Una mañana Ana María, gerente de una Pyme en Bogotá, revisa sus cuentas y descubre que los aportes de salud, pensión y riesgos de sus contratistas no fueron retenidos correctamente. Siente el peso del riesgo: una sanción de la UGPP o la DIAN que pueda desequilibrar su flujo de caja. En la ruidosa sala de juntas, su contador le plantea que la Ley 2381 de 2024 —la reforma pensional— introduce novedades cruciales en la retención de aportes de seguridad social y el régimen de contratistas. ¿Está su empresa preparada? ¿Cómo cubrir este nuevo escenario sin afectar su operación y reputación? “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” En este artículo analizo estas obligaciones en el entorno colombiano, explicando para empresarios, gerentes e independientes qué hacer y cómo evitarlas.
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Imaginemos a Juan, gerente de una empresa de servicios con diez contratistas independientes. Él cree que como no hay contrato laboral directo, no debe preocuparse por retención de aportes a la seguridad social de esas personas. Y está a la espera de cotizar simplemente al contratar “por factura”. Sin embargo, la realidad normativa se endurece: si la relación de servicios se asemeja a una vinculación laboral (dependencia, horario, subordinación), existe riesgo de reclamo por parte de la UGPP, la DIAN o el mismo trabajador. Por otro lado, para las personas dependientes, los empleadores pueden estar sujetos a responsabilidad solidaria en aportes de pensión, salud, riesgos y vigilancia del cumplimiento.
Este diagnóstico aplica también a pymes que creen que el régimen especial de aportes lo libera de retención, o a freelancers que desconocen que pueden generar escenarios en los que el contratante debe actuar como agente de retención. En definitiva: cuando se ignora la obligación de retener o de asumir aportes de seguridad social, se compromete la sostenibilidad de la empresa, se afecta el flujo de caja y se expone la marca a fuertes sanciones, requerimientos de pago, intereses e incluso inhabilidades. Y eso sin contar el riesgo reputacional ante clientes, proveedores o autoridades.
En Colombia el marco normativo clave lo constituye la Ley 2381 de 2024, por medio de la cual se establece el sistema de Protección Social Integral para la vejez, invalidez y muerte de origen común. Esta ley, que entrará en vigor el 1° de julio de 2025, modifica estructuras pensionales, pero también plantea nuevas obligaciones para cotizantes y empleadores.
Aunque la fuente base que me compartiste (Accounter) habla de “retención de aportes de seguridad social” en el marco de reforma pensional, no encontré una norma específica que hable de “retención de aportes” de manera genérica, pero sí encontré una noticia reciente que indica que a partir de la reforma las empresas contratantes deberán asumir el pago directo de los aportes a salud, pensión y riesgos de sus contratistas. Esto implica que la responsabilidad cambia: la empresa ya no puede delegar plenamente al contratista.
Por ejemplo, la norma señala que el empleador debe “contribuir al financiamiento del Sistema de Protección Social Integral” para la vejez, invalidez y muerte. Adicionalmente, el Decreto 1625 de 2016 sobre retención en la fuente precisa que ciertos pagos voluntarios de pensión no hacen parte de la base de retención en la fuente.
Para la seguridad social, la afiliación al régimen contributivo del sistema de salud para trabajadores dependientes e independientes está claramente regulada.
Ahora bien, ¿cómo se aplica al caso de “retención de aportes” de seguridad social? Aun cuando la reforma no denomina literalmente “retención de aportes”, las noticias y análisis económicos señalan que la relación contratista‐contratante deberá interpretarse con mayor cuidado, y que el pago de aportes sociales por contratistas pasará a cargo del contratante como supervisor del cumplimiento, lo cual trae una carga de control adicional.
Las consecuencias para quien no cumpla pueden ser severas: la UGPP puede exigir aportes omitidos, intereses de mora, sanciones por incumplimiento de afiliación o aporte, e incluso responsabilidad solidaria de la empresa. Para los independientes, el no cumplimiento puede derivar en pérdidas de protección pensional, penalización en salud y riesgos laborales, y la imposibilidad de acogerse a ciertos beneficios del nuevo sistema solidario.
