Imagínate que eres dueño de una pyme en Medellín, llamada “Soluciones Verde S.A.S.”, y en diciembre haces cierre contable. Al preparar tu declaración de renta ves que hay muchas diferencias entre lo contable (NIIF aplicables) y lo fiscal (estatuto tributario): depreciaciones distintas, ingresos devengados vs. cobrados, costos no aceptados, etc. Sabes que debes hacer un reporte de conciliación fiscal, pero no tienes claro cuándo entregarlo, si va con la declaración o antes, y qué pasa si no lo haces en el plazo correcto. Ese desconocimiento puede costarte sanciones importantes, riesgos con UGPP, y hasta problemas de auditoría. Hoy Dian emitió el Concepto 9123 de 2025 que aclara precisamente ese punto: el reporte debe presentarse dentro del mismo plazo fijado para la declaración de renta.
👉 LEE NUESTRO BLOG, justo lo que necesitabas
Informativo + Educativo
Desde hace más de treinta años, he acompañado empresas, independientes y empresarios en cómo cumplir con obligaciones contables y tributarias sin sorpresas. Uno de los dolores más frecuentes que observo es la incertidumbre sobre el momento exacto para presentar el Reporte de Conciliación Fiscal exigido por la Dian para los contribuyentes que llevan contabilidad. Este desconocimiento genera extemporaneidad, sanciones, rechazo de costos o deducciones, litigios fiscales y desconcierto financiero.
Diagnóstico: ¿Cuál es el problema real?
-
Muchas pymes y freelancers piensan que basta con llenar la declaración de renta y complementarios (Formulario 110 o 210), olvidando que el reporte de conciliación fiscal es independiente pero ligado.
-
Hay confusión sobre si ese reporte se presenta antes, con o después de declarar renta.
-
También se duda sobre sanciones si no se presenta o se hace con errores, y sobre quiénes están obligados (ingresos mínimos, tipo de contribuyente, etc.).
-
Algunos empresarios me cuentan que han dejado para último momento la conciliación y se han visto forzados a corregir declaraciones, pagar multas o perder algunos beneficios fiscales porque la contabilidad no respalda ciertos valores fiscales.
Contexto normativo vigente (últimos 12 meses) y qué ha dicho la Dian recientemente
Para entender claramente el cuándo, necesitamos revisar la normativa aplicable:
-
La Ley 1819 de 2016 obliga a los contribuyentes obligados a llevar contabilidad a llevar un sistema de conciliaciones entre la contabilidad (marcos técnicos contables) y lo fiscal.
-
El Decreto Reglamentario 1998 de 2017 desarrolla aspectos de esa obligación.
-
Resolución 000071 del 28 de octubre de 2019 fija el reporte para años gravables recientes (incluyendo parámetros del formato, quién debe presentarlo, ingresos mínimos, etc.).
-
Recientemente, el concepto 9123 de 2025 de la DIAN indicó que el reporte de conciliación fiscal debe presentarse dentro del mismo plazo fijado para la declaración de renta del contribuyente.
¿Qué dice específicamente el Concepto 9123 de 2025?
-
El reporte se debe presentar antes del vencimiento para declarar renta, o dicho de otro modo, dentro del plazo de la declaración de renta.
-
Si no se entrega en ese plazo o se presenta extemporáneamente, se configura incumplimiento de obligación formal de contabilidad, sancionable según el artículo 655 del Estatuto Tributario.
-
También, enviar información errónea o incompleta en el reporte contiene sanciones contempladas en el artículo 651 del ET.
Detalles importantes: quiénes deben presentarlo, formatos, ingresos mínimos
-
Formato 2516: para contribuyentes que declaran con el Formulario 110 (personas jurídicas, naturales no residentes, etc.).
-
Formato 2517: para personas naturales residentes y sucesiones ilíquidas de causantes residentes, en el Formulario 210.
-
Obligación cuando los ingresos brutos fiscales (ordinarios más extraordinarios, ganancias ocasionales, rentas pasivas, etc.) son iguales o superiores a 45.000 UVT en el año gravable. Para 2023, ese monto correspondía a aproximadamente $1.908.540.000 COP.
-
Quienes tienen ingresos inferiores a ese umbral, aunque están obligados a llevar contabilidad, deben al menos conservar el reporte para exhibirlo si la DIAN lo solicita.
¿Cuándo exactamente hay que presentarlo?
Aquí es donde el Concepto 9123 despeja la duda:
-
El reporte de conciliación fiscal debe presentarse previo al vencimiento para declarar renta, es decir, dentro del plazo que la Ley, DIAN y el calendario tributario establecen para la declaración de renta y complementarios.
-
No se pide que vaya antes de iniciar el diligenciamiento del formulario de renta, sino que esté disponible y presentado (en el sistema) antes de la fecha límite de la declaración.
Consecuencias de no cumplir o hacerlo fuera de plazo
-
Sanción por irregularidad en la contabilidad bajo el artículo 655 del Estatuto Tributario.
-
Posible rechazo de costos, deducciones o beneficios fiscales que no estén debidamente soportados contablemente.
