Andrea es odontóloga independiente en Pereira. Este año abrió su consultorio, empezó a recibir transferencias y un proveedor le pidió el RUT para facturarle. Entró a la página de la DIAN, encontró el botón “Usuario nuevo” y se quedó sin saber si primero debía inscribirse en el RUT, crear la cuenta o habilitar la firma electrónica. El calendario tributario ya corre y no quiere sanciones por un dato mal diligenciado o por no actualizar su actividad a tiempo. Si te suena, esta guía es para ti: en lenguaje claro, con pasos oficiales, alertas reales y soluciones prácticas, te muestro cómo inscribirte por primera vez, crear tu cuenta y dejar lista la firma para presentar tu primera declaración de renta sin tropiezos. Con más de 30 años asesorando pymes y profesionales, mi objetivo es darte tranquilidad, rigor y acompañamiento humano.
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Cuando una persona natural decide formalizarse, el primer choque es cultural y operativo: en Colombia la formalidad no empieza el día que “me animo a declarar”, empieza mucho antes, cuando defino mi actividad, me inscribo en el RUT y habilito mi acceso al portal de la DIAN. El Registro Único Tributario es el censo que identifica, ubica y clasifica a quienes interactúan con obligaciones tributarias. La DIAN lo ofrece hoy con ruta 100 % en línea: desde su página oficial “Inscripción y actualización RUT”, puedes diligenciarlo, adjuntar soportes cuando aplique, y descargar el PDF con tu NIT una vez aprobado. Este es el primer hito para operar con clientes que exigen RUT, para facturar (si corresponde) y para firmar declaraciones electrónicamente.
¿Por qué es clave hacerlo bien y a tiempo? Porque hay sanciones expresas por no inscribirse cuando estás obligado, por no actualizar dentro del mes siguiente a cualquier cambio relevante, e incluso por informar datos falsos, incompletos o erróneos. El artículo 658-3 del Estatuto Tributario fija multas por día de retraso; si el dato desactualizado es dirección o actividad económica (CIIU), la sanción sube a 2 UVT por día. En palabras simples: dejar “para luego” un cambio de sede o una nueva línea de negocio te puede costar dinero y contratos.
Con el panorama claro, vamos al paso a paso verificado y actualizado.
Primero, inscríbete en el RUT. Desde la sección oficial “Inscripción y actualización RUT” encontrarás el botón para inscribirte en línea; la DIAN mantiene además guías “Apréndelo en un DIAN” con el Paso a Paso Inscripción al RUT y, si eres persona natural que aún no ha terminado su proceso, el Paso a paso Inscripción del Pre-RUT. Ten a la mano tu documento, correo, dirección, y define tu CIIU con cuidado (¡no lo elijas al azar!). Cuando completes el trámite, descarga y guarda el PDF del RUT y anota el número de formulario: lo usarás más adelante para habilitar o recuperar el acceso. “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
Segundo, crea tu cuenta de usuario. Estar inscrito en el RUT no significa tener acceso al portal. Debes ingresar al Portal Transaccional y elegir “Usuario nuevo”: digitas tu identificación, defines tu contraseña y, en adelante, entrarás por “Usuario registrado”. Este acceso será la puerta para generar declaraciones, gestionar firmas, consultar formularios, enviar información y descargar certificados. La propia DIAN lo detalla en su guía “¿Tienes cuenta de usuario?”.
Tercero, habilita la firma electrónica (Instrumento de Firma Electrónica – IFE). Sin firma no podrás presentar declaraciones ni firmar formularios. La DIAN mantiene el “Paso a Paso Generación Firma Electrónica” con capturas que orientan la habilitación y la recuperación cuando olvidas la clave. Recomendación práctica: configura y prueba tu firma semanas antes de tu vencimiento; evita cuellos de botella el último día.
Un cuarto componente que vale oro es la Autenticación Digital (GOV.CO): Colombia avanza en un sistema unificado de identidad para trámites estatales. Registrarte y validar tu identidad simplifica el ingreso y la seguridad en entidades como la DIAN, con niveles de autenticación crecientes. Es una tendencia regional que suma comodidad y control.
Hasta aquí la ruta técnica. Ahora, el contexto de fechas. Para personas naturales, la DIAN fijó en su Calendario Tributario 2025 que los vencimientos de la declaración del año gravable 2024 corren entre agosto y octubre, según los dos últimos dígitos del NIT. La entidad publica, además, páginas mensuales con recordatorios de vencimientos; por ejemplo, para octubre de 2025 reitera que del 1 al 24 declaran los NIT terminados en 67 a 00. Conclusión: no dejes para la última semana la creación de tu cuenta o la habilitación de tu firma.
Aquí caben tres historias reales de consultoría que ilustran aciertos y errores frecuentes.
