Imagina que eres la gerente de transporte de la empresa “BusVía Metropolitana S.A.” en una ciudad colombiana. Acabas de recibir una notificación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que te exige revisar si debes expedir factura electrónica o documento equivalente cada vez que un pasajero sube al bus. Sabes que el servicio que prestan es urbano, pero hay incertidumbre sobre si apica o no la obligación de facturar, y sobre los riesgos tributarios de incumplir. Esta duda te genera ansiedad: ¿puedo incurrir en sanciones? ¿Qué hacer para cumplir sin perder competitividad? En este artículo, te explicaré con claridad y casos reales quiénes no están obligados a expedir factura de venta y quiénes sí deben expedir un documento equivalente electrónico, con base en el Concepto 426 DIAN de 2024.
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La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Y en este camino, “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Cuando hablamos de sistemas de facturación electrónica, documentos equivalentes y obligaciones formales tributarias, muchas pymes, independientes y empresarios se sienten abrumados. En mis más de 30 años como contadora pública —y también como revisora fiscal, experta en normatividad tributaria, laboral y financiera— he visto cómo la confusión en este nicho genera riesgos de sanción, pérdidas de soportes para costos y deducciones, y daño reputacional. Por ejemplo, recordemos el caso de María Fernanda, emprendedora que conduce un transporte intermunicipal turístico: ella recibió una corrección de la DIAN porque no había expedido la factura electrónica ni utilizado correctamente el tiquete de transporte como documento equivalente; la sanción afectó sus finanzas y le quitó tranquilidad.
Ahora, tomemos el caso de “Urbanos del Norte Ltda.”, que presta servicio metropolitano de pasajeros. Su gerente, Luis Ricardo, desconocía que su actividad entra dentro de la excepción para expedir factura de venta, lo que generó alertas internas en su área contable. Por fortuna, al revisar la norma se pudo demostrar que, efectivamente, para ese tipo de transporte urbano o metropolitano la obligación de facturar tradicionalmente no aplica, pero sí debe mantenerse registro y control. Este tipo de escenarios son comunes: empresarios que creen estar obligados cuando no lo están, o al contrario, ignoran que sí deben emitir documento equivalente electrónico y quedan expuestos.
¿Qué dice el Concepto 426 de 2024 de la DIAN?
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El artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, que contempla una excepción a la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente para ciertas actividades, entre ellas el servicio público de transporte urbano o metropolitano de pasajeros (numeral 5).
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El artículo 1.6.1.4.6 del mismo decreto, que estipula los documentos equivalentes a la factura de venta, como el “tiquete de transporte de pasajeros”.
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La Resolución 000165 de 2023 que regula el sistema de factura electrónica y del documento equivalente electrónico.
En esencia, la DIAN señala que las empresas que prestan servicio público urbano o metropolitano de pasajeros no están obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente – y por tanto tampoco factura electrónica – para esa actividad específica. En el texto del concepto se lee:
“… las citadas ‘empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades’ no están obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente…”Sin embargo, si la prestación del servicio de transporte no corresponde a la actividad urbana o metropolitana, sí existe la obligación de facturar o de emitir documento equivalente (tiquete de transporte de pasajeros) y eventualmente de usar el documento equivalente electrónico.
¿Qué significa para tu empresa / pyme / independiente?
Para ti, empresario, gerente multitarea o contador de pymes, esto significa lo siguiente:
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Si tu negocio está dedicado al transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, dentro del marco normativo descrito, no tienes que emitir factura de venta o documento equivalente para dicha actividad. Esto reduce formalidades y te libera de la obligación de factura electrónica para esa línea específica.
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Pero ojo, esa excepción solo aplica para esa actividad específica: si tú prestas otro servicio o realizas otra actividad que sí requiere facturar (por ejemplo transporte intermunicipal, alquiler de vehículos, rutas especiales) entonces debes cumplir con la obligación de facturar o emitir documento equivalente, y si estás dentro del sistema de facturación electrónica, también cumplir con esa modalidad.
