Más información Duración: 15:10 Fecha de salida al aire: agosto 24 de 2018 Fecha de grabación: agosto 21 de 2018
Con la Ley de reforma tributaria 1819 de 2016, con la cual se efectuaron modificaciones al artículo 616-1 del ET, la factura electrónica, que solo se consideraba como un documento equivalente, fue reconocida como factura de venta, por lo cual se instauran nuevos lineamientos para su elaboración.
Se debe resaltar que la factura electrónica no es el PDF que se adjunta al cliente mediante correo electrónico; este es solo una representación gráfica de una factura. Destacando que, si se cuenta con resolución de facturación por computador, el mecanismo utilizado para su entrega será la factura física mediante correo certificado al cliente.
De acuerdo con lo anterior, la factura electrónica permite que su entrega ya no se haga de forma física o presencial; basta con entregarla a través de medios electrónicos. Es así como mediante el Decreto 2242 de 2015 se reglamentaron aspectos relacionados con la factura electrónica, entre ellos, quiénes pueden expedirla, el proceso de habilitación que deben surtir y lo requerimientos a cumplir para emitirla.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Actualmente se han establecido dos plazos para facturar electrónicamente: el primero de ellos corresponde a los grandes contribuyentes para 2018, y el segundo es para el resto de las empresas a partir de 2019. El Gobierno ha manifestado que la ley entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2019, lo que significa que para entonces todos aquellos que pertenezcan al régimen común del IVA o del INC deberán aplicar dicho modelo de facturación; sin embargo, es válido tener presente que de acuerdo con un proyecto de Decreto de junio de 2018, los plazos máximos para empezar a expedir facturas electrónicas tendrían lugar entre enero 1 y octubre 1 de 2019, dependiendo de los ingresos brutos del contribuyente para efectos del impuesto de renta.
¿Cómo funciona el modelo de factura electrónica?
Inicialmente, la factura es originada por un facturador electrónico; el primer destinatario es el adquiriente, es decir, la persona a quien se le ha realizado la venta. Una vez la factura le llega al cliente, la segunda copia la obtiene la Dian a través de un web service, el cual almacena las facturas emitidas por la empresa, a la vez que se realizan validaciones para examinar que esta sea correcta. El hecho de que la Dian almacene en sus servidores las facturas electrónicas, no quiere decir que el facturador no deba guardar también sus archivos. Por el contrario, este debe poseer una representación gráfica de los documentos emitidos hasta 10 años o incluso para toda la vida comercial, tal como lo establece el Código de Comercio.
La tercera copia será utilizada para efectos de regulación por parte del sector en el que se desarrolle la operación comercial de la empresa, con el fin de ejercer control sobre la facturación.
Con la facturación electrónica se da origen a una serie de documentos que permiten apoyar la operación de esta, como son las notas créditos y débito. Estas permiten reversar una transacción cuando uno de los adquirientes, también denominados clientes que reciben facturas, realice devoluciones a la empresa.
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