Trabajar por cuenta propia es una elección de libertad, pero también implica cumplir con las obligaciones del Sistema General de Seguridad Social. En 2025, la UGPP intensificó su fiscalización sobre los aportes de los trabajadores independientes, enfocándose en detectar inconsistencias en el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC), pagos atrasados y omisiones. Muchos profesionales han recibido requerimientos que incluyen intereses y sanciones que podrían evitarse con una contabilidad preventiva. Este artículo explica cómo calcular correctamente el IBC, qué hacer si tienes deudas retenidas, cómo acceder a conciliaciones y qué cambios normativos debes conocer. Usaremos casos reales de emprendedores que transformaron una fiscalización en una oportunidad para fortalecer su negocio.
CLASIFICACIÓN DEL BLOG
Informativo / Educativo / Comercial
Ana, diseñadora gráfica freelance en Manizales, disfrutaba de la autonomía que le daba trabajar por su cuenta. Sin embargo, en abril de 2025, recibió una notificación de la UGPP exigiendo el pago de $1.200.000 por aportes atrasados, más intereses. El problema: nunca había calculado su Ingreso Base de Cotización (IBC) correctamente. Durante años, asumió que pagar “cuando pudiera” era suficiente. La realidad la golpeó cuando su libertad profesional se convirtió en una carga administrativa. Con el apoyo de un asesor de Mi Contabilidad, entendió que su IBC debía ser el 40 % de sus ingresos netos y que, si este superaba un salario mínimo, debía aportar a salud, pensión y, según el riesgo, a una ARL. Ese acompañamiento no solo resolvió el requerimiento, sino que le devolvió la tranquilidad de estar protegida. Y como Ana, miles de independientes hoy enfrentan la misma situación.
Una fiscalización puede ser el punto de inflexión
Desde Medellín hasta Bogotá, numerosos profesionales independientes viven historias similares: agentes de seguros, traductores, arquitectos, cada uno con sus particularidades, pero con el mismo dolor: un requerimiento de la UGPP por aportes impagos. Laura, consultora ambiental en Cali, recibió uno por $850.000, producto de un error en el cálculo del IBC y falta de claridad en su declaración mensual. Esa llamada fue el choque de realidad, el momento en que entendió que “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
En 2025, la UGPP intensificó su fiscalización, enfocándose especialmente en trabajadores independientes que registran ingresos netos iguales o superiores al SMMLV sin aportar correctamente. No se trata de una revisión superficial: sus cruces de datos con PILA, EPS, pensiones y ARL sacan a la luz inconsistencias, omisiones y errores en la declaración del IBC, lo que a menudo se traduce en sanciones inesperadas.
¿Cómo calcular correctamente el IBC en 2025?
Para empezar, el IBC debe ser el 40 % de tus ingresos netos mensuales, después de restar gastos y deducciones válidas. Pero esto no basta: ese valor no puede ser inferior a un SMMLV ni superior a 25 SMMLV, según la normativa vigente. Por ejemplo:
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Ingresos netos: $5.000.000 → IBC = $2.000.000 (40 %)
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Si el resultado fuera inferior al SMMLV (en 2025: $1.423.500), debes cotizar mínimo sobre ese valor.
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Si el cálculo supera 25 SMMLV, debes capearlo en ese tope.
Importante: si tienes ingresos como asalariado y como independiente, no sumes ambos para calcular el IBC. Y la suma de los ingresos no debe superar los 25 SMMLV.
Normativa actual que marca la pauta
En 2022, el Decreto 1601 estableció el sistema de presunción de ingresos para independientes. En 2024, la Resolución 532 fijó esquemas de presunción de costos, y en 2025 la Resolución 566 aplazó su entrada en vigencia.
Además, la Resolución 467 de marzo de 2025 ajustó el uso de tipos de cotización y habilitó correcciones en planillas mediante registro tipo “C”. Es fundamental conocer su impacto en casos de omisiones o errores de cotización.
La UGPP también solo puede fiscalizar periodos hasta 5 años atrás, contados desde la notificación del requerimiento para declarar o corregir. No desde el requerimiento de información.
Cómo evitar sanciones — y transformar la fiscalización en oportunidad
Tomemos el caso de Andrés, consultor digital: recibió un requerimiento por atrasos. Gracias a la asesoría de Mi Contabilidad, corrigió la planilla (registro tipo C), liquidó y pagó los aportes faltantes, e ingresó a un acuerdo de pago que le otorgó un 70 % de descuento sobre intereses. Hoy, regularizado, Andrés sabe que la prevención es inversión.
Para lograrlo, es clave:
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Llevar un registro mensual de ingresos y gastos.
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Usar herramientas como la calculadora IBC de la UGPP para estimar aportes.
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Revisar la normativa actualizada y planificar con anticipación.
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Actuar con rigor desde que llega un requerimiento —no se trata solo de pagar, sino también de corregir adecuadamente.
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Aprovechar las conciliaciones que pueden reducir hasta 80 % de mora e interés.
Esa conciencia preventiva transforma la contabilidad de una carga a una aliada.
El rol de Mi Contabilidad: tu guía cercana y profesional
“La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Esa frase resume lo que Mi Contabilidad ofrece. Con un enfoque cálido y profesional, brindamos:
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Acompañamiento preventivo, para evitar problemas antes de que lleguen: revisiones periódicas del IBC, aclaración normativa clara y soporte digitalizado.
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Acciones correctivas, cuando ya hay requerimientos: elaboración técnica de correcciones, acuerdos de pago y conciliaciones efectivas.
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Soluciones personalizadas, humanas y adaptadas al tipo de profesional o empresa: freelance, microempresario, contratista —cada uno es atendido donde necesita.
Como dicen en la institución: “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Casos reales de transformación (más historias para conectar)
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Mariela, arquitecta freelance en Bucaramanga: gracias al soporte para liquidar el IBC correctamente y adaptar su ARL según nivel de riesgo (campo vs oficina), mejoró su cobertura y redujo prima.
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Carlos, traductor independiente en Manizales: corrigió su IBC, evadió sanciones y hoy cotiza con tranquilidad; se convirtió en referente para colegas porque “la contabilidad no es solo números...”.
Estas historias demuestran que, con orientación profesional, una fiscalización puede transformarse en un punto de partida para seguridad y crecimiento.
Construyendo cultura preventiva y digital
La clave está en anticipar: implementar plantillas mensuales digitales de registro, revisar IBC con calculadoras oficiales, y acudir al asesor en cuanto hay alerta de inconsistencia. Esa rutina es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
Porque realmente: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Y así, “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
