Una empresa recibe una factura electrónica validada por la DIAN, registra el costo, toma el IVA descontable y paga al proveedor. Meses después descubre que ese tercero aparece vinculado a investigaciones por operaciones inexistentes. El problema ya no es únicamente si la factura cumple requisitos técnicos: ahora debe demostrar que el bien fue realmente adquirido o que el servicio efectivamente se prestó. La situación merece atención porque la DIAN informó que, a partir de 8.626 visitas de control realizadas durante el tercer trimestre de 2025, identificó 2.270 posibles proveedores ficticios y adelantaba acciones persuasivas frente a 3.638 contribuyentes con transacciones relacionadas con proveedores ficticios. La advertencia deja una conclusión importante para empresas y responsables tributarios: tener una factura electrónica no convierte automáticamente una operación en fiscalmente aceptable.
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El verdadero riesgo está detrás de la factura
La facturación electrónica ha mejorado considerablemente la trazabilidad de las operaciones económicas. Permite identificar al emisor, registrar fechas, valores, impuestos y otros elementos útiles para el control tributario.
Pero existe una diferencia fundamental entre validar electrónicamente un documento y probar que una operación ocurrió en la realidad.
Una factura puede existir dentro del sistema de facturación y, aun así, surgir posteriormente una discusión sobre la realidad económica de la transacción que pretende respaldar.
Ese es precisamente uno de los riesgos que debe comprender una empresa antes de asumir que la recepción de una factura es suficiente para registrar un costo o descontar IVA.
La DIAN informó en octubre de 2025 que las 8.626 visitas realizadas durante el tercer trimestre de ese año permitieron evidenciar 2.270 posibles proveedores ficticios. También señaló que estos casos se sumarían a 425 contribuyentes que en ese momento se encontraban bajo investigación conforme al artículo 671 del Estatuto Tributario.
Conviene hacer una precisión: “posible proveedor ficticio” no significa automáticamente “proveedor declarado ficticio”. Existe un procedimiento administrativo y una calificación jurídica que no deben confundirse con una alerta o investigación preliminar.
Sin embargo, para quien compra bienes o servicios, la existencia de estos controles demuestra que revisar proveedores no puede reducirse a recibir una factura y contabilizarla.
¿Qué es un proveedor ficticio para efectos tributarios?
El artículo 671 del Estatuto Tributario contempla la declaratoria de proveedor ficticio, entre otros supuestos, respecto de personas o entidades que facturen ventas o prestación de servicios simulados o inexistentes.
La doctrina reciente de la DIAN explica que esa declaratoria busca impedir conductas mediante las cuales se utilicen facturas para representar operaciones que no ocurrieron realmente. La entidad también ha señalado que la calificación como proveedor ficticio produce efectos durante cinco años y puede llevar a la inhabilitación de rangos de numeración para facturación.
Esto permite entender que el asunto no se limita a una irregularidad formal.
El problema central es la simulación de operaciones económicas.
Por ejemplo, podría existir una factura por una supuesta asesoría, una compra de mercancía, un servicio técnico o cualquier otra operación. Pero si no existen elementos que demuestren razonablemente que el servicio fue ejecutado, que la mercancía se recibió o que hubo una relación comercial real, el documento puede convertirse en un riesgo tributario importante.
Factura, soporte y realidad económica son cosas distintas
Uno de los errores más frecuentes en los procesos contables es considerar que el archivo XML y la representación gráfica de la factura constituyen toda la evidencia necesaria.
No necesariamente.
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece condiciones documentales para la procedencia de costos y deducciones en renta y de impuestos descontables en IVA. La doctrina oficial de la DIAN ha reiterado que la factura constituye un soporte exigido para estos efectos y que, cuando el proveedor no está obligado a facturar, debe utilizarse el documento correspondiente con los requisitos establecidos.
Pero el análisis tributario no debería terminar allí.
Dependiendo de la operación, también pueden ser relevantes elementos como:
contrato, orden de compra o aceptación de oferta;
cotizaciones y comunicaciones comerciales;
evidencia de entrega de mercancías;
remisiones, entradas de almacén o controles de inventario;
informes o productos entregados cuando se trata de servicios;
identificación de las personas que ejecutaron el trabajo;
correos y comunicaciones relacionadas con la ejecución;
comprobantes bancarios y conciliación del pago;
retenciones practicadas cuando correspondan;
registros contables coherentes con la operación;
evidencia de que el proveedor tenía capacidad razonable para suministrar el bien o prestar el servicio.
