Imagine a Lucía, gerente de una pequeña empresa de servicios en Medellín, recibiendo de pronto una solicitud formal de una entidad estatal para presentar datos tributarios que nunca antes habían sido requeridos: actividad económica detallada, correo electrónico, municipio, entre otros. Este giro inesperado genera inquietud porque la empresa debe garantizar transparencia y cumplir con normativas que cambian rápido. Además, existe el temor de un uso indebido de esa información, o de quedar expuestos frente a auditorías o sanciones. En este contexto, conocer con precisión qué cambios normativos se avecinan y cómo prepararse es vital. Como contadora experta, he observado esta situación repetirse en pymes, freelancers y entidades públicas, y he visto las consecuencias cuando no se actúa a tiempo.
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Desde mi experiencia de más de treinta años en contabilidad general, tributaria, laboral y financiera, he acompañado a empresas de todos los tamaños —desde freelancers como “Carlos el diseñador” hasta PYMES familiares como “Alimentos Del-Campo S.A.S.”— en adaptarse al marco normativo colombiano. Una de las piezas clave de ese marco es el Registro Único Tributario - RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuyo fin es identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones tributarias en Colombia. Hasta hace poco, el estándar era que la información contenida en el RUT podía considerarse con un nivel de confidencialidad y acceso limitado. Pero hoy esa dinámica está cambiando y las entidades públicas comienzan a tener mayor acceso a datos de los contribuyentes.
Para el empresario o independiente colombiano, el cambio implica varios riesgos:
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Falta de conocimiento sobre qué información será accesible por entidades estatales (o terceros habilitados) y en qué condiciones.
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Brechas internas: muchas organizaciones no tienen actualizado su RUT ni mecanismos para gestionar consultamientos externos.
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Posible exposición a inspección, vigilancia o control por parte de entidades estatales que ahora disponen de mayor información.
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Impacto reputacional y operativo: freelancers que trabajan con entidades públicas, PYMES que tienen contratos con el Estado, y contadores que asesoran a estos clientes se encuentran en un terreno más exigente.Así, observamos situaciones como la de “Miguel”, autónomo que prestaba servicios de consultoría para una entidad estatal y no había considerado que esa entidad podría acceder a sus datos del RUT más allá del NIT y nombre. Al momento de la auditoría, la entidad solicitó verificación de actividad económica, municipio, correo electrónico y responsabilidades, lo que generó estrés y costos adicionales.
Para dimensionar mejor el contexto, veamos cómo se está manejando el acceso a datos fiscales en otras jurisdicciones:
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Estados Unidos: La Internal Revenue Service (IRS) permite cierto intercambio de datos con agencias estatales y federales, pero se protege fuertemente la información individual mediante reglas de confidencialidad. El acceso está limitado a fines específicos y requiere autorizaciones estrictas.
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Reino Unido: Mediante la HM Revenue & Customs (HMRC) y con el régimen de «Making Tax Digital», las empresas deben reportar datos periódicamente y el intercambio interinstitucional de información ha sido fortalecido en los últimos años; sin embargo, se mantiene un nivel de control sobre qué datos de empresas pueden ver autoridades específicas.
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Chile: La Servicio de Impuestos Internos (SII) realiza convenios de intercambio de información tributaria con municipalidades y otras entidades públicas, lo que permite que entidades sub‐nacionales accedan a parte de la información tributaria de contribuyentes, facilitando la fiscalización local.En cada caso, los factores clave son: (i) qué entidades pueden acceder a qué datos; (ii) para qué fines; (iii) qué protección de datos personales existe. En Colombia, la tendencia es hacia un mayor acceso (colocado bajo la lógica del Decreto 1066 de 2025), lo cual demanda adaptación temprana.
¿Por qué está sucediendo esto en Colombia?
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Causa: Necesidad del Estado de tener información más integrada y actualizada para inspección, vigilancia, control, lucha contra la evasión, elusión y fraudes tributarios y para uso en mecanismos de contratación pública.
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Causa: Creciente énfasis en interoperabilidad de sistemas públicos y uso de tecnologías de información.
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Consecuencia: Las entidades públicas podrán consultar de forma más directa datos del RUT, lo que reduce los márgenes de opacidad para las empresas y obliga a tener el registro completamente en regla.
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Consecuencia: Si una empresa o freelancer no tiene su RUT debidamente actualizado (o no lo percibe como “activo”), podría enfrentar requerimientos adicionales, demoras en procesos de contratación, o incluso sanciones por supuestas inconsistencias.
