Imagínate enfrentarte a un contrato de arrendamiento y descubrir que la factura, el IVA o incluso la retención pueden convertirse en un dolor de cabeza. En este artículo encontrarás una mirada humana y clara sobre cuándo facturar, cuánto retener y cómo registrar esos pagos sin morir en el intento. Te acompañamos paso a paso: desde identificar si se trata de vivienda o local comercial, hasta emitir factura electrónica adecuada, cumplir con las retenciones y llevar contabilidad impecable. Con ejemplos reales de pequeñas empresas en Medellín y Bogotá, descubrirás cómo convertir estas obligaciones en herramientas estratégicas de optimización fiscal. Aprenderás a aprovechar el IVA como crédito, evitar sanciones, y fortalecer tu flujo de caja, porque “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Lee el blog completo y actúa a tiempo con ayuda profesional.
Arrendamientos sin complicaciones: guía tributaria clara
Cuando Luisa, una emprendedora en Barranquilla, firmó el contrato de arrendamiento para su primer local comercial, pensó que solo necesitaba pagar y ya. Pero pronto descubrió que ese contrato también implicaba facturación, IVA, retenciones… y potenciales sanciones si se gestionaban mal. Esa sensación de urgencia —y de un posible error costoso— es común. La buena noticia es que, con acompañamiento experto, esas obligaciones pueden transformarse en oportunidades de optimización contable y tributaria. En Mi Contabilidad creemos firmemente que “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
Por eso hoy queremos que explores con nosotros todo lo que implica arrendar en Colombia desde una mirada clara, realista y humana. Porque no se trata solo de alquilar un espacio: cada arrendamiento tiene impactos tributarios reales que, si no se gestionan bien, pueden afectar tu liquidez, tu sostenibilidad y tu capacidad para tomar decisiones informadas.
Vivienda vs. local comercial: la base de todo
El primer paso para gestionar correctamente un contrato de arrendamiento es entender el tipo de inmueble involucrado.
Arrendamiento para vivienda:
Está excluido del IVA. Lo dice expresamente el numeral 15 del artículo 476 del Estatuto Tributario. Es decir, si alquilas un apartamento o casa con destino habitacional, el canon no genera IVA. Esto aplica incluso si el arrendador está obligado a facturar electrónicamente. En ese caso, se emite la factura con tarifa exenta, pero igual debe emitirse factura.
Arrendamiento comercial:
Aplica IVA del 19%. Esto incluye bodegas, locales, oficinas o zonas comunes alquiladas de forma independiente. La DIAN ha reiterado en varios conceptos y comunicados que el arriendo de espacios comerciales está gravado, y que si no se factura correctamente, el arrendador puede ser sancionado y el arrendatario perder el derecho a deducir el gasto o descontar el IVA.
Factura electrónica: obligatoria en más casos de lo que crees
El artículo 616-2 del Estatuto Tributario y la Resolución DIAN 000042 de 2020 establecen que muchos contribuyentes, personas naturales o jurídicas, deben emitir factura electrónica por la totalidad de sus operaciones, incluso si alguna está excluida del IVA.
Por eso, si eres arrendador de un bien para vivienda y estás obligado a facturar, debes hacerlo con tarifa 0%. No puedes omitir la factura. Y si arriendas un local, además de facturar, debes cobrar y declarar el 19% de IVA.
Este punto es crucial porque muchas personas naturales con un solo inmueble en arriendo ignoran que deben cumplir con estas obligaciones si superan topes o pertenecen al régimen ordinario.
Retenciones en la fuente: cómo calcularlas correctamente
La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado. En el caso del arrendamiento, se aplica de la siguiente manera:
Arrendamiento de inmuebles: tarifa general del 3.5% sobre el canon mensual, siempre que sea igual o superior a 10 UVT (aprox. $475.000 en 2025). Lo establece el artículo 1.2.4.10.6 del Decreto 1625 de 2016.
Arrendamiento de bienes muebles: como maquinaria o vehículos, aplica tarifa del 4%.
Pagos al exterior por maquinaria: tarifa especial del 2%, si se cumplen condiciones técnicas y contractuales.