La documentación adecuada dependerá de cada caso.
Una compra de mercancía no se demuestra de la misma manera que una consultoría, un arrendamiento, un servicio tecnológico o una obra.
Por eso conocer qué documentos existen es apenas el primer nivel. El análisis profesional consiste en determinar si ese conjunto de documentos demuestra de manera coherente la realidad y finalidad de la transacción.
¿Por qué una empresa puede terminar expuesta?
No todas las situaciones relacionadas con proveedores cuestionados tienen el mismo origen.
Algunas empresas pueden involucrarse deliberadamente en esquemas de facturación de operaciones inexistentes. Otras, en cambio, pueden contratar con terceros sin realizar controles suficientes y detectar el riesgo cuando reciben una comunicación de la administración tributaria.
Entre las fallas que deberían revisarse aparecen prácticas como aprobar proveedores únicamente porque presentan RUT y factura electrónica, no verificar quién presta efectivamente un servicio, pagar a cuentas que no corresponden al proveedor sin explicación suficiente, aceptar conceptos genéricos en las facturas o registrar operaciones relevantes sin documentos que demuestren su ejecución.
También existe riesgo cuando compras, tesorería y contabilidad funcionan como procesos completamente separados.
Compras contrata.
Otra persona recibe la factura.
Tesorería paga.
Contabilidad registra.
Y nadie comprueba integralmente si el tercero, el contrato, la prestación, la factura y el pago pertenecen realmente a una misma operación económica.
Esa fragmentación puede producir una falsa sensación de control.
¿Qué consecuencias puede tener una operación cuestionada?
Cuando una operación pierde sustento tributario, el efecto potencial puede extenderse a diferentes componentes de una declaración.
Puede discutirse la procedencia de costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y, cuando corresponda, la procedencia del IVA descontable.
La DIAN ha reiterado expresamente que no es válido soportar costos, gastos ni impuestos descontables con facturas emitidas por personas naturales o entidades declaradas como proveedores ficticios.
Además, una modificación de esos valores puede alterar la base gravable, el impuesto a cargo y otros elementos de la declaración. Dependiendo de las circunstancias concretas, pueden generarse intereses y sanciones previstas en la legislación tributaria.
No es apropiado afirmar que toda transacción con un proveedor investigado producirá automáticamente una misma sanción. El efecto debe establecerse revisando la situación particular, las declaraciones involucradas, las fechas, la condición jurídica del proveedor, las pruebas existentes y la conducta del contribuyente.
Ese análisis individual es esencial.
El pago también forma parte de la trazabilidad
Otro elemento que merece atención es cómo se realizó el pago.
El artículo 771-5 del Estatuto Tributario establece reglas relacionadas con los medios de pago para efectos del reconocimiento fiscal de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables. Entre los mecanismos contemplados se encuentran depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias y otros medios señalados por la norma.
La bancarización, sin embargo, tampoco demuestra por sí sola la realidad completa de una operación.
Que exista una transferencia prueba un movimiento de dinero.
No necesariamente prueba que la mercancía fue entregada, que el servicio fue ejecutado o que el proveedor tenía capacidad para realizar aquello que facturó.
Por eso el análisis debe conectar los diferentes elementos: proveedor, contrato, factura, prestación, recepción, pago y registro contable.
Cuando esas piezas cuentan una misma historia económica, la operación tiene una trazabilidad mucho más sólida.
¿Qué debería revisar una empresa hoy?
La propia DIAN recomendó consultar el listado público de proveedores ficticios, realizar debida diligencia de las contrapartes, verificar la habilitación del emisor de factura electrónica y confirmar la existencia de soportes reales de las operaciones.
Para una empresa, esa recomendación puede convertirse en un proceso preventivo más amplio.
Antes de contratar conviene conocer adecuadamente al tercero.
Durante la operación debe conservarse evidencia de lo que realmente se recibió.
Antes del pago deben verificarse las condiciones acordadas.
Y antes de utilizar el costo, deducción o impuesto descontable en una declaración tributaria debería existir coherencia entre el documento fiscal y la realidad económica que representa.