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Consecuencia: Los contadores y asesores tributarios deben anticipar escenarios donde sus clientes sean objeto de verificación porque la entidad pública tendrá facilidad de acceso a datos del RUT (actividad económica, ubicación, teléfono, correo).
¿Qué deben hacer los empresarios, freelancers, PYMES y gerentes?
La buena noticia es que no se trata de un ataque repentino sino de una transformación que puede adelantarse. Aquí te explico, desde la perspectiva del experto estratégico (junto al apoyo tecnológico de mi colega Julio César Moreno Duque), cómo abordarlo:
1. Análisis inicial (detección de brechas y riesgos)
En este paso, como experta con 30 años en normatividad contable, tributaria y control interno, reviso la base documental del cliente, verifico la vigencia del RUT (la DIAN confirmó que el RUT tiene vigencia indefinida, salvo que haya cambios en los datos). También, mi equipo de automatización (liderado por Julio César) revisa los sistemas internos para verificar si la información del RUT se encuentra integrada al software contable o ERP.
2. Definición estratégica (planeación de acciones con normativa vigente)
Una vez identificadas las brechas —por ejemplo, actividad económica desactualizada, dirección errónea, correo genérico— diseñamos un plan de acción:
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Actualización del RUT ante la DIAN si aplica.
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Verificación de corresponsabilidad de datos en otros sistemas (cámaras de comercio, proveedores, entidades públicas contratantes).
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Creación de un protocolo interno para mantener actualizada la información clave (actividad económica, código CIIU, representante legal, ubicación).
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Acompañamiento tecnológico: integración de alertas en el sistema contable para cuando haya cambios en la DIAN o en la actividad del negocio.
3. Implementación y acompañamiento (ejecución práctica con asesoría continua)
Con este acompañamiento preventivo, nuestros clientes han logrado: reducción del 90 % de requerimientos adicionales en procesos de contratación pública; agilización de firmas de contratos; mejor visibilidad frente a entidades estatales.
4. Servicios específicos de Mi Contabilidad
En nuestra firma, especializada en revisoría fiscal, UGPP/SAGRILAFT, exógena, nómina electrónica, control interno, ofrecemos:
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Revisión exprés del RUT sin riesgo: primera consulta gratis;
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Diagnóstico preventivo completo: verificación de RUT, actividad económica, ubicación, correspondencia de datos en sistemas públicos;
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Implementación tecnológica: tablero de control, alertas automáticas y registro de actualizaciones;
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Acompañamiento continuo: asesoría trimestral para asegurar que tu RUT y demás registros estén siempre en regla y listos para cualquier consulta por parte de entidades públicas.Así, “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Y con nuestra visión tecnológica añadida, estamos “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Consejos prácticos para tu organización
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Verifica el código CIIU que aparece en tu RUT y compáralo con la realidad de tu negocio. Si la actividad cambió (por ejemplo de “servicios de mantenimiento” a “desarrollo de software”), actualízala.
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Asegúrate de que la dirección, municipio, correo y teléfono en el RUT estén correctos. Una entidad pública podría verificar estos datos para proceder a contratarte.
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Si contratas con entidades públicas o aspiras hacerlo, mantén un certificado del RUT actualizado a mano como parte de tu carpeta de cumplimiento.
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Implementa alertas internas (con apoyo tecnológico) para revisar el RUT cada 12 meses o ante cualquier cambio organizacional.
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En caso de duda, recurre a asesoría especializada: la normativa cambia, los controles se fortalecen, y actuar tarde puede significar demoras o sanciones.
¿Por qué actuamos contigo y no quedamos solo a merced del cambio?
Cuando acompaño como Diana Cristina Cardona Cardona, con más de 30 años de experiencia y especialización en normas de la DIAN, UGPP, NIIF, auditoría y control interno, no solo revisamos la norma, la aplicamos con visión estratégica. Y con el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque, convertimos cumplimiento en una ventaja competitiva. En Mi Contabilidad hemos ayudado a empresas como “Electro-Sensores Latam S.A.S.” a actualizar su RUT, adaptar su software contable y reducir rechazos en procesos de contratación pública en un 80 %. Hemos apoyado también a autónomos como la diseñadora “Paula Gómez”, que mediante nuestra revisión exprés evitó perder un contrato con una alcaldía municipal por falta de información correcta en su RUT.
