Imagínate a Carolina, emprendedora de una microempresa de diseño gráfico, revisando su contabilidad: ve cargos bancarios por comisiones, intereses, tarifas, pero al solicitar la factura correspondiente, el banco sólo entrega un “estado de cuenta”. Carolina duda: ¿ese documento basta como soporte fiscal para deducir costos y gastos? En muchos despachos contables o durante auditorías, ese “estado de cuenta” se rechaza por no cumplir requisitos formales. Como profesional con más de 30 años de experiencia, voy a explicar cómo la DIAN ha interpretado la validez del extracto bancario, cuáles condiciones debe cumplir y cómo proteger tus deducciones sin caer en riesgos. Abordaré casos de pymes, freelancers y empresas de servicios, con ejemplos reales y herramientas tecnológicas que integran contabilidad y cumplimiento. Aprenderás cuándo el extracto es útil, cuándo necesitas emitir un documento adicional y cómo fortalecer tu respaldo tributario.
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Siempre digo a mis clientes: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Y cuando hablamos de soportes fiscales, esa afirmación cobra toda su fuerza. En particular, la duda sobre si un extracto bancario (o estado de cuenta) tiene validez frente a la DIAN como soporte de costos, gastos o deducciones es una de las interrogantes más frecuentes. Aquí te la aclaro con fundamento, ejemplos y recomendaciones prácticas para que no pongan en riesgo tus beneficios tributarios.
Riesgos al usar “estado de cuenta”
Cuando una empresa asume una comisión bancaria, un interés por sobregiro o un cargo por servicios, esos pagos sí pueden ser costos o gastos tributarios (y en el IVA, descontables) siempre que estén debidamente soportados. Pero el error más común es confiar que el “estado de cuenta” bancario, tal cual lo entrega el banco, es suficiente para efectos fiscales. En auditorías internas o revisiones tributarias, muchas veces ese documento es cuestionado —no se aceptan deducciones ni se reconocen los costos— precisamente porque no cumple con requisitos legales exigibles.
Para una pyme pequeña como la de Diana (una tienda digital que vende artesanías), ese rechazo puede implicar pagar más impuesto, sanciones o perder liquidez necesaria para operar. Los freelancers enfrentan el mismo riesgo: en su declaración de renta, podrían ver negados costos que impactan profundamente su carga tributaria.
Por eso es fundamental entender qué exige la normativa, cómo ha interpretado la DIAN estas situaciones, cómo se han resuelto casos reales y cómo consolidar una estrategia preventiva con tecnología y respaldo contable sólido.
Marco legal vigente (últimos 12 meses) y doctrina oficial
Lo que dice el Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016
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El artículo 771-2 del Estatuto Tributario exige que los costos, deducciones o impuestos descontables deben estar respaldados por documentos “que la ley exija para su deducción o comprobación” (facturas, documentos equivalentes, etc.).
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En el Decreto 1625 de 2016, el artículo 1.6.1.4.6 señala que existen “documentos equivalentes a la factura de venta”, dentro de los cuales se incluye el extracto bancario (numeral 4) para los sujetos que pueden expedirlo bajo la normativa.
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Ese mismo decreto en el artículo 1.6.1.4.12 regula el “documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente”. En su parágrafo 1º, contempla que el extracto bancario expedido por bancos, corporaciones financieras o compañías de financiamiento puede servir como ese documento soporte, cuando se cumplan los requisitos legales.
Ese contexto normativo permite que, en ciertos casos, el extracto sea válido. Pero esos “ciertos casos” tienen condiciones y límites importantes.
Nuevo régimen de documentos equivalentes — Resolución DIAN 165 de 2023
En 2023, la DIAN emitió la Resolución 165 de 2023, que actualiza los requisitos técnicos y operativos para los documentos equivalentes y su interacción con el sistema de facturación electrónica.
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La norma profundiza los requisitos comunes y específicos que deben cumplir los documentos equivalentes electrónicos para que sean aceptados como soporte fiscal.
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Además, la factura de papel o talonario sigue siendo válida solo si el sujeto obligado a facturar presenta inconvenientes tecnológicos para emitir factura electrónica.
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Importante: los sujetos obligados a facturar que, dentro de un periodo de interrupción tecnológica, expidan documentos de papel o equivalentes, deben transmitir esa información al sistema de facturación dentro de los plazos que la norma establezca (por ejemplo, 48 horas).
La Resolución 165 también aclara que el extracto bancario, cuando sea emitido como “documento equivalente electrónico”, puede servir de soporte para efectos tributarios, sujeto al cumplimiento de todos los requisitos técnicos.
