Imagina que eres el gerente de una pyme en Medellín, se llama “Tecnologías ABC S.A.”, y de pronto tu colaboradora de 58 años —la señora Marta— te dice que quiere pensionarse pero no está segura de cumplir con los requisitos. El contador te comenta que ha oído que hay nueva normativa pensional, pero no sabe bien qué aplica para ella, para ti como empresario o para tus contratistas independientes. Esta situación puede generarte ansiedad porque no saber podría implicar errores costosos para la empresa o para Marta. Como contadora experta que soy, quiero ayudarte a aclarar los requisitos actualizados para la pensión de vejez en 2025 y qué decisiones deberías tomar.
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Hola, soy la contadora pública Diana Cristina Cardona Cardona, con más de 30 años de experiencia en contabilidad general, tributaria, laboral y financiera, y en especial en revisoría fiscal, SAGRILAFT/SARLAFT, normatividad de la UGPP, DIAN, auditoría y control interno. Junto al ingeniero en tecnología y automatización Julio César Moreno Duque, brindamos soluciones integradas: “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Y además estamos construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Voy a contarte de forma clara, cercana y práctica cómo quedó la reforma pensional en 2025 para la pensión de vejez, qué aplicar para empresarios, pymes, independientes, qué riesgos existen, y cómo con apoyo de nuestros servicios en Mi Contabilidad puedes tener tranquilidad y estrategia real.
Para muchos empresarios, gerentes y contadores independientes en Colombia —como tú— la incertidumbre radica en: ¿Cuántas semanas necesito? ¿Cuál será la edad exigida? ¿Mi contratista independiente puede pensionarse o cambia el sistema? ¿Qué hago si alguien está muy cerca pero no cumple? ¿La normativa vigente es la de la Ley 100 de 1993 o la nueva Ley 2381 de 2024 (o su reglamentación)? Esta confusión genera retrabajo para el área de recursos humanos, puede generar decisiones mal calculadas en la empresa y, lo que es peor, dejar a un colaborador sin cobertura adecuada para su vejez.
Por ejemplo, el señor Carlos, dueño de una microempresa en Bogotá, pensó que bastaban 1.300 semanas para un hombre y 57 años para una mujer, como tenía información antigua. Al presentar al colaborador en la oficina de pensiones, se encontró con que no aplicaba bajo esas reglas, generando días de incertidumbre y amenazas de sanción por mala asesoría. Este tipo de casos se repite con freelancers, independientes y autónomos que “trabajan para varios clientes” sin saber cómo cotizan ni bajo qué régimen.
Las causas de esta situación radican en la complejidad normativa (cambios recientes y en curso), en la falta de asesoría especializada para independientes que cotizan en la seguridad social, y en la negligencia de algunas empresas que no verifican que los contratistas estén al día con sus aportes.
Las consecuencias son variadas: desde un colaborador que no logra su pensión de vejez y queda sin cobertura, hasta para la empresa un riesgo de litigio laboral o de pensiones, o que el responsable de recursos humanos no tenga la información adecuada y se tomen decisiones erradas, lo cual puede perjudicar la reputación de la empresa o su sostenibilidad.
Contexto normativo: Colombia y comparación internacional
Principales cambios en Colombia
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La Ley 2381 de 2024 entró en vigencia a partir del 1 de julio de 2025.
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Se crea un sistema de tres pilares:
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Pilar Solidario: dirigido a personas en pobreza extrema.
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Pilar Semicontributivo: para quienes cotizaron un número determinado de semanas pero no alcanzaron los requisitos plenos.
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Pilar Contributivo: incluye un componente de prima media (gestionado por la Colpensiones) y un componente de ahorro individual (fondos privados / ACCAI) para quienes ganan más de 2,3 salarios mínimos.
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La redistribución de ingresos base de cotización: si la base es hasta 2,3 salarios mínimos, se cotiza al régimen de prima media; si excede ese monto hasta 25 SMMLV, entra componente complementario.
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Régimen de transición: quienes al cierre del 30 de junio de 2025 tengan cotizadas al menos 750 semanas (mujeres) o 900 semanas (hombres) podrán conservar las condiciones del sistema antiguo.
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En España, la reforma de pensiones de 2023 elevó la edad legal de jubilación a 67 años para quienes cotizaron menos de 25 años, y redujo la base de cálculo para los primeros años de cotización. Esta tendencia refleja el envejecimiento poblacional y la sostenibilidad del sistema.
