Uno de los requerimientos de la NICC 1 para implementar el sistema de calidad de las firmas de auditoría y de los contadores públicos independientes es establecer políticas y procedimientos para documentar adecuadamente la realización de los encargos que se ejecuten.
En este editorial abordamos los lineamientos relacionados con la documentación de los encargos que ejecutan las firmas de auditoría y los contadores públicos independientes. Este aspecto es requerido por la NICC 1 para asegurar que los procedimientos que sigue la firma de auditoría para redactar las conclusiones de sus informes permitan lograr la calidad del encargo.
“La documentación del encargo, en las Normas Internacionales de Aseguramiento, hace referencia a los papeles de trabajo que debe elaborar el contador público en la realización de su labor”
La documentación del encargo, en las Normas Internacionales de Aseguramiento, hace referencia a los papeles de trabajo que debe elaborar el contador público en la realización de su labor. Estos papeles incluyen el registro del trabajo efectuado, de los resultados obtenidos y las conclusiones alcanzadas.
Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente esté atento a estos requerimientos, debido a que la Junta Central de Contadores –JCC– realiza inspecciones sobre esta documentación para verificar, entre otros aspectos, la observancia de los requerimientos de ética y calidad en la ejecución de los encargos y su adecuada planeación.
Documentación del encargo de auditoría
Los párrafos 45 a 47 y A54 a A63 de la NICC 1 mencionan los lineamientos necesarios para que la firma de auditoría o el profesional independiente diseñen las políticas y procedimientos necesarios para la compilación, confidencialidad, custodia, integridad, accesibilidad, recuperación y conservación de los archivos de los encargos.
Las políticas y procedimientos, en general, deben apuntar a alcanzar los siguientes fines:
Impedir modificaciones no autorizadas.
Proteger la confidencialidad del cliente.
Prevenir la pérdida de información.
Facilitar el seguimiento a un cliente o encargo.
Finalizar oportunamente la documentación del encargo.
Recomendaciones
Para facilitar el cumplimiento de los requerimientos previamente mencionados se recomienda atender los siguientes puntos:
Elaborar una lista de verificación de la documentación requerida por cada tipo de encargo.
Establecer el tiempo para que el socio del encargo y el personal a cargo realice la compilación de los archivos del encargo después de la fecha del informe de auditoría (párrafo 45 de la NICC 1).
Señalar el período mínimo en que la firma conservará cada clase de archivo.
Para proteger la confidencialidad de los documentos deberá:
Hacer firmar a los empleados los compromisos de confidencialidad de la información de los clientes. Estos compromisos deben especificar que no es posible revelar ningún documento o dato de los archivos de los clientes sin la autorización expresa del socio responsable.
Hacer firmar la autorización del cliente cuando este requiera que se le entregue algún documento.
Capacitar a los socios sobre las situaciones específicas en que las disposiciones legales requieren que se entregue documentación del encargo, como puede ser en un proceso legal.
Establecer el procedimiento para la destrucción de archivos que se conservarán escaneados, señalando las autorizaciones requeridas para tal fin.
Accesibilidad:
Establecer el procedimiento de las autorizaciones destinadas a que se entreguen los documentos necesarios para que los empleados y socios cumplan con sus funciones, señalando los responsables de ejecutar esta tarea.
Custodia e integridad:
Establecer mecanismos para impedir que el personal no autorizado modifique los documentos a los que no debería tener acceso (por ejemplo, cuando se trate de archivos en Excel), protegiéndolos con claves de seguridad.
Fijar procedimientos para realizar copias de seguridad con el fin de proteger la información que guardan los asistentes o socios en computadores portátiles cuando realizan trabajo de campo, ante posibles robos, daños, o pérdidas.
¿Qué información se debe documentar?
La firma de auditoría o el profesional independiente debe documentar los siguientes aspectos:
Propuesta de servicios para el cliente.
El proceso de planeación de auditoría, que incluye:
La estrategia de auditoría que defina el alcance, oportunidad y dirección de la auditoría de manera que guíe el desarrollo de la misma. Además, incluir de manera general los procedimientos que van a desarrollarse, y los recursos de los que va a disponer la auditoría.
Plan de auditoría que cubra de manera detallada los lineamientos generales de la estrategia de auditoría.
Memorando de planeación, que incluya el conocimiento del cliente en lo relacionado con la descripción de actividades, estatutos, información de empleados, políticas contables, usuarios relacionados, cronograma de impuestos, actividades y reportes a entregar como resultado de la auditoría.
Asuntos significativos en cuanto a los requerimientos de ética.
Cumplimiento de requerimientos de independencia.
Procedimientos de evaluación de los riesgos de la auditoría.
Comunicaciones enviadas y recibidas en el desarrollo de la auditoría.
Confirmación de que no haya asuntos pendientes por resolver.
Documentación de los hallazgos y de las pruebas de auditoría realizadas.
Informe de auditoría o dictamen.
Cierre del archivo con las aprobaciones correspondientes, verificando las referencias cruzadas de los archivos.
Tiempo de conservación
Este tiempo se establece por lo general en cinco (5) años, pues es el que se encuentran en la normatividad. Al respecto, el artículo 9 de la Ley 43 de 1990 señala que los papeles de trabajo del contador público deben conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.
Asimismo, el párrafo A61 de la NICC 1 señala que:
“En el caso específico de los encargos de auditoría, por lo general el plazo de conservación no será inferior a cinco (5) años, a contar desde la fecha de auditoría o, en caso de que sea posterior, desde la fecha del informe de auditoría de grupo”.
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