En el marco de la evolución tributaria en Colombia, la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) ha implementado ajustes que refuerzan el control sobre las transacciones comerciales. Uno de los elementos clave de este proceso es el Documento Soporte, el cual deben generar los compradores para transacciones con proveedores no obligados a expedir factura electrónica. Este documento busca mejorar la formalización y transparencia en las operaciones, mientras facilita la deducibilidad de costos y gastos. Aquí te contamos qué cambia con esta normativa y cómo se debe gestionar adecuadamente.
¿Qué es el Documento Soporte?
El Documento Soporte es una herramienta que permite a los compradores validar fiscalmente las transacciones realizadas con proveedores que no están obligados a emitir factura electrónica, como los del régimen simplificado. Este documento es crucial para que las empresas puedan sustentar estos gastos ante la DIAN y garantizar su deducibilidad.
Debe contener la información necesaria para reflejar la transacción, incluyendo:
- Datos del comprador y proveedor (nombre, NIT).
- Detalle de los bienes o servicios adquiridos.
- Fecha de la operación, que debe coincidir con la fecha de emisión del documento.
- Número consecutivo del documento, aprobado por la DIAN.
- Código Único de Documento Soporte (CUDS), asignado al generar el documento.
- Firma electrónica del emisor, según lo dispuesto por la DIAN
¿Cuáles son los nuevos requisitos?
Desde mayo de 2022, la DIAN exige que todas las operaciones con proveedores no obligados a facturar electrónicamente generen el Documento Soporte de manera electrónica, siguiendo las especificaciones técnicas de la Resolución 000165 de 2023. Esto implica que el documento debe ser transmitido electrónicamente para su validación por la DIAN. Las claves a tener en cuenta incluyen:
- Formato electrónico: El documento debe generarse en el formato establecido por la DIAN, cumpliendo con las especificaciones técnicas del anexo técnico.
- Validación oportuna: Debe transmitirse en el momento de la operación, o a más tardar, el último día hábil de la semana en que se realizó la transacción.
- Corrección de errores: En caso de errores tecnológicos, los contribuyentes tienen hasta 48 horas para solucionar y re-enviar el documento.
Beneficios de su implementación
La implementación del Documento Soporte trae consigo múltiples beneficios para empresas y la administración tributaria:
- Facilita la deducción de costos: Las empresas pueden deducir correctamente los costos en los que incurren con proveedores informales, siempre y cuando las transacciones estén debidamente soportadas con este documento.
- Reducción de la evasión fiscal: Al formalizar transacciones que antes no quedaban registradas, se promueve la transparencia y se refuerza el control fiscal.
- Validez ante la DIAN: Solo con la correcta validación del Documento Soporte ante la DIAN, las transacciones podrán ser utilizadas como soporte en las deducciones tributarias.
4. ¿Qué hacer en caso de inconvenientes tecnológicos?
Si se presentan inconvenientes para la transmisión del Documento Soporte, ya sea por problemas tecnológicos del contribuyente o de la DIAN, se cuenta con un plazo de 48 horas para realizar la transmisión una vez resueltos los inconvenientes. Este tiempo es crucial para que la transacción sea validada correctamente y no se incurra en incumplimientos.
Conclusión
La correcta implementación y manejo del Documento Soporte es clave para las empresas que deseen mantener sus operaciones en línea con las normativas tributarias colombianas. Este mecanismo refuerza la transparencia y permite que las transacciones con proveedores no obligados a facturar electrónicamente sean debidamente soportadas y deducidas fiscalmente.
Si necesitas ayuda para implementar el Documento Soporte en tu empresa o tienes dudas sobre su uso, en Mi Contabilidad estamos listos para brindarte la asesoría que necesitas. Contamos con un equipo especializado en contabilidad y fiscalidad, que te ayudará a cumplir con todas las normativas vigentes.
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