Las incapacidades y otras reclamaciones generan activos contingentes. Estas deben cumplir algunas condiciones para ser reconocidas como activos. Si tales condiciones no son cumplidas, las reclamaciones deben ser objeto de simple revelación en notas a los estados financieros.
Cuando un trabajador sufre una enfermedad o un accidente que le impiden desempeñar sus labores temporalmente, tiene derecho, de acuerdo con nuestra legislación laboral, a recibir una compensación denominada “incapacidad”. Ahora bien, inicialmente la compensación es asumida por el empleador, pero posteriormente dichos recursos son reembolsados por la EPS, ARL o fondo de pensiones, dependiendo del caso.
Los empleadores suelen pagar directamente al empleado el valor de su incapacidad, y luego hacen la reclamación ante la entidad responsable, para finalmente obtener el reintegro a través de la planilla de liquidación de aportes.
Pese a que la EPS, ARL o fondo de pensiones tienen el deber de reintegrar al empleador el valor correspondiente, es absolutamente necesario que se cumplan todos los requisitos definidos por estas entidades, para proceder con el efectivo cobro de la suma de dinero.
“el reconocimiento de una cuenta por cobrar requiere que la entidad pueda probar que tiene un derecho real y cierto a recibir una suma determinada de dinero”
Debido a lo anterior, el solo hecho de que el empleador haya cancelado al trabajador unas sumas de dinero (las cuales pueden ser vueltas a cobrar a otra entidad), no significa que el primero pueda reconocer, de manera automática, una cuenta por cobrar a un tercero. Esto sucede porque el reconocimiento de una cuenta por cobrar requiere que la entidad pueda probar que tiene un derecho real y cierto a recibir una suma determinada de dinero, y este derecho no se materializa con la existencia de la enfermedad o lesión que generó la incapacidad, ni con el hecho de haberle pagado al trabajador; sino que se consolida cuando el empleador ha llevado a cabo, de manera satisfactoria, todos los trámites requeridos por la entidad pagadora.
Es por eso que el reconocimiento de cuentas por cobrar por concepto de reclamaciones debe pasar por un examen minucioso, para que el preparador de la información esté seguro de que se han cumplido todos los requisitos para que la reclamación sea efectiva.
En vista de todo lo expuesto, el proceso para el reconocimiento contable de una incapacidad podría seguir esta secuencia:
El pago al trabajador debería contabilizarse como gasto por incapacidad.
El valor reconocido por la entidad pagadora, una vez sea aceptado, debería reconocerse como un menor valor del gasto por incapacidad, con cargo a una cuenta por cobrar destinada a la entidad pagadora.
Los requisitos para reconocer la cuenta por cobrar deberían ser la documentación y el soporte de la reclamación recibida y respondida de manera afirmativa por la entidad pagadora.
Se justifica este tratamiento puesto que si la entidad reconoce las cuentas por cobrar simplemente por el hecho de haberle pagado al trabajador, podría estar sobrevalorando el monto de esa cuenta. Además, si la entidad no lleva a cabo la reclamación o no aporta la documentación requerida, estos valores nunca serán recuperados.
Prueba de deterioro
Al igual que todos los demás activos que se miden por un modelo diferente al del valor razonable, la entidad debe llevar a cabo una prueba de deterioro en relación con las partidas reconocidas como cuentas por cobrar por concepto de reclamaciones.
Esta prueba es especialmente importante debido a la naturaleza misma de la partida. Por tratarse de valores en reclamación a terceros, la entidad debe ser muy estricta en la prueba de deterioro: cualquier valor sobre el cual tenga dudas considerables en cuanto a su recuperabilidad, debería ser deteriorado.
En algunas entidades se mantienen grandes valores en cuentas por cobrar a EPS, ARL y fondos de pensiones, por reclamaciones de incapacidades de años anteriores que aún están en disputa. Estos valores deben deteriorarse, y solo deberían ser objeto de reconocimiento (o reversión de deterioro) cuando la entidad obtenga un concepto favorable por parte de la entidad pagadora.
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