A través de sus circulares 201-000005 y 100-000006 de noviembre 9 de 2018, la Supersociedades fijó plazos y condiciones para que sociedades vigiladas y controladas de los grupos 1, 2 y 3 reporten sus estados financieros básicos del año 2018, para lo cual se seguirá usando el software XBRL Express.
El pasado 9 de noviembre de 2018 la Superintendencia de Sociedades expidió sus circulares 201-000005 y 100-000006 (publicadas en las páginas 11 a 14 del Diario oficial 50776 de noviembre 13 de 2018, el cual circuló en internet a partir jueves 15 de noviembre de 2018). A través de estas se fijaron las condiciones y plazos en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 de la convergencia a normas internacionales (sin importar si se encuentran en condiciones normales de operación o en procesos de liquidación voluntaria), tendrán que cumplir para remitir a dicho órgano de control tanto la información sobre sus estados financieros básicos del año 2018 como su informe de prácticas empresariales.
Al respecto, es necesario tener presente que en el caso de los reportes del año 2017 la Supersociedades había expedido en noviembre 10 de 2017 una única circular ( 201-0000004) en la cual solo se exigió información a las sociedades que a diciembre 31 de 2017 tuvieran condiciones de vigiladas, o controladas, o inspeccionadas, pero que pertenecieran a los grupos 1 o 2 de la convergencia a normas internacionales.
“la Supersociedades ha decidido volver a solicitar información a las entidades vigiladas y/o controladas que también pertenezcan al grupo 3”
Por tanto, era claro que entre los años 2016 y 2017 la Supersociedades había dejado de solicitar información a las entidades que pertenecieran al grupo 3 de la convergencia (sin importar si eran vigiladas, controladas o inspeccionadas), lo cual implicaba que la Supersociedades dejara de contar con información valiosa que le ayude a consolidar y examinar el comportamiento de todas las sociedades que sí pertenecen a un mismo sector económico. Sin embargo, para los reportes del año 2018, y de acuerdo a lo indicado en el numeral 1.4 de la Circular 201-000005 de noviembre 9 de 2018, la Supersociedades ha decidido volver a solicitar información a las entidades vigiladas y/o controladas que también pertenezcan al grupo 3.
Exigencia de información financiera del año 2018 para sociedades en condiciones normales de operación
De acuerdo con lo establecido en la Circular 201-000005, las sociedades comerciales que a diciembre 31 de 2018 tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la Supersociedades, y que pertenezcan a los grupos 1, 2, o 3 de la convergencia a normas internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular. Lo mismo harán aquellas sociedades que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la Supersociedades, que pertenezcan al grupo 1 o 2, que no se encuentren en situaciones de liquidación voluntaria y a las cuales se les solicite mediante correo urbano la entrega de la información.
A las sociedades obligadas a entregar la información y que se encuentren en condiciones normales de operación, se les exigen los siguientes reportes y documentos adicionales:
a. En el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas que pertenezcan a los grupos 1 o 2 de la convergencia a normas internacionales: siguiendo las mismas instrucciones de lo que fue la exigencia de reportes del año 2017, estas sociedades deberán utilizar el software XBRL Express en donde deberán manipular las opciones “01-10-estados financieros-NIIF plenas-Individual”, o “01-20-Estados Financieros-NIIF plenas-Separado”, o “01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual”, o “01-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”. Con esas opciones terminarán entregando archivos de extensión XBRL con la información (en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2018 y 2017) de lo que serían su estado de situación financiera, estado de resultados y estado de resultado integral.
