Desde que don Álvaro Mora abrió su café en Manizales, nunca pensó que una “pequeña omisión” administrativa le pudiera costar tanto. Un cambio de dirección no informado, un nuevo socio no incluido en el RUT, o retrasar una actualización mínima: errores que muchos consideran triviales se convierten en sanciones pesadas. Hoy te acompaño, con más de 30 años de experiencia, para mostrarte cómo liquidar y contabilizar estas sanciones con ejemplos reales. Veremos cómo empresarios jóvenes como María (una emprendedora digital) o contadores independientes enfrentan estos riesgos en su día a día. Aprenderás el mecanismo normativo vigente, cómo impacta en tus estados financieros y cómo evitar caer en estos errores. Al final tendrás herramientas prácticas para gestionar tus obligaciones sin miedo.
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La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
Cuando llevo más de 30 años asesorando empresas, una constante me acompaña: los pequeños descuidos formales terminan generando grandes dolores de cabeza. Conozco el caso de una pyme textil en Ibagué: su dueño no actualizó el RUT tras cambiar de actividad económica. Pasó un año, llegó una fiscalización de la DIAN y le impusieron una sanción en UVT diaria durante todo ese tiempo. La imagen de él recibiendo esa carta en la oficina me quedó grabada: “Pensé que era algo menor”, me dijo. Pero para la DIAN, no actualizar el RUT es una infracción grave (y costosa).
Muchos empresarios, gerentes o contadores creen que el RUT es algo estático o exclusivamente para trámites iniciales. Otros dejan para después su actualización cuando hay un cambio de dirección, actividad económica o la inclusión de responsabilidades tributarias. Pero la normativa exige que ese cambio (el hecho que obliga la actualización) debe informarse dentro del mes siguiente. Si no lo haces, la sanción comienza a correr desde el día siguiente de vencido ese plazo.
Si estás leyendo esto, quizá tú ya has incurrido en ese retraso sin darte cuenta, o estás a punto de hacerlo. Este riesgo no solo afecta tu cumplimiento tributario, también distorsiona tu contabilidad y compromete la credibilidad frente a entidades como la DIAN, la UGPP o incluso auditores externos.
Normativa vigente clave
Para fundamentar, repasemos las normas que rigen estas sanciones y sus límites:
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El Artículo 658-3 del Estatuto Tributario (ET) tipifica cuatro casos de sanciones vinculadas al RUT:1. No inscribirse oportunamente en el RUT2. No exhibir en lugar visible la certificación del RUT (esta sanción ha perdido vigencia en algunos casos)3. No actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho generador4. Informar datos falsos, incompletos o equivocados.
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En el numeral 3, se establece que por no actualizar la información dentro del mes se impondrá una multa de 1 UVT por cada día de retraso. Pero si el cambio involucra dirección o actividad económica, la sanción sube a 2 UVT diarios de retraso.
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El numeral 4 aplica sanción de 100 UVT para quien informe datos falsos, incompletos o erróneos en el RUT.
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Un punto clave: la sanción por no actualizar o no inscribirse según los numerales 1 y 3 puede liquidarse por debajo de la sanción mínima de 10 UVT, pues el artículo 639 del ET no la aplica a estos casos particulares.
En cuanto a plazo de imposición de sanciones: las infracciones sujetas a resolución independiente (o pliego de cargos) prescriben en dos años desde la presentación de la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del periodo en que ocurrió la infracción.
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La DIAN indica que la actualización del RUT no tiene costo y debe hacerse dentro del mes siguiente al evento que la genera.
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También hay restricciones sobre las actualizaciones virtuales: por ejemplo, la dirección (casilla 41) no puede modificarse virtualmente más de dos veces en seis meses; de lo contrario, se debe agendar cita física.
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Finalmente, es importante señalar que las sanciones por no actualizar el RUT no son reducibles conforme al parágrafo del artículo 640 del ET cuando se trata de la sanción del numeral 4 (datos falsos). En cambio, las sanciones del numeral 3 no están exentas de reducción, pero la norma interpretativa y práctica ha señalado que muchas veces no aplica la reducción automática.
Con esta base normativa clara, vayamos ahora a casos aplicados.
Casos prácticos y su liquidación
Tomemos Tres empresas ficticias para ilustrar cómo se liquida y contabiliza una sanción por no inscribir o actualizar el RUT:
Caso A: “Café Andino Ltda.” – No inscripción antes de comenzar actividad
Escenario: La sociedad se constituyó el 1 de marzo de 2025, pero no inscribió el RUT hasta el 1 de junio de 2025. Tiene un establecimiento visible (local).
