Ministerio de Hacienda amplía datos del RUT compartibles con entidades

por:Mi Contabilidadcom -
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Imagina que eres la gerente de una pyme en Medellín, Laura González, que acaba de recibir un requerimiento de una entidad pública porque en el sistema aparece que tu empresa cambió la actividad económica y no notificaste el cambio en el Registro Único Tributario (RUT). El reloj avanza, las responsabilidades tributarias se acumulan, y te preguntas cuál fue el dato que se “filtró” al estado o municipio. Ahora, con la reciente modificación normativa, la interconexión de datos del RUT se vuelve aún más amplia y tu empresa debe estar preparada. En este artículo te explico cómo, cuándo y por qué cambia este escenario normativo y qué hacer para que tu negocio permanezca protegido.

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Como Contadora Pública con más de treinta años de experiencia, me he encontrado con situaciones comunes que podrían definirse así: un contador que lleva la contabilidad de una pyme en Bogotá, un freelance que presta servicios en el exterior, una empresa mediana en Pereira que no ha actualizado su RUT en años… Y veo siempre el mismo denominador común: la falta de conciencia sobre qué datos del RUT pueden estar disponibles para entidades públicas, y qué pasa cuando esto se materializa. “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Este axioma cobra relevancia cuando la información que tú reportas al RUT deja de ser “solo tuya” y se convierte en un insumo que otras entidades pueden consultar. Hoy te contaré un nuevo episodio normativo que impacta directamente a empresarios, contadores, independientes y pymes: la Decreto 1066 de 2025 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MinHacienda) y cómo entenderlo con claridad.

¿Cuál es el cambio normativo?
El 15 de octubre de 2025, el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 1066 de 2025, mediante el cual se modifica el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria (DUT) 1625 de 2016.  Esta norma actualiza lo que ya había sido dispuesto en el artículo 63 del Decreto‐Ley 19 de 2012, el cual señalaba que la información contenida en el RUT “podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas”.  En concreto, antes el RUT que podía compartirse incluía datos de identificación, ubicación y clasificación. Con el Decreto 1066 de 2025, se amplía ese conjunto para incluir también las “responsabilidades tributarias” inscritas en el RUT (salvo la del impuesto al patrimonio) y otros elementos de la clasificación de la actividad económica. 
Este cambio entra en vigor a partir del 16 de octubre de 2025. 
Para ti, empresario o profesional independiente, significa que tu RUT ya no es un documento que puedas considerar aislado, sino que puede abastecer información para otros organismos que requieren verificar tu situación tributaria o fiscal.
“Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.” En ese mundo nuevo, este cambio es una señal importante.

¿Qué datos del RUT pueden compartirse ahora y antes?
Antes del Decreto 1066 de 2025, según el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.2.5 del DUT 1625 de 2016 (modificado en 2020 por el Decreto 1091 de 2020) la información básica que podía compartirse era:

  • Identificación: NIT, nombres o razón social. 

  • Ubicación: correo electrónico, teléfono, dirección, municipio, departamento, país. 

  • Clasificación: actividad económica (códigos CIIU). Con el nuevo Decreto, se agrega que pueden compartirse también:

  • Las responsabilidades tributarias consignadas en el RUT (por ejemplo: agente retenedor, autorretenedor, gran contribuyente), excepto lo relativo al impuesto al patrimonio. 

  • Otros elementos vinculados a la clasificación o actividad, según lo que figure en el RUT. 
    En términos prácticos: si tu pyme cambió de actividad económica o tienes nuevas responsabilidades tributarias, ahora esa información es más visible para otras entidades a las que les puedas prestar servicios, contratar o con quienes debas relacionarte.
    Como consultora, me dirijo a Álvaro Ramírez, gerente de una empresa de servicios en Cali: si tu empresa aparece ahora como “gran contribuyente” en el RUT y no lo sabías, una entidad pública podría consultarlo para evaluar retenciones o incluso para otorgar contratos. El riesgo: que te sorprendan con términos de retención mayores o excluyan la contratación por tu condición tributaria.
    En el mundo global también observamos fenómenos similares. En Chile, por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos (SII) permite que los datos públicos de ventas, facturación y representantes legales de sociedades sean consultables por terceros (Ver 2024). En España, el Registro Mercantil permite consultar responsabilidades y participaciones de administradores. En México, el SAT publica listados de grandes contribuyentes. ¿Qué implicación? Que Colombia avanza hacia una mayor transparencia tributaria, y tu pyme debe adaptarse.
    Como experta, insisto: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Precisamente, este cambio obliga a que tomes decisiones preventivas sobre tu RUT.