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En Chile, la reforma pensional propuesta en 2024 (que aún está en trámite) prevé avanzar hacia un sistema de cuentas individuales obligatorias más fuertes, mayor contribución y régimen mixto de reparto y capitalización, para garantizar cobertura.
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En México, la reforma de 2024 amplió la pensión universal para mayores de 68 años y gradualmente redujo semanas de cotización para mujeres para fomentar el acceso, en atención a las interrupciones que suelen tener por trabajo doméstico.
El hilo conductor es que los sistemas pensionales se adaptan al alargamiento de la vida laboral, al envejecimiento y a la informalidad laboral. Colombia no es la excepción: con la Ley 2381 se incorpora esta visión. Por ello es clave que empresarios, pymes, independientes y contadores actualicen sus políticas internas y asesorías.
¿Cuáles son los requisitos para obtener la pensión de vejez en 2025?
Desde la mirada experta que aporto como Diana Cristina Cardona Cardona, detallo lo que necesitas saber:
c) Puntos de especial atención para empresas, pymes e independientes
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Si eres independiente o freelancer, asegúrate de que tus aportes están debidamente hechos y el IB (C) base de cotización se ajuste: si ganas más de 2,3 salarios mínimos, parte irá al componente de ahorro individual.
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Verifica si algún colaborador está en el régimen de transición: puede que tenga el derecho de conservar condiciones antiguas y la empresa debe gestionarlo correctamente.
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Para las empresa, la carga tributaria o laboral no cambia en lo que respecta a pensión, pero sí debes explicar a tus colaboradores qué régimen les aplica, porque puede afectar su plan de retiro y/o liquidez futura.
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Las mujeres que tuvieron interrupciones laborales (por ejemplo, por maternidad o trabajo doméstico) deben evaluar cuidadosamente su situación, porque la reforma busca reparar brechas históricas, pero aún hay desafíos prácticos para la planeación.
Casos prácticos de empresas, pymes e independientes
Voy a contar tres historias realesista (nombres ficticios) para ilustrar cómo actúa esta reforma en la vida cotidiana:
Cómo resolverlo con Mi Contabilidad — nuestro acompañamiento estratégico
En Mi Contabilidad ofrecemos un acompañamiento integral, preventivo y correctivo, con servicios digitales personalizados, orientados a empresarios, pymes, independientes y contadores internos. Nuestro enfoque es estratégico de largo plazo, precisamente porque sé que la pensión no se resuelve solo en un día: requiere planificación, cotización constante, verificación normativa y seguimiento. Aquí el desglose práctico:
📅 Agenda: https://outlook.office.com/book/MiContabilidadCom@todoenuno.net.co/
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Régimen aplicable (transición Ley 100 vs nuevo régimen Ley 2381).
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Estrategia de ahorro voluntario para quienes exceden 2,3 SMMLV.
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Plan de contingencia para quienes tienen brecha de semanas, orientación para compensaciones, tiempos y cotización adicional.
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Información para la empresa: cómo impacta en la contratación, planes de dotación, políticas internas de RRHH.En esta fase utilizamos storytelling, casos prácticos, cálculo de proyección y software de control.
Decisiones concretas que deben tomar empresarios, pymes e independientes
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Verificar cuántas semanas tienen cotizadas cada colaborador mayor de 50 años, y si están en régimen de transición o nuevo.
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Informar a los freelancers / contratistas independientes sobre su situación, y asesorarles para que cotizen correctamente.
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Implementar en las empresas alertas de cumplimiento pensional: edad, semanas, ingresos base de cotización.
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A los que ganan más de 2,3 SMMLV, informarles sobre el componente complementario de ahorro individual y plan de pensión integral.
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A los que están cerca de cumplir los requisitos, hacer simulaciones: ¿corto camino por régimen de transición o cambio con nuevo sistema?
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Adoptar tecnología de seguimiento de aportes y semanas cotizadas para evitar sorpresas. Gracias al apoyo de Julio César, tenemos soluciones de automatización para este fin.
Riesgos de no actuar ahora
Si no revisas con tiempo la situación pensional de tus colaboradores, firmando contratos sin considerar los requerimientos, o permites que independientes trabajen sin cotizar adecuadamente, los riesgos incluyen:
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Que el colaborador al momento de solicitar pensión no tenga las semanas cotizadas y quede fuera de beneficio.
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Que la empresa tenga que asumir obligaciones retroactivas.
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Que se pierda la ventana de régimen de transición y por ende la persona tenga condiciones más exigentes.
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Para independientes, que el ahorro voluntario no se contemple a tiempo y pierdan la oportunidad de tener una pensión integral ajustada a sus ingresos.
