El Decreto 0223 de 2026 cambió la forma en que empresas, universidades y estudiantes deben gestionar las prácticas universitarias en Colombia. Aunque la práctica sigue siendo formativa y no laboral, ahora exige más formalidad, acuerdos escritos mejor estructurados, publicación de plazas en ciertos casos, seguimiento real y controles que reducen la improvisación. Para las organizaciones, el riesgo ya no está solo en incumplir un trámite, sino en confundir prácticas con aprendizaje o usar estudiantes para cubrir funciones permanentes. En este blog te explicamos qué cambió, qué se mantiene, cuáles son los errores que más exponen a sanciones y cómo ajustar procesos de talento humano, nómina, seguridad social y control interno sin afectar la experiencia del practicante. Una lectura clave para pymes, independientes, instituciones educativas y áreas administrativas que necesitan actuar con criterio y seguridad, con respaldo, tecnología aplicada y cumplimiento preventivo.
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Durante años, muchas empresas en Colombia recibieron practicantes universitarios con buena intención, pero con reglas internas débiles, documentos incompletos y una peligrosa costumbre: tratar la práctica como si fuera una ayuda informal o, peor aún, como mano de obra barata. Con el Decreto 0223 de 2026, ese margen de ambigüedad se redujo. Hoy no basta con abrir un cupo y esperar que la universidad resuelva lo demás; se requiere trazabilidad, claridad en la finalidad formativa, definición de responsabilidades y una ejecución coherente con la norma. Para gerentes, responsables de talento humano, contadores e instituciones educativas, el cambio obliga a revisar procesos antes de que un error termine convertido en contingencia laboral o reputacional. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
Lo primero que conviene aclarar, porque aquí nació gran parte de la confusión empresarial de los últimos meses, es que el Decreto 0223 del 5 de marzo de 2026 no convirtió las prácticas universitarias en contratos de trabajo. Lo que hizo fue subrogar el capítulo del Decreto 1072 de 2015 sobre prácticas laborales y contrato de aprendizaje, ordenar definiciones, separar con más nitidez la vinculación formativa del contrato de aprendizaje y unificar reglas operativas que antes estaban dispersas. El propio Ministerio del Trabajo presentó el decreto como una norma para unificar las reglas de prácticas y aprendizaje, con más protección, salario y derechos para estudiantes, precisamente porque distingue figuras con efectos jurídicos diferentes. En paralelo, el contenido del decreto y el marco ya tratado por Mi Contabilidad muestran que la práctica universitaria sigue siendo una actividad pedagógica, supervisada por la institución educativa y el escenario de práctica, y que no constituye, por sí sola, una relación laboral.
Para una empresa esto cambia mucho más de lo que parece. Durante años, varias organizaciones recibieron estudiantes bajo fórmulas improvisadas: una carta simple, un correo, una promesa verbal con la universidad o un apoyo económico sin reglas claras. El problema es que el nuevo decreto empuja a documentar mejor la finalidad formativa, a identificar con precisión si la figura aplicable es práctica laboral o contrato de aprendizaje y a ordenar la trazabilidad de la plaza, la supervisión y las condiciones de ejecución. Cuando la norma exige diferenciación y la empresa sigue operando con formatos genéricos, el riesgo deja de ser solo administrativo. Empieza a tocar presupuesto, seguridad social, cumplimiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, tratamiento contable de los apoyos y, sobre todo, la capacidad de defender la actuación empresarial ante una reclamación futura.
La diferencia central hoy debe quedar grabada en la mente de gerentes, coordinadores de talento humano y contadores: la práctica universitaria se mueve en la lógica de la formación; el aprendizaje, después de la Ley 2466 de 2025, se mueve en la lógica de un vínculo laboral especial a término fijo. Mi Contabilidad ya lo había explicado en su artículo “Prácticas vs Aprendizaje: ¿qué cambió con la reforma?”, donde precisó que el contrato de aprendizaje pasó a tener derechos laborales completos, mientras la práctica universitaria conserva su naturaleza no laboral y académica. Esa distinción no es un tecnicismo; es el punto que determina si habrá salario, prestaciones, afiliaciones más amplias, provisiones laborales y manejo de nómina, o si lo correcto será estructurar un acuerdo formativo con alcance pedagógico, seguimiento y cobertura de riesgos laborales según corresponda.
El Decreto 0223 de 2026 también elevó el estándar de formalización. Diversos resúmenes jurídicos coinciden en que la vinculación formativa debe quedar soportada en un acuerdo de voluntades por escrito en el sector privado, mientras que en el sector público operan instrumentos propios de la administración. Además, la norma refuerza la idea de que la práctica es tripartita: estudiante, institución educativa y escenario de práctica. Esto parece obvio, pero en la realidad muchas pymes actuaban como si solo existieran dos actores: la empresa y el estudiante. Cuando se excluye a la institución del seguimiento real, la práctica pierde soporte pedagógico y se acerca peligrosamente a una prestación material de servicios.