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En los contratos que puedas tener con otros sujetos obligados, proveedores o consumidores que requieran factura electrónica para soportar un costo o deducción, debes revisar cuidadosamente la actividad, la excepción y si aplica el documento equivalente electrónico.
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Aunque no expidas factura de venta, debes mantener controles y soportes adecuados: ¿cómo te enteras de la excepción? ¿cómo documentas que la actividad corresponde al servicio urbano/metropolitano? ¿cómo haces el control interno para que esa operación quede correctamente registrada y no la confundas con otra actividad?
Comparativo internacional: reflexiones para tu visión estratégica
Para darle una visión global, veamos tres casos recientes fuera de Colombia:
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En Chile, el sistema de factura electrónica obligatoria para ciertos contribuyentes fue ampliado hasta incluir a los “pequeños contribuyentes” mediante la Ley 21.210 (2022). Allí se estableció que ciertos sujetos que antes estaban exentos ahora debían facturar electrónicamente, y se establecieron multas automáticas en caso de incumplimiento. Esto demuestra que las excepciones pueden reducirse con el tiempo.
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En México, la autoridad fiscal (SAT) obliga desde hace años la emisión del CFDI (comprobante fiscal digital) para casi todas las actividades comerciales. Sin embargo, ciertas actividades de transporte público urbano están reguladas de forma distinta y pueden usar recibos simplificados, lo cual es comparable al “tiquete de transporte” en Colombia. Esto evidencia que la excepción colombiana tiene su paralelo en otra jurisdicción.
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En España, el uso de “tickets” o “recibos simplificados” para transporte público no sujetos a IVA o que prestan servicios de carácter urbano pueden usar documentos alternativos al factura, aunque las grandes empresas sí deben emitir factura electrónica. Este esquema internacional refuerza dos ideas: las excepciones suelen estar centradas en servicios urbanos de baja facturación o alta frecuencia; y en el futuro muchas autoridades tienden a eliminar exenciones para mejorar trazabilidad.
Como experta contable y tributaria, te invito a que veas más allá del cumplimiento. Esto no solo es trámite, es parte de la estrategia: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Cuando tú defines procesos eficientes, control interno robusto y tecnología integrada, tu empresa gana en agilidad, transparencia y competitividad.
Diagnóstico frecuente en pymes y freelancers
He acompañado más de 500 organizaciones que enfrentaban incertidumbre al aplicar la normativa de factura electrónica y documentos equivalentes. Por ejemplo:
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Freelancer “Ana Lucía”, diseñadora gráfica, creyó que estaba exenta de facturar porque hacía operaciones pequeñas, pero su cliente era una persona jurídica responsable de IVA y exigía factura electrónica; al revisar el RUT resultó que sí debía facturar. Con nuestra asesoría previnimos una sanción de la DIAN.
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Empresa de transporte metropolitano “Rutas Urbanas Exprés Ltda.”, que empezó a operar rutas especiales intermunicipales además de urbanas. Su contador no había diferenciado las actividades, por lo que mezclaba operaciones exentas con otras que requerían factura electrónica. Con nuestro acompañamiento corregimos la clasificación y ajustamos el sistema de facturación.
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Pyme “Eventos y Viajes Sur S.A.S.”, que ofrecía tours urbanos para pasajeros y transporte intermunicipal. Su director financiero desconocía que la ruta intermunicipal sí requería documento equivalente o factura, por lo que su proveedor de software no estaba configurado para emitir el tiquete de transporte como documento equivalente electrónico. Identificamos la brecha y se implementó un control junto con automatización de facturación.
En todas estas situaciones aplicamos nuestro enfoque de Mi Contabilidad:
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Análisis inicial: evaluación de la actividad económica, verificación del RUT, revisión del sistema de facturación, identificación de obligaciones y excepciones.
