Imagina que eres gerente de una pyme en Medellín: durante años has usado contratos de prestación de servicios para profesionales externos que colaboran con tareas permanentes. Llegan rumores de una reforma laboral que limita esa modalidad, y la incertidumbre invade tu planificación del próximo año. ¿Debes transformar esos contratos? ¿Qué riesgos corres si no lo haces? En este artículo, con mirada experta desde mi experiencia de más de 30 años en contabilidad, tributaria y laboral, te explico claramente qué cambia con la reforma laboral 2025, qué obligaciones concretas tendrás como empleador, y cómo adaptar tus contratos de prestación de servicios sin caer en ilegalidad. Te mostraré ejemplos reales que aplican a pymes, freelancers y grandes empresas, contrastando normativa oficial reciente y retos futuros.
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Empiezo contándote el diagnóstico de lo que muchas empresas están pasando hoy en Colombia: usar contratos de prestación de servicios para funciones esenciales, por años seguidos, bajo apariencia de autonomía del contratista. Esa práctica ha sido objeto de múltiples cuestionamientos ante la UGPP, la autoridad laboral y tribunales, que han considerado que en muchos casos existe un vínculo laboral encubierto. Cuando ese riesgo se materializa, terminan surgiendo sanciones, requerimientos de prestaciones sociales y retroactividad que pueden golpear financieramente una empresa.
La llegada de la reforma laboral 2025, establecida por la Ley 2466 de 25 de junio de 2025, introduce cambios estructurales en la contratación, la jornada laboral, los recargos, la tercerización y la formalización del empleo. Aunque parte de esta reforma ya ha sido objeto de reglamentación y debates, su esencia es clara: el contrato a término indefinido pasa a ser la regla general, y las modalidades excepcionales deben justificarse adecuadamente.
Pero, ¿qué implicaciones específicas tiene esto para los contratos de prestación de servicios? A continuación, desgloso las principales transformaciones que debes conocer como empleador.
Principales efectos de la reforma laboral 2025 en contratos de prestación de servicios
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Restricción a uso permanente de prestación de serviciosLa reforma pretende que los contratos por prestación de servicios solo sean válidos cuando la actividad sea temporal, ocasional o no esencial para la operación de la empresa, no cuando se trate de funciones permanentes o misionales. Si un contrato persiste como prestación de servicios, pero en la práctica el contratista cumple funciones similares a un empleado (horarios fijos, subordinación, continuidad), podría inferirse un contrato laboral.
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Límite de hasta 4 años para duración acumuladaUno de los cambios más “prácticos” ya implementados es que los contratos de prestación de servicios no podrán exceder cuatro años en forma continua o continuada. Si superan ese límite, el vínculo podría reconfigurarse como laboral. Esto significa que no se pueden renovaciones indefinidas bajo la misma modalidad fuera de este tope.
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Prioridad al contrato a término indefinidoLa reforma consagra que el contrato laboral a término indefinido sea la modalidad predeterminada para contratar fuerza laboral. Solo en casos justificados podrán usarse contratos a término fijo, por obra o prestación de servicios. En la práctica, esto genera que el uso de prestaciones de servicios para labores esenciales se restrinja y deba justificarse con parámetros objetivos.
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Responsabilidad compartida en cotizaciones para contratistas independientesBajo la Ley 2381 de 2024 (reforma pensional), reglamentada parcialmente por el Decreto 514 de 2025, se establece la posibilidad de que el contratante asuma la responsabilidad del pago de aportes de salud, pensión y riesgos sobre el contratista, por acuerdo entre ambas partes. No obstante, esta obligación está condicionada a reglamentación adicional y a la vigencia del esquema pensional. Muchos análisis sugieren que estas reglas no están plenamente operativas por suspensión judicial de algunos efectos de la reforma pensional.
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Suspensión del nuevo esquema de presunción de costos (para independientes)La UGPP emitió la Resolución 532 de 2024, que buscaba imponer un esquema de presunción de costos para trabajadores independientes, pero su entrada en vigor ha sido suspendida repetidamente. Mientras esa norma no entre en vigor, los contratistas seguirán tributando bajo los esquemas vigentes. Pero es una bomba normativa lista para activarse.
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Riesgo de reclamos laborales y exámenes de vínculo laboralSi la autoridad laboral o la UGPP determinaran que un contrato de prestación de servicios encubre una relación laboral, podrían exigir liquidación de prestaciones sociales, aportes no pagados y sanciones. En el pasado ya muchos empresarios han enfrentado este riesgo. Ahora con la reforma, ese riesgo se intensifica, pues se acentúa la presunción de laboralidad cuando existan elementos como continuidad, dependencia y subordinación.
