Cuando Laura, gerente de una empresa mediana con tres sucursales en Cali, recibió la notificación de la DIAN por presentar declaraciones de retención por separado, sintió temor: “¿me sancionarán por duplicar pagos?” Esa noche no durmió pensando en registros contables en cada sucursal, en conciliaciones, en soportes, en errores. Si tú también manejas varias agencias o plantas bajo un mismo NIT y te preguntas cómo consolidar correctamente las retenciones sin riesgo de sanción, estás en el lugar adecuado. En este artículo te explicaré, con casos reales, normativa vigente y ejemplos de empresas y freelances, cómo aplicar la declaración consolidada de retención en la fuente en Colombia paso a paso, evitando riesgos contables y tributarios innecesarios.
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Desde mis más de 30 años de experiencia como contadora pública, revisor fiscal y asesora tributaria, he acompañado empresas que cometieron errores costosos por desconocer la obligación de consolidar sus retenciones en la fuente cuando operan con sucursales o agencias. Por eso quiero contarte, con claridad y ejemplos, qué estipula la normativa, cuáles son los riesgos, y cómo implementar una estrategia sólida para declarar correctamente. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El problema real detrás de la consolidación
Supongamos que “Alimentos San José S.A.” tiene su sede principal en Medellín y dos sucursales en Manizales y Pereira. Cada oficina contrata servicios locales, hace compras, practica retenciones. Si cada sucursal presenta su propia declaración de retención mensualmente sin consolidar, pueden generarse los siguientes dolores:
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Duplicidad de pagos o inconsistencias entre oficinas.
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Riesgo de sanciones por presentación fragmentada cuando la normativa exige consolidación.
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Problemas de conciliación interna, soportes descoordinados y auditorías que exigen una versión coherente única.
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Percepción de falta de control por parte de la administración tributaria.
Ese dolor se agrava cuando la DIAN detecta que el agente retenedor (empresa matriz) tenía obligación de declarar en una sola presentación consolidada y no lo hizo, lo que puede dar lugar a sanciones por extemporaneidad o presentación indebida.
Ante ese panorama, la empresa siente urgencia por corregir y alinear sus procedimientos. Ese es exactamente el propósito de esta guía. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
¿Qué dice la normativa sobre consolidar retenciones?
Para comprender cuándo aplicar una declaración consolidada de retención en la fuente, debemos revisar las normas centrales:
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El Decreto 2623 de 2014, artículo 32, parágrafo 2, dispone que cuando un agente retenedor tiene agencias o sucursales bajo el mismo NIT, “deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada”.
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El parágrafo 3 del mismo artículo concede una excepción para entidades de derecho público (no industriales o comerciales) que pueden declarar por oficina retenedora.
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En materia de retensión en la fuente, la DIAN emitió la Resolución 000031 de 29 de febrero de 2024, que prescribió un nuevo formulario 350 para la presentación virtual de las declaraciones de retención y autorretención, aplicable desde agosto de 2024. Este formulario introduce novedades, como la diferenciación entre retenciones a personas naturales y jurídicas, y retenciones a beneficiarios no residentes.
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Adicionalmente, la Resolución 000022 de 20 de febrero de 2024 regula los certificados de ingresos y retenciones en el Régimen Simple para trabajadores independientes, aunque no directamente la consolidación de retenciones.
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También es relevante la Resolución 000188 de 30 de octubre de 2024, que aborda, entre otros temas, el tratamiento de compras de activos fijos sobre las retenciones practicadas.
Con base en esas normas, podemos afirmar:
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Si tienes varias oficinas o sucursales que operan bajo un mismo NIT, la declaración de retención en la fuente debe consolidarse.
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No puedes segmentar por oficina salvo que seas una entidad pública no comercial.
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Con el nuevo formulario 350, debe distinguirse entre tipos de beneficiarios y conceptos, y registrar retenciones a no residentes si aplica.
Obligaciones del agente retenedor consolidado
Cuando operas bajo una declaración consolidada, tu empresa debe:
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Identificar todas las sucursales/agencias dependientes del mismo NIT.Revisar si alguna tiene NIT diferente: si lo tiene, no se cuenta como sucursal para esta consolidación. Solo las oficinas con el mismo NIT entran.
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Reunir las retenciones practicadas en cada oficina, discriminadas por concepto: retención a título de renta, IVA, timbre, comisiones, honorarios, arrendamientos, dividendos, etc.
