Son las 7:30 a. m. en Bucaramanga y Valeria abre su panadería: el datáfono pita, el lector contactless despierta y el QR en la caja coquetea con cada cliente. Unos pagan con billeteras digitales, otros con transferencia inmediata; pero, al final del día, la mayor parte del recaudo entra por tarjetas. ¿Te suena familiar? Entre comisiones, conciliaciones y devoluciones, el riesgo aparece cuando no dominas la norma ni el flujo operativo. Si eres empresario, independiente o gerente multitarea, tu tesorería necesita certezas, no sorpresas: retenciones bien practicadas, reversión de pagos bajo control y procesos automatizados que cuadren cada venta en cada cierre de caja. Este artículo, escrito con rigor contable y soporte tecnológico, te mostrará por qué las tarjetas siguen mandando en Colombia, cómo reducir costos y blindarte ante DIAN, SFC y SIC, y qué pasos aplicar desde hoy para ganar eficiencia real.
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Primero, el marco: cuando vendes bienes o servicios y el cliente paga con tarjeta, nace una obligación tributaria particular. El Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, en su artículo 1.3.2.1.8, dispone una retención en la fuente del 1,5 % sobre esos ingresos; y la DIAN ha reiterado en 2025 —vía conceptos— que la retención la practica la entidad emisora en el momento del pago o abono en cuenta. Esto no es un tecnicismo: afecta tu flujo y tu conciliación. Si no lo contemplas, puedes creer que “te faltan” valores, cuando en realidad el agente retenedor ya los detrajo y debes reflejarlos contablemente.
Segundo, la protección al consumidor y su impacto operativo. Desde 2016, el Decreto 587 regula la reversión de pagos en comercio electrónico: si el consumidor alega fraude, producto no recibido o no autorizado, el emisor tiene que procesar la reversión en un plazo definido y el ecosistema coordina el reembolso, total o parcial, según los fondos disponibles. ¿Qué significa para ti? Que debes tener políticas claras para manejar contra-cargos, para documentar la entrega y para registrar contablemente las reversiones sin “romper” tu facturación. Si vendes online y no entrenas a tu equipo en este procedimiento, cada reversión se volverá una crisis que desgasta caja y reputación.
Tercero, la modernización regulatoria no va en contravía de las tarjetas, sino que las enmarca en un ecosistema más abierto e interoperable. La Superintendencia Financiera expidió en 2024 la Circular Externa 004 sobre finanzas abiertas (open finance), con estándares para compartir datos —con autorización del cliente— entre vigilados y terceros; en 2025, el Ministerio de Hacienda publicó un proyecto de decreto que actualiza el marco del Decreto 2555 para profundizar ese modelo. ¿Traducción práctica? Veremos más integraciones entre bancos, adquirentes, pasarelas y software contable; más datos para prevenir fraude; y mejores experiencias para cobrar. Pero, en la práctica, el “plástico” sigue ahí: físico o virtual, como tarjeta “wallet” o tokenizada en el celular, conectado a estos nuevos rieles.
Cuando me siento con un gerente de pyme y miramos los extractos, el patrón se repite: internet y oficinas siguen moviendo montos grandes, mientras POS y canales electrónicos de bajo valor concentran el día a día del comercio minorista. Ese comportamiento se ve en los reportes operativos de la Superintendencia Financiera para el cuarto trimestre de 2024, y se complementa con el dato de inclusión: al cierre de 2024, el 96,3 % de adultos tenía al menos un producto de depósito o crédito. En castellano: hay base bancarizada suficiente para que la tarjeta siga siendo cómoda y confiable para millones.
“Diana, ¿pero no que el mundo va hacia pagos instantáneos sin tarjeta?” Sí y no. Comparemos con tres referencias recientes. En Brasil, Pix es un hit, rompe récords y ya disputa terreno a las tarjetas; aún así, informes oficiales mostraron en 2023 una participación de tarjetas en torno a 41 % de pagos, con Pix por encima del 39 %, y nuevos picos en 2024/2025. Conclusión: coexistencia, no eliminación. En la Unión Europea, el reglamento de pagos instantáneos de 2024 obliga a que las transferencias lleguen en segundos y a bajo costo, buscando más competencia frente al dominio histórico de las redes de tarjetas; pero las tarjetas siguen siendo masivas en comercio. En Estados Unidos, los estudios del sistema de la Reserva Federal de 2024–2025 muestran que, con más opciones digitales, los consumidores no abandonan lo probado: las tarjetas permanecen entre los instrumentos más usados. ¿La lección para Colombia? Adopta lo nuevo, pero sin desarmar lo que hoy sostiene tu caja.