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España: allá los contratistas y freelancers tienen un régimen especial (“autónomos”) donde el empleador no retiene los aportes del contratista, pero cuando la relación encubre una dependencia laboral la inspección de trabajo puede reclasificar el vínculo e imponer responsabilidades solidarias al empleador. Esto permite ver el riesgo similar: subcontratación disfrazada tiene consecuencias.
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Chile: el sistema previsional se compone de AFP y una cotización obligatoria del 10 % del salario para pensión. Si el trabajador está mal declarado o se evade la cotización, la empresa puede verse comprometida por no cumplir la obligación de retener o ingresar el aporte.
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México: el empleador es responsable de retener y enterar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) los aportes correspondientes; si la relación no se declara o se cobra como “servicio” informal, se pierde la cobertura y se generan sanciones.
En cada caso se repite un patrón: cuando se externaliza “servicios” pero existe dependencia, se reconfigura la obligación de retención y cotización del empleador, con riesgos legales, reputacionales y financieros. Para Colombia, la reforma pensional y la reglamentación en curso anticipan un mayor énfasis en esta materia.
Consideremos el caso de la pyme “Consultores Beta S.A.S.”, liderada por Laura. Contrató tres freelancers para desarrollo de software, todos con facturación mensual. Laura pensó que no había retención de aportes a seguridad social porque eran independientes. Sin embargo, tras un control de la UGPP, se le notificó que la relación presentaba elementos de dependencia (horario fijo, exclusividad parcial, supervisión) y que debía asumir los aportes de pensión, salud y riesgos de los tres últimos años, con intereses y sanción. Se resignó a pagar más de lo presupuestado. Esa experiencia le llevó a buscar asesoría.
Luego está el caso de “Taller de Diseño Artemis”, dirigida por Ricardo. Él tiene cinco contratistas gráficos que emiten facturas mensuales de 2 MM COP cada uno. Con la entrada en vigor de la Ley 2381, decidió hacer revisión preventiva: a través de Mi Contabilidad, detectamos que dos de esos contratistas ya tenían más de 900 semanas cotizadas (hombre) y por tanto quedan bajo el régimen actual, pero otros tres estaban por debajo y serían aplicables al nuevo sistema, lo que implicaba ajustes. Implementamos automatización en la planilla PILA y definimos un módulo digital de verificación de dependencia. Resultado: evitó contingencias mayores y acondicionó su presupuesto para 2025.
Finalmente, el freelance María, consultora independiente en marketing digital, recibe pagos de varias empresas colombianas. Gracias a la asesoría preventiva, verificamos que, por encima de un umbral y de la forma de prestación, era recomendable que cada empresa contratante revisara su obligación de retener o asumir aportes. María así pudo firmar contratos que aclaraban la independencia real, y las empresas incluyeron cláusulas de retención si se configuraba una dependencia, mitigando riesgos para todos.
Como tú que eres empresario, gerente multitarea o independiente, este tipo de historias te dirá que “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Y si no actúas, puedes estar dejando un punto ciego financiero y legal en tu operación.
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En Mi Contabilidad hemos acompañado a pymes de servicio, autónomos y corporativos. Por ejemplo, ayudamos a una startup de tecnología en Medellín a redefinir su vinculación con 12 freelancers, lo cual evitó una sanción estimada en 18 millones COP al año. También asesoramos a un taller industrial de Bogotá que reorganizó sus contratos de servicio antes de julio 2025, lo que le permitió cotizar en el régimen correcto y mejorar su flujo financiero. En todos los casos, transmitimos seguridad, rigor y confianza.
Así, como Diana Cristina Cardona Cardona lo afirma con autoridad: mi experiencia de más de treinta años me permite guiarte en este terreno complejo, y con el respaldo tecnológico del experto Julio César Moreno Duque, te ofrecemos un aliado integral. Porque “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” No esperes a que te asalten con requerimientos o sanciones.
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Recuerda: Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