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Definición estratégica: determinación de qué operaciones están exentas, cuáles requieren documento equivalente, cuáles facturar electrónicamente, y cómo documentar internamente la excepción.
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Implementación y acompañamiento: integración de tecnología (con el apoyo de Julio César Moreno Duque en automatización), capacitación del personal, adaptación del software de facturación (o proveedor tecnológico), establecimiento de controles, y monitorización constante del cumplimiento normativo.
Claves para aplicar en tu empresa
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Verifica el código CIIU de tu actividad principal. Si es “servicio de transporte urbano o metropolitano de pasajeros” y estás inscrito correctamente, te aplica la excepción señalada en el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016.
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Si prestas servicios adicionales o actividades distintas, ajusta el sistema de facturación.
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Ten claro que la obligación de expedir documento equivalente electrónico no recae sobre los sujetos exentos de facturar. Así lo indica el Concepto 426 / 2024.
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Aun cuando estés exento de facturar, conserva registros sólidos y soportes contables que justifiquen la actividad y la aplicación de la excepción. En auditoría o Revisoría Fiscal (cuando corresponde) este control es básico.
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Si realizas adquisiciones a sujetos no obligados a facturar o emitir documento equivalente, recuerda que deberás generar el documento soporte correspondiente.
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No pierdas de vista que la normativa evoluciona: por ejemplo, la DIAN está implementando nuevos servicios para facturación electrónica en 2025.
Cómo desde Mi Contabilidad te apoyamos
En Mi Contabilidad – con la dirección técnica de mi persona, Diana Cristina Cardona Cardona – combinamos más de tres décadas de experiencia en contabilidad general, tributaria, laboral y financiera, con un equipo liderado por el experto en tecnología Julio César Moreno Duque, para que la automatización, cumplimiento y productividad vayan de la mano. Te ofrecemos:
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Servicios específicos: asesoría en facturación electrónica, documentación equivalente, control interno, Revisoría Fiscal, SAGRILAFT/UGPP, exógena, nómina electrónica.
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Tipo de acompañamiento: preventivo (evitar sanciones), correctivo (ajuste de sistemas y procesos), digital (automatización del proceso de facturación) y personalizado (según tamaño de empresa, actividad, obligados y no obligados).
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Resultados concretos: empresas de transporte urbano que fueron exoneradas de facturar pero fortalecieron sus registros; pymes que renovaron su software de facturación y evitaron sanciones; freelancers que ahora emiten correctamente sus facturas y documentos equivalentes, optimizando su tributación.
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Cercanía: trabajamos contigo como parte de tu equipo, aclarando cada paso, ajustando tu sistema y capacitando a tu personal. Porque la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
Escenario de largo plazo y visión estratégica
No basta con cumplir hoy. Debes prepararte para la nueva era contable y tributaria, donde los sistemas se conectan, los datos se controlan y los procesos se auditan en tiempo real. En esta línea: “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.” Las empresas que se adelanten en la implementación de factura electrónica, documentos equivalentes y registro adecuado tendrán ventajas competitivas: menor riesgo de fiscalización, mejor flujo de caja, mayor confianza de inversionistas o entidades de control, y mayor capacidad de crecimiento digital.
Conclusión narrada sin título formal
En definitiva, si tu empresa presta servicio de transporte público urbano o metropolitano, la buena noticia es que la norma —a través del Concepto 426 de la DIAN— te libera de la obligación de facturar para esa actividad específica. Pero si prestas otro tipo de transporte o realizas otras actividades, la obligación sí existe y el documento equivalente (o factura electrónica) será parte de tu rutina. Desde Mi Contabilidad podemos ayudarte a diagnosticar con precisión tu situación, definir el plan estratégico, implementar la solución tecnológica adecuada y acompañarte en el cumplimiento de hoy y de mañana. Así, tu empresa dejará de ver la facturación como una carga y la verá como un proceso ordenado, eficiente y estratégico.