Te cuento tres historias reales —nombres cambiados— de acompañamientos recientes. Sofía dirige una tienda de artículos deportivos en Manizales. Confiaba en billeteras y transferencias, pero su ticket promedio subía cuando ofrecía pago con crédito: las cuotas del emisor habilitaban compras que el QR no cerraba. Hicimos tres cosas: renegociamos la comisión con su adquirente; parametrizamos la retención del 1,5 % para que el software reflejara el neto correcto; y montamos un tablero de conciliación diaria. El margen se estabilizó y los “faltantes” desaparecieron porque la diferencia ya estaba contablemente prevista.
En Cali, Mauricio es desarrollador freelance. Recibía la mayoría de pagos en billeteras y ACH, pero sus clientes corporativos pedían tarjeta corporativa por política de compras. Montamos pasarela con tokenización, activamos 3-D Secure y creamos un procedimiento de devolución documentada, alineado con el Decreto 587. Resultado: menos disputas, trazabilidad para auditorías y facturación sin sobresaltos.
En Medellín, Paula maneja la tesorería de una empresa que vende por comercio electrónico a todo el país. Su talón de Aquiles eran las reversiones: cada contra-cargo tardío causaba reclasificaciones y estrés en caja. Ajustamos políticas de evidencia de entrega, integramos notificaciones de la pasarela al ERP y definimos asientos contables tipo para reversión total y parcial. A la par, capacitamos al equipo en los plazos y causales de reversión. Dos meses después, los cierres mensuales fluían sin “balas perdidas”.
A nivel técnico, ¿qué te recomiendo como revisor fiscal, contadora pública y aliada de cumplimiento? Primero, reconocer que la tarjeta —como plasticidad o como credencial digital— genera una cadena de asientos distinta a una transferencia PSE o a un QR de cuenta a cuenta. Contablemente, el bruto de la venta, la comisión del adquirente, el IVA de esa comisión, la retención en la fuente del 1,5 % y, según el caso, la retención de IVA practicada por la entidad emisora, deben identificarse sin ambigüedades en tu plan de cuentas. No esperes al cierre trimestre para “pegar” todo: estandariza plantillas de asiento y automatiza. “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
Segundo, asume que la reversión no es una excepción exótica, es parte estructural del e-commerce. Adapta tus políticas de devoluciones y garantías a los términos del Decreto 587 y coordínalas con atención al cliente, sistemas y logística; de esa armonía depende que la reversión sea un trámite administrado y no una hemorragia de caja. Un proveedor sin política probatoria sólida —guías, fotos de entrega, trazas— se vuelve un imán de contra-cargos.
Tercero, piensa en “controles de fin de día” que cruzan mundo físico y digital. Si en caja conviven POS, QR y ACH, tu conciliación debe reconciliar lote de adquirente, abono neto, comisiones e impuestos, y además amarrar el inventario y la factura electrónica. El cuarto trimestre de 2024 nos recordó —en cifras oficiales— que los montos grandes pasan por internet y oficinas, pero la venta cotidiana respira por POS; si dominas esa respiración, el corazón financiero de tu negocio late parejo.
Cuarto, negocia. Muchos comercios se resignan a la primera propuesta de comisión; sin embargo, el volumen, el rubro y el riesgo del giro permiten condiciones mejores. Documenta tu mix de medios, demuestra bajo fraude, presenta tu estacionalidad y contrasta con ofertas de otros adquirentes. Si el contrato “amarró” condiciones onerosas, revisa cláusulas de permanencia y escenarios de renegociación.
Quinto, no postergues la modernización por miedo. La Circular 004 de 2024 y los desarrollos de 2025 sobre finanzas abiertas apuntan a un ecosistema con más competencia y mejores integraciones. ¿Qué significa para tu pyme? Dashboards de cobro plug-and-play, scoring en tiempo real y conectores que traen conciliación y evidencias en automático a tu contabilidad. Aquí entra el soporte estratégico de Julio César Moreno Duque: automatizar procesos es la forma más barata de ganar control y liberar tiempo valioso del equipo.