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Periodo de retraso: del 1 de marzo al 1 de junio → 3 meses de retraso.
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Clausura propuesta: la norma permite clausura del establecimiento por un día por cada mes o fracción de mes retrasado.
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Alternativa multa: 1 UVT por día de retraso si no se tiene establecimiento (pero aquí sí se tiene).
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Como tienen establecimiento, lo aplicable sería clausura o multa (a elección de la DIAN según el caso).
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Supongamos que la DIAN decide imponer clausura 3 días (1 día por mes) más multa de 1 UVT por día de retraso (90 días).
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Si valor UVT 2025 = $50.000 (hipotético para ejemplo), la multa sería 90 × 50.000 = $4.500.000
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Registro contable:
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Débito: Gasto por sanciones tributarias $4.500.000
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Crédito: Pasivo – sanciones por RUT $4.500.000
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Si se impone clausura, no es una partida contable monetaria, pero se consideraría internamente como restricción operativa.
Caso B: “TecnoMundo S.A.S.” – No actualización de dirección
Escenario: En enero de 2025 cambia de local, debe actualizar el RUT antes del 28 de febrero de 2025, pero no lo hace hasta el 30 de abril de 2025. Eso son 61 días de retraso. La modificación involucra dirección, por tanto sanción de 2 UVT diarios.
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Retraso: 61 días × 2 UVT diarios = 122 UVT
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Si UVT = $50.000 → sanción = 122 × 50.000 = $6.100.000
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Registro contable:
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Débito: Gasto por sanciones tributarias $6.100.000
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Crédito: Pasivo – sanciones por RUT $6.100.000
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Caso C: “Creativos Digitales E.I.R.L.” – Datos erróneos
Escenario: Al inscribir el RUT, la emprendedora María declara una actividad económica equivocada (no gravada) sabiendo que su negocio es gravado. DIAN hace requerimiento y lo descubre.
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Multa: 100 UVT según numeral 4 del art. 658-3
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Con UVT = $50.000 → sanción = 100 × 50.000 = $5.000.000
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Registro contable:
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Débito: Gasto sanciones tributarias $5.000.000
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Crédito: Pasivo sanciones por RUT $5.000.000
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Estas sanciones se reconocen en el periodo en que se profiera la resolución de sanción o el acto administrativo firme.
Impacto financiero y contable
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Estas sanciones son gastos no deducibles para efectos fiscales (cuando corresponde), pues la DIAN no las admite como costos o deducciones salvo disposición expresa.
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Por ende, en la declaración de renta su tratamiento puede ser diferente al que se aplica contablemente.
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En liquidez, generan salidas imprevistas o afectaciones al flujo de caja.
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Si estás bajo auditoría o revisión de revisoría fiscal, pueden generar señalamientos de control interno débil.
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En casos de revisoría fiscal, el revisor fisi puede indicar que no existe una política formal de actualización del RUT, lo que compromete la confianza en la integridad de la información.
Comparativo Colombia vs algunos países seleccionados
Para dimensionar la rigurosidad en Colombia frente a otros contextos:
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Colombia: sanciones de 1 o 2 UVT diarios; hasta 100 UVT por datos falsos.
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México: la autoridad fiscal puede imponer multas fijas por incumplimiento de actualización de datos en el RFC, pero generalmente no calcula día a día de forma tan agresiva como Colombia.
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España: la Agencia Tributaria exige alta, baja o cambios en el censo, pero las sanciones están reguladas por cantidades fijas o porcentuales, no por día de retraso continuado con UVT.
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Brasil: la Receita Federal puede sancionar por omisión o errores en registros fiscales, pero sus multas no suelen escalar por día tanto como en Colombia; además, hay mecanismos de conciliación tributaria más comúnmente aplicados.
Este contraste nos muestra que la normativa colombiana es particularmente estricta en materia formal del RUT, y por eso el cumplimiento es esencial.
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Con Mi Contabilidad hemos acompañado a más de 150 pymes e independientes: un taller de confección dejó de pagar multas recurrentes, una empresa de servicios digitales normalizó su RUT en un solo trimestre y un freelance evitó una sanción de 100 UVT cuando la DIAN lo citó. Con nosotros, “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
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