El 17 de marzo de 2022 la Dian liberó la versión actualizada de los 7 prevalidadores tributarios para elaborar los 55 formatos de información exógena del año gravable 2021, de los cuales 17 presentan novedades en comparación con los usados para el reporte de 2020.
Ten en cuenta los siguientes aspectos.
El pasado 17 de marzo de 2022 la Dian liberó la versión actualizada de los 7 prevalidadores tributarios que se utilizarán para elaborar los 55 formatos de información exógena tributaria del año gravable 2021 mencionados en la Resolución 000098 de octubre 28 de 2020 (modificada con la Resolución 000147 de diciembre 7 de 2021).
De estos formatos, 17 presentan novedades en comparación con los usados para los reportes del año gravable 2020, ya sea porque les cambiaron sus versiones o los listados de conceptos que se deben usar para diligenciar algunas de sus columnas, o porque son formatos que se usarán por primera vez.
Es necesario destacar que esta vez se dispuso que toda la información solicitada (incluida la de los ejecutores de convenios de cooperación internacional que se entrega en el tradicional formato 1159; ver artículo 58 de la Ley 863 de 2003, el artículo 1.6.1.28.1 del DUT 1625 de 2016 y el artículo 2 de la Resolución 000098 de octubre de 2020) solo se entregará a comienzos del año 2022.
Al respecto, creemos que en realidad las normas superiores que regulan el reporte de los ejecutores de convenios de cooperación internacional establecen claramente que este se debe realizar mensualmente a lo largo del mismo año fiscal (y así lo venía solicitando la Dian hasta los reportes del año gravable 2020; ver artículos 2 y 42 de la Resolución 000070 de octubre de 2019). Por tanto, no entendemos cómo pudo la Dian ir esta vez en contra de dichas disposiciones superiores.
La información solo debe ser entregada por parte de las personas naturales y jurídicas mencionadas en el artículo 1 de la Resolución 000098 de 2020, siempre y cuando no se hayan liquidado ni hayan cancelado su RUT durante el año 2021. Recuérdese que el parágrafo 2 del artículo 1 de la Resolución 000098 de 2020 estableció que aquellas personas naturales o jurídicas que se liquidaran durante 2021 quedaban exoneradas de entregar la información de la fracción de año 2021 en la cual hayan alcanzado a realizar operaciones, lo cual deja a la Dian sin un suministro de información muy valiosa que dificultará hacer todos los cruces de información para rastrear las operaciones de los contribuyentes.
Usos de los prevalidadores tributarios diseñados por la Dian
Los prevalidadores tributarios que cada año publica la Dian en su portal de internet son herramientas gratuitas construidas en Excel, las cuales solo funcionan en Windows; no funcionan en el Excel de los equipos MAC. Es por ello por lo que los usuarios de equipos MAC deben tener particionado su disco duro y en una de sus secciones tener instalada una versión reciente de Windows y la respectiva licencia de Excel.
El menú de inicio de los diferentes prevalidadores diseñados por la Dian
siempre tienen la siguiente presentación (se muestra la imagen del menú del prevalidador Informantes tributarios para reportes del año gravable 2021):
Cada prevalidador puede usarse para cualquiera de los siguientes 3 propósitos:
Diligenciar cualquiera de los 55 formatos mencionados en la Resolución 000098 de 2020
En este caso primero se captura la información como si se trabajara en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma.
La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la Dian para construir los formatos es que este cuenta con variados niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma, tales como digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos o dejar casillas en blanco que son obligatorias de diligenciar, etc.
En todo caso, es importante advertir que el aplicativo de la Dian no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectará la Dian en los posteriores procesos internos que efectúe con los archivos que le entreguen los distintos informantes.
Revisar y validar los archivos en el estándar XML
Con los prevalidadores se podrán revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la Dian.
Ver archivo de error
Al consultar vía internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados previamente a la Dian, dicha entidad podría informar que los archivos de algún formato contienen errores de tipo técnico (por ejemplo, que un tercero fue reportado con tipo de documento “NIT”, pero en la Dian no está registrado ese NIT y por tanto debía reportarse con otro tipo de documento, como puede ser la cédula).
En tal caso se le permitirá al reportante descargar desde el portal de la Dian un archivo con el informe de tales errores y guardarlo en el equipo. Cuando eso suceda, se podrá comparar el archivo original enviado a la Dian con el archivo que contiene los errores detectados por la administración tributaria.
Una vez se obtiene la copia del prevalidador, el paso siguiente es ejecutarlo o instalarlo. Al instalarlo, el aplicativo generará, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada, por ejemplo, “Prevalidador_Tributario_informantes AG2021” (este es el segundo prevalidador de los 7 incluidos en la carpeta comprimida que publica la Dian, y es el que sirve para elaborar la mayoría de los reportes exigidos con el artículo 631 del ET, mencionados en los artículos 16 al 26 de la Resolución 000098 de 2020).
Dentro de dicha carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual”, el cual se recomienda que lo lean los usuarios que por primera vez usarán el aplicativo. También se mostrarán una subcarpeta llamada “Salida” y un archivo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_informantes_AG2021_v2.4.0.xls”, el cual permitirá realizar los trabajos respectivos. En la subcarpeta “Salida” el aplicativo guardará automáticamente los archivos convertidos en el estándar XML que se entregarán a la Dian.
“si un usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de elaborar los reportes de distintas empresas, por cada una de ellas realice una instalación diferente del prevalidador”
Se recomienda que, si un usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de elaborar los reportes de distintas empresas, por cada una de ellas realice una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas las empresas lo que sucederá es que en la subcarpeta “Salida” los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarán a los de la primera empresa (este aplicativo no es tan sofisticado como sí lo es el software Storm User de la Supersociedades, que permite, con un solo aplicativo, construir la información para varias empresas).