Aquí aparece uno de los mayores cambios prácticos: ya no basta con que el estudiante “ayude” en el área administrativa, comercial o contable. Las actividades deben guardar relación con el programa académico o formativo, existir supervisión y poder demostrarse que la experiencia aporta aprendizaje verificable. Esa orientación ya venía de la Ley 1780 de 2016 y de la Resolución 3546 de 2018, pero el nuevo decreto la recoloca en el centro de la conversación porque ordena el sistema y reduce la cómoda confusión que antes permitía mezclar prácticas, apoyo temporal y aprendizaje en una sola bolsa. En términos sencillos: si el estudiante está cubriendo una vacante estructural, reemplazando a un trabajador ausente o asumiendo metas productivas sin verdadero componente formativo, la empresa se mete en una zona de alto riesgo.
Otro punto sensible es la publicación y gestión de plazas de práctica. El decreto, según los resultados visibles en el texto oficial y en comentarios especializados, incorpora el registro y publicación de plazas a través del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo, con reglas y excepciones para ciertos esquemas, como la modalidad dual. Esto obliga a revisar la forma en que se convocan practicantes y a abandonar procesos cerrados o informales que no dejen evidencia. En empresas pequeñas, donde el ingreso de practicantes muchas veces dependía de recomendaciones o convenios no estandarizados, el cambio supone construir un procedimiento. En entidades más grandes, exige alinear reclutamiento, convenios universitarios, cumplimiento laboral y archivo documental.
Desde el frente de seguridad social, la práctica universitaria tampoco puede manejarse a la ligera. Mi Contabilidad recordó en su ABC de las prácticas laborales universitarias que, al no existir relación laboral, no hay prestaciones sociales ni afiliación a salud y pensión por esa sola condición, pero sí deben atenderse las obligaciones en riesgos laborales para las prácticas que impliquen exposición y escenario de trabajo real. El decreto de 2026 mantiene la idea de un marco regulado y más controlado, lo que exige revisar matriz de riesgos, afiliación a la ARL cuando aplique, inducción, elementos de protección y trazabilidad del acompañamiento. Pensar que por no existir contrato laboral desaparecen todas las obligaciones es un error frecuente y costoso.
En este punto conviene hacer una pausa estratégica. Muchas organizaciones creen que el impacto de esta norma es solo jurídico, pero su alcance es también contable y de control interno. Cuando una empresa entrega auxilios, apoyos de sostenimiento, herramientas, bonos o reconocimientos a practicantes, debe tener claro qué naturaleza tiene cada flujo, cómo se soporta, cómo se registra y qué documento le da contexto. Un auxilio de práctica no equivale automáticamente a salario, pero una mala redacción, una práctica desbordada o la ausencia de soporte académico pueden abrir debates sobre la verdadera naturaleza de la relación. Por eso insistimos en algo que en Mi Contabilidad repetimos con convicción: La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Registrar bien empieza por vincular bien.
También hay un efecto reputacional que muchas empresas subestiman. En Colombia, el discurso empresarial sobre primer empleo, formación y responsabilidad social pierde credibilidad cuando el practicante termina ejecutando labores repetitivas, sin tutor, sin plan de aprendizaje y sin posibilidades reales de desarrollo. El Decreto 0223 de 2026 va en dirección contraria: busca que la práctica vuelva a entenderse como puente entre formación y trabajo, no como ahorro encubierto en costos laborales. El Ministerio del Trabajo presentó el cambio justamente bajo una narrativa de mayor protección y reglas unificadas. Esto obliga a las organizaciones a demostrar coherencia entre lo que publican en sus vacantes, lo que firman con la universidad y lo que ocurre de verdad en el día a día.
Si miramos el comparativo entre Colombia y el contexto internacional, la tendencia es similar: las prácticas de calidad se justifican cuando tienen un componente real de aprendizaje, supervisión y transición ordenada al empleo, mientras los marcos comparados desconfían de las pasantías que reemplazan puestos regulares. La OIT ha advertido sobre los costos socioeconómicos cuando las prácticas sustituyen empleos de entrada, y la Comisión Europea impulsó en 2024 propuestas para reforzar la calidad de las traineeships, incluyendo condiciones de trabajo, inclusión y prevención de relaciones laborales encubiertas. En otras palabras, Colombia no está caminando sola; está alineándose con una discusión global que exige experiencias formativas auténticas y no simples fórmulas de ahorro empresarial.
La diferencia colombiana, sin embargo, es que nuestro tejido empresarial está compuesto en gran parte por pymes que no siempre tienen una estructura robusta de talento humano. Ahí es donde el decreto puede generar más angustia, porque impone orden en organizaciones que a veces apenas logran sostener el día a día operativo. Pensemos en una firma de ingeniería con quince trabajadores que recibe practicantes de último semestre. Antes quizá firmaba un formato estándar y asignaba al estudiante al jefe de proyectos. Hoy necesita verificar si la plaza debe publicarse, si el acuerdo incluye las condiciones esenciales, si el rol del tutor está definido, si la actividad está conectada con el programa académico, si la práctica involucra riesgos y si el cierre del proceso quedará documentado. No es imposible; pero sí exige método.
