Son las 7:15 a. m. y Eliana, administradora de una copropiedad en Bogotá, abre el informe contable: el “fondo de imprevistos” quedó en patrimonio, mientras varios vecinos piden arreglar una tubería rota no prevista en el presupuesto. Ella duda: ¿puede usar ese fondo, o debe reclasificarlo como pasivo? El revisor fiscal anunció observaciones y la asamblea será en ocho días. En el chat, el presidente pregunta si la ley permite suspender el recaudo cuando el saldo es alto; otro insiste en que esos recursos deberían rendir más. Eliana respira, busca criterios, y encuentra el Concepto 182 del CTCP y el DOT 15 actualizado, que cambian el enfoque y precisan la presentación, el uso y las revelaciones. Si te suena familiar, este artículo te mostrará qué hacer, cómo registrar, y cómo explicarlo con claridad a propietarios y auditores, sin improvisar ni exponerte a riesgos.
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Cuando una propiedad horizontal funciona con presupuestos ajustados y decisiones rápidas, el fondo de imprevistos es el salvavidas silencioso que garantiza continuidad. La Ley 675 de 2001 lo exige expresamente y detalla que se conforma con un recargo no inferior al 1 % sobre el presupuesto anual de gastos comunes, además de otros ingresos que apruebe la asamblea. Incluso permite suspender su cobro cuando el saldo disponible alcance el 50 % del presupuesto ordinario del año. Esa es la base legal que todo administrador, contador o revisor fiscal debe dominar antes de decidir su asiento contable o su ejecución presupuestal.
Ahora bien, la pregunta que más escucho en comités y asambleas es contable: ¿es un pasivo, una partida de patrimonio o un activo con destinación específica? La respuesta técnica vigente, consolidada por el Documento de Orientación Técnica 15 (versión junio de 2024) y reiterada por el Concepto 182 de 2024 del CTCP, es clara: se trata de un fondo líquido, por tanto se reconoce dentro del activo (efectivo y equivalentes) con restricción de uso, y no debe presentarse como pasivo ni como componente libre del patrimonio. El DOT 15, en su capítulo de presupuesto, es explícito al decir que el fondo de imprevistos es una obligación legal y “como tal, se contabiliza dentro de los activos”; el Concepto 182 añade que no se trata como patrimonio y que su creación y uso obedecen a decisiones de asamblea y reglamento.
Con esa brújula normativa, te propongo una mirada práctica, con casos reales y un enfoque que evita dolores comunes en auditoría. Piensa en tres escenas frecuentes. En la primera, Laura, contadora de un conjunto en Bucaramanga, encuentra que durante tres años el fondo se llevó a “reservas” del patrimonio por costumbre. En la segunda, Andrés, administrador en Cali, usó el fondo para cubrir atrasos de nómina, sin acta de aprobación. En la tercera, Paola, revisora fiscal en Medellín, observa que el fondo aparece como pasivo en balance, mientras en notas no se revela el movimiento. En los tres, el problema de fondo es el mismo: falta de encuadre técnico y de revelación disciplinada.
¿Qué hacemos entonces? Empecemos por el reconocimiento y presentación. Si la asamblea aprobó el recargo del 1 % para el fondo, cada mes la copropiedad causará la cuenta por cobrar de cuotas, separando dos componentes en el ingreso: el ordinario y el recargo del fondo. Al recaudar, el efectivo ingresa a caja o bancos y luego se reclasifica internamente para reflejar efectivo restringido (destinado al fondo). En los estados financieros se mostrará el activo disponible, distinguiendo lo restringido de lo general, y en las notas se revelará el movimiento: saldo inicial, aportes del periodo (recargo), rendimientos, usos aprobados y saldo final. Este esquema alinea el registro con el DOT 15 y con el Concepto 182, y transmite transparencia a propietarios y órganos de control.
Pausa breve para un principio que repetimos en cada comité financiero de Mi Contabilidad: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Por eso, cuando ordenamos internamente “efectivo general” y “efectivo restringido”, no estamos cambiando una etiqueta; estamos cuidando la credibilidad del estado de situación financiera y evitando distorsiones en el patrimonio.
Sigamos con el uso del fondo. La asamblea aprueba su destinación a gastos no previstos, típicamente urgencias: una reparación de cubierta, una impermeabilización, un daño en la subestación eléctrica, una contingencia de seguridad. Con el acta en mano, el desembolso se aplica contra el efectivo restringido y se reconoce el gasto en resultados. Si al cierre del año quedan remanentes, la asamblea puede decidir convertir parte del saldo en una reserva con destinación específica dentro del patrimonio, manteniendo el espejo en caja. En 2024, el CTCP volvió a recalcar la lógica de esta dinámica, recordando que el recaudo de cuotas impacta el resultado del periodo y que los fondos con destinación específica se reconocen en el activo de la copropiedad.
