Cuando nace un hijo, la prioridad de la familia naturalmente está en el cuidado del recién nacido. Para la empresa, sin embargo, comienza al mismo tiempo un proceso laboral, administrativo, contable y de seguridad social que debe manejarse correctamente. Una licencia de maternidad o paternidad no consiste simplemente en permitir que el trabajador se ausente y esperar posteriormente el pago de la EPS. Existen requisitos de cotización, documentos, fechas, novedades de nómina y condiciones particulares que pueden modificar el reconocimiento económico. Además, hoy existen figuras como la licencia parental compartida y la licencia parental flexible de tiempo parcial que muchas empresas y trabajadores todavía desconocen. Un error en cualquiera de estos puntos puede terminar afectando al trabajador, generando diferencias en nómina o trasladando a la empresa valores que esperaba recuperar del sistema de salud. Por eso, durante 2026 conviene revisar estos casos con criterio preventivo y no cuando la EPS ya ha rechazado una solicitud.
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La licencia comienza antes de que la empresa tramite el cobro
Uno de los errores frecuentes consiste en confundir dos asuntos diferentes: el derecho laboral del trabajador a disfrutar la licencia y el procedimiento mediante el cual se obtiene su reconocimiento económico ante el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Esta diferencia es fundamental.
Cuando se presenta una licencia de maternidad o paternidad, la empresa debe revisar desde el comienzo aspectos como:
la afiliación del trabajador;
los períodos efectivamente cotizados;
la oportunidad en el pago de los aportes;
el ingreso base correspondiente;
los documentos que soportan la licencia;
las fechas de inicio y terminación;
el tratamiento de la novedad en nómina;
la información reportada en seguridad social;
y el procedimiento para solicitar el reconocimiento económico ante la EPS.
No realizar esta revisión puede crear una falsa sensación de tranquilidad: la empresa registra la ausencia, paga al trabajador y supone que posteriormente recuperará la totalidad del dinero.
No siempre ocurre así.
Por eso, el control debe comenzar desde que se conoce la situación y no después de efectuar el pago.
¿Cuánto dura la licencia de maternidad?
En Colombia, la regla general establece una licencia de maternidad remunerada de 18 semanas.
La Ley 2114 de 2021 mantiene esta duración y establece igualmente las reglas aplicables al período anterior y posterior al parto.
Normalmente existe una semana de licencia preparto y 17 semanas posteriores al nacimiento. Dependiendo de la indicación médica, pueden existir dos semanas antes del parto y 16 después, o incluso disfrutarse las 18 semanas en el período posterior cuando médicamente corresponda.
Existen además situaciones especiales.
Cuando el nacimiento es prematuro, a las 18 semanas pueden adicionarse las semanas correspondientes a la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término.
Cuando existe parto múltiple o nace un hijo con discapacidad, la licencia se amplía en dos semanas.
Estas situaciones requieren soportes médicos adecuados y no deben manejarse simplemente modificando manualmente las fechas de nómina.
¿Y cuánto dura la licencia de paternidad?
La licencia remunerada de paternidad corresponde actualmente a dos semanas.
Aplica tanto respecto de hijos nacidos del cónyuge o compañera permanente como para el padre adoptante.
Para su reconocimiento resulta especialmente importante el Registro Civil de Nacimiento, que debe presentarse ante la EPS dentro del plazo legal correspondiente.
Aquí aparece otro punto que algunas empresas pasan por alto: el reconocimiento económico está relacionado con las cotizaciones realizadas durante el período de gestación.
Por eso, antes de asumir que una EPS reconocerá automáticamente el 100 % de una licencia, conviene verificar la historia de aportes del trabajador.
Cotizar correctamente sí importa
La seguridad social no debe revisarse únicamente cuando aparece una incapacidad o una licencia.
En las licencias de maternidad y paternidad, las cotizaciones realizadas antes del nacimiento pueden tener consecuencias económicas posteriores.
Para el reconocimiento de la licencia de maternidad, la normativa contempla la realización de aportes durante los meses correspondientes al período de gestación y regula también situaciones en las que procede un reconocimiento proporcional.
Esto adquiere particular importancia cuando existen vinculaciones recientes o cuando se trata de trabajadores independientes que no cotizaron durante todo el período.
En paternidad también existe relación entre el reconocimiento económico y las semanas cotizadas durante la gestación.
