Aspectos contables al iniciar una empresa

En la etapa inicial, por lo general, las entidades incurren en desembolsos para solventar gastos preoperativos, de apertura y de adecuación de las instalaciones y maquinaria con la que desarrollarán su actividad económica. Explicamos qué aspectos debe tener en cuenta en esta etapa. 

Al constituir una sociedad o emprender cualquier otra iniciativa empresarial es común que las entidades realicen los desembolsos necesarios para poner en marcha su negocio, cubriendo los gastos legales, de apertura y de adecuación. Abordamos el tratamiento contable que debe llevarse a cabo para contabilizar este tipo de transacciones. 

Manejo de los gastos preoperativos 

Para el reconocimiento contable de este tipo de gastos debe revisarse lo expuesto en el párrafo 18.15 (b) del Estándar para Pymes, el cual señala que una entidad debe reconocer como un gasto los desembolsos realizados por: 

Concepto de actividades de establecimiento, es decir, costos de inicio de actividades legales y administrativas. 

Desembolsos de lanzamiento de nuevos productos, en los que se pueden encontrar estudios de mercadeo, campañas publicitarias, entre otros. 

Costos de apertura, como pueden ser los relacionados con fiestas de lanzamiento. 

“todos los desembolsos en los que incurra la entidad para iniciar operaciones deben reconocerse como un gasto en el estado de resultados del período en el que se hayan realizado”

Del análisis del párrafo previamente mencionado se puede concluir que todos los desembolsos en los que incurra la entidad para iniciar operaciones deben reconocerse como un gasto en el estado de resultados del período en el que se hayan realizado, por lo cual no hay lugar a contabilizar estos desembolsos como un activo. 

Esto está relacionado con que, aun cuando dichos desembolsos se realizan son el propósito de generar ingresos en el futuro, no existe una garantía de que efectivamente los valores pagados se reintegraran a la entidad en forma de beneficios económicos (ver reunión del CINIIF de septiembre de 2017). 

No es posible esperar que la entidad obtenga desde el primer período los ingresos suficientes para compensar los gastos iniciales de emprender la actividad económica; antes bien, lo normal es que en los primeros períodos la entidad arroje pérdidas contables. Por ese motivo es que se requiere de realizar una buena planeación financiera, que permita que el capital aportado por lo socios logre que la entidad soporte esa primera etapa en que sus ingresos no logran cubrir dichos gastos. 

Propiedades, planta y equipo en instalación y montaje 

Una entidad que acaba de constituirse requiere realizar desembolsos para dejar los edificios, maquinarias y otros elementos con los cuales va a desarrollar su actividad económica en condiciones necesarias para que pueda operar de forma prevista, por lo cual el párrafo 17.10 del Estándar para Pymes permite que dichos desembolsos formen parte del costo del activo. Claramente, estos gastos deben distinguirse de los gastos preoperativos que deben llevarse directamente a resultados, los cuales fueron tratados en el punto anterior. 

Entre dichos gastos, el citado aparte del Estándar para Pymes menciona los siguientes: 

Costos de preparación del emplazamiento. 

Costos de entrega y manipulación inicial del activo. 

Costos de instalación y montaje. 

Costos de comprobación del funcionamiento del activo. 

Mejoras en propiedades ajenas o propias 

Si la entidad tiene una propiedad, planta y equipo en arrendamiento y realiza mejoras importantes en el inmueble, es decir, de un valor material y que tengan una vida útil considerable, estas se pueden contabilizar como un activo por el derecho de uso que se genera al utilizarlas. 

Para este caso, la entidad debe considerar el término de la vida útil de las mejoras que realiza y el término de la duración del contrato de arrendamiento teniendo en cuenta las posibles renovaciones; y de los dos tiempos, sobre el menor deberá amortizar las mejoras realizadas. 

Por ejemplo, si la entidad incurre en la construcción de una oficina adicional en un edificio alquilado para el desarrollo de su actividad, y la vida útil se estima en 15 años, pero el contrato de arrendamiento tiene un término de 10 años y no se prevé que haya renovaciones, entonces el costo de la mejora deberá amortizarse durante 10 años, por ser el menor tiempo entre los dos términos. 

Igualmente, si se realizaran mejoras importantes en un activo que sea propiedad de la entidad, estas podrían formar parte del costo del activo. 

Préstamos de los socios 

Es usual que durante los primeros períodos de funcionamiento de una entidad se requieran inyecciones de capital, debido a que las ventas aún no permiten soportar los gastos. Muchas veces los socios recurren a realizar préstamos a la entidad para aportar liquidez y que estas continúen como negocio en marcha, sin correr el riesgo de caer en alguna causal de disolución. 

Es conveniente que el préstamo quede bien documentado en cuanto a las condiciones y plazos en los que la entidad deberá retornar el dinero al socio, para que la empresa pueda reconocer la correspondiente cuenta por cobrar y esta cumpla con la definición de pasivo (para ampliar esta información, consulte nuestro análisis Tratamiento contable de préstamos de un socio hacia la entidad).

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