Una empresa puede haber liquidado correctamente el impuesto de timbre durante 2025, declarado la retención en el formulario 350 y, aun así, cometer un error al preparar la información exógena. La dificultad aparece porque el formato 1001 versión 10 no tiene una columna independiente llamada “retención por impuesto de timbre”. Esto puede llevar a dejar el valor por fuera, mezclarlo con la retención de renta sin identificar correctamente la operación o reportar como pago un valor que en realidad corresponde a la base del impuesto. El problema no es menor: la información exógena permite a la DIAN efectuar cruces entre terceros, pagos, retenciones y declaraciones tributarias. Para el año gravable 2025, además, debe considerarse la reactivación temporal de la tarifa general del impuesto de timbre introducida por el Decreto Legislativo 0175 de 2025. Por eso, antes de generar el archivo, es indispensable entender qué se reporta, dónde se reporta y con qué tercero.
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El impuesto de timbre volvió a tener efecto durante 2025
El impuesto de timbre no apareció como un tributo nuevo en 2025. Su estructura ya se encontraba regulada principalmente en el artículo 519 del Estatuto Tributario, pero la tarifa general prevista en el parágrafo 2 había permanecido en cero por ciento.
El artículo 8 del Decreto Legislativo 0175 del 14 de febrero de 2025 modificó temporalmente esa tarifa y la llevó al 1 %. Según la doctrina de la DIAN, la tarifa comenzó a aplicarse desde el 22 de febrero de 2025 y permaneció vigente hasta el 31 de diciembre del mismo año. A partir del 1 de enero de 2026, para esta regla general, la tarifa volvió al 0 %.
Esto significa que no basta con encontrar un contrato superior a determinado valor y aplicar automáticamente el 1 %. Primero deben revisarse los elementos del hecho generador, la fecha del documento, las partes intervinientes, las exclusiones o exenciones aplicables, la forma como se determinó la cuantía y, cuando corresponda, las modificaciones, adiciones o prórrogas contractuales.
La DIAN ha reiterado, por ejemplo, que las modificaciones o adiciones de obligaciones y las prórrogas documentadas desde el 22 de febrero de 2025 pueden generar el impuesto cuando se cumplen los demás requisitos del artículo 519 del Estatuto Tributario. También ha señalado tratamientos particulares para contratos celebrados antes de esa fecha y para contratos de cuantía indeterminada.
Por eso, antes de preguntarse cómo llevar una retención a exógena, hay una pregunta anterior: ¿la retención de timbre estuvo correctamente causada?
El formato 1001 sí contempla el timbre, aunque no tenga una columna propia
Para el año gravable 2025, la DIAN identifica el formato 1001 versión 10 como el formato correspondiente a pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas. La regulación aplicable se encuentra, entre otras disposiciones, en la Resolución 000162 de 2023, modificada posteriormente.
El punto que genera confusión está en el diseño del formato.
La Resolución 000162 establece que deben informarse las retenciones practicadas o asumidas a título de renta, IVA y timbre. Además, dentro de los conceptos relacionados con el impuesto de timbre aparecen:
Concepto 5053: retenciones practicadas a título de timbre.
Concepto 5054: devolución de retenciones a título de impuesto de timbre correspondientes a operaciones de años anteriores.
Hasta aquí parecería sencillo. La dificultad surge porque el formato 1001 versión 10 no incorpora una casilla independiente denominada “retención de timbre”.
La propia Resolución indica cómo resolverlo.
¿En qué casilla se reporta la retención de timbre?
La instrucción normativa es expresa: los valores correspondientes a la retención del impuesto de timbre deben informarse en la casilla “retenciones en la fuente a título de renta” del formato 1001.
Esto no significa que tributariamente el impuesto de timbre se convierta en retención de renta.
Lo que existe es una regla técnica de diligenciamiento del formato.
Por tanto, cuando se reporte una retención practicada a título de timbre, debe emplearse el concepto específico correspondiente al impuesto de timbre y ubicar el valor retenido en la columna utilizada técnicamente por el formato para las retenciones a título de renta.
Esta distinción es importante porque un archivo puede cumplir la estructura XML exigida por la DIAN y, sin embargo, contener una clasificación equivocada de la operación.
La base del impuesto también tiene una regla especial
Otro error frecuente consiste en suponer que el valor que dio origen al impuesto debe registrarse como un gasto deducible ordinario.
La Resolución 000162 contiene una instrucción específica: el valor base de las retenciones practicadas a título de impuesto de timbre debe reportarse en la casilla de pagos o abonos en cuenta no deducibles, dejando en cero la casilla de pagos o abonos en cuenta deducibles.
Esto responde a la estructura técnica utilizada por la DIAN para recibir este tipo de información. No debe interpretarse automáticamente como una conclusión sobre la deducibilidad fiscal del contrato, gasto u operación que originó el documento.
En otras palabras, hay que separar dos asuntos:
Confundir ambos conceptos puede producir ajustes contables o tributarios innecesarios.
