Imagínate que eres Gerente de una pyme familiar, y al hacer revisión interna te das cuenta de que el 1 de octubre de 2025 uno de tus socios directos vendió su participación a un tercero que no está registrado como beneficiario final en el RUB. Esa inconsistencia puede dejarte expuesto a sanciones y cuestionamientos por parte de la DIAN. ¿Sabías que la normativa exige actualizar los beneficiarios finales en fechas puntuales, y que esas actualizaciones pueden ser objeto de control por la UGPP, Supersociedades o entidades de vigilancia? Como Diana Cristina Cardona Cardona, con más de 30 años de experiencia en contabilidad y tributaria, y apoyo tecnológico de Julio César Moreno Duque, te explicaré paso a paso cuándo, cómo y por qué debes hacer esa actualización, con ejemplos reales, riesgos concretos y consejos prácticos para pymes, freelancers y empresas.
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Cuando al 1 de octubre de 2025 se presentan cambios en los beneficiarios finales de una persona jurídica o estructura sujeta al RUB, la actualización del reporte no es opcional: es obligatoria. Pero esta obligación, su oportunidad y su forma concreta generan muchas dudas prácticas. Aquí te comparto mi experiencia como contadora pública con décadas de acompañamiento a empresas, y cómo en Mi Contabilidad ayudamos a que esas tareas se conviertan en procesos claros, eficientes y sin riesgo.
El riesgo latente en tu empresa
En una compañía que asesoré, Inversiones Solarte S.A., uno de los accionistas con 20 % decidió vender su parte en septiembre de 2025 a un inversionista extranjero. Sin actualizar el beneficiario final, la entidad quedó reportando un beneficiario que ya no tenía control real. Al recibir una carta de requerimiento de la DIAN para cruzar información entre el RUB y otros sistemas, la empresa tuvo que preparar una actualización urgente con soporte documental para demostrar la operación de la compraventa. Esa situación generó costos administrativos, presión de tiempos y exposición a sanciones.
Si esta puede ser la situación de una pyme con cinco socios, imagina las consecuencias para una empresa mediana con decenas de accionistas. El riesgo tributario, de reputación y de sanciones es real.
Consecuencias de no actualizar
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La DIAN puede exigir la actualización fuera de plazo y sancionar por inexactitud.
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En procesos de revisoría fiscal, auditorías o inspecciones, la empresa puede cuestionarse por falta de diligencia.
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Al no tener la información actualizada, la UGPP, Supersociedades o entidades de control podrían interpretar que hay ocultamiento de beneficiarios reales para elusión.
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Si llega una investigación o requerimiento internacional (por intercambio de información), los datos incorrectos del RUB pueden generar inconsistencias con otras bases.
Fundamento normativo y plazos vigentes
a) Normativa base del RUB
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El RUB nace de los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario.
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Se reglamentó mediante la Resolución DIAN 000164 de 2021, que estableció quiénes están obligados, la definición de beneficiario final, plazos iniciales y reglas de actualización.
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Posteriormente, la DIAN emitió otras resoluciones (000037 de 2022, 001240 de 2022) que modificaron plazos y criterios de cargue masivo.
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En 2023 se añadió un parágrafo con la Resolución 000108 (14 de julio de 2023) que modificó el artículo 10 del reglamento para ampliar plazos para organismos de acción comunal.
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En 2024, la Resolución 000109 del 12 de julio modificó de nuevo el parágrafo del artículo 10, extendiendo el plazo para organizaciones comunales hasta el 31 de enero de 2025.
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Luego, la Resolución 000006 de 2025 amplió de nuevo ese plazo para dichos organismos hasta el 30 de junio de 2025.
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Más aún, recientemente, la DIAN expidió la Resolución 000219 de 27 de junio de 2025, que extiende el plazo para que los organismos de acción comunal realicen el suministro inicial hasta el 31 de enero de 2026.
Importante: esas ampliaciones aplican a organismos de acción comunal, no a todas las personas jurídicas. Para empresas comerciales, industriales, sociedades de servicios, la obligación sigue rigiendo con los plazos normales de actualización.
b) Plazos de actualización por trimestre
Según la Resolución 000164 de 2021, artículo 11, cuando haya modificaciones a los beneficiarios finales al 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio o 1 de octubre de cada año, debe actualizarse esa información dentro del mes siguiente.
Por ejemplo:
| Fecha de modificación | Fecha límite de actualización |
|---|---|
| 1 de enero | 1 de febrero |
| 1 de abril | 1 de mayo |
| 1 de julio | 1 de agosto |
| 1 de octubre | 1 de noviembre |
La Resolución 000196 de 2024 adicionó criterios al Anexo técnico para permitir el cargue masivo de datos en la “casilla tipo de novedad” al reingresar información que previamente se había terminado.
En síntesis: si el cambio ocurrió el 1 de octubre de 2025, la fecha límite para actualizar sería el 1 de noviembre de 2025.
c) Obligados y excepciones
Quiénes deben reportar: sociedades con ánimo de lucro, entidades sin ánimo de lucro, fiduciarias, fondos, consorcios, uniones temporales, asociaciones.
Quiénes están exentos: entidades públicas, entidades descentralizadas donde el 100 % de la participación es estatal, embajadas, misiones diplomáticas.
Para estructuras sin personería jurídica que no están en RUT, se usa el sistema SIESPJ (Sistema de Identificación de Estructuras sin Personería Jurídica) y se asigna un NIESPJ para poder reportar al RUB.
En sociedades en liquidación o en proceso de disolución, la DIAN exige que también identifiquen el beneficiario final antes de cancelarse el RUT.
d) Acciones de debida diligencia y conservación documental
La norma exige que las entidades realicen debida diligencia para identificar quiénes son los beneficiarios reales según criterios objetivos (participación accionaria, control efectivo, decisiones estratégicas).
