Imagínate que Ana, directora de una pequeña fundación de impacto social en Cali, descubre en abril que no ha hecho la actualización anual en el régimen tributario especial —y menos enviado la memoria económica—, y teme perder beneficios fiscales justo en el año en que dependía de donaciones para seguir operando. Esa incertidumbre, ese riesgo latente, puede poner en jaque la continuidad de su misión. Lo que muchos no saben es que la normativa exige esta actualización dentro de los primeros seis meses del año, y si no se cumple, la entidad puede salir del régimen especial y tributar como sociedad comercial. En este artículo desentrañaremos paso a paso cómo cumplir correctamente con la actualización de calificación en el régimen tributario especial y el envío de la memoria económica, qué sucede si no lo haces y cómo proteger los beneficios tributarios esenciales.
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Desde que comencé mi ejercicio profesional como contadora pública hace más de 30 años y he acompañado entidades sin ánimo de lucro, cooperativas y organizaciones sociales, he visto equivocaciones costosas por desconocimiento —y también aciertos transformadores cuando los clientes entendieron su rol tributario estratégico. Hoy te guiaré, paso a paso, con ejemplos reales y normativa vigente para que tú no vivas ese susto fiscal.
¿Qué es el Régimen Tributario Especial (RTE) y por qué importa?
El RTE es un marco normativo aplicable a entidades sin ánimo de lucro, cooperativas y organizaciones del sector solidario que cumplen requisitos específicos. Su ventaja más notable: tributan con tarifa especial sobre excedentes netos (20 %) y, si destinan esos excedentes a su objeto social, pueden transformarse en exentos.
Así, las donaciones que recibe la entidad también pueden dar beneficios tributarios al donante (descuento).
Pero este régimen solo se mantiene si la entidad cumple con ciertos deberes: estar calificada, mantenerse actualizada y presentar una memoria económica cuando supere ciertos niveles de ingresos. Si incumples, puedes pasar al régimen ordinario, perder beneficios y enfrentar sanciones.
¿Quiénes deben actualizarse y presentar memoria económica?
Sujetos obligados a la actualización anual
La Ley 2277 de 2022 modificó el artículo 364-5 del Estatuto Tributario para establecer que las entidades calificadas en el RTE deben actualizar anualmente su información en el registro web durante los primeros 6 meses del año.
El Decreto 2229 de 2023 precisó que esta actualización debe hacerse a más tardar el 30 de junio, aplicable para todas las entidades sin importar el dígito de verificación de su NIT.
La actualización comprende:
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Verificar y corregir datos del RUT (datos de ubicación, representante legal, actividad, responsabilidades).
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Asegurar que la casilla 53 del RUT registre el código “04 – Régimen tributario especial”.
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Que al menos una actividad económica registrada sea meritoria, conforme al artículo 359 del ET.
Si no se realiza esta actualización dentro del plazo, la entidad corre el riesgo de ser reclasificada al régimen ordinario para ese año gravable.
¿Cuándo aplicar la memoria económica?
No todas las entidades calificadas deben presentar memoria económica, solo aquellas que superen un umbral de ingresos. En concreto:
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Si los ingresos brutos del año gravable anterior superan 160.000 UVT, deben presentar memoria económica junto con la actualización.
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Si no superan ese umbral, la memoria no es obligatoria, aunque sí deben mantener la actualización del RUT.
La DIAN exige que la memoria económica cumpla ciertos contenidos mínimos, como ingresos por donaciones, subvenciones, asignación de excedentes, inversiones, destinaciones y manifestación de transparencia.
Plazos clave y normativa reciente
Plazo de actualización
Tal como señalé antes, el plazo máximo para actualizar el registro web en 2025 es el 30 de junio para todas las entidades del RTE, sin excepción del dígito de verificación.
Así que debes preparar y presentar la actualización en el primer semestre del año.
Normas relevantes a tener presentes
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Ley 2277 de 2022: reformó los artículos 364-5 y otros sobre obligaciones del RTE.
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Decreto 1920 de 2023: reglamenta parcialmente temas tributarios que inciden en sociedades, donaciones, etc.
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Normativa DIAN – sección “Actualización” del RTE: establece documentos requeridos, criterios y procedimiento.
Además, recientemente la DIAN publicó la Resolución 000227 de 23 de septiembre de 2025, que compila y unifica normativa tributaria vigente. Aunque no altera sustancialmente estas obligaciones, advierte a las entidades estar atentas a ajustes, reglamentaciones complementarias y posibles cambios en formatos o parámetros técnicos.
Como experta contable te digo: no es momento de esperar, porque si te descuidas un año, pierdes beneficios que pueden demorar en recuperarse.
