cliente le reembolsa un gasto o le hace un traslado que no corresponde a venta o servicio, la DIAN fue enfática: ese movimiento no está sometido a la retención del 1,5 %.
¿Por qué el Gobierno puso este tema sobre la mesa en octubre? Porque en la práctica había un tratamiento asimétrico: a las tarjetas se les aplicaba 1,5 % y a otros medios electrónicos no, generando arbitrajes y discusiones contables, afectando de paso la equidad horizontal entre medios de pago. Con la propuesta, se busca una regla igual para operaciones equivalentes y un orden claro de quién retiene primero, empezando por agregadores y adquirentes. La DIAN lo explicó en siete precisiones y el Ministerio abrió periodo de comentarios. Ese detalle importa: aún es proyecto, no norma vigente, y hasta tanto no se expida el decreto, no se modifica el régimen actual.
Aquí comes la papa caliente: ¿qué efectos tendría para tu flujo de caja? Primero, si facturas $10.000.000 al mes por canales digitales, el 1,5 % representa $150.000 de retefuente. Esa suma no es un costo; es un anticipo del impuesto de renta que podrás imputar en tu declaración. El reto operativo está en la conciliación: identificar en extractos y reportes de pasarelas la retención practicada para llevarla al contable y no perderla. Te acompaño en ese control porque, créeme, lo que más duele al final del año no es la retención, sino no haberla contabilizado y terminar pagando dos veces.
Segundo, precios y relación con el cliente. He escuchado a comercios decir: “Mejor efectivo para evitar retenciones”. Esa reacción de corto plazo trae riesgos: operativos (manejo de efectivo), reputacionales (percepción de informalidad) y tributarios (inconsistencias vs. factura electrónica). La política pública va hacia más trazabilidad, no menos. Nuestra recomendación: alinear precios con estructura de costos, considerar las comisiones de pasarela y prever el efecto del 1,5 % en caja mediante provisiones semanales. “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Esa es la diferencia entre sufrir las reglas o usarlas a tu favor.
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Tercero, ¿qué pasa con el umbral de base mínima? En 2025 ya veníamos con cambios importantes por el Decreto 572 (base mínima general de 10 UVT para retención en pagos o abonos individuales), que generó ajustes en compras y servicios. Ese marco seguirá jugando incluso si se unifica la tarifa para pagos electrónicos. Por eso tu política de retenciones debe hilar tres capas: (i) ¿el pago es ingreso por venta/servicio? (ii) ¿supera la base mínima aplicable? (iii) ¿qué medio de pago medió y quién es el agente obligado? Si una capa falla, tendrás glosas, saldos sin conciliar o sanciones por retener indebidamente. (Contexto desarrollado en nuestro análisis de base mínima y su efecto práctico en compras de 2025).
Cuarto, ¿cómo se compara Colombia con la región? En Argentina, la AFIP derogó en 2024 los regímenes de retención de IVA y Ganancias en cobros electrónicos para aliviar fricciones; la industria fintech celebró porque simplificó operaciones de POS y billeteras. En Brasil, el método de pago PIX no tiene un “impuesto al método” per se; lo gravado es el ingreso, y la discusión reciente ha estado más en reportes de fintechs y nuevas funciones de Pix que en retenciones a los cobros digitales. México, por su parte, opera regímenes de retención de IVA/ISR en ciertos supuestos con adquirentes y plataformas, pero no existe un “impuesto al medio de pago”: son retenciones sobre ingresos de operaciones específicas. La fotografía comparada muestra que Colombia no estaría sola si homogeniza reglas por medios, pero el diablo está en el diseño fino para no desincentivar la digitalización.
Quinto, ¿quién retiene y cómo se documenta? El borrador propone que, cuando el pago pase por un agregador o entidad adquirente, estos tengan prelación para practicar la retención, en la lógica de que poseen la mejor trazabilidad de la transacción. Esto reduce el riesgo de retenciones cruzadas o duplicadas entre banco, pasarela y comercio, pero demandará actualizaciones en reportes: certificados mensuales de retefuente, cortes claros por NIT del receptor y desagregación por factura de venta. Si hoy tu pasarela no entrega certificados formales, habrá que exigirlos; y si los entrega, habrá que parametrizar el PUC para registrar automáticamente la cuenta de retención en la fuente a título de renta a la subcuenta correspondiente.
Sexto, excepciones y no sujetos. La DIAN recalcó que no habrá retención donde no hay ingreso (traslados entre cuentas propias, reembolsos, consignaciones internas), ni sobre operaciones no sujetas a renta o cobros de personas naturales no responsables del IVA en ciertos escenarios. Igual que hoy, la clave es la naturaleza jurídica de la operación. La forma de pago no “crea” el hecho generador; solo determina cómo se recauda la retefuente cuando hay ingreso gravado.
