Las decisiones contables dentro de una copropiedad suelen generar dudas cuando se trata de indemnizaciones, pagos laborales inesperados o procesos jurídicos que afectan las finanzas comunes. La reciente aclaración del CTCP sobre el reconocimiento de indemnizaciones en copropiedades vuelve a poner sobre la mesa la importancia de aplicar criterios contables oportunos, evitar provisiones inapropiadas y comprender cuándo un hecho económico se convierte realmente en pasivo. En Mi Contabilidad explicamos, con lenguaje claro y práctico, cómo esta orientación impacta a administradores, consejos y revisores fiscales; qué cambia en la estructuración del presupuesto; cómo evitar riesgos frente a DIAN, UGPP y autoridades de control; y por qué la adecuada lectura de los marcos técnicos evita sobrecostos y conflictos entre propietarios. Una guía esencial para quienes gestionan recursos comunes y requieren decisiones sólidas basadas en normativa vigente y buenas prácticas.
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En los últimos meses he recibido múltiples consultas de administradores y revisores fiscales de edificios y conjuntos residenciales preocupados por la forma correcta de reconocer indemnizaciones laborales dentro de la contabilidad de la copropiedad. La orientación del CTCP ha generado alivio en muchos casos, pero también nuevas inquietudes en quienes vienen arrastrando provisiones que nunca debieron existir o pagos anticipados mal clasificados. No se trata solo de una discusión técnica, sino de la tranquilidad financiera de comunidades completas donde cada error contable termina convertido en cuotas extraordinarias, conflictos internos o sanciones por parte de la UGPP o la DIAN. Comprender el criterio correcto es clave para evitar riesgos y mantener la transparencia. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El reconocimiento de indemnizaciones laborales en las copropiedades ha sido un tema recurrente porque combina tres elementos sensibles: el manejo de recursos comunes, la responsabilidad del administrador y el cumplimiento estricto de los marcos técnicos contables. Cuando el CTCP aclaró nuevamente que las indemnizaciones no deben reconocerse como pasivos hasta que exista una obligación presente, legal o contractual, muchos administradores descubrieron que venían cargando provisiones sin soporte por miedo a reclamos futuros o por imitación de prácticas heredadas. Esto ocurre porque durante años se asumió que cualquier posible conflicto laboral representaba un pasivo inminente. El problema es que ese enfoque distorsiona la información financiera y genera decisiones equivocadas sobre el estado real del presupuesto.
El CTCP ha sido coherente al afirmar que las copropiedades, como entidades del Grupo 3 o del Grupo 2 según corresponda, deben aplicar los criterios de reconocimiento que establecen los marcos técnicos: un pasivo solo surge cuando existe una obligación presente que no deja alternativa realista de evitar el pago. Eso implica que no basta con una posibilidad; debe existir certeza razonable. En el caso de las indemnizaciones laborales, la obligación nace únicamente cuando el contrato finaliza y se determina el monto a pagar según la normatividad laboral aplicable. Antes de ese momento, el pago es un hecho eventual que no se reconoce contablemente como pasivo, aunque sí puede revelarse si su ocurrencia es probable. Este es el matiz que frecuentemente se pierde en la práctica y que el CTCP busca reiterar.
Muchos administradores acostumbrados a presupuestar “por prevención” creen que provisionar una eventual indemnización es un acto de prudencia. Sin embargo, en contabilidad, la prudencia no significa registrar pasivos hipotéticos. Significa asegurarse de no sobrestimar activos ni subestimar obligaciones reales. La prudencia no ampara registrar escenarios imaginarios. Por eso, la orientación técnica insiste en que se reconozca únicamente la obligación existente y no la potencial. Esto es especialmente relevante en copropiedades porque los estados financieros se convierten en el insumo para definir cuotas ordinarias, cuotas extraordinarias y planes de mantenimiento. Cada peso mal registrado termina generando tensiones innecesarias entre los propietarios.
Las consecuencias administrativas y fiscales de un reconocimiento incorrecto también son importantes. La UGPP puede interpretar ciertas provisiones como prácticas de evasión o como señales de pagos laborales no formalizados. Por su parte, la DIAN exige coherencia entre los gastos deducibles y la realidad económica. Un gasto por indemnización solo es deducible cuando el pago se realiza o cuando la obligación surge legalmente. Si la copropiedad registra provisiones artificiales, no solo expone a la comunidad a sanciones, sino que también afecta su reputación ante entidades financieras y proveedores.