Doctrina reciente de la DIAN (Conceptos unificados)
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En el Concepto 024584 de diciembre de 2023, la DIAN aborda la aplicación del extracto como documento equivalente, incluso cuando la entidad financiera no es vigilada por la Superintendencia Financiera. Allí se aclara que el extracto, si cumple los requisitos técnicos del documento equivalente, puede funcionar como soporte fiscal.
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En el Concepto 007881 de abril de 2024, la DIAN reafirma que el documento equivalente electrónico que sustituya a la factura, bajo los requisitos de la Resolución 165 de 2023, se constituye en soporte de costos, deducciones y del IVA descontable.
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En su doctrina, la DIAN ha indicado que el “extracto” tiene carácter optativo: es decir, no todas las entidades financieras tienen obligación de emitirlo como documento equivalente; solo aquellas que la normativa lo señale expresamente pueden hacerlo.
Por lo tanto, aún cuando un banco entregue un “estado de cuenta” tradicional (que no cumpla requisitos técnicos del documento equivalente), ese documento no siempre será aceptado por la DIAN como prueba válida tributaria.
Comparativo internacional: cómo tratan esto otros países
Para enriquecer la perspectiva, veamos ejemplos de cómo otros países han regulado los extractos bancarios como soporte fiscal:
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En Chile, la normativa tributaria exige que los pagos sean documentados mediante facturas electrónicas o boletas, y los extractos bancarios sirven solo como soporte adicional, no como reemplazo de la factura.
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En España, la Agencia Tributaria exige factura o documento equivalente para deducir gastos, y los extractos bancarios solo complementan la verificación de pagos, pero no reemplazan los requisitos formales de la factura.
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En México, la facturación electrónica (CFDI) es el documento principal para deducciones, y el extracto bancario solo sirve como confirmación de que el pago efectivamente se hizo, no como justificante único.
Estos casos muestran una tendencia global: los extractos bancarios son auxiliares, no sustitutos de los documentos fiscales formales. En Colombia, la normativa nacional permite que el extracto funcione como documento equivalente en ciertos casos legales, pero no libera al contribuyente del cumplimiento de requisitos técnicos o del respaldo documental adicional cuando sea necesario.
Ejemplos reales en Colombia (casos prácticos) Nombres cambiados de las empresas.
Caso 1: Empresa de servicios de software — “SoftSolutions S.A.S.”
SoftSolutions opera con bancos comerciales tradicionales. Durante una auditoría, la DIAN cuestionó que algunos gastos por comisiones bancarias y cargos por transferencias no estaban soportados con facturas ni documentos equivalentes. El contador presentó estados de cuenta bancarios como soporte. El auditor rechazó algunos gastos aduciendo que esos documentos no cumplían requisitos del documento equivalente.
Al presentar recurso de reconsideración junto con asesoría de Mi Contabilidad, se solicitó que el banco emitiera un extracto con los requisitos técnicos y carácter de “documento equivalente”, incluyendo la numeración autorizada por DIAN. Con ello, algunos gastos fueron aceptados. Pero aún así, otras partidas menores tuvieron que ser respaldadas con documentos adicionales o generar el documento soporte vía decreto 1625 (artículo 1.6.1.4.12) por parte del adquiriente.
Caso 2: Freelance diseñador gráfico — “Camila Pérez”
Camila trabaja desde casa, recibe pagos por transferencia, incurre en comisiones bancarias y compra servicios digitales. Su contador le dice que los estados de cuenta del banco son suficientes. En la declaración de renta sus gastos fueron observados y parcialmente rechazados por concepto de comisiones, pues no tenían documento equivalente. Camila quedó pagando más impuestos.
Con asesoría especializada, Camila solicitó al banco emitir extractos que cumplieran los requisitos como documento equivalente o, de no poder hacerlo, se generó el “documento soporte para adquisiciones a sujetos no obligados a facturar” desde su contabilidad para respaldar esos gastos. En la siguiente presentación, no hubo objeciones.
Caso 3: Tienda física pyme — “La Esencia Natural”
La pyme compra materias primas, utiliza cuentas bancarias, incurre en comisiones y utiliza líneas de crédito. En una revisión fiscal, le cuestionaron tarifas bancarias que no contaban con factura ni documento equivalente. Gracias al acompañamiento de Mi Contabilidad, se pudo estructurar un archivo de respaldo en que los extractos bancarios se transformaron (o complementaron) en documentos equivalentes conforme a la Resolución 165, cumpliendo requisitos técnicos. Eso permitió la aceptación total de esos gastos en la declaración de renta.
En estos tres ejemplos ves que el extracto bancario puede ser útil, pero muy pocas veces basta por sí solo si no reúne los requisitos legales o no es emitido como documento equivalente. El riesgo de rechazo persiste si la DIAN considera que el documento no cumple las condiciones formales.
