María está recibiendo semanalmente notificaciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) porque su pyme de venta de repuestos no ha adaptado completamente el sistema de facturación electrónica, y teme que una revisión fiscal la obligue a cerrar temporalmente. Juan, un contador independiente, advierte que muchos clientes pequeños aún no comprenden los nuevos requisitos normativos y podrían enfrentar sanciones. Si usted es empresario, gerente o independiente y siente que el tema se le escapa, es momento de actuar. En este artículo le explico con claridad la normatividad actual, el contexto estratégico y cómo transformar esta obligación en una ventaja real.
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Cuando hablo con empresarios como María o con freelancers como Juan, siempre empiezo con una premisa: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Así que, desde esa convicción, vamos a desenmarañar lo que está ocurriendo con la facturación electrónica en Colombia y, sobre todo, cómo usted –como empresario, gerente o independiente– puede convertir este “apretón de la DIAN” en una oportunidad de mejora.
Diagnóstico del problema
La DIAN ha incrementado la exigencia para la facturación electrónica. Conforme al artículo publicado por Portafolio, en agosto de 2024 se detectó que muchas pymes estaban en proceso de actualización tecnológica para emitir documentos electrónicos. Según ese análisis:
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Los sectores de venta minorista, gastronomía y salud-cuidado personal muestran mayor adopción.
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En Bogotá y Medellín se encuentran los porcentajes más altos de emisión electrónica.
Sin embargo, el verdadero reto no es únicamente la emisión del documento, sino cumplir con los nuevos estándares normativos con plazos más cortos, nuevas herramientas de validación, controles más rigurosos, y riesgos crecientes de sanciones y clausura. Por ejemplo, un blog especializado señaló que más de 16.000 establecimientos fueron objeto de visitas en 2025 para verificar cumplimiento de facturación electrónica.
Para muchas pymes e independientes esto se traduce en: inversión tecnológica, capacitación del equipo, actualización de procesos internos y, sobre todo, riesgo de quedarse rezagados. Juan, el contador, me comentó que uno de sus clientes —una microempresa de eventos— habría omitido facturar electrónicamente ciertas ventas de 2024 y ahora enfrenta no solo el dato, sino la potencial contingencia con la DIAN.
¿Por qué ocurre esto? Causas del “apretón”
Desde mi experiencia de más de 30 años (como contadora pública experta en normatividad, auditoría, control interno y revisoría fiscal), he identificado tres grandes causas que explican este escenario:
a) Cambio tecnológico y de modelo de negocio
La DIAN y el Estado colombiano han impulsado la digitalización tributaria como estrategia de control, eficiencia y transparencia. Las herramientas antiguas (facturación manual, Excel, plataformas desconectadas) ya no bastan. Por lo mismo la Resolución 000165 de 2023 fue renovada y modificada por las Resoluciones 00008 y 000119 y finalmente por la Resolución 000202 de 2025.
b) Mayor intensificación en fiscalización
La DIAN ya no solo exige, sino que verifica activamente. Las campañas de control, visitas a establecimientos, revisión de documentos electrónicos y sanciones por incumplimiento se están volviendo constantes.
c) Normatividad moderna: datos, privacidad, trazabilidad
No solo se trata de emitir factura electrónica, sino de que esa factura cumpla con requisitos técnicos, de trazabilidad, de validación previa y de protección de datos. Por ejemplo la Resolución 000202 de 2025 limita que solo se pida tipo y número de documento del comprador para generar la factura, excluyendo datos adicionales como dirección o teléfono.
Estas causas generan consecuencias que no conviene ignorar.
Consecuencias reales para su empresa o actividad independiente
Cuando una pyme o profesional independiente no se adapta, puede enfrentar:
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Sanciones económicas: multas, cierre temporal del establecimiento. Por ejemplo, según SoftPymes, en 2024 ya se registraban cierres de locales por incumplimiento de facturación electrónica.
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Pérdida de confianza de clientes o proveedores: emitir mal la factura, demorarse, solicitar datos que no están permitidos genera fricción.
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Perdida de eficiencia, redundancias e inexactitud contable: la facturación electrónica bien implementada reduce errores manuales, mejora trazabilidad, integra con contabilidad.
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Riesgo estratégico: quedarse fuera de cadenas de suministro, mercados electrónicos, comercio B2B que exige cumplimiento fiscal al día.
Tomemos el caso de “TecnoFix S.A.S.”, una pyme de 12 empleados con sede en Cali. Ellos no adaptaron su sistema de facturación a la versión 1.9 del Anexo Técnico de la Resolución 000165 de 2023 antes del plazo. Cuando la DIAN los visitó, encontraron que presentaban documentos equivalentes y facturas sin validación previa. Resultado: sanción y pérdida de contrato con un cliente mayorista que exigía cumplimiento electrónico. Este tipo de historia la escucho con frecuencia.