Aterrizamos lo anterior con un relato. Wilson, presidente del consejo en un conjunto de Itagüí, me llamó angustiado: un aguacero rompió tejas y canaletas, y no había rubro en el presupuesto. Tenían ahorros en una cuenta de ahorros “marcada” como fondo, pero en contabilidad figuraba mezclado en caja general y, para empeorar, el saldo aparecía como patrimonio. Reunimos a la asamblea en sesión extraordinaria, aprobamos el uso del fondo con topes y cronograma, y en la contabilidad hicimos dos movimientos clave: la reclasificación del efectivo a “restringido” y la corrección del error de presentación que inflaba el patrimonio. El informe siguiente fue diáfano y la auditoría dejó de objetar. Ese mismo mes, implementamos en el software una bandeja de “etiquetas” de recaudo que separa automáticamente el componente de fondo, con tableros para junta y revisoría.
Hay preguntas que siempre llegan. “¿Podemos suspender el recaudo un año?” Sí, si el saldo alcanza el 50 % del presupuesto ordinario del año; es una decisión de asamblea que debe quedar en acta y respetar el reglamento. “¿Qué pasa con los rendimientos financieros del fondo?” Se reconocen como ingresos del periodo; su uso final lo define la asamblea de acuerdo con la finalidad del fondo y las reglas internas. “¿Puede el administrador usarlos sin acta?” No; el Concepto 182 subraya que se dispone conforme a lo aprobado por la asamblea y el reglamento.
En paralelo, la revelación gana un papel protagónico. Si quieres evitar malentendidos, adopta una nota que describa la política del fondo, sus fuentes (recargo mínimo del 1 %), la posibilidad de suspender recaudo, los actos de aprobación y la tabla de movimientos. Muchos conflictos desaparecen cuando el propietario ve un cuadro simple que concilia saldo inicial, entradas, salidas y saldo final.
Aquí entra en escena Julio César Moreno Duque, nuestro aliado en tecnología y automatización. En Mi Contabilidad integramos flujos que separan automáticamente el recaudo del fondo, etiquetan el efectivo restringido y generan tableros que cualquier consejero entiende. Implementamos validaciones para que ningún pago supere el saldo disponible del fondo y para que los soportes de aprobación se guarden junto a la transacción. Acompañamos con plantillas de nota que estandarizan la revelación; así no dependes de memorias que se pierden cuando rota el administrador.
Como sé que también te interesa comparar, miremos cómo se resuelve en otros países. En España, la Ley de Propiedad Horizontal exige un fondo de reserva mínimo, actualmente configurado alrededor del 10 % del presupuesto ordinario; es obligatorio y su tratamiento gira en torno al sostenimiento de obras y reparaciones, con desarrollos recientes y actualizaciones editoriales en 2025 que confirman su vigencia en el BOE. En Chile, la Ley 21.442 regula la formación de un fondo común de reserva para gastos urgentes, extraordinarios e imprevistos, lo que funcionalmente se parece a nuestro fondo de imprevistos, aunque con reglas propias de ese sistema de copropiedad; la Biblioteca del Congreso Nacional lo publica y mantiene actualizado. En México, la práctica condominal ubica el fondo de reserva entre el 5 % y el 10 % del presupuesto, con lineamientos que cada reglamento adopta y que los administradores han consolidado en guías recientes; si bien no existe una norma federal única como en Colombia, la idea de provisión obligatoria y uso restringido se repite. La conclusión es estratégica: Colombia no está sola en la necesidad de un “colchón” para contingencias; la diferencia está en los porcentajes, la forma de aprobación y la manera de revelarlo.
Hablemos de riesgos. Si llevas el fondo como pasivo, presentas una obligación que no existe hacia tercero, generando una imagen distorsionada de apalancamiento y solvencia. Si lo pones como patrimonio libre, inflas una riqueza que en realidad no puedes distribuir ni gastar sin causa específica, y puedes terminar ocultando restricciones relevantes para la asamblea. Si no revelas su movimiento, provocas sospechas de uso indebido y abres la puerta a salvedades del revisor fiscal. Y si lo usas para cubrir gastos ordinarios, terminarás con déficits futuros y pérdida de confianza. Por eso en 2024–2025 insistimos tanto en que el DOT 15 actualizado y el Concepto 182 forman el “doble ancla” de la práctica; incluso medios técnicos especializados reseñaron la actualización de la Orientación 15 y sus ajustes editoriales recientes.