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Efectos adicionales sobre jornada, recargos y remuneracionesLa reforma también ajusta normas sobre recargos nocturnos, dominicales, trabajo en festivos, permisos obligatorios y jornada laboral. Estos cambios incrementan el costo de mantener una fuerza de trabajo bajo modalidades laborales, afectando también la decisión entre contratar bajo prestación de servicios o contrato laboral directo.
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Innovaciones en contratos especiales (aprendices, trabajadores de plataformas, artistas, tercerización)La reforma incorpora reglas específicas para contratos de aprendices del SENA convirtiéndolos en contratos laborales con derechos plenos, cambios en la formalización de trabajadores en plataformas digitales y limitaciones en la tercerización de labores permanentes. Si tu empresa depende de contratistas en plataformas o externaliza funciones esenciales, estos desarrollos son críticos.
Estas historias muestran que no todo contrato de prestación de servicios será inválido bajo la reforma; la clave está en cómo se ejecuta en la práctica.
Cómo adaptarte como empleador: fases estratégicas accionables
1. Análisis diagnóstico: revisión de contratos situacionales
Con Mi Contabilidad realizamos una auditoría de tus contratos de prestación de servicios vigentes: duración, tareas, grado de subordinación, herramientas usadas, horarios, continuidad. Identificamos los que están en riesgo de reclasificación laboral.
2. Clasificación y priorización
Separamos los contratos que claramente podrán seguir como prestación de servicios (trabajos temporales, puntuales, sin dependencia) de aquellos que requieren reforma inmediata (funciones misionales, continuidad, elementos de subordinación).
3. Diseño de nuevos contratos y ajustes
Redactamos contratos por obra o labor determinada, contratos de prestación de servicios temporales o acuerdos mixtos donde se pacten cláusulas claras de autonomía, sin horarios fijos ni integración orgánica. Cuando la relación es permanente, diseñamos el contrato laboral apropiado (término indefinido, término fijo bien justificado).
4. Implementación gradual con acompañamiento
Acompañamos la transición con capacitación a tu equipo de recursos humanos, generación de actas de transición, validación de expectativas con los contratistas y monitoreo de cumplimiento. Esto incluye llenar los libros de trabajo, nómina, pagos de aportes y formalización cuando aplique.
5. Estrategia preventiva y monitoreo continuo
Mi Contabilidad te asesora para anticiparte a cambios regulatorios (modificaciones en la reforma pensional, sentencias de la Corte Constitucional, directivas de la UGPP). Hacemos seguimiento continuo, actualizamos tus condiciones contractuales y te alertamos riesgos antes de que se conviertan en contingencias.
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Riesgos y consecuencias si no actúas
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Reclamos laborales retroactivos: exigencia de prestaciones sociales como vacaciones, prima, cesantías, intereses, bonificaciones.
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Multas y sanciones de la UGPP: por omisión de aportes o errores en relaciones laborales.
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Obligaciones fiscales adicionales: reconocimiento de gastos no deducibles si la entidad considera que el gasto está mal clasificado.
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Pérdida de confianza y problemas reputacionales: colaboradores que exigen la reclasificación pueden generar litigios públicos.
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Costos financieros imprevisibles: el pasivo laboral puede afectar la liquidez de la empresa.
Por ello, la adaptación temprana no es un lujo, es una necesidad estratégica.
Cómo Mi Contabilidad ha ayudado (prueba social y enfoque cercano)
Durante los últimos 10 años, Mi Contabilidad ha acompañado a más de 200 pymes e independientes en Medellín, Bogotá, Cali y otras ciudades de Colombia en la transición de esquemas contractuales. Por ejemplo:
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Una empresa de servicios de TI (10 colaboradores externos) pudo transformar 7 contratos de prestación de servicios con riesgo en contratos laborales adecuados sin generar litigios, con ahorro del 15 % en pasivos subyacentes.
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Un consultor independiente en Rionegro evitó una demanda por reclasificación gracias a nuestra revisión preventiva y ajuste del contrato, con un costo menor al 5 % de lo que habría pagado como sanción.
En cada proyecto combino mi enfoque técnico normativo con el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque: usamos automatización, plantillas inteligentes, integración de nómina digital y seguimiento en tiempo real. “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Con Mi Contabilidad, construyes bases sólidas para el futuro.
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