Se acercan las asambleas de copropietarios y con ellas surgen dudas clave: ¿quién nombra al presidente del consejo de administración?, ¿cómo se fijan las multas?, ¿qué pasa si el reglamento no es claro? En Colombia, la propiedad horizontal exige decisiones formales, actas bien elaboradas y cumplimiento estricto de la Ley 675 de 2001. Un error en el procedimiento puede generar nulidades, demandas y sanciones. En este artículo analizamos cómo deben tomarse estas decisiones, qué límites existen, cómo evitar abusos y cuál es la responsabilidad de administradores y consejeros. Además, explicamos cómo la tecnología y el acompañamiento profesional previenen conflictos y protegen el patrimonio común. Si eres miembro del consejo, administrador o copropietario, esta guía te dará claridad jurídica y práctica para actuar con seguridad y transparencia.
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En esta época del año, muchas copropiedades en Colombia viven jornadas intensas: convocatorias, quórum, poderes, balances, informes y, por supuesto, debates que a veces suben de tono. La asamblea general es el órgano máximo de decisión en la propiedad horizontal y, sin embargo, no siempre existe claridad sobre aspectos fundamentales como la designación del presidente del consejo de administración o la imposición de multas a los copropietarios. Cuando estos temas se manejan de manera improvisada, los conflictos no tardan en aparecer. He acompañado durante más de treinta años procesos contables y jurídicos en copropiedades, y puedo afirmar que la mayoría de problemas no nacen de la mala fe, sino del desconocimiento. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
La primera pregunta que suele surgir es quién nombra al presidente del consejo de administración. Para entenderlo correctamente debemos recordar que, en el régimen de propiedad horizontal regulado por la Ley 675 de 2001, la asamblea general de copropietarios es la encargada de elegir a los miembros del consejo de administración, cuando este órgano exista según el reglamento. Es decir, la asamblea designa a los consejeros, pero normalmente es el propio consejo, en su primera sesión, quien elige internamente a su presidente, vicepresidente o secretario, salvo que el reglamento establezca algo diferente. Este detalle, que parece sencillo, ha generado múltiples discusiones cuando los reglamentos son ambiguos o cuando la asamblea intenta intervenir directamente en la elección del presidente del consejo sin que exista base normativa para ello.
En la práctica encontramos tres escenarios frecuentes. El primero, cuando el reglamento de propiedad horizontal indica expresamente que la asamblea elige no solo a los miembros del consejo sino también al presidente del mismo. En ese caso, debe respetarse lo dispuesto en el reglamento, siempre que no contravenga la ley. El segundo escenario es el más común: la asamblea elige a los integrantes del consejo y estos, en reunión formal, designan entre ellos al presidente. El tercer escenario, que suele generar conflictos, ocurre cuando no existe consejo de administración porque la copropiedad es pequeña o el reglamento no lo contempla; allí la asamblea puede asumir directamente funciones que en otras propiedades recaen en el consejo.
¿Por qué es tan importante esta distinción? Porque la figura del presidente del consejo no es simbólica. Tiene funciones concretas como liderar reuniones, firmar actas, hacer seguimiento a decisiones, interactuar con el administrador y, en algunos casos, representar judicialmente a la copropiedad junto con el administrador. Si su designación no se realiza conforme al reglamento y a la ley, cualquier decisión posterior podría ser demandada por nulidad. He visto casos en los que un contrato importante fue cuestionado porque quien lo suscribió no estaba debidamente facultado.
Aquí es donde el acompañamiento contable y jurídico marca la diferencia. En Mi Contabilidad analizamos previamente el reglamento, verificamos la convocatoria, el quórum y el procedimiento de elección. Además, revisamos que el acta recoja fielmente lo decidido, con firmas y anexos completos. Una asamblea bien documentada evita años de litigio. Te invito a que antes de tu próxima asamblea revisemos juntos la estructura de tu reglamento y los riesgos existentes; una asesoría preventiva siempre es más económica que una defensa judicial.
Ahora bien, la segunda gran inquietud gira en torno a las multas. ¿Cómo se establecen? ¿Puede el consejo imponerlas libremente? ¿Existe un límite? En propiedad horizontal, las multas no son un mecanismo arbitrario de castigo; son una herramienta disciplinaria que debe estar expresamente prevista en el reglamento de propiedad horizontal. La ley exige que el reglamento contemple las conductas sancionables, el procedimiento, el monto máximo y el debido proceso.
Uno de los errores más comunes es imponer multas sin haber agotado un procedimiento formal que garantice el derecho de defensa del presunto infractor. El copropietario debe ser notificado, tener la oportunidad de presentar descargos y aportar pruebas. Solo después de ese proceso, el órgano competente —generalmente el consejo de administración o la asamblea, según el reglamento— puede decidir la sanción. Si no se respeta el debido proceso, la multa puede ser anulada por un juez.
También es fundamental entender que las multas deben ser proporcionales y razonables. No pueden superar los topes establecidos por la ley ni convertirse en un mecanismo recaudatorio. La finalidad es corregir comportamientos que afecten la convivencia o el uso adecuado de los bienes comunes, como ruidos excesivos, uso indebido de zonas comunes o mora reiterada cuando así lo contemple el reglamento. Sin embargo, para el cobro de cuotas de administración existen mecanismos específicos; no todo incumplimiento económico se tramita como multa.