Un error frecuente es omitir la retención por considerar que no aplica si no hay factura electrónica. Esto no es cierto. La obligación de retener se basa en el hecho del pago, no en la emisión de la factura.
El caso de las zonas comunes: una novedad que genera impacto
Desde 2023, la DIAN emitió comunicados aclarando que el arrendamiento de zonas comunes en propiedad horizontal (como salones sociales, parqueaderos, canchas, etc.) está gravado con IVA, si se cobra aparte de la cuota de administración.
Esto implica que los conjuntos residenciales deben emitir factura electrónica, cobrar IVA, y presentar declaraciones mensuales si arriendan espacios a terceros. Es un cambio que ha sorprendido a muchos y requiere ajustes contables y administrativos urgentes.
El rol de las inmobiliarias como mandatarias
Cuando el arrendamiento se hace a través de una inmobiliaria (como mandatario), según el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016, es la inmobiliaria quien debe emitir la factura en nombre del mandante.
Esto requiere un manejo contable adecuado:
Separar canon, IVA e intermediación en la factura.
Registrar correctamente cada partida en los libros del propietario.
Emitir soporte por la comisión pagada a la inmobiliaria.
Un error en esta gestión puede hacer que la DIAN rechace los gastos por falta de soporte idóneo.
Registro contable: cómo hacerlo bien desde el principio
Cada factura recibida o emitida debe:
Ingresarse al sistema contable con la clasificación correcta.
Conciliarse con los pagos bancarios.
Reflejarse en las declaraciones de IVA, renta y medios magnéticos.
En Mi Contabilidad utilizamos tecnología para automatizar estas tareas, evitar errores y garantizar que toda información esté alineada con las normas vigentes. Por ejemplo, configuramos alertas de vencimientos y validaciones cruzadas automáticas para evitar omisiones.
Estrategia tributaria: cuando arrendar se convierte en oportunidad
Lo que para muchos es una carga, puede convertirse en un instrumento de planificación fiscal.
Ejemplo: si arriendas un local por $3 millones y cobras IVA, ese IVA es ingreso fiscal. Pero si eres responsable del IVA y llevas contabilidad organizada, puedes descontar el IVA de tus compras relacionadas (adecuaciones, mantenimiento, servicios). Esto mejora tu flujo de caja y reduce el impuesto a pagar.
Lo mismo ocurre con la retención: si te retienen el 3.5%, ese valor puedes usarlo como anticipo de tu impuesto de renta. En lugar de ser un perjuicio, se vuelve un ahorro planificado.
Testimonio real: cómo lo resolvimos en Mi Contabilidad
Una empresa de logística en Cali arrendaba cuatro bodegas sin emitir factura electrónica ni cobrar IVA, bajo el supuesto de que "nunca había tenido problemas". Al llegar a nosotros, hicimos una auditoría preventiva. Descubrimos riesgos fiscales por más de $70 millones.
Con nuestro acompañamiento:
Se regularizó la facturación.
Se presentaron declaraciones correctivas sin sanciones.
Se reconfiguró su estructura contable.
Se recuperó IVA pagado en compras por más de $12 millones.
Hoy esa empresa no solo está al día, sino que tiene un sistema que le permite crecer sin miedo tributario.
Nuestro enfoque: humano, profesional y tecnológico
En Mi Contabilidad no solo resolvemos problemas, evitamos que ocurran. Ofrecemos acompañamiento preventivo, correctivo y personalizado, integrando tecnología de automatización, conciliación bancaria electrónica y soporte documental 100% digital.
Nos especializamos en apoyar:
Pymes que arriendan locales o bodegas.
Personas naturales con ingresos por arrendamientos.
Empresas que subarriendan espacios a terceros.
Negocios que usan zonas comunes para eventos o logística.
Siempre con un enfoque que combina cercanía humana y rigor profesional.
Oferta sin riesgo
Te ofrecemos una revisión exprés gratuita de un contrato de arrendamiento y su factura electrónica actual. Sin costo, sin compromiso, solo claridad.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