Un registro diferente para identificar correctamente el timbre
Para reportar adecuadamente una retención de timbre no resulta conveniente sumar simplemente ese valor a la retención ordinaria de renta que pueda existir sobre el mismo proveedor y presentar un único registro sin distinguir conceptos.
La información debe conservar la identificación que permita reconocer que se trata de una retención correspondiente al concepto 5053.
En términos prácticos, el registro asociado al timbre debe contener la identificación del tercero correspondiente, el concepto 5053, la base en la casilla indicada para pagos o abonos no deducibles, cero en la casilla de pagos deducibles y el valor de la retención de timbre en la casilla técnica destinada a retenciones en la fuente a título de renta.
Si además existen honorarios, servicios, compras, arrendamientos u otros pagos al mismo tercero sujetos a retención de renta, esas operaciones deberán conservar su correspondiente concepto y tratamiento.
El objetivo no es crear una nueva obligación que la Resolución no exige, sino evitar que la naturaleza de cada valor desaparezca al consolidar la información.
El tercero también debe revisarse
La información exógena no es únicamente una suma de valores.
Uno de sus principales propósitos es permitir cruces entre quienes realizaron pagos, quienes recibieron ingresos y quienes practicaron o soportaron retenciones. La DIAN señala expresamente que la información exógena se utiliza para cruces, estudios y labores de fiscalización.
Por esta razón, antes de presentar el formato 1001 conviene comprobar:
identificación del tercero;
dígito de verificación cuando corresponda;
razón social o nombres;
concepto reportado;
base de la retención;
valor efectivamente retenido;
valores declarados durante el año;
registros contables que soportan la operación.
Un error en el NIT puede ser tan relevante como un error en el valor.
No confunda causación, declaración y exógena
En la práctica existen tres controles que deberían coincidir, aunque cumplen funciones diferentes.
Primero está la determinación del impuesto: establecer si el documento se encontraba gravado y cuál era su base y tarifa.
Después aparece la retención y declaración, cuando exista un agente obligado a practicarla y trasladarla a la DIAN.
Finalmente está la información exógena, que comunica a la administración tributaria las operaciones y retenciones conforme a la estructura establecida para el año gravable.
Durante 2025 la DIAN incluso incorporó en el diligenciamiento del formulario 350 unas casillas técnicas para diferenciar las retenciones relacionadas con la tarifa temporal del 1 % del impuesto de timbre de otras retenciones por este mismo impuesto.
Por eso una conciliación adecuada no debería limitarse al saldo de la cuenta contable.
Debe permitir relacionar, como mínimo, contrato o documento, tercero, hecho generador, base, tarifa, fecha de causación, retención practicada, declaración correspondiente y registro que finalmente llegará al formato 1001.
Errores que pueden generar diferencias
Entre las situaciones que merecen especial revisión están:
Qué debería revisarse antes de transmitir el formato
Un procedimiento prudente comienza por obtener el universo de documentos en los que durante 2025 se determinó impuesto de timbre.
Después debe cruzarse ese listado contra las retenciones contabilizadas y las declaraciones mensuales presentadas.
Posteriormente se identifica cada tercero y se verifica que los importes que llegarán al concepto 5053 correspondan efectivamente a retenciones de timbre.
Finalmente se revisa la estructura exigida por el formato 1001: base, columnas utilizadas, concepto, identificación y valores.
En Mi Contabilidad podemos realizar un diagnóstico del tratamiento aplicado, conciliar las retenciones de timbre con la información contable y tributaria y ejecutar, según el alcance contratado, la preparación o revisión de la información exógena correspondiente.
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Conocer la regla no reemplaza el análisis del caso
Saber que la retención de timbre se reporta mediante el concepto 5053 es información útil.
Comprender por qué su base ocupa una determinada casilla en el formato 1001 exige revisar la regulación.
Determinar si un contrato específico causó el impuesto requiere analizar sus condiciones particulares.
Y preparar correctamente la información exógena requiere conciliar documentos, contabilidad, declaraciones, terceros y especificaciones técnicas.
Son niveles distintos de trabajo.
Un artículo, una herramienta de consulta o una inteligencia artificial pueden facilitar la comprensión general, pero no pueden reemplazar la revisión documental cuando existen contratos, modificaciones, adiciones, cuantías o tratamientos particulares.
La consistencia es el verdadero control
El riesgo del impuesto de timbre en la información exógena no está solamente en conocer una tarifa. Está en lograr que la historia tributaria de la operación sea coherente de principio a fin.
El documento debe justificar la causación.
La contabilidad debe registrar adecuadamente la obligación.
La declaración debe reflejar la retención practicada.
Y la información exógena debe identificar correctamente tercero, concepto, base y retención.
Para el año gravable 2025, la regla esencial del formato 1001 puede resumirse así: la retención practicada a título de timbre se identifica con el concepto 5053; su base se reporta en pagos o abonos en cuenta no deducibles, dejando en cero los deducibles; y el importe de la retención se registra técnicamente en la casilla de retenciones en la fuente a título de renta.
Revisar esta información antes de transmitirla permite reducir diferencias entre contabilidad, declaraciones y reportes a la DIAN y aporta mayor seguridad al cumplimiento fiscal.
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