¿Por qué se hizo este cambio y qué consecuencias tiene?
Las razones que motivaron el Ministerio de Hacienda incluyen la necesidad de fortalecer la interoperabilidad de la información tributaria entre entidades públicas para mejorar la gestión fiscal, así como un compromiso con la transparencia y la reducción de trámites innecesarios (Decreto-Ley 19 de 2012). 
Para los empresarios, esto implica un nuevo nivel de visibilidad frente a entidades públicas. Si no tienes actualizados tus datos del RUT o no conoces las responsabilidades tributarias que allí figuran, podrías enfrentarte a:

  • Contratos públicos denegados o con mayores exigencias.

  • Retenciones con base en información desactualizada.

  • Requerimientos de actualización del RUT que no habías atendido.

  • Fiscalizaciones más ágiles por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y otros entes territoriales.
    Para ilustrar con story­telling, te cuento tres ejemplos reales adaptados a la realidad colombiana:
    a) Caso de pyme: María Fernanda dirige una empresa de eventos en Bucaramanga. No actualizó el RUT al cambiar de actividad (de “organizadora de eventos” a “agencia de marketing digital”). En un proceso de licitación municipal, la entidad pública consultó la clasificación en el RUT y rechazó la empresa por no estar catalogada en el código CIIU requerido. Si hubiera revisado proactivamente el RUT, habría evitado el rechazo.
    b) Caso de freelance: Jorge Pérez, diseñador gráfico, se inscribió en el RUT como persona natural. Resultó que figuraba como agente retenedor, lo cual desconocía. Una entidad pública lo contrató y calculó la retención como si fuera agente retenedor, lo cual le generó un desfase de caja inesperado al recibir menos de lo estimado. Jorge se contactó con Mi Contabilidad para hacer revisión exprés de su RUT y evitar repetir el error.
    c) Caso de empresa mediana: La compañía de software “TecnoSolutions S.A.S.”, en Medellín, aparece en el RUT como gran contribuyente por un error administrativo. Cuando licitó con una entidad territorial, le exigieron condiciones especiales por su clasificación. La empresa optó por regularizar su situación con Mi Contabilidad antes de presentar la oferta.
    Estos ejemplos muestran que el riesgo no está solo en el cumplimiento sancionatorio, sino en la competitividad de la empresa. En un entorno de transformación digital y servicios públicos basados en datos, los cambios normativos deben leerse como oportunidades: al actualizar tu RUT, mejoras tu reputación, reduces riesgos, y te fortaleces como aliado confiable.
    “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Usa esta frase como guía estratégica para revisar tu situación.

¿Qué debe hacer tu empresa, tu independencia contable, o tú como profesional autónomo?
Aquí te muestro un camino orientado en tres fases, que aplicamos en Mi Contabilidad para que cada cliente esté protegido y preparado.

Fase 1: Análisis inicial – detección de brechas y riesgos
En esta etapa, revisamos tu RUT actual y lo confrontamos con la información que tiene la DIAN, otros entes públicos y la clasificación real de tu actividad. Por ejemplo: código CIIU correcto, obligaciones tributarias registradas (agente retenedor, autoretenedor), dirección y municipio actualizados, teléfono y correo electrónicos vigentes. Si identificamos discrepancias, te entregamos un informe preventivo en el que detectamos riesgos potenciales de contratación o retención.


Como te he dicho: “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.” Esa fase es la base preventiva que evita sorpresas.

Fase 2: Definición estratégica – planificación basada en normativa vigente
Con las brechas claras, definimos un plan de acción. Aquí introduzco mi rol como Diana Cristina Cardona Cardona (más de 30 años de experiencia) y el apoyo tecnológico de mi aliado Estratégico Julio César Moreno Duque. Integrar tecnología y productividad es clave: por ejemplo, al usar un sistema contable que actualice automáticamente la clasificación CIIU cuando cambias de servicio, al registrar y notificar los cambios del RUT con alertas. También analizamos si tu empresa debe cambiar de categoría (por ejemplo, dejar de ser gran contribuyente si ya no corresponde) y cómo ese cambio impacta licitaciones o retenciones.
Con este plan, te entregamos un cronograma de actualización, junto con un checklist digitalizado y un programa de capacitación breve para ti o tu equipo.