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Hablemos de riesgos, porque el costo de ignorarlos siempre es mayor. Si no reconoces bien la retención del 1,5 %, puedes sobrestimar tu ingreso neto y pagar impuestos indebidamente o, peor, quedar corto en caja para nómina y proveedores. Si no parametrizas la comisión y su IVA, tu margen “se hace humo” en silente. Si no entrenas reversión, cada queja del consumidor se convierte en reclamación desordenada y gasto oculto. Y si no cruzas fraude/timings del adquirente contra tu ERP, puedes confundir rechazos con ventas exitosas y terminar facturando lo que nunca se cobró. Todo esto lo resuelves con procesos y tecnología: políticas, plantillas contables, conciliación diaria, tableros, alertas y trazabilidad.
¿Y qué dicen los datos fuera? En la UE, el reglamento de pagos instantáneos refuerza el “tiempo real” y pone presión para que las transferencias sean tan rápidas y baratas como una transacción de tarjeta, buscando dar aire a actores europeos frente a Visa y Mastercard. En Brasil, aun con el avance de Pix, los organismos oficiales muestran convivencia con tarjetas y crecimientos estacionales impresionantes; el ecosistema convive y cada instrumento “brilla” según el caso de uso. En EEUU, las encuestas y diarios de pago indican que la gente adopta opciones nuevas, pero no abandona tarjetas, que siguen entre las más frecuentes por conveniencia, recompensas y respaldo. Estos tres espejos nos devuelven una verdad: tu estrategia de cobro debe ser multicanal y consciente de la regulación.
Ahora, paso a paso, ¿cómo te ayudamos en Mi Contabilidad? Empezamos con un análisis inicial preventivo, un “rayos X” de tus medios de cobro: cuánto vendes por cada canal, cuánto te cuesta cada uno, cómo impacta a caja y qué riesgos normativos trae. Después, definimos una ruta estratégica: políticas de retención y reversión, niveles de autorización, evidencias probatorias, y un mapa de integración entre pasarela/adquirente y tu software contable para que cada venta nazca bien registrada. Finalmente, ejecutamos y acompañamos: plantillas de asientos, conciliación diaria automatizada, tableros de margen por canal, entrenamiento al equipo y soporte para auditorías DIAN o vigilancia de la SFC/SIC cuando aplique. “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
No vendemos humo: comparto resultados representativos. Una pyme de ropa en Pereira dejó de “perder” entre 1,2 % y 1,7 % por conciliar mal el neto de tarjeta; al cuarto mes, recuperaba más de 8 millones de pesos por errores evitados. Un marketplace en Bogotá bajó sus contra-cargos 35 % tras armonizar logística y reversión con el Decreto 587. Un estudio creativo en Cali cerró contratos 28 % mayores al integrar tarjeta corporativa con tokenización y flujos de aprobación.
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Servicios específicos que activamos contigo: revisoría fiscal con foco en medios de pago; diagnóstico tributario de retenciones practicadas por emisores y cruces con tus declaraciones; políticas y manuales de reversión; control interno por segregación de funciones en caja y tesorería; conciliación bancaria diaria integrada con pasarela/adquirente; y, con el apoyo de Julio César, automatización de reportes, alertas de comisiones atípicas y tableros de desempeño por canal. Nuestro acompañamiento puede ser preventivo —para no caer— o correctivo —si ya hay “dolor”—, digital y siempre personalizado.
Si llegaste hasta aquí, ya intuyes el giro: no se trata de escoger entre tarjeta o “pago del futuro”, sino de diseñar un sistema que proteja tu margen, tu caja y tu reputación. El plástico —material o tokenizado— sigue siendo aliado, siempre que lo integres bien a tu contabilidad y a la norma vigente. Y, cuando llegue la próxima ola (más instantaneidad, más interoperabilidad), estarás listo porque tus cimientos estarán bien puestos.
Oferta sin riesgo para dar el primer paso: primera consulta gratuita para revisar tu mix de cobro y tu conciliación; y una revisión exprés de medios de pago con informe ejecutivo y plan de acción —rápido, claro y accionable—. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