La consulta oficial de proveedores ficticios también debería formar parte de los controles aplicables a terceros, especialmente cuando existan operaciones relevantes o señales que justifiquen una revisión adicional.
No se trata de asumir que todos los proveedores representan un riesgo.
Se trata de evitar que la confianza comercial reemplace los controles que posteriormente podrían necesitarse para explicar una transacción ante la administración tributaria.
¿Ya realizó operaciones con un proveedor cuestionado?
Encontrar un proveedor en una alerta, investigación o listado exige primero identificar exactamente cuál es su situación jurídica.
No es conveniente sacar conclusiones únicamente por comentarios, publicaciones o información incompleta.
Después debe reconstruirse la operación.
¿Qué se compró?
¿Quién autorizó la contratación?
¿Quién recibió el bien o servicio?
¿Qué evidencia existe?
¿Cómo se pagó?
¿Cómo se registró?
¿En qué declaración produjo efectos?
¿Se tomó IVA descontable?
¿El costo o gasto fue utilizado fiscalmente?
Estas preguntas permiten dimensionar el problema antes de decidir si existe una inconsistencia que debe corregirse o si hay soportes suficientes que deben organizarse y conservarse.
La DIAN informó que adelantaba acciones persuasivas con 3.638 contribuyentes relacionados con transacciones con proveedores ficticios, buscando la corrección voluntaria de inconsistencias.
Una comunicación persuasiva no debería responderse de manera automática ni ignorarse.
Debe revisarse la información que posee la administración tributaria frente a la contabilidad, los soportes y las declaraciones efectivamente presentadas.
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Un control preventivo cuesta menos que reconstruir años después
La detección de proveedores ficticios también deja una enseñanza para los cierres contables y fiscales.
Revisar soportes únicamente cuando llega un requerimiento implica reconstruir hechos que pueden haber ocurrido años atrás. En ese momento las personas responsables pueden haber salido de la empresa, los correos pueden no estar disponibles, los documentos pueden encontrarse dispersos y recordar los detalles de una operación puede ser difícil.
Por eso la evidencia debería organizarse cuando la operación ocurre.
La contabilidad no consiste solamente en registrar una factura.
Debe reflejar hechos económicos que puedan comprenderse y sustentarse.
Y el cumplimiento tributario exige analizar si esos hechos reúnen las condiciones necesarias para producir los efectos fiscales registrados.
Facturación electrónica no significa riesgo cero
La facturación electrónica proporciona a la DIAN una capacidad de análisis y cruce de información mucho mayor, pero su existencia no elimina las operaciones simuladas.
En realidad, también facilita identificar relaciones entre emisores y adquirentes, concentraciones de operaciones y comportamientos que pueden convertirse en criterios de fiscalización.
La cifra de 2.270 posibles proveedores identificados tras las visitas de control ilustra precisamente esa capacidad de seguimiento.
La respuesta empresarial no debería ser el temor, sino mejores procedimientos.
Seleccionar adecuadamente proveedores, documentar las operaciones, conservar evidencia y revisar periódicamente las transacciones sensibles permite fortalecer el cumplimiento y reducir contingencias innecesarias.
La factura debe representar un negocio que realmente ocurrió
El aprendizaje principal es sencillo: una factura es un soporte importante, pero detrás de ella debe existir una operación real, demostrable y coherente.
Recibir un documento electrónico validado no reemplaza la verificación del proveedor, la evidencia de entrega, la trazabilidad del pago ni el análisis tributario correspondiente.
Cuando existen dudas sobre operaciones anteriores, proveedores incluidos en listados oficiales o comunicaciones de la DIAN, el siguiente paso debe ser determinar el efecto real sobre las declaraciones y establecer qué actuación corresponde en el caso concreto.
Mi Contabilidad puede diagnosticar y ejecutar revisiones tributarias enfocadas en la realidad de las operaciones, sus soportes y su impacto fiscal, de acuerdo con el alcance definido para cada servicio.
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Cumplir no significa únicamente presentar declaraciones dentro del plazo. También significa poder demostrar, cuando sea necesario, que las cifras declaradas provienen de operaciones reales y cuentan con evidencia suficiente. Esa trazabilidad fortalece el control, reduce el riesgo fiscal y permite tomar decisiones con mayor seguridad.
“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