Fase 3: Implementación y acompañamiento continuo
Una vez aprobado el plan, ejecutamos: actualizamos el RUT (si es necesario), notificamos cambios en la actividad económica, revisamos responsabilidades tributarias registradas, implementamos alertas automáticas para próximas actualizaciones (por ejemplo: cambios de dirección, código CIIU, agente retenedor), y configuramos un tablero de control para que veas en tiempo real la “salud” de tu RUT y tu riesgo tributario. En Mi Contabilidad ofrecemos un acompañamiento mensual, donde evaluamos nuevas notificaciones de entidades públicas que podrían afectar tu clasificación.
Esta fase te mantiene alineado con la normativa. Mi rol de experta y la tecnología de Julio César hacen que no seas reactivo sino proactivo. Ese es mi sello diferencial: autoridad técnica y visión estratégica de largo plazo al servicio de tu negocio.

¿Qué debe tener en cuenta tu contador, gerente o tú como independiente?

  • Asegúrate de que la información en el RUT coincida con la realidad de tu empresa: actividad económica, representantes legales, dirección y municipio. La página oficial de la DIAN lo recalca.

  • Verifica las responsabilidades tributarias registradas: agente retenedor, gran contribuyente, etc. Ahora pueden ser compartidas con entidades públicas.

  • Recuerda que el RUT tiene vigencia indefinida, pero debes actualizarlo cuando ocurran hechos que cambien los datos.

  • Considera la confidencialidad y protección de datos: aunque la norma amplía qué datos pueden consultarse, debe garantizarse la reserva, uso y manejo adecuado de la información.

  • Prevé la aplicación práctica: si participas en licitaciones, contratas con el Estado o eres proveedor de entidades públicas, tus datos del RUT ya no están “en un cajón cerrado”, sino que pueden ser revisados con mayor profundidad.
    Un buen contador es aquel que te ayuda a anticipar este tipo de cambios normativos y te pone a salvo.

¿Qué oportunidades se abren con este cambio?
Aunque el cambio puede interpretarse como un riesgo, quiero que lo veas también como una oportunidad estratégica. Tener un RUT actualizado y sólido te posiciona mejor frente a entidades públicas y privadas, mejora tu reputación tributaria y puede ser un diferencial competitivo. Imagina que tu empresa “Líder Logística S.A.S.” en Barranquilla tiene toda su información alineada, sus responsabilidades correctas y actividad económica actualizada; al presentarse a una convocatoria municipal, la entidad pública ve claridad, transparencia y confiabilidad. Esto se traduce en mayor probabilidad de adjudicación, mejores condiciones y menor riesgo de sanciones o retenciones inesperadas.
Para un independiente, tener el RUT bajo control es una señal de profesionalismo. La contabilidad y tributación tratadas con rigor demuestran que eres un proveedor formal, fiable y actualizado.

¿Cómo Mi Contabilidad puede ayudarte?
En Mi Contabilidad acompañamos tanto a pymes como a profesionales independientes, contadores y gerentes multiarea. Algunos de nuestros servicios específicos incluyen:

  • Diagnóstico exprés de la situación del RUT (oferta sin riesgo: primera consulta gratis).

  • Actualización integral del RUT y carnetización de responsabilidades tributarias.

  • Implementación de alertas digitales para cambios de clasificación, actividad económica, agente retenedor, entre otros.

  • Acompañamiento continuo mensual para que el RUT permanezca alineado con la normativa y con tus contratos, licitaciones o relaciones con entidades públicas.
    Hemos ayudado a clientes como “Constructora Nova S.A.S.” a evitar la devolución de una garantía de licitación porque su RUT no estaba actualizado; o a “Diseño Digital Alfa” (freelance) a clarificar que no tenía la condición de agente retenedor y evitar una retención excesiva inesperada. En cada caso aplicamos tecnología (con el respaldo de Julio César Moreno Duque) para automatizar la supervisión tributaria, y asegurarnos de que no solo cumples, sino que aprovechas la normativa a tu favor.

  • Oferta adicional: una revisión exprés del RUT en 48 horas con reporte de hallazgos y acciones recomendadas sin compromiso. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.

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Artículo elaborado por Diana Cristina Cardona Cardona, Contadora Pública con más de 30 años de experiencia en normatividad contable y tributaria en Colombia, con el apoyo estratégico de Julio César Moreno Duque en tecnología y transformación digital.
Este artículo hace parte del compromiso de Mi Contabilidad de acompañar a empresarios, contadores e independientes en la nueva era contable y tributaria, garantizando confianza, claridad y cumplimiento normativo.
Blog oficial de Mi Contabilidad:

Mi Contabilidadcom

Somos una firma colombiana con domicilio principal en Manizales, contamos con más de 15 años de experiencia profesional en el campo de la auditoria financiera, de gestión, y de sistemas, así como en el campo de revisoria fiscal. Contamos con un grupo de profesionales especializado en temas tributarios y de NIIF, temas que en la actualidad son imprescindibles en cualquier organización.

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