Condiciones que debe cumplir un extracto bancario para ser válido como documento equivalente
Aquí te explico, desde la experiencia de Diana Cristina y con el respaldo de Julio César Moreno Duque en tecnología, qué debe contener un extracto bancario para que la DIAN lo acepte como documento equivalente:
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Numeración autorizada por la DIAN: el extracto debe tener una numeración consecutiva autorizada, similar al sistema de facturación.
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Datos mínimos del obligado y receptor: nombres, razón social, NIT, dirección, etc.
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Fecha de la operación: claramente identificada.
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Descripción de bienes o servicios (o concepto técnico claro).
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Valor total discriminando IVA si aplica.
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Firma electrónica o firma digital: en el caso de documento equivalente electrónico.
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Cumplimiento de requisitos técnicos señalados en la Resolución 165 de 2023 (anexos técnicos).
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Plazo y mecanismo de transmisión al sistema de facturación, cuando aplique: si se ha generado por inconveniente tecnológico y luego debe trasmitirse.
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Forma y estructura de presentación adecuada (archivo XML, PDF con metadatos, etc.).
Si el extracto no cumple alguna de esas condiciones, puede estar en riesgo de ser considerado insuficiente por Auditoría o por la autoridad tributaria.
Escenarios en que el extracto NO basta y cómo suplir la carencia
Existen situaciones en que no basta con tener un extracto incluso bien diseñado, porque la entidad bancaria no está obligada a emitir documento equivalente. En esos casos, tú como adquiriente debes generar un documento soporte interno bajo lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016.
Ese “documento soporte de adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar” debe elaborarse con la información disponible (fecha, concepto, valor, receptor) y dejar claro que se trata de un respaldo para adquisiciones con sujetos que no emiten factura ni documento equivalente. Esa figura es muy útil si el banco no colabora con un extracto equivalente.
Otra práctica recomendable es que, al contratar servicios financieros, contratos con cláusulas que obliguen al proveedor (banco) a emitir facturas o extractos equivalentes con requisitos técnicos, para evitar el problema de respaldos deficientes.
Cómo asegurar validez en auditorías y revisiones tributarias
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Mantén un archivo digital seguro y organizado donde cada extracto equivalente esté vinculado a la factura (si existe) o al documento soporte.
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Usa soluciones tecnológicas contables (ERP, sistemas contables integrados) que permitan generar y almacenar documentos equivalentes conforme a la Resolución 165 de 2023, con firma digital, numeración autorizada y estructura técnica adecuada.
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Solicita al banco, en la medida de lo posible, que emita extractos que cumplan criterios de documento equivalente.
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En caso de discrepancias, complementa con documentos adicionales, como certificaciones del banco o documentos soporte internos.
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Durante auditorías internas, revisa que los extractos cuenten con todos los elementos formales y técnicos exigidos.
Cómo Mi Contabilidad te ayuda (narrativa práctica)
Cuando trabajamos con nuestros clientes, procedemos así:
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Análisis inicial: revisamos tus extractos bancarios, contratos bancarios y estructura documental actual. Identificamos brechas formales o técnicas.
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Definición estratégica: proponemos la ruta óptima: negociar con entidades bancarias para emitir extractos equivalentes, o generar documentos soporte complementarios.
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Implementación tecnológica: con el acompañamiento de Julio César Moreno Duque, adaptamos tu sistema contable para generar, firmar y almacenar documentos equivalentes conforme a las normas técnicas (Resolución 165).
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Acompañamiento continuo: asesoría preventiva, revisiones periódicas y apoyo en auditorías fiscales, revisoría, UGPP y demás entidades.
Por ejemplo, una empresa mediana de agroinsumos que operaba con tres entidades bancarias tenía rechazos masivos en una auditoría por comisiones bancarias sin respaldo formal. Con nuestro acompañamiento, logramos que dos bancos emitieran extractos equivalentes y generamos documentos soporte para el tercero. El resultado: la auditoría aceptó más del 95 % de esos costos. “Con Mi Contabilidad recuperamos deducciones que valen millones”, nos dijo el gerente.
📅 Agenda: https://outlook.office.com/book/MiContabilidadCom@todoenuno.net.co/
La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Tips clave y microllamadas a la acción
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Si tu banco no emite extracto equivalente, genera inmediatamente un documento soporte interno para respaldar esas comisiones o cargos.
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Solicita formalmente al banco que emita extractos técnicos que cumplan con requisitos como firma digital y numeración.
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Integra un módulo de documentos equivalentes en tu software contable que cumpla la Resolución 165 de 2023.
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Realiza revisiones periódicas de tus respaldos antes de presentar la declaración de renta.
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Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