Panorama internacional: Colombia frente al mundo
Para que entienda mejor el contexto, le comparto tres ejemplos reales recientes de otros países:
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En Chile: la implementación de factura electrónica fue obligatoria para todos los contribuyentes IVA en 2020, y el Estado chileno informó que la evasión se redujo significativamente gracias a la trazabilidad de los documentos.
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En México: el sistema de Factura Electrónica (CFDI) tiene validación en tiempo real con el SAT, y la integración obligatoria para pymes implica actualización tecnológica anual.
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En Argentina: desde 2019 muchas pymes deben emitir facturas electrónicas y está vinculada con el cierre fiscal anual. Las sanciones por incumplimiento afectan acceso a crédito.
Comparando con Colombia, vemos que el enfoque es similar: digitalización para control fiscal, exigencia tecnológica, trazabilidad fuerte. Pero Colombia añade el matiz de la protección de datos más reciente y el aplazamiento para ciertos procesos (como la funcionalidad para servicios públicos con 48 horas) que otros países ya no ofrecen.
El hecho de que su empresa no esté al día con estos cambios no solo genera riesgo, sino que deja de aprovechar una ventaja competitiva: operar de forma rápida, transparente y con integraciones que mejoran la gestión contable y financiera.
Cómo resolverlo con Mi Contabilidad
Aquí entra el acompañamiento integral que ofrecemos en Mi Contabilidad, donde “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.” En este proceso le propongo tres fases claras:
Fase 1: Análisis inicial – detección de brechas y riesgos
Fase 2: Definición estratégica – plan de acciones con normativa vigente
Aquí definimos una hoja de ruta: actualización del software requerido, integración de facturación electrónica con nuestro soporte tecnológico (mediante el experto en transformación digital Julio César Moreno Duque), implementación de controles internos, capacitación al personal, actualización de políticas de datos personales (por ejemplo evitando solicitar datos extras al comprador). Revisamos las normas recientes: Resolución 000202 de 2025, Resolución 000119 de 2024, Resolución 00008 de 2024, Resolución 000165 de 2023. Micrositios DIAN+2Valora Analitik+2
Fase 3: Implementación y acompañamiento continuo
Le ofrecemos una primera consulta gratuita sobre facturación electrónica + una revisión exprés de su sistema de facturación por un precio preferencial para clientes nuevos.
– “Café BuenSabor S.A.S.”, un microcafé en Medellín, no había implementado factura electrónica. Con nuestro acompañamiento digital y contable logró emitir 100 % digital en 45 días, reduciendo errores de facturación en un 80 % y evitando una visita de la DIAN.
Recomendaciones prácticas inmediatas
Mientras implementamos los pasos, le comparto algunas recomendaciones concretas:
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Verifique que su software esté actualizado al Anexo Técnico 1.9 de la Resolución 000165 de 2023.
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Evite solicitar al comprador más datos que tipo y número de identificación + correo. La Resolución 000202 de 2025 lo prohíbe.
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En zonas con conectividad deficiente (servicios públicos, zonas rurales), tenga un plan de contingencia: el documento equivalente electrónico puede transmitirse en 48 horas.
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Revise su politíca de control interno para facturación: validaciones automáticas, registro contable inmediato y auditoría periódica. Recuerde: “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
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Forme al personal: el error humano (emitir factura manual, emitir sin validación DIAN, enviar datos incorrectos) es aún la principal causa de contingencia.
¿Por qué actúen ahora?
La urgencia surge porque la DIAN está intensificando sus jornadas de control; cada día que pase sin solución es un riesgo mayor de sanción o bloqueo operativo. Además, desde una visión estratégica, la facturación electrónica le abre puertas a mayor formalidad, mejor visibilidad del negocio, integración contable-tributaria en tiempo real, mejora en relaciones con clientes/proveedores y fortalecimiento de su marca. Ignorar este “apretón” puede costarle mucho más de lo que invertiría.
Cómo Mi Contabilidad le acompaña en largo plazo
Nuestro enfoque no es solo implementar, sino acompañar. Yo, Diana Cristina Cardona Cardona, experta en revisoría fiscal, normativa UGPP, NIIF, auditoría y control interno, estudio diariamente los cambios normativos emitidos por la DIAN, UGPP, CTCP, Supersociedades, MinTrabajo y SIC. Con el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque, garantizamos que usted no solo cumpla hoy, sino que esté preparado para mañana. Trabajamos preventivamente (evitar sanciones), correctivamente (solucionar brechas) y digitalmente (automatización, integración). Así transformamos la obligación en ventaja. Quiero que sienta confianza: juntos podemos convertir la facturación electrónica en un activo para su empresa, no en una carga.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
