¿Y si una licitación o contrato se cae por un dato del RUT desactualizado? Ese es el dolor silencioso que hoy viven pymes, freelancers y gerentes. La buena noticia: un proyecto del Ministerio de Hacienda propone ampliar los datos del RUT disponibles para entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas, permitiendo validaciones más rápidas, menos trámites y decisiones mejor informadas. En este blog explico, con ejemplos reales y lenguaje claro, qué información se abriría (identificación, ubicación, CIIU y responsabilidades), cómo se conecta con control interno, contratación pública y gestión del riesgo, y qué debes ajustar desde ya para no perder oportunidades. También comparto herramientas prácticas para auditar y mantener tu RUT impecable, alineado con la filosofía de Mi Contabilidad: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Evita sanciones, rechazos y reprocesos. Lee el blog completo y actúa a tiempo con ayuda profesional.
CLASIFICACIÓN DEL BLOG (meta): Informativo / Educativo / Inspiracional
María Fernanda dirige Andes Logistik SAS, una pyme de transporte con 27 colaboradores. Soñaba con su primer contrato público. Días antes del cierre, la entidad le pidió “el RUT actualizado”. María recordó que la DIAN había anunciado que el RUT no necesita renovación si no hay cambios, pero en los pliegos seguía la frase heredada. Cuando el proponente cargó su oferta, el correo del RUT no coincidía con el del formulario y saltó una alerta. Por un detalle mínimo, la propuesta quedó “por subsanar”. Entre llamadas y correcciones, perdió horas valiosas.
Ese episodio resume el dolor de cientos de empresas: información dispersa, validaciones tardías y decisiones con datos incompletos. Hoy, un proyecto de decreto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público plantea ampliar los datos del RUT accesibles a entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas. Si se implementa, la validación será directa y el riesgo de errores, menor. Y para las empresas, nace un imperativo: convertir el RUT en un activo de gestión.
“La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
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¿Qué está pasando con el RUT? El proyecto que cambia el juego
En junio de 2025, el Ministerio de Hacienda publicó para comentarios un proyecto de decreto para modificar el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.2.5 del Decreto 1625 de 2016. La propuesta amplía el conjunto de datos del RUT que podrían consultarse por entidades públicas y particulares en ejercicio de funciones públicas.
¿Qué datos incluiría?
Identificación: NIT, nombres y apellidos, o razón social.
Ubicación / contacto: ciudad, departamento, país, teléfono y correo electrónico.
Clasificación económica: códigos CIIU asociados al contribuyente.
Responsabilidades tributarias: por ejemplo, IVA, retención, importación o exportación.
Exclusión expresa: no incluye el impuesto al patrimonio.
Más que tecnología, esto es arquitectura institucional: decisiones basadas en datos oficiales, menos papelería, mayor trazabilidad y menos riesgo de fraude o error. Para el sector privado, el mensaje es claro: un RUT desordenado hoy será un cuello de botella mañana.
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Marco normativo que debes tener en el radar
La discusión se da sobre una base conocida:
Decreto 1625 de 2016 (Único Reglamentario en materia tributaria). En su artículo 1.6.1.2.7, la DIAN ha reiterado que el RUT tiene vigencia indefinida y solo se actualiza cuando cambian los datos (dirección, correo, actividad, responsabilidades, etc.). En 2025, la entidad volvió a recordar que ya no es válido exigir “RUT actualizado”; lo relevante es la fecha de generación y la veracidad de la información.
Proyecto de decreto (junio de 2025): modifica el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.2.5 para permitir compartir más campos del RUT con entidades públicas y particulares que ejercen funciones públicas, fortaleciendo la eficiencia y la seguridad en la contratación, la inspección y el control.
Protección de datos: la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación obligan a garantizar uso debido, finalidad y seguridad. La apertura de datos del RUT no exonera del cumplimiento del régimen de habeas data ni de los principios de minimización, finalidad y circulación restringida.
En otras palabras: más acceso no significa “cualquier uso”. Significa uso legítimo, trazable y con medidas de seguridad.