-
Multas si la información es incompleta, errónea o entregada extemporáneamente, según los literales b) y c) del artículo 651 ET.
-
Procedimientos de fiscalización más graves si la DIAN detecta sistematicidad en la omisión o errores.
Ejemplos prácticos reales en Colombia (pymes, independientes, empresas grandes)
-
Caso de “Panadería Los Amigos Ltda.” (empresa pequeña en Bogotá): tuvo ingresos de $1.500 millones (inferiores al umbral de 45.000 UVT para cierto año gravable). Aunque llevaba contabilidad, no presentó el reporte 2516 para ese año al considerar que no estaba obligado. Al hacer una auditoría, la DIAN solicitó el reporte, lo cual generó sanción por no conservarlo.
-
Caso de freelance “Ana María Consultora” (persona natural residente): trabaja con contrato, lleva contabilidad voluntaria, tuvo ingresos + ocasionales que excedieron los 45.000 UVT. Debía presentar el formato 2517 antes de la fecha límite de su declaración (Formulario 210). Lo hizo unos días después del vencimiento: sanción por extemporaneidad y multa proporcional.
-
Empresa mediana “Tecnología & Co.” (Medellín): no solo presentó tarde el reporte, sino que los números del reporte no coincidían con su declaración de renta, debido a errores en reconocimiento contable vs. fiscal de depreciaciones y provisiones. Esto generó requerimiento de la DIAN para corregir la declaración, además de sanciones por información errónea.
Comparativo Colombia vs. otros países
Para entender mejor y tener perspectiva internacional:
-
España tiene reglas de diferencias contables/fiscales, pero su sistema de declaración de sociedades obliga a presentar la conciliación de la base contable con la base fiscal dentro del plazo de presentación de cuentas anuales y declaración de impuestos, similar a lo que pide la DIAN.
-
Chile exige que la declaración de renta (personas jurídicas) incorpore ajustes entre contabilidad y normativa tributaria, y usualmente el informe de diferencias debe estar listo al momento de presentar la declaración anual.
-
México tiene el “Listado de declaraciones informativas y obligaciones complementarias” que exige conciliaciones fiscales, ajustes y documental soporte antes de presentar la declaración anual.
En general, países con marcos contables modernos exigen que los ajustes entre lo contable y lo fiscal estén conciliados antes de presentar la declaración de impuestos, lo que da credibilidad, coherencia y reduce riesgos de fiscalización. Colombia sigue esa línea con su normativa reciente.
Cómo resolver esto con Mi Contabilidad en fases prácticas
Con Mi Contabilidad, liderada por Diana Cristina Cardona Cardona con el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque, lo abordamos así:
Fase I – Diagnóstico inicial
-
Revisamos tus estados contables y fiscales del año gravable: identificamos todas las diferencias (activo fijo, depreciaciones, provisiones, ingresos, etc.).
-
Verificamos si cumples los requisitos legales de obligación (¿ingresos ≥ 45.000 UVT?, tipo de contribuyente, si llevas contabilidad, etc.).
Fase II – Planeación estratégica
-
Definimos el cronograma: cuándo preparar el reporte para entregarlo antes del vencimiento de la declaración.
-
Establecemos roles, plazos internos y herramientas digitales (software contable, prevalidadores DIAN, firmas electrónicas).
Fase III – Implementación y acompañamiento
-
Elaboración del Reporte de Conciliación Fiscal (formato 2516 o 2517 según aplique), apoyados en tecnología para reducir errores.
-
Simulación con el prevalidador DIAN, revisión técnica contable y fiscal, ajustes según diferencias temporales y permanentes.
-
Verificación de la firma electrónica, transmisión del archivo XML mediante el servicio informático, asegurando constancia “RECIBIDO”.
📅 Agenda: https://outlook.office.com/book/MiContabilidadCom@todoenuno.net.co/
¿Quieres que te revisemos ahora mismo si tu empresa está al día con la conciliación fiscal?
Cómo evitar sanciones y asegurar cumplimiento continuo
-
Mantén una contabilidad rigurosa con los criterios contables vigentes (marcos técnicos contables NIIF).
-
No esperes al último momento para ajustar las diferencias contables vs. fiscales.
-
Usa los prevalidadores que la DIAN pone a disposición cada año. Verifica los formatos 2516V7/2516V8 o 2517V6, según año gravable.
-
Capacita contadores o asesores para entender los artículos 651 y 655 del Estatuto Tributario, sanciones, irregularidades de contabilidad, etc.
Oferta sin riesgo
-
Primer revisión exprés del cumplimiento: analizamos si tu reporte de conciliación fiscal ya está listo o si hay brechas—sin costo alguno para ti como nuevo cliente.
-
Diagnóstico preventivo con plan de acción personalizado para ajustar tu contabilidad antes de declarar renta, sin compromiso.
“La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Con Mi Contabilidad, no solo te ayudamos a cumplir, sino a aprovechar esas conciliaciones para tomar decisiones estratégicas que fortalezcan tus finanzas, reduzcan riesgos y te preparen para el futuro. “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
