Diriges una entidad sin ánimo de lucro y, al cerrar el año, ves un excedente contable que parece aire para respirar: salarios al día, proveedores en paz. Pero al cruzarlo con lo fiscal, surgen dudas: ¿cuánto debo reinvertir para mantener el Régimen Tributario Especial? ¿Se reconoce como pasivo, reserva o efectivo restringido? En la reunión de junta, mientras piden aprueba inmediata para un proyecto social, te preguntas si la DIAN podría objetar la decisión por falta de acta o conciliaciones. No estás solo: muchas ESAL enfrentan este nudo cada año. Como contadora y revisora fiscal he visto cómo una política clara y un registro correcto convierten el excedente en motor y no en riesgo. Hoy te explico, con norma vigente y casos reales, cómo alinear lo contable y lo fiscal sin perder beneficios sostenibles y verificables, paso a paso y aplicables para ti.
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En treinta años acompañando fundaciones, asociaciones, corporaciones y entidades del sector solidario, he observado el mismo punto de fricción: excedente contable positivo, pero incertidumbre fiscal sobre su destino y su registro. El resultado es un peligro silencioso: decisiones apresuradas de junta, actas incompletas, políticas contables ambiguas, y un presupuesto del año siguiente que no refleja con precisión el excedente fiscal que exige reinversión para conservar el beneficio del Régimen Tributario Especial (RTE). La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
Diagnóstico del problema: por qué las ESAL se “enredan” con el excedente
Empecemos por lo esencial: excedente contable no es lo mismo que excedente fiscal. El primero surge del marco técnico (NIIF Plenas, NIIF para Pymes o contabilidad simplificada según el grupo aplicable); el segundo nace de la determinación tributaria, y en las ESAL del RTE su reinversión es condición para preservar el beneficio (arts. 357 y 358 del ET). El CTCP precisó en 2025 que, aunque el excedente contable refleje la situación económica, el presupuesto debe proyectar la aplicación del excedente fiscal que debe destinarse al objeto social; además, las apropiaciones para programas no se reconocen como pasivo, sino como reservas con destinación específica en el patrimonio, y los recursos líquidos que se apartan para ese fin pueden reclasificarse como efectivo restringido en el activo.
Cuando las ESAL no diferencian estos planos, aparecen cuatro síntomas clásicos: 1) confunden la reserva con un pasivo; 2) no elaboran conciliaciones entre excedente contable y fiscal; 3) carecen de acta oportuna que apruebe la destinación; y 4) su presupuesto del año siguiente sobre-estima recursos disponibles. El Consejo Técnico ha reiterado que las diferencias deben explicarse y revelarse de forma consistente en los estados financieros.
En paralelo, la DIAN mantiene lineamientos exigentes: el beneficio neto o excedente será exento si se destina directa o indirectamente, en el año siguiente, a programas que desarrollen el objeto social (art. 358 ET) y existen reglas específicas sobre asignaciones permanentes y actualización en el registro web del RTE.
Causas y consecuencias reales
Las causas más frecuentes son de gobernanza financiera: políticas difusas, ausencia de cronograma de actas, falta de conciliación contable-fiscal y débil control interno. La consecuencia inmediata es un riesgo de salida del RTE y sanciones; la de fondo, la pérdida de confianza de donantes y cooperantes. En 2025, la conversación técnica se ha movido hacia robustecer la planeación financiera de la ESAL y la calidad de sus revelaciones, precisamente para evitar confundir reservas con pasivos o “liberar” recursos que están comprometidos.
Microllamada a la acción
Marco normativo vigente y certezas de los últimos 12 meses
Notas prácticas: Todo esto no habilita la distribución de excedentes; la naturaleza no lucrativa permanece y la reserva es patrimonio, no deuda.
Colombia vs. mundo: ¿qué hacen otras jurisdicciones?
Aunque no existe un equivalente exacto al RTE colombiano, hay paralelos útiles:
Tres historias que quizás te suenan
Caso 1 – Fundación Caminos de Agua (mediana, Grupo 2): Al cierre 2024 reportó $320 millones de excedente contable. La junta quería destinar $250 millones a un proyecto 2026. El problema: no había acta que fijara destino ni cronograma, y el presupuesto 2025 contaba con esos recursos para operación. Intervenimos con un plan de tres semanas: acta extraordinaria aprobando la destinación, constitución de reserva con destinación específica y reclasificación de $200 millones como efectivo restringido; se elaboró conciliación contable-fiscal y se ajustó el presupuesto a la porción exclusivamente fiscalmente reinvertible en 2025. Resultado: tranquilidad ante auditoría y donantes.
Caso 2 – Asociación Teatro en tu Barrio (pequeña, Grupo 3): Tenía $38 millones de excedente contable y creía que “quedaban libres”. Sin revelaciones ni conciliación, la revisión fiscal marcó hallazgo: riesgo sobre el RTE. Implementamos acto de junta, política contable sobre reservas, nota de estados financieros y un tablero de control mensual para monitorear la ejecución de la reinversión. En seis meses, superó auditoría y mantuvo donaciones.
Caso 3 – Fundación Horizonte Digital (grande, Grupo 1): Con $1.200 millones de excedente, adoptó una estructura de fondos internos por proyecto. El reto era fiscal: asegurar que el uso del excedente cumpla condiciones de exención (art. 358 ET) y que las asignaciones permanentes se documenten bien. Unificamos política, agenda de actas y memoria económica en la actualización del RTE. Resultado: trazabilidad y reputación reforzada.
Cómo hacerlo bien (en fases narrativas y prácticas)
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Errores frecuentes que debes evitar
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Registrar un pasivo donde corresponde reserva: la apropiación aprobada por el órgano competente se reconoce en patrimonio; no hay obligación presente con terceros.
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No reclasificar efectivo restringido cuando apartas liquidez para un proyecto ya aprobado: evita dar imagen de disponibilidad libre.
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No conciliar excedente contable vs. fiscal y no revelar: es un foco de hallazgos de auditoría y puede poner en riesgo el RTE.
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Olvidar el frente DIAN: actualización del RTE y soportes de monto y destino de la reinversión.
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Desalinear presupuesto: el CTCP señaló que el presupuesto debe proyectar la aplicación del excedente fiscal.
Qué ofrece Mi Contabilidad y cómo te ayudamos (oferta sin riesgo)
En Mi Contabilidad hacemos que lo técnico sea aplicable. Nuestros servicios para ESAL incluyen: diagnóstico contable-fiscal del excedente; diseño de políticas y reservas; redacción de actas; preparación de revelaciones; conciliaciones contable-fiscales; actualización RTE y memoria económica; automatización de tableros y alertas; revisoría fiscal; UGPP; exógena; nómina electrónica; SAGRILAFT/SARLAFT. Trabajamos preventiva y correctivamente, con acompañamiento personalizado y digital.
Hemos ayudado a microfundaciones que nunca habían conciliado excedentes a pasar auditorías sin objeción; a entidades medianas a preservar el RTE con soportes impecables; y a organizaciones grandes a implementar dashboards que muestran, en tiempo real, el avance de su reinversión. Nuestro sello: rigor técnico con calidez humana. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