Por eso resulta conveniente revisar anticipadamente la información.
Una empresa con adecuados controles de nómina debería poder identificar estas situaciones antes del nacimiento y no descubrirlas cuando recibe una objeción o liquidación diferente de la EPS.
Podemos analizar el caso particular, sus aportes, soportes y tratamiento en nómina y seguridad social para determinar el procedimiento que corresponda.
El pago tardío de seguridad social también puede generar problemas
Otro aspecto relevante es la oportunidad de las cotizaciones.
Cuando existen períodos pendientes, pagos realizados incorrectamente o inconsistencias entre PILA, nómina y afiliación, pueden aparecer dificultades al solicitar una prestación económica.
La normativa contempla determinadas posibilidades de reconocimiento cuando las cotizaciones adeudadas han sido pagadas junto con los intereses correspondientes antes del nacimiento, según el caso.
Sin embargo, esto no debería convertirse en una práctica empresarial.
Corregir aportes cuando ya existe una licencia puede implicar revisión de planillas, intereses, conciliaciones y trámites adicionales.
Administrativamente resulta mucho más eficiente mantener mensualmente conciliados:
nómina → PILA → contabilidad → pagos → afiliaciones.
Cuando esas fuentes de información coinciden, tramitar posteriormente una prestación económica resulta considerablemente más ordenado.
Existe también la licencia parental compartida
La legislación colombiana incorporó una figura que todavía genera dudas: la licencia parental compartida.
Mediante esta modalidad los padres pueden distribuir entre ellos las últimas seis semanas de la licencia de maternidad, bajo las condiciones establecidas legalmente.
Hay una regla fundamental: las primeras 12 semanas posteriores al parto que corresponden a la madre son intransferibles.
Las seis semanas restantes pueden distribuirse entre ambos padres mediante acuerdo y cumpliendo los requisitos establecidos.
Esto no significa simplemente que la madre pueda "cederle vacaciones" al padre.
Se trata de una figura legal específica que exige documentación y condiciones determinadas.
Entre ellas se encuentran el acuerdo entre los padres, su presentación dentro del término establecido y la correspondiente intervención médica requerida por la regulación.
Por eso, antes de procesarla en nómina es importante verificar que realmente se cumplen los requisitos.
¿Qué es la licencia parental flexible de tiempo parcial?
Existe además una alternativa particularmente interesante para determinadas familias: la licencia parental flexible de tiempo parcial.
Esta modalidad permite transformar una parte de la licencia de maternidad o paternidad en un período de trabajo de medio tiempo equivalente al doble del período seleccionado.
Un ejemplo sencillo permite comprenderlo.
Si bajo las condiciones legales correspondientes se transforma una semana de licencia completa, esta puede convertirse en dos semanas trabajando medio tiempo.
Pero no se trata de una decisión unilateral del trabajador.
Existen condiciones legales, momentos específicos desde los cuales puede utilizarse y requisitos de acuerdo entre trabajador y empleador.
Para las madres, esta posibilidad opera a partir de las etapas permitidas legalmente después de las primeras semanas protegidas; para los padres también existen reglas particulares relacionadas con su licencia.
Además, durante el período en que efectivamente existe prestación del servicio deben manejarse correctamente los correspondientes aportes al Sistema General de Riesgos Laborales.
Este detalle demuestra por qué el asunto no puede resolverse simplemente cambiando las horas trabajadas en el software de nómina.
Un error de nómina puede convertirse en un error contable
Desde el punto de vista empresarial existe otro aspecto que merece atención.
Cuando la compañía paga una licencia y posteriormente espera recuperar determinados recursos de la EPS, debe existir trazabilidad entre:
el soporte médico, el trabajador, la liquidación de nómina, la seguridad social, la solicitud ante la EPS, el valor reconocido y el valor efectivamente recibido.
Supongamos que una empresa registra $4.000.000 como valor pendiente de recuperar y posteriormente la EPS reconoce $3.500.000.
Los $500.000 restantes no deberían permanecer indefinidamente registrados como una cuenta por cobrar simplemente porque "la EPS todavía no los ha pagado".
Hay que determinar qué ocurrió.
¿Existió reconocimiento proporcional?
¿El ingreso base fue diferente?
¿Hubo períodos sin cotización?
¿Existe un error que debe reclamarse?