Además, deben conservar los soportes y documentación que respalden las actualizaciones del RUB por un tiempo mínimo (generalmente 5 años), para auditorías, controles o requerimientos.
Comparativo internacional: transparencia y beneficiarios reales
Para enriquecer tu visión estratégica, te comparto tres ejemplos recientes de otros países:
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Reino Unido: su Registro de Beneficiarios Reales (People with Significant Control) permite consulta pública y requiere que las empresas actualicen en 14 días cualquier cambio.
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Unión Europea (UE): muchas jurisdicciones tienen registros nacionales de beneficiarios finales con acceso limitado a autoridades y algunas permiten consulta pública parcial (por ejemplo Dinamarca, Estonia).
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Chile: con la Ley 21.121 de 2019 se introdujo el Registro de Beneficiarios Reales bajo la SVS (superintendencia) con plazos estrictos de actualización y sanciones.
Estos modelos buscan elevada transparencia, estándares del Grupo de Acción Financiera (GAFI) y permitir verificación cruzada entre registros internacionales. Colombia también alinea su RUB con estándares de transparencia y lucha contra lavado de activos.
Caso práctico narrativo: Pyme “TecnoLogística Ltda.”
María dirige TecnoLogística Ltda., empresa de servicios de transporte con tres socios. En enero de 2025, uno de ellos cedió parte de su participación a un subordinado. El 1 de octubre de 2025, otro socio vendió a un tercero. María contrató a Mi Contabilidad para hacer la actualización del RUB.
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Realizamos análisis inicial: verificamos los estatutos de la sociedad, escritura pública de cesiones, poderes y contratos de compraventa.
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Definición estratégica: identificamos los beneficiarios finales actuales con participación y control implícito (quien tiene mayor palabra en decisiones).
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Implementación: cargamos las novedades en el sistema del RUB como “tipo de novedad” (reingreso, modificación, terminación), respetando el formato técnico (2687 o 2688).
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Acompañamiento: preparamos la defensa documental en caso de requerimientos, y programamos alertas cada 1 de enero, abril, julio y octubre para nuevas actualizaciones.
Resultado: la empresa cumplió sin sanciones, y cuando hubo auditoría externa, las partidas del RUB se verificaron con los contratos y poderes que guardamos. María comentó: “no sabía que actualizar beneficiarios era tan sistemático; con ustedes lo convertimos en rutina”.
Este ejemplo ilustra que la contabilidad y la tributaria no son solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
¿Qué hacer si tuviste cambios al 1 de octubre de 2025?
A continuación te explico paso a paso cómo proceder:
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Detectar cambios: revisar la estructura accionaria, cedencias, poderes especiales, composición de órganos de decisión, modificaciones estatutarias.
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Analizar participación real: aplicar criterios del artículo 6 de la Resolución 000164/2021 para identificar beneficiarios finales (participación directa, indirecta, control efectivo).
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Recolección documental: escrituras, contratos de cesión, poderes, resoluciones internas, actas de juntas.
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Registrar la novedad en RUB: dentro del mes siguiente (es decir, antes del 1 de noviembre de 2025) usar la herramienta del sistema RUB de la DIAN para actualización individual o masiva.
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Uso de tipo de novedad adecuado: si un beneficiario anterior culmina su calidad, se debe usar novedad “terminación”; si reaparece deberá usarse “reingreso” conforme la modificación del Anexo técnico mediante la Resolución 000196 de 2024.
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Conservación del soporte: guardar documentación 5 años o más, para auditorías o requerimientos.
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Monitoreo continuo: programar recordatorios para cada fecha clave (1 enero, abril, julio, octubre) para revisar si hubo nuevos cambios.
Si el reporte se hace fuera del plazo, debe justificarse documentalmente la tardanza, pero corres el riesgo de observaciones o sanciones si la autoridad lo considera inexacto.
Cómo Mi Contabilidad te ayuda (preventivo, correctivo y digital)
En Mi Contabilidad acompañamos de forma integral:
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Diagnóstico preventivo: identificamos hoy las brechas del RUB, los riesgos de inconsistencia y los lapsos próximos.
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Plan estratégico de actualización: definimos un calendario para reportes de novedades, capacitación interna y asignación de responsables.
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Implementación tecnológica: con el apoyo de Julio César Moreno Duque, integramos alertas automatizadas, almacenamiento en la nube de documentos y control de versiones.
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Acompañamiento correctivo: si tienes ya un cambio pasado no reportado, hacemos la rectificación con soporte completo y defensa documental ante DIAN o entes de control.
Hemos acompañado pymes, empresas familiares y freelancers que han evitado sanciones por incongruencias en el RUB, mejorado su gobernanza interna y fortalecido su transparencia ante clientes, bancos y entidades de supervisión.
En el camino te digo esto: “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Historia real de un independiente y el RUB
Julio es un consultor independiente que organizó una SAS en 2024 con su esposa. En 2025 cambió el porcentaje de participación entre ellos y cedió un pequeño porcentaje a un colaborador externo. No reportó ese cambio al RUB. Durante una verificación de la DIAN para verificar beneficiarios reales, detectaron inconsistencia entre su declaración patrimonial y los beneficiarios reportados. Al recibir el requerimiento, Julio contrató Mi Contabilidad, quien estructuró el cambio, documentó la operación, presentó la actualización tardía y logró que la autoridad aceptara el ajuste con mínimo riesgo de sanción.
Este tipo de situaciones demuestran que el RUB no es solo para grandes empresas: cualquier estructura societaria, incluso de dos personas, debe cumplir disciplinadamente.
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Primera consulta gratis para ver tus cambios del 1 de octubre de 2025
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