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Verificar el soporte documental: facturas, certificados de retención, soportes digitales, comprobantes de pago. Cada oficina debe respaldar sus operaciones.
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Consolidar los datos, sumando las bases sujetas a retención y los valores retenidos por concepto, de todas las oficinas.
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Diligenciar el formulario 350 consolidado, completando las casillas con los totales consolidados, separando personas naturales, jurídicas, retenciones a no residentes, etc.
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Presentar y pagar la declaración dentro del plazo correspondiente al último dígito del NIT de la matriz.
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Guardar los soportes de toda la operación: es decir, los soportes locales de cada sucursal, conciliaciones intersucursales, conciliaciones contables.
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Actualizar permanentemente procedimientos ante cambios normativos (nuevas resoluciones, modificaciones al formulario 350).
Novedades del formulario 350 (desde agosto de 2024)
El nuevo formulario 350 incorpora varias novedades que afectan cómo debes consolidar:
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Ahora se exige distinguir las retenciones practicadas a personas naturales y a personas jurídicas.
Se requiere reportar retenciones a beneficiarios no residentes, con distinción si estos están o no en país con convenio de doble tributación.
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Se agrega una fila adicional para reportar retenciones por compras de hidrocarburos, carbón y demás productos mineros (antes no estaba).
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Si haces correcciones de períodos anteriores (anteriores a agosto de 2024), debes usar la versión del formulario vigente en aquel momento, no la nueva versión para corregir casos antiguos.
Estas mejoras buscan mayor control, transparencia y capacidad de fiscalización por parte de la DIAN.
Plazos de presentación y pago
La presentación y pago de la retención consolidada sigue el calendario tributario vigente de la DIAN:
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Los agentes de retención deben presentar mensualmente su declaración consolidada según el último dígito del NIT. (La DIAN asigna fechas específicas según ese dígito.)
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En 2025, por ejemplo, para el mes de junio, la DIAN fijó el período del 11 al 25 del mes, dependiendo del último dígito del NIT, para presentar y pagar las retenciones.
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Si no haces el pago o presentación en esa ventana, puedes incurrir en sanciones por extemporaneidad, intereses y multas.
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Es importante tener presente que para corregir declaraciones de períodos previos, debes usar el formulario que aplicaba en ese momento, no usar el formulario actual para todos los ajustes.
Riesgos y sanciones
Algunos riesgos que he visto en auditorías o revisiones fiscales:
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Inaplicabilidad de una declaración presentada sin pago: Si presentas la retención sin hacer el pago respectivo, la declaración puede ser considerada ineficaz ante la DIAN.
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Multa por extemporaneidad: presentar fuera del plazo genera sanciones económicas calculadas sobre la base del valor que debías retener.
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Sanción por presentación indebida si en lugar de consolidar presentas por sucursales cuando tenías la obligación de hacerlo.
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Descoordinación en auditorías internas: cuando las oficinas reportan cifras distintas o sin respaldo, en auditoría interna o externa pueden cuestionarse las diferencias.
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Desconfianza de los auditores fiscales: se considera falta de control interno si no existe conciliación entre oficinas y matriz.
Ejemplos prácticos
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Bogotá practicó retención por servicios: 10 000 000 base, 1 500 000 retenido
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Bucaramanga: igual concepto base 8 000 000 retenido 1 200 000
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Neiva: base 6 000 000 retenido 900 000
Consolidación: base total 24 000 000, retención total 3 600 000. Ese valor se reporta en un único formulario 350 consolidado.
Al presentar ese consolidado y pagar dentro del plazo, la empresa evita que cada oficina declare por separado. Si alguna oficina presenta por aparte, se arriesga sanción por duplicidad.
Cómo implementar una solución con Mi Contabilidad
Cuando trabajo con empresas que deben consolidar sus retenciones, mi metodología se basa en tres fases:
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La consolidación de retenciones es una obligación clara cuando una entidad opera con oficinas o sucursales bajo un mismo NIT. El nuevo formulario 350 exige más detalle, y es clave que integres tus procedimientos contables para evitar errores, sanciones y desconexión entre oficinas y matriz. Con procesos robustos y apoyo especializado, puedes convertir ese reto en una ventaja de control y transparencia para tu empresa.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