¿La empresa liquidó incorrectamente?
¿Hay una glosa o rechazo?
La respuesta determina el tratamiento posterior.
Conciliar las licencias también forma parte del cierre contable
Una práctica recomendable consiste en revisar periódicamente las prestaciones económicas pendientes de recuperar.
No basta con contabilizarlas.
Una cuenta por cobrar a una EPS debería poder relacionarse con un caso específico y tener evidencia de su estado.
Por ejemplo:
Cuando este control no existe, con el paso del tiempo pueden acumularse saldos que contablemente aparecen como activos pero cuya recuperación real nunca fue verificada.
Y allí el problema deja de ser exclusivamente laboral.
Se convierte también en un asunto de calidad de la información financiera.
¿Qué deberían revisar las empresas en 2026?
Más que memorizar el número de semanas de cada licencia, recomendamos establecer un procedimiento interno sencillo.
Cuando se conoce un embarazo o posteriormente se recibe información sobre un nacimiento, la empresa debería identificar quién administrará el caso y verificar oportunamente la documentación.
Después debe revisar cotizaciones y afiliación.
Cuando comienza la licencia, deben validarse fechas, salario o ingreso base aplicable y novedades correspondientes.
Posteriormente debe hacerse seguimiento al trámite ante la EPS.
Finalmente, contabilidad debe conciliar el valor pagado, el reconocido y el efectivamente recuperado.
Este último paso suele olvidarse.
La licencia termina para el trabajador, pero administrativamente el proceso de la empresa puede continuar abierto hasta que se complete su reconocimiento y conciliación.
Trabajadores independientes: atención especial
Las licencias de maternidad y paternidad no son asuntos exclusivos de los trabajadores dependientes.
Los cotizantes independientes también pueden acceder a estas prestaciones económicas cuando cumplen las condiciones establecidas.
Sin embargo, en estos casos cobra todavía más importancia revisar:
la continuidad de las cotizaciones, el ingreso base reportado, la oportunidad de los pagos y la correspondencia entre los períodos cotizados y la gestación.
Un independiente puede pensar que, por estar actualmente afiliado y cotizando, automáticamente recibirá el valor completo de una licencia.
No necesariamente.
Cada situación debe revisarse considerando el historial de aportes y las reglas aplicables al reconocimiento.
La prevención cuesta menos que corregir
El principal aprendizaje empresarial alrededor de estas licencias no debería ser simplemente que maternidad equivale a 18 semanas y paternidad a dos.
El verdadero aprendizaje es administrativo.
Las prestaciones económicas requieren información confiable.
Una inconsistencia que comienza meses atrás en una planilla puede aparecer justamente cuando el trabajador necesita ejercer uno de sus derechos más importantes.
Para el trabajador representa incertidumbre.
Para la empresa puede significar diferencias económicas, reprocesos, reclamaciones y registros contables pendientes.
Por eso recomendamos revisar estos casos desde una perspectiva integral: laboral, nómina, seguridad social y contabilidad.
Conocer la norma es el primer paso.
Comprender cómo afecta un caso particular es diferente.
Y determinar si las cotizaciones, liquidaciones, documentos y registros fueron realizados correctamente requiere revisar la información específica.
Antes de tramitar, revise
Si su empresa tiene actualmente una trabajadora próxima a iniciar licencia de maternidad, un trabajador que solicitará licencia de paternidad o un caso pendiente de reconocimiento por parte de una EPS, es recomendable verificar la situación antes de continuar acumulando registros o presentar solicitudes sin revisar.
En Mi Contabilidad podemos realizar el diagnóstico del caso, revisar los soportes y determinar el tratamiento contable y de seguridad social que corresponda dentro del alcance contratado.
También puede consultar nuestros contenidos profesionales en:
https://micontabilidadcom.blogspot.com/
Las licencias de maternidad y paternidad representan derechos laborales fundamentales, pero para las empresas también exigen procesos administrativos y contables correctamente soportados. Tener claridad sobre quién paga, qué reconoce la EPS, qué documentación debe conservarse y cómo conciliar posteriormente los valores permite proteger al trabajador y mantener información financiera confiable.
Una buena gestión no comienza cuando llega la respuesta de la EPS. Comienza mucho antes, con aportes correctos, información conciliada y documentos completos.
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“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
Arquitectura: Arquitectura Contable y de Reporte Financiero