Historia 1: Sara, abogada laboralista. Comenzó su independencia con servicios de asesoría y registró un CIIU de consultoría jurídica. Dos meses después dictó talleres remunerados; no actualizó su RUT. Un cliente corporativo exigió verificar actividad y responsabilidades: el contrato se frenó por la inconsistencia. Actualizamos el CIIU, documentamos el cambio dentro del mes y recuperamos la negociación. Aprendizaje: el RUT es un registro vivo; cada cambio relevante exige actualización o habrá sanciones por día.
Historia 2: Jhonatan, desarrollador. Tenía RUT, pero nunca creó “Usuario nuevo”. Cuando intentó habilitar la firma electrónica a días del vencimiento, no pudo avanzar. Ingresamos al Portal Transaccional, habilitamos el usuario y, con el paso a paso oficial de firma, quedó listo ese mismo día. Aprendizaje: RUT ≠ cuenta. Sin cuenta, no hay firma; sin firma, no hay declaración.
Historia 3: Panadería Azul SAS. Mudó su punto de venta y cambió de actividad secundaria a producción. La gerente dejó “para luego” la actualización del RUT y, semanas después, recibió un requerimiento. Recordemos: dirección y actividad tienen sanción de 2 UVT por día si no se actualizan dentro del mes. Ajustamos el RUT, acreditamos la fecha del cambio y capacitamos al equipo para implementar una política interna de actualizaciones.
Entre la técnica y el calendario siempre aparece la ansiedad: ¿qué pasa si me equivoco? ¿si no alcanzo? Mi recomendación profesional es combinar prevención y acompañamiento. En Mi Contabilidad trabajamos así:
Análisis inicial. Validamos si estás obligado a declarar, si te conviene SIMPLE, si debes ser autorretenedor, y definimos responsabilidades (IVA, retención, etc.). Revisamos si tu actividad encaja con la realidad de tus ingresos y proyecciones. Integramos alertas y checklists para que no olvides ningún campo crítico.
Definición estratégica. Elegimos CIIU correcto, responsabilidades y flujos. Si tendrás facturación electrónica, alineamos numeración y proveedor, y dejamos claro el orden de operaciones. “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Implementación y acompañamiento. Guiamos tu Inscripción/Pre-RUT, la creación de cuenta en el Portal Transaccional y la habilitación de firma con el paso a paso oficial. Hay soporte para recuperación de acceso, pruebas de firma y simulación de envío de formularios; nada se deja a la improvisación.
Control futuro. Automatizamos recordatorios de cambios en RUT (máximo un mes), vencimientos de renta según tu NIT, y políticas internas para que un traslado, un nuevo canal de ventas o una ampliación de objeto social no se conviertan en sanción. El respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque permite integrar calendarios, gestores de tareas y resguardo documental cifrado.
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Para aterrizarlo, comparemos prácticas en la región. Perú (SUNAT) digitalizó la inscripción al RUC: con DNI, validación biométrica y generación de Clave SOL en pasos guiados desde la web. México (SAT) mantiene inscripción de RFC para personas físicas con combinaciones de trámite en línea y cita para e.firma; ha venido simplificando requisitos. Chile (SII) apalanca ClaveÚnica como identidad estatal para trámites tributarios y otros servicios. El punto en común es identidad digital y autogestión, líneas en las que Colombia profundiza con Autenticación Digital.
Ahora, errores frecuentes que encuentro a diario y cómo evitarlos, explicados en tono humano:
Un capítulo aparte merecen las sanciones. En Mi Contabilidad hemos acompañado liquidaciones y contabilizaciones prácticas con casos reales, de forma que el lector entienda el impacto en el resultado del período y en el flujo de caja. Nuestra experiencia reciente en el blog “Liquidación y contabilidad sanciones por RUT no actualizado” ha sido útil para que los gerentes vean números y tomen decisiones a tiempo. También abordamos preguntas recurrentes como “¿Es necesario actualizar el RUT cada año?” (la respuesta depende de si hubo hechos que obliguen a actualizar) y advertimos sobre tendencias, como el control sobre RUT “dormido” que podría tener consecuencias para inactivos en el mediano plazo.
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Para cerrar la parte técnica, un recordatorio de fechas: el Calendario Tributario 2025 de la DIAN es la fuente a tener en tu mesa de trabajo. En lo concerniente a personas naturales, confirma tu día exacto por los dos últimos dígitos del NIT. La DIAN refuerza cada mes los vencimientos; en octubre de 2025, por ejemplo, declara el grupo 67-00 entre el 1 y el 24. Nada de sorpresas de última hora: con RUT, cuenta y firma listos, el envío es un proceso ordenado y seguro.
“Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.”