Este reporte deberá entregarse entre el 27 de marzo y el 30 de abril de 2019 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT), acompañados de nuevo de 4 documentos adicionales en PDF (escaneados del original), los cuales, individualmente considerados, no deben exceder los 2 megas y deben quedar nombrados con una sola palabra. Tales documentos, que deben entregarse a más tardar dentro de los 2 días hábiles siguientes después de haber entregado el archivo XBRL, son: certificación de estados financieros firmada por representante legal, contador y revisor fiscal, notas a los estados financieros, informe de gestión de los administradores y dictamen del revisor fiscal. Tanto los archivos de extensión XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
b. Las sociedades vigiladas y/o controladas que pertenezcan al grupo 3: de acuerdo con lo indicado en el numeral 1.4 de la Circular 201-000005, deberán entregar en papel en las sedes de la Supersociedades, a más tardar el 30 de abril de 2019, sus respectivos estados financieros junto con las notas a dichos estados y las certificaciones a las que se refieren los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, expedidas por el representante legal, contador y/o revisor fiscal.
c. Sociedades simplemente inspeccionadas que pertenezcan a los grupos 1 o 2: deberán efectuar los mismos reportes mencionados en el literal a), utilizando también el software XBRL Express, y entregarlos en los mismos plazos. Sin embargo, en relación con los documentos adicionales en PDF, solo se les exige entregar los dos primeros que se mencionaron en el caso de las sociedades vigiladas y/o controladas. Los otros dos documentos deberán tenerlos a disposición de la Supersociedades para entregarlos en cualquier momento en que dicha entidad se los solicite. Tanto los archivos de extensión XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.
Si alguna de las sociedades reportantes (ya sea vigilada, controlada o inspeccionada) actúa como controlante de un grupo de sociedades y por tanto debe emitir estados financieros consolidados, en ese caso deberá adicionalmente utilizar el software XBRL Express y con las opciones “01-30-NIIF plenas-consolidados” o “01-60-NIIF pymes-consolidados” elaborar el reporte con las cifras financieras consolidadas del grupo económico o empresarial. Este reporte, que también deberá acompañarse de 4 documentos especiales en PDF (certificación de estados financieros consolidados, notas a los estados financieros consolidados, informe especial del artículo 29 de la Ley 229 de 1995 y dictamen de revisor fiscal), se deberá entregar a más tardar el 24 de mayo de 2019 (sin importar el NIT del reportante), a través de la plataforma Sirfin (ver el numeral 3 de la Circular 201-000005 de 2018).
De igual forma, si alguna entidad reportante (sea vigilada, controlada o inspeccionada) se encuentra en procesos de reestructuración empresarial (Ley 550 de 1999), o de reorganización empresarial (Ley 1116 de 2006), la circular les recuerda que aparte de entregar los informes con las cifras anuales del 2018 utilizando las opciones del software XBRL Express antes mencionadas, también deben cumplir con entregar los otros reportes trimestrales que se les exigieron con las circulares 100-000004 y 100-000005 de agosto de 2016.
Entrega de información financiera del año 2018 para sociedades en procesos de liquidación
Las sociedades objeto de vigilancia o control que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia pero que a diciembre 31 de 2018 se encuentren en procesos de liquidación voluntaria, no elaborarían ninguno de los reportes antes mencionados y en su lugar deberán tener en cuenta las nuevas instrucciones de la Circular 100-000006 de noviembre 9 de 2018, en la cual se indica:
a. Si el proceso de liquidación lo habían iniciado antes del 31 de diciembre de 2017, utilizarán la opción “16” del software Storm user, generando de esa forma archivos de extensión STR, los cuales se entregan en otra zona especial del portal de la Supersociedades habilitada para recibir dichos archivos; además, los 2 documentos adicionales en PDF que se les solicitan (certificación de estados financieros y notas a los estados financieros), también se entregarían en otra zona especial del portal de la Supersociedades. El plazo para entregar sus informes y reportes sería a más tardar el 30 de mayo de 2019, sin importar el número del NIT.
b. Si el proceso de liquidación voluntaria lo iniciaron a partir de enero 1 de 2018, utilizarán la opción “04-10-20 Entidades que no cumplen la hipótesis de negocio en marcha (HNM)-inventario patrimonio liquidable”, del software XBRL Express diligenciando la información en pesos. De esa forma se generará un archivo en extensión XBRL, el cual se debe entregar a través de la plataforma Sirfin. En esa misma plataforma también se deberán entregar los mismos 2 documentos adicionales en PDF que ya mencionamos en el punto a). El plazo para hacerlo será igualmente el 30 de mayo de 2019.
