Una empresa puede creer que la licencia parental compartida se resuelve con una simple autorización interna, pero ahí empieza el riesgo: si no hay acuerdo escrito, fechas claras, certificado médico, registro civil y correcta trazabilidad ante EPS y empleadores, el beneficio puede convertirse en reproceso de nómina, discusión laboral o pérdida de soporte para el reconocimiento económico. La licencia parental compartida permite que madre y padre distribuyan las últimas seis semanas de la licencia de maternidad, siempre que la madre disfrute como mínimo las primeras doce semanas posteriores al parto, según la Ley 2114 de 2021 y el recordatorio del Ministerio del Trabajo citado por Actualícese. Para el empresario, el punto no es solo conceder el tiempo: es documentar bien, liquidar correctamente y evitar decisiones improvisadas que afecten al trabajador, a la familia y al control de la nómina.
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Licencia parental compartida: no es un permiso informal
La licencia parental compartida fue creada para permitir una distribución más equilibrada del cuidado del recién nacido entre madre y padre. En términos sencillos, la madre conserva obligatoriamente las primeras doce semanas posteriores al parto, y las seis semanas finales de la licencia de maternidad pueden distribuirse entre ambos padres si existe acuerdo y se cumplen los requisitos legales.
El error común en muchas empresas es tratar esta figura como una licencia “negociable” sin revisar soportes. No basta con que el trabajador informe verbalmente que tomará semanas de licencia. Debe existir un acuerdo escrito entre los padres, presentado ante los empleadores dentro de los 30 días siguientes al nacimiento, junto con el registro civil y la certificación médica correspondiente.
El riesgo para la empresa está en la nómina y el soporte
Cuando una empresa no controla bien estas novedades, aparecen errores como:
- pagar días que no corresponden;
- registrar mal la novedad en nómina;
- confundir licencia de paternidad con licencia parental compartida;
- no conservar el acuerdo escrito;
- no verificar fechas de inicio y terminación;
- afectar aportes a seguridad social;
- tener diferencias con la EPS sobre el reconocimiento económico.
La licencia de paternidad ordinaria no desaparece por el hecho de acudir a la licencia parental compartida. Son figuras distintas. La primera corresponde al derecho propio del padre; la segunda permite distribuir parte de la licencia de maternidad, bajo condiciones específicas.
Requisitos que deben revisarse con cuidado
Para evitar reprocesos, la empresa debe solicitar y conservar, como mínimo:
- Registro civil de nacimiento del menor, presentado ante la EPS dentro del plazo legal.
- Acuerdo escrito entre los padres sobre la distribución de las seis semanas.
- Certificado médico con estado de embarazo o constancia de nacimiento.
- Fecha probable de parto o fecha real de nacimiento.
- Fecha de inicio de la licencia para cada padre.
- Autorización médica del acuerdo, para proteger la salud de la madre y del recién nacido.
Un ejemplo práctico
Imagine una empresa donde el padre solicita cuatro semanas de licencia parental compartida, pero solo entrega un correo informal. La empresa autoriza la ausencia, paga la nómina y después intenta soportar el reconocimiento ante la EPS. Si falta el acuerdo escrito, si las fechas no coinciden con la licencia de maternidad o si no existe certificado médico autorizado, la empresa puede quedar con un pago difícil de recuperar o con una novedad laboral mal documentada.
Ahí es donde la contabilidad y la nómina dejan de ser tareas mecánicas. Se convierten en control: verificar documentos, revisar fechas, cruzar soportes y dejar evidencia clara.
Qué debe hacer el empleador
El empleador debe actuar con orden. Primero, recibir la solicitud formal. Segundo, validar documentos. Tercero, revisar que la distribución no afecte las semanas mínimas obligatorias de la madre. Cuarto, registrar correctamente la novedad en nómina. Quinto, conservar los soportes para eventuales revisiones de EPS, auditoría, UGPP o Ministerio del Trabajo.
También es recomendable que el área contable y de talento humano trabajen juntas. Una licencia mal registrada puede afectar salario base, seguridad social, provisiones, reportes internos y conciliaciones de nómina.
La licencia parental compartida es un derecho importante, pero para la empresa exige control. No se trata de negar beneficios, sino de reconocerlos correctamente. La claridad documental protege al trabajador, a la familia y al empleador.
Una nómina bien soportada evita sanciones, discusiones y pérdidas económicas. El cumplimiento laboral también es parte del control financiero.
“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