Pensemos ahora en un caso distinto: una clínica que recibe estudiantes de áreas administrativas y de apoyo no asistencial. Si mezcla practicantes universitarios con aprendices, auxiliares temporales y contratistas, puede terminar aplicando el documento equivocado o imputando mal los costos. Allí el error no solo compromete cumplimiento laboral, sino también indicadores financieros, presupuestos por centro de costo y preparación para auditoría. Un revisor fiscal o un auditor interno que encuentre prácticas mal estructuradas no verá solo un asunto de recursos humanos; verá una debilidad de control interno, de segregación documental y de exposición legal. Por eso estas novedades no deben quedarse en un correo reenviado al área jurídica. Deben bajar a procedimientos, matrices y revisiones cruzadas.
En Mi Contabilidad acompañamos este tipo de ajustes desde una visión integral. No nos limitamos a leer la norma y repetirla. Revisamos cómo ese cambio afecta contratos, acuerdos de vinculación formativa, archivo, provisiones, manejo de terceros, seguridad social, presupuesto y evidencia para inspección o auditoría. Ese enfoque es especialmente valioso en una reforma como esta, donde la empresa puede creer que “todo sigue igual” porque la práctica no se volvió laboral, cuando en realidad cambió la exigencia de orden, prueba y trazabilidad. Aquí una microllamada necesaria: agenda una revisión preventiva antes del próximo ingreso de practicantes y evita corregir bajo presión. A veces una sola tarde de ajuste documental ahorra meses de discusiones posteriores.
Además, contamos con el respaldo estratégico de Julio César Moreno Duque, experto en tecnología, automatización y transformación digital, para convertir el cumplimiento en procesos inteligentes. Eso significa que la empresa no tiene que depender de carpetas sueltas, correos perdidos o memorias individuales. Puede estructurar flujos de aprobación, checklists digitales, alertas de vencimiento, repositorios y tableros de seguimiento que unan talento humano, contabilidad y gerencia. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria. Cuando la norma se vuelve más detallada, la respuesta no debe ser más improvisación, sino mejor sistema.
También vale la pena desmontar una idea peligrosa: creer que toda práctica sin salario es automáticamente válida. A nivel comparado, y también en Colombia, la discusión relevante no es solamente si existe pago, sino si existe aprendizaje real, supervisión y límites claros para que el estudiante no reemplace trabajadores. Por eso, aunque el auxilio de práctica pueda ser no salarial y aunque algunas prácticas hayan operado históricamente con apoyos flexibles, la organización debe preguntarse qué evidencia tiene de la finalidad formativa. Ese es el tipo de pregunta que hoy puede marcar la diferencia entre una práctica bien estructurada y una contingencia.
En nuestra experiencia, los errores más comunes se repiten. Se firma tarde. No se define tutor. Se asignan tareas ajenas al programa. Se extiende la práctica sin soporte. Se promete contratación futura para exigir resultados inmediatos. Se usa el mismo formato para todos los estudiantes. Se entrega un auxilio sin acto o cláusula que explique su naturaleza. Se omite revisar riesgos laborales. Se archiva mal. Y cuando el estudiante se retira o surge una inconformidad, la empresa descubre que no puede probar lo esencial. Esa es precisamente la clase de vulnerabilidad que el Decreto 0223 de 2026 busca reducir al ordenar reglas y exigir más claridad operativa.
La buena noticia es que este nuevo escenario también abre oportunidades. Una empresa que reciba practicantes con reglas claras puede convertir la experiencia en una verdadera cantera de talento, fortalecer su marca empleadora y generar transición ordenada hacia futuras vinculaciones laborales o contratos de aprendizaje cuando corresponda. En países y sistemas donde el aprendizaje basado en el trabajo se estructura bien, se reconoce su valor para mejorar la transición al mercado laboral y beneficiar tanto a estudiantes como a empresas. La clave no es tener practicantes por tenerlos, sino diseñar experiencias con propósito, medición y acompañamiento.
Por eso, más que preguntar si el decreto “endureció” la práctica universitaria, conviene preguntarse si su empresa estaba gestionándola con la seriedad que siempre debió tener. Si la respuesta es no, este es el momento de actuar. Segunda microllamada a la acción: conversemos y revisemos juntos su modelo de prácticas antes de abrir nuevas plazas. Y para que dar el paso sea más fácil, hoy ofrecemos dos opciones sin riesgo: una primera orientación diagnóstica sin costo para identificar vacíos críticos, y una revisión exprés de sus formatos actuales para señalar ajustes prioritarios sin compromiso de contratación. Ese acompañamiento temprano suele marcar la diferencia entre un cambio controlado y una contingencia acumulada.
Al final, el Decreto 0223 de 2026 no debe verse como una amenaza aislada, sino como una señal clara de madurez regulatoria. El país está diciendo que formar también implica ordenar, supervisar y respetar límites. Las universidades deberán fortalecer su seguimiento; las empresas, profesionalizar su recepción de estudiantes; y las áreas contables, laborales y administrativas, trabajar de manera articulada. Ese es el tipo de transformación que en Mi Contabilidad sabemos acompañar con criterio técnico, cercanía humana y herramientas prácticas para que el cumplimiento no frene la operación, sino que la haga más sólida. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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