El proceso de cierre contable ha generado ciertas inquietudes desde la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos. A continuación, mencionamos en qué cambia el proceso de cierre con la aplicación de los Estándares Internacionales, y cuándo debe efectuarse.
Desde la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos, el proceso de cierre contable ha generado ciertas inquietudes, sobre todo cuando se acerca el último trimestre de cada año. A continuación, mencionamos algunas premisas al respecto.
¿Cuál es el manejo brindado al cierre contable bajo Estándares Internacionales?
El cierre contable, entendido como un proceso operativo de la entidad, no es un tema de presentación y revelación de información financiera. Por tanto, el proceso como tal sigue siendo el mismo, sin importar que se tengan que aplicar los nuevos marcos técnicos normativos, ya que estos últimos no abarcan en sus requerimientos directrices de este tipo. Es decir, la entidad aún tendrá que dejar las cuentas de resultados en ceros; la suma de ingresos, menos gastos, menos costos se debe llevar a resultados; se debe realizar una revisión del inventario, la conciliación bancaria, y de las depreciaciones y pérdidas asociadas a los activos. Además, se debe correr el cierre en el software y, en general, se deben efectuar otros procesos anidados al cierre, los cuales han permanecido sin modificaciones.
Lo que cambia con los nuevos marcos técnicos normativos es el reconocimiento y medición de las partidas que se relacionan en la información de los estados financieros, situaciones que no deben atenderse en el cierre, sino en todo el proceso de reconocimiento (incluso antes desde la elaboración de políticas contables).
¿Cuándo debe efectuarse el cierre contable?
“se requiere que los preparadores de información financiera dispongan a tiempo la información, de forma que esta tenga la capacidad de influir en las decisiones”
Este proceso debe realizarse una vez finalizado período contable y la entidad debe prepararse con antelación para ello. Esto quiere decir que no es uno, dos o tres meses después del cierre del ejercicio, ya que no se estaría cumpliendo el principio de oportunidad, expuesto en los Estándares Internacionales, donde se requiere que los preparadores de información financiera dispongan a tiempo la información, de forma que esta tenga la capacidad de influir en las decisiones; entre más tarde en facilitarse la información, menor será su utilidad. Por ejemplo, dos o tres meses después –cuando ya se han realizado inversiones y demás– desconocer el fallo de un litigio en contra de la entidad podría ser determinante para un inversionista. Como esta, muchas situaciones se requieren conocer a través de los estados financieros, y la preparación del cierre es un proceso vital para la elaboración de los mismos.
¿Por qué se piensa que el cierre contable se puede hacer hasta los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio?
Por varias razones: una de ellas es porque el artículo 422 del Código de Comercio expone que las reuniones ordinarias de asamblea general deben efectuarse al menos una vez al año, dentro de los tres meses posteriores al vencimiento de cada ejercicio, con el fin de que se evalúen los estados financieros. Otra razón es porque las superintendencias dan plazo de 2 a 3 meses, dependiendo de la entidad reportante para transmitir sus estados financieros. Por ejemplo, para reportar 2017, la Supersociedades dio plazo hasta los primeros días del mes de abril de 2018.
Por lo establecido en estas normas se ha corrido la voz de que el cierre contable se puede extender hasta marzo, situación que no es pertinente, de acuerdo con lo que mencionamos en anteriores líneas.
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