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¿Qué cambia para empresarios, contadores y revisores fiscales?
Para las organizaciones, el impacto es directo. Si la entidad pública consulta en línea, baja la fricción: no te pedirá adjuntar copias de RUT que luego quedan desactualizadas en carpetas. Pero también sube la exigencia: lo que esté en el RUT será la “verdad oficial” y debe coincidir con tus sistemas internos (ERP/CRM), tu facturación y tus responsabilidades vigentes.
Menos papeleo, más validaciones automáticas: registros como el CIIU o el correo electrónico se verificarán en tiempo real.
Menos riesgo de fraude: si un proveedor reporta una actividad que no corresponde, el cruce con el RUT levantará banderas.
Mayor confianza institucional: cuando los datos son consistentes, la reputación mejora y los procesos fluyen.
Para contadores y revisores: esto profesionaliza la conversación con gerencia. La exactitud del RUT ya no es una tarea operativa, es control interno.
“Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
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Ejemplos reales para aterrizar la idea
Caso 1: “Soluciones Verdes SAS”. Empresa de gestión de residuos que se presenta a una licitación municipal. Antes: anexa RUT, espera validación, corrige si hay observaciones. Con el nuevo esquema: la entidad consulta el RUT y verifica CIIU, responsabilidades y contacto. Detecta que la sociedad aún figura con actividad secundaria distinta al objeto del contrato. La alerta temprana permite corregir antes del cierre. Resultado: competitividad y menos reprocesos.
Caso 2: “Café Reserva Altas Montañas”. Microempresa agrícola que exporta. La DIAN permite la cancelación del RUT por inactividad desde 2026 según la Resolución 000217 de 2025. La empresa activa alertas en su ERP: si no hay facturación o declaraciones en 5 años, envía aviso al área contable. Con esa disciplina, evitan un riesgo crítico para el ingreso a mercados y a compras públicas.
Caso 3: “TecnoSalud IPS”. Entidad de salud que contrata con recursos públicos. Mantiene el RUT con un correo genérico que nadie revisa. En control posterior, la entidad envía requerimientos y quedan sin respuesta. Con el nuevo acceso, el correo del RUT será el canal de referencia. La empresa decide migrar a un buzón de cumplimiento supervisado por contabilidad y jurídica.
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Del dicho al hecho: cómo preparar tu RUT para la nueva era
Evitemos listas frías. Imagina que recorres tu empresa como si fueras el interventor más exigente: empiezas por gobernanza, sigues por datos maestros, terminas en operación.
En gobernanza, la gerencia define que el RUT es un activo institucional custodiado por contabilidad. Nombras un responsable y un suplente. Estableces un calendario: revisión trimestral o al producirse un evento (cambios societarios, apertura de sedes, nuevas líneas de negocio, cambios de régimen o responsabilidades).
En datos maestros, alineas el CIIU real con la estrategia. Si el plan es crecer en servicios de consultoría ambiental, anticipas el CIIU y lo documentas en comité. El correo del RUT será un buzón corporativo con doble factor de autenticación. El teléfono, un número operativo monitoreado.
En operación, conectas el RUT con el ERP/CRM y la facturación electrónica. Cada nueva sede o cambio de responsable se refleja en el RUT, y cada actualización genera un ticket y una evidencia.
La magia no está en la herramienta, sino en la disciplina: revisión, evidencia y mejora continua.
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Riesgos, salvaguardas y ética del dato
Toda apertura responsable exige controles. El proyecto no elimina las obligaciones de protección de datos personales. Para mitigarlo, proponemos tres capas:
Legal: cláusulas en contratos con clientes y proveedores sobre el uso del RUT; referencias a la finalidad y a la circulación restringida de los datos; políticas internas que establezcan quién puede acceder y para qué.
Tecnológica: bitácoras de acceso, autenticación robusta y trazabilidad. Si una entidad consulta tu RUT y toma decisiones, necesitas evidencia de tu diligencia: auditorías periódicas y controles de cambios.