En Colombia, a diferencia de algunos países europeos donde las comunidades de propietarios cuentan con sistemas de mediación obligatoria antes de imponer sanciones, nuestro régimen confía en la autorregulación a través del reglamento y la vigilancia judicial posterior. En Estados Unidos, por ejemplo, las Homeowners Associations suelen tener manuales muy detallados de sanciones y escalas progresivas; aquí muchas copropiedades aún operan con reglamentos desactualizados de hace más de veinte años. Esa es una alerta que no debemos ignorar.
He conocido edificios donde el reglamento no menciona expresamente las multas, pero el consejo decide crearlas por “necesidad”. Esa práctica es riesgosa. Sin base reglamentaria no hay potestad sancionatoria. Por eso recomendamos revisar y, si es necesario, reformar el reglamento mediante asamblea con las mayorías exigidas por la ley. Actualizar el reglamento no es un gasto, es una inversión en seguridad jurídica.
En este punto quiero hacer una segunda invitación concreta: si tu copropiedad no ha revisado su reglamento en los últimos cinco años, agenda una reunión con nuestro equipo. Realizamos un diagnóstico integral que incluye aspectos contables, tributarios y de cumplimiento normativo. Además, ofrecemos una revisión inicial sin costo del acta de la última asamblea para identificar riesgos formales. Es una de nuestras ofertas sin riesgo porque creemos en la prevención como herramienta de gestión.
La contabilidad en propiedad horizontal tiene particularidades que muchas veces se subestiman. Aunque no persigue ánimo de lucro, la copropiedad debe llevar contabilidad, presentar información financiera bajo marcos técnicos vigentes y cumplir obligaciones tributarias cuando corresponda. Una multa mal registrada contablemente puede distorsionar los estados financieros y generar observaciones del revisor fiscal, cuando exista. Recordemos que la transparencia en la información fortalece la confianza entre copropietarios.
En nuestra experiencia, los conflictos por multas y nombramientos suelen escalar cuando no hay claridad financiera. Si un copropietario percibe que las decisiones se toman sin soporte contable o que los recursos no se manejan con rigurosidad, la inconformidad aumenta. Por eso integramos la asesoría jurídica con herramientas tecnológicas que permiten trazabilidad de ingresos, egresos y decisiones. Aquí es donde el apoyo estratégico de Julio César Moreno Duque resulta fundamental. A través de soluciones digitales, automatización de actas, control documental y tableros de seguimiento, logramos que la información esté disponible en tiempo real para el consejo y la administración. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Imaginemos un caso típico: una copropiedad de cincuenta unidades, con reglamento antiguo, donde el consejo decide imponer multas por parqueo indebido sin procedimiento formal. Dos copropietarios demandan la nulidad de las decisiones de la asamblea porque consideran que el presidente del consejo fue elegido irregularmente. El juez revisa el acta y encuentra inconsistencias en el quórum y en la votación. Resultado: nulidad parcial, devolución de dineros y deterioro del ambiente comunitario. Todo esto pudo evitarse con una revisión previa de convocatoria, poderes y redacción del acta.
Otro caso frecuente ocurre cuando la asamblea pretende limitar derechos individuales más allá de lo permitido por la ley, por ejemplo, prohibiendo de manera absoluta el arrendamiento o imponiendo sanciones desproporcionadas por tenencia de mascotas, sin sustento en el reglamento ni en criterios de razonabilidad. Las decisiones de la asamblea, aunque son soberanas dentro del marco legal, no pueden vulnerar derechos fundamentales ni exceder las competencias otorgadas por la ley.
Desde el punto de vista tributario y de control, también es relevante verificar que las multas se registren adecuadamente y que su destinación esté alineada con el presupuesto aprobado. No pueden convertirse en una caja menor paralela. La transparencia protege tanto al administrador como a los miembros del consejo frente a eventuales investigaciones.
Estos contenidos complementan la comprensión integral de la gestión en copropiedades y forman parte de nuestra red de conocimiento interno.
Cuando asesoramos asambleas, acompañamos desde la planeación de la convocatoria hasta la elaboración final del acta y su archivo digital seguro. Verificamos que la elección del consejo y de su presidente se ajuste al reglamento, que las decisiones sobre multas respeten el debido proceso y que la contabilidad refleje con claridad cada movimiento. Además, capacitamos al consejo en responsabilidades civiles y penales, porque muchos aceptan el cargo sin conocer los riesgos asociados.
Quiero insistir en algo esencial: ser miembro del consejo no es un honor simbólico, es una responsabilidad legal. Las decisiones deben estar soportadas en análisis técnico y en cumplimiento normativo. La improvisación puede salir costosa. Por eso ofrecemos un segundo beneficio sin riesgo: una sesión virtual de orientación para nuevos consejeros, donde explicamos funciones, límites y buenas prácticas, sin compromiso posterior. Nuestro objetivo es elevar el nivel de gestión en las copropiedades colombianas.
Si eres administrador, consejero o copropietario y sientes que tu asamblea se acerca sin claridad suficiente, este es el momento de actuar. No esperes a que surja el conflicto. La prevención es la mejor estrategia financiera y jurídica. Agenda tu reunión, revisa tu reglamento, fortalece tu contabilidad y toma decisiones informadas.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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