Me gusta ilustrarlo con historias. A José Miguel, emprendedor que administra su propia torre en Barranquilla, le enseñamos a explicar el fondo ante la asamblea con un lenguaje que todos entienden: “estos pesos son de todos, pero no son para todo”. Mostramos el tablero con el saldo restringido, la curva de aportes y el flujo de aprobaciones. El resultado fue contundente: menos discusiones, decisiones más rápidas cuando llegó una emergencia de ascensores y, sobre todo, menos ruido en revisoría. Con Ana Sofía, contadora independiente que atiende cuatro copropiedades en el Eje Cafetero, hicimos una revisión exprés de 48 horas para reclasificar saldos que llevaban años en patrimonio. Preparó una nota modelo, corrigió la presentación y pasó su auditoría sin salvedades.
“Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.” Esa frase la repetimos porque sintetiza lo que hacemos: unir la norma con la herramienta y el hábito. En la práctica, nuestro acompañamiento arranca con un análisis inicial donde comparamos tu contabilidad con los criterios de la Ley 675, el DOT 15 y el Concepto 182; seguimos con una definición estratégica para ordenar cuentas, políticas y revelaciones; e implementamos cambios en tu sistema contable, plantillas y tableros, con acompañamiento continuo para sostener la disciplina en los cierres. En copropiedades con alta rotación de administradores, dejamos “pisos” tecnológicos: reglas de validación, flujos de aprobación y checklists automatizados.
También atendemos dudas normativas específicas. ¿Qué pasa si el fondo genera intereses? Se registran como ingresos del periodo; su destino posterior lo define la asamblea según la finalidad del fondo y el reglamento. ¿Y si la asamblea quiere crear otros fondos específicos, por ejemplo para una fachada o una obra civil? Contablemente se manejan con la misma lógica del fondo de imprevistos: son recursos con destinación específica, por tanto activos con restricción, y deben revelarse con su propia dinámica de entradas y salidas. Así lo ha reiterado el CTCP en 2024 al compilar conceptos y en especial al responder consultas sobre fondos específicos y su presentación.
En la relación con propietarios, la transparencia paga dividendos. Propongo, por experiencia, un reporte trimestral con cuatro bloques: objetivo del fondo, aprobaciones vigentes, tabla de movimientos y saldo disponible. Cuando un copropietario ve las cifras y entiende que la suspensión del recaudo al 50 % es una posibilidad legal y no una obligación, se reduce la fricción. Cuando un proveedor pregunta cómo se financiará una obra urgente, puedes mostrar el saldo restringido y el acta correspondiente. Y cuando llegue la auditoría de cierre, la existencia de notas y soportes ahorra reuniones innecesarias y eleva la confianza.
Para cerrar, algunas recomendaciones accionables que aplicamos en Mi Contabilidad con resultados medibles. Primero, distingue operativamente el recaudo del recargo desde el recibo: en la integración que armamos con Julio, el sistema marca cada pago con dos etiquetas y prepara la reclasificación automática a efectivo restringido. Segundo, incorpora una nota estandarizada en los estados, con política, tabla y saldo final. Tercero, define un flujo de aprobación de usos con responsables, topes y tiempos. Cuarto, programa una revisión semestral de consistencia entre contabilidad, banco y soporte de asamblea. Quinto, acuerda en la junta criterios para suspender el recaudo cuando llegue al 50 %, siempre con análisis de riesgos y caja. Y sexto, educa: un taller de 60 minutos cambia la conversación más que cien correos.
Si estás leyendo esto y piensas “en mi conjunto suena igual”, quiero que sepas que podemos ayudarte con tres modalidades. Preventivo: implementamos la estructura correcta si estás empezando o si nunca has usado el fondo. Correctivo: arreglamos la contabilidad si ya hay errores, con reclasificaciones y notas de corrección. Digital: configuramos tu software para que la disciplina no dependa de buena voluntad. Además, nos gusta reducir el riesgo de entrada con ofertas claras: primera consulta gratis para entender tu caso, y una revisión exprés de 48 horas del fondo con informe ejecutivo y plan de acción. En Medellín, Bogotá y Cali hemos visto mejoras inmediatas: menos objeciones de revisoría, mejores cierres y juntas más cortas.
Y si prefieres empezar con un diagnóstico preventivo, coordinamos una videollamada de 30 minutos para revisar tu política, tu nota y el último movimiento. Te llevas una lista priorizada de ajustes y un tablero básico para seguimiento.
Antes del cierre, una línea de honestidad que guía nuestra relación profesional: Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