Cultural: entrenar a las personas. Si contabilidad cambia el correo del RUT sin avisar a compras o jurídica, el sistema se rompe. La gobernanza del dato es transversal.
En Mi Contabilidad apostamos por una ética práctica: datos mínimos, exactos y útiles; todo lo demás es ruido que cuesta.
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Cómo se conecta esto con el control interno y la contratación pública
A veces pensamos que el control interno es un manual olvidado. En realidad, es core de la toma de decisiones. Un RUT coherente con el mapa de procesos y con el matriz de riesgos es oro puro: evita rechazos, acelera habilitantes y ordena responsabilidades.
En contratación, la entidad estatal no debería pedir PDFs innecesarios si puede consultar directamente. El tiempo que antes invertías en escanear documentos se libera para mejorar tu propuesta técnica, ajustar precios o afinar garantías. La transparencia no es un fin en sí mismo; es una ventaja competitiva.
Y si brindas fe pública (revisores fiscales, contadores públicos en entidades vigiladas), el acceso ampliado al RUT refuerza tu rol: puedes verificar con mayor agilidad, alertar a tiempo y dejar evidencia clara en los papeles de trabajo.
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Herramientas y recomendaciones para aprovechar la transformación
Matriz de consistencia: RUT vs. Cámara de Comercio vs. Estatutos vs. Facturación electrónica vs. ERP. Si hay discrepancias, prioriza su cierre.
Checklist de eventos: cambios societarios, nuevas sedes, nuevo régimen, nuevas responsabilidades, fusiones, escisiones, adendas contractuales; cada evento dispara revisión de RUT.
Buzón de cumplimiento: crea rut@tuempresa.co con monitoreo diario y reenvío a contabilidad y legal.
Alertas automáticas en el ERP: si cambia CIIU o responsabilidades, abre ticket y pide soporte.
Capacita a quien diligencia RUT: un dígito mal en el correo puede costar un contrato.
Due diligence a proveedores: consulta el RUT en origen, verifica responsabilidades y evita fraudes.
Todo esto traduce nuestra convicción: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
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Casos de éxito (representativos) que nos inspiran
Logística Andina (mediana empresa). Tras un taller con Mi Contabilidad, crearon un buzón del RUT, un protocolo de actualización y un tablero de seguimiento. En seis meses, redujeron en 40% los reprocesos en licitaciones y mejoraron su tiempo de respuesta en requerimientos.
Café Altiplano (microempresa exportadora). Migró a un CIIU coherente con su estrategia y activó alertas en el ERP. Al postularse a un programa de compras públicas, la verificación del RUT fue fluida; obtuvieron puntaje adicional por buenas prácticas de cumplimiento.
Salud Integral IPS (servicios de salud). Centralizaron el correo del RUT en un buzón con doble control. Evitaron multas por notificaciones perdidas y mejoraron su relación con auditores externos.
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¿En qué te ayudamos desde Mi Contabilidad?
Somos acompañamiento preventivo y correctivo.
Revisión exprés del RUT (48 horas): diagnóstico, plan de ajuste y guía para actualización.
Gobernanza del dato: diseño de políticas y flujos para asegurar que el RUT sea un dato vive y útil.
Integración con ERP/CRM: parametrización y tableros para alertas y evidencias.
Capacitación in-house: RUT, habeas data, control interno (COSO) y contratación.
Acompañamiento para licitaciones: habilitantes, RUT y coherencia documental.
Oferta sin riesgo: Primera consulta gratuita para revisar tu RUT y tu control interno asociado. Incluye checklist, matriz de consistencia y recomendaciones priorizadas.
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Mirando hacia adelante: gobierno y empresa, del dato al valor
La ampliación de acceso al RUT es apenas un peldaño en la escalera del gobierno y la empresa digitales. Con datos confiables, el Estado reduce costos de verificación, desestimula la corrupción y acelera la toma de decisiones. Las empresas, por su parte, ganan tiempo y reputación si gestionan bien su información. Y los profesionales contables vemos reforzado nuestro rol como arquitectos del dato.
En Mi Contabilidad lo tenemos claro: “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