Documentos y requisitos para la actualización y memoria
Para cumplir correctamente, necesitas preparar los siguientes soportes:
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Certificación de nombres e identificaciones de cargos directivos y gerenciales, con su remuneración global (cuando la entidad tenga ingresos superiores a 3.500 UVT). Firmada por representante legal.
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Estados financieros del año anterior, debidamente aprobados por el órgano competente, firmados por contador o revisor fiscal.
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Informe de gestión, donde se describan proyectos en curso, contratos, metas logradas, subsidios u otros aportes recibidos.
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Memoria económica (solo si aplica). Debe incluir ingresos, donaciones, subvenciones, destinaciones del excedente, inversiones, asignaciones permanentes, manifestación de transparencia.
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Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para realizar los trámites en la plataforma web DIAN.
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Cumplir con que al menos una actividad económica en el RUT sea meritoria (artículo 359) si se trata de entidades que no nacen automáticamente en RTE.
Comprenderás que la falta de uno solo de estos documentos puede detener el trámite o generar objeciones de la administración tributaria.
Paso a paso para cumplir el proceso
Voy a contarte cómo lo hago con mis clientes de Mi Contabilidad y cómo lo puedes replicar:
Diagnóstico inicial
Primero reviso la situación actual de la entidad: ingresos del año anterior, si superan el umbral de 160.000 UVT, verificar el RUT, revisar actividades meritorias, documentos disponibles. En un caso reciente, la Fundación Manos Unidas ya contaba con datos incompletos de su RUT —corregimos ubicación, actividades y representación legal antes de avanzar.
Preparación documental y elaboración de memoria
Si aplica memoria económica, coordino con el área contable la construcción de un borrador con todos los componentes: ingresos, donaciones, destinos del excedente, inversiones. Se le da forma narrativa porque no basta presentar cifras: la DIAN espera coherencia entre lo financiero y lo social.
Diligenciamiento y envío
Ingresas al servicio informático del RTE de la DIAN, cargas los formularios correspondientes (por ejemplo formatos 2530 a 2533, dependiendo del caso) y presentas la solicitud de actualización junto con la memoria (si corresponde).
Se debe responder en caso de comentarios de la administración.
Seguimiento y verificación de efectos
Si la DIAN acepta la actualización, se mantiene la calificación del régimen especial, y la entidad sigue tributando con beneficios. Si hay rechazo o inconsistencias, se puede apelar mediante recurso de reposición.
Si la actualización no fue hecha a tiempo, la entidad puede ser excluida del RTE y reclasificada al régimen ordinario. He visto organizaciones tener que pagar impuestos adicionales y perder incentivos por errores de cumplimiento administrativo.
Casos reales y lecciones aprendidas
No realizar la actualización anual o no presentar la memoria cuando aplica trae consecuencias severas:
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Exclusión automática del RTE, pasando al régimen ordinario con tarifas mayores y pérdida de beneficios.
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Reclamos fiscales y sanciones por incumplimiento normativo.
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Imposibilidad de recibir donaciones con beneficios tributarios para donantes.
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Pérdida de reputación ante entidades donantes o supervisores, al evidenciar incumplimiento administrativo.
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Dificultad administrativa para volver al régimen especial, pues la DIAN exige cumplimientos estrictos y un proceso de readmisión cuando aplica.
He acompañado clientes que, por un olvido, perdieron ese estatus durante 2 años antes de lograr recuperar beneficios parciales.
Cómo Mi Contabilidad te acompaña en este proceso
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Servicios clave:
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Diagnóstico tributario preventivo, para identificar si tu entidad debe entregar memoria y cómo está tu cumplimiento del RTE.
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Elaboración y revisión de documentos, estados financieros, informe de gestión y memoria económica.
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Diligenciamiento y presentación digital ante la DIAN, con seguimiento hasta la aceptación o ajuste.
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Alertas automáticas, conectando tu sistema contable con recordatorios anuales de actualización.
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Capacitación al equipo interno, para que tu personal administrativo identifique exigencias del RTE.
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Revisión exprés (sin riesgo): ofrecemos una primera revisión gratuita para que veas si estás en riesgo de perder tu estatus especial.
Resultados que hemos obtenido
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Una fundación en Medellín pasó de riesgo de exclusión a cumplimiento en 48 horas con nuestra intervención.
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Una cooperativa logró automatizar recordatorios y desde entonces nunca ha olvidado la fecha límite.
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Independientes de ONG que nunca sabían cómo hacer la memoria económica hoy lo hacen sin temor en 2 semanas.
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