Consulta de información para el público en general
“la Supersociedades permitirá, a partir de mayo 15 de 2019, que todos los interesados puedan consultar las cifras que terminen siendo entregadas por los reportantes”
Es importante destacar que una vez sean entregados los reportes y documentos adicionales antes mencionados, el numeral 7 de la Circular 201-000005 menciona que la Supersociedades permitirá, a partir de mayo 15 de 2019, que todos los interesados puedan consultar las cifras que terminen siendo entregadas por los reportantes.
Lo anterior se logrará accediendo al Portal de Información Empresarial –PIE– (inicialmente llamado “Sistema de Información Empresarial –SIE–”) que la Supersociedades estrenó en mayo de 2016. En dicha plataforma (que ahora contiene los accesos para entrar a consultar información reportada tanto en normas internacionales como en PCGA-COLGAAP, como se hacía anteriormente), se pueden consultar los reportes individualizados de las diferentes empresas.
Al respecto, téngase presente que en mayo de 2018 la Supersociedades publicó 5 archivos especiales en Excel con la información del 2017 de las empresas más grandes de los grupos 1 y 2, todo en función de lo que habían sido sus ingresos operacionales, pero entre dichas empresas figuraban varias con patrimonio negativo.
Exigencia del informe de prácticas empresariales
En los numerales 1.4 y 2 de la Circular 201-000005, se indicó que solamente las sociedades vigiladas o controladas que pertenezcan a los grupos 1 o 2 de la convergencia y que se encuentren en condiciones normales de operación, quedarán también obligadas a entregar, entre el 6 y el 17 de mayo de 2019, el informe de prácticas empresariales por el año 2018, debiendo utilizar para su elaboración la opción 42 del Software Storm user.
Cuando el informe esté generado en un archivo STR, el mismo se entregará virtualmente en la zona especial del portal de la Supersociedades, sin que se tengan que entregar otros documentos adicionales en PDF.
La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que a la fecha de entrega del mismo tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad (representante legal y juntas directivas). Además, si durante el año la sociedad tuvo más de un corte financiero, el informe en todo caso se hará como un solo reporte por lo sucedido durante todo el año 2018.
En su aplicación por el año 2016, el informe de prácticas empresariales consistió en un cuestionario con un total de 77 preguntas, divididas en tres secciones que indagaban sobre temas como los siguientes:
Información básica: en esta sección se indagaba sobre los datos de identificación de la sociedad, el tipo de acciones emitidas, si efectuó o no distribución de utilidades y con qué modalidad (dinero, otras acciones), y si funcionó o no como matriz o subordinada de otra sociedad.
Gobierno corporativo: en esta sección, que abarcaba 62 preguntas, figuraban algunas como las siguientes: ¿la empresa cuenta con junta directiva?, ¿quién nombra al director general de la empresa?, ¿cómo es la remuneración de la alta gerencia de la empresa?, ¿alguno de los administradores participa directa o indirectamente en el capital social de la empresa?, ¿cómo son comunicados los lineamientos éticos de la empresa a los empleados?
Responsabilidad social: en esta sección eran formuladas otras 8 preguntas entre las cuales figuraban las siguientes: ¿cuál o cuáles son los principales grupos de interés de la sociedad (administradores, empleados, proveedores)?, ¿la sociedad cuenta con políticas formales de vinculación con sus grupos de interés?, ¿cuál o cuáles acciones de responsabilidad social empresarial fueron realizadas dentro de su empresa (por ejemplo reducir el impacto ambiental de su operación; mejorar las condiciones laborales de los empleados o colaboradores)?
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