En Cali, Hernando vende accesorios para motos y se jacta de “solo efectivo”. Un día, un cliente pidió factura electrónica para deducir el gasto; Hernando improvisó, cobró con QR prestado de un familiar, no registró la retención y, meses después, la DIAN cruzó los datos de factura vs. extractos electrónicos. La multa no vino por la retención, sino por inconsistencias en soportes y por no conciliar. Con acompañamiento de Mi Contabilidad migró a un esquema ordenado: RUT actualizado, facturación al día, pasarela formal con certificados y un tablero sencillo que le muestra retenciones acumuladas. Hoy Hernando agradece haber dado el paso.
En Bogotá, Natalia, consultora de marketing, emite 10 facturas al mes a clientes que pagan por distintas plataformas. Su dolor era la dispersión: cada pasarela con un reporte distinto, sin homogeneidad para su contabilidad bajo NIIF para Pymes. Le implementamos un flujo con automatización: las APIs de las pasarelas alimentan un archivo maestro; las retenciones se registran en tiempo real y ella ve su saldo a favor acumulado para renta. Julio César Moreno Duque, desde el frente tecnológico, integró los conectores con un PMV (Producto Mínimo Viable) que en ocho días dejó todo andando. Resultado: cero sustos en cierre, cero “retenciones perdidas”.
“Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.” Esa es la ruta. Y la aterrizamos con un plan por fases que ejecutamos contigo:
Primero, análisis inicial. Revisamos contratos con pasarelas, comisiones, certificados actuales, políticas de retención y mapeamos el catálogo contable. ¿Recibes por QR, PSE, billeteras, links de pago o marketplace? Identificamos quién retiene hoy, cómo te reporta y qué quedaría bajo la regla homogénea. Te mostramos el impacto de caja por semana y por mes, y el efecto fiscal proyectado en tu declaración (la retefuente te sirve como anticipo).
Segundo, definición estratégica. Ajustamos términos y condiciones de venta, dejamos claras las políticas de medio de pago al cliente y alineamos tu matriz tributaria: bases mínimas, tarifas, eventos no sujetos y calendario de cierres. Si usas software contable, creamos plantillas para que cada extracto se “parta” en comisiones, neto recibido y retención en la fuente; si estás en Excel, construimos un layout robusto y auditable. La meta no es que ames la contabilidad, sino que ames la claridad que te da.
Tercero, implementación y acompañamiento. Entrenamos a tu equipo en conciliación diaria y cortes semanales, configuramos un tablero de alertas (retenciones sin certificado, importes que no cuadran, pagos que superan base mínima) y te acompañamos en el primer cierre mensual. Si el decreto se expide con ajustes, no te pillará desprevenido: actualizamos parámetros y seguimos.
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¿Y si eres independiente o microempresa que teme “morirse de caja”? Hablemos. Tenemos ofertas sin riesgo: una revisión exprés de 48 horas de tu flujo de cobros digitales y un diagnóstico preventivo sin costo de tu política de retenciones. Si decides no continuar, te queda un mapa accionable. Si decides continuar, te llevas la tranquilidad de tener a una firma que conoce la norma y la tecnología. En los últimos meses, hemos acompañado a clínicas, tiendas D2C, softwares a la medida y talleres de barrio. A todos les repetimos lo mismo: la retención bien llevada no te empobrece; la improvisación sí.
Una pregunta que me hacen mucho: “¿esto afectará la adopción de pagos digitales?” El debate público es intenso: gremios advierten que gravar indiscriminadamente podría empujar al efectivo; otros sostienen que la regla mejora la equidad entre medios y la cultura de cumplimiento. El Gobierno ha insistido en que no es un “nuevo impuesto”, sino una equiparación. Como contadora, mi foco no es la polémica, es tu paz operativa: si vendes, estima el 1,5 %; si no es ingreso, documenta la excepción; si retienen, exige certificado; si hay error, corrígelo a tiempo. Y actualízate: cuando la norma salga del estado de proyecto a decreto vigente, la implementaremos contigo, sin traumatismos.
Antes de cerrar, dejemos claro el estado jurídico: al día de hoy es un proyecto en comentarios; no modifiques tus políticas hasta que el decreto sea expedido y entre en vigor. La DIAN ya publicó precisiones y el Ministerio de Hacienda dejó público el enlace del proyecto. Seguiremos monitoreando el texto final para ajustar los detalles técnicos (definición de agentes, reportes y cronograma de entrada en vigor). Ese es nuestro trabajo: estudiar a diario para que tú produzcas y vendas con tranquilidad.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