Es común encontrar copropiedades que, por desconocimiento, presupuestan indemnizaciones todos los años, aun cuando no existe intención ni probabilidades reales de despidos. El CTCP ha sido claro: el simple paso del tiempo o la incertidumbre laboral propia de cualquier relación de trabajo no constituye un hecho que justifique un pasivo. La mejor práctica es reconocer el gasto y la obligación únicamente cuando el contrato termina o cuando exista un acuerdo formal de terminación. Antes de ese momento, el gasto no existe y la obligación tampoco. Lo que sí procede es una adecuada gestión documental, políticas laborales claras y procesos de archivo que permitan reaccionar oportunamente si surge una situación inesperada.
El mal manejo contable de indemnizaciones tiene además un efecto psicológico en los propietarios: genera la idea de que siempre habrá que pagar de más, desincentiva la confianza en la administración y dificulta la aprobación de presupuestos. Una comunidad que ve provisiones recurrentes mal sustentadas tiende a sospechar de posibles irregularidades, incluso cuando no las hay. La transparencia contable comienza por cumplir los marcos técnicos y comunicar de manera clara por qué se reconocen –o no se reconocen– determinados valores. Esta pedagogía financiera interna es parte esencial de la gestión moderna de una copropiedad.
A nivel internacional, las normas NIIF aplicables también siguen la misma lógica: no se reconocen pasivos por indemnizaciones futuras, solo obligaciones presentes. Países como Chile, México y España, cuyas normativas también toman como referencia los conceptos de obligación presente, coinciden en que una indemnización no es un gasto hasta que la relación laboral finaliza. Eso permite analizar que la posición colombiana, expresada por el CTCP, está alineada con las mejores prácticas globales. Sin embargo, mientras en otros países la profesionalización de la administración de propiedades horizontales es más robusta, en Colombia aún dependemos mucho del criterio individual del administrador o del revisor fiscal. Por eso, es crucial que estas aclaraciones se traduzcan en guías comprensibles para la comunidad.
Un caso típico que llega a Mi Contabilidad ocurre cuando un vigilante o conserje tiene más de 10 años de antigüedad. La administración supone que “algún día” será necesario pagar una indemnización alta y anticipa valores en el balance. Ese registro crea un pasivo ficticio que altera la situación financiera de la copropiedad. El CTCP recuerda que el solo hecho de que un trabajador tenga antigüedad no constituye obligación presente. Otro caso frecuente es cuando la copropiedad enfrenta una queja laboral o una amenaza de demanda. Si no existe fallo judicial, acuerdo de pago o acto administrativo que obligue al desembolso, tampoco procede el reconocimiento contable. Lo que sí procede es revelar la contingencia, explicando de manera transparente su naturaleza y probabilidad.
Cuando un caso laboral llega efectivamente a resolverse, la indemnización debe registrarse como gasto en el período en que surge la obligación. Ese momento puede ser la terminación del contrato por decisión unilateral, el acuerdo conciliatorio o la decisión judicial. La administración debe contar con un archivo laboral ordenado, actas de comité de convivencia, contratos actualizados y soportes de pago en regla. Una indemnización no puede convertirse en caos documental. Justamente allí es donde la tecnología marca la diferencia.
El apoyo tecnológico de Julio César Moreno Duque permite a las copropiedades integrar sus procesos contables con sistemas de gestión documental, automatización de nómina, flujos de aprobación y análisis predictivo del presupuesto. Con estas herramientas, se minimizan errores, se evitan provisiones indebidas y se controla cada obligación laboral de manera transparente. La contabilidad no se limita al registro; se convierte en un sistema inteligente de prevención y toma de decisiones. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Una de las mayores angustias de los administradores es la reacción de los propietarios cuando surge un pago inesperado. Sin embargo, cuando los estados financieros han sido elaborados conforme a los marcos técnicos, cualquier obligación que aparezca será administrable y justificable. Mi Contabilidad acompaña a las copropiedades a explicar estos impactos, elaborar reportes comprensibles y mantener una contabilidad sólida que evite discusiones innecesarias en las asambleas. Cada propietario merece entender qué está pasando con su dinero y bajo qué soporte legal se toman las decisiones.
Es igualmente relevante que los revisores fiscales se mantengan alineados con la interpretación del CTCP. En múltiples auditorías hemos observado revisores que recomiendan provisionar por precaución, desconociendo el marco técnico. Esto no solo genera inconsistencias, sino que también expone al revisor a responsabilidad disciplinaria y sanciones por emitir conceptos que no se ajustan a la normatividad vigente. La revisión fiscal moderna debe basarse en evidencia, materialidad, riesgo y coherencia con los principios contables. En Mi Contabilidad brindamos este acompañamiento para que el revisor fiscal tenga plena claridad sobre los criterios aplicables y pueda emitir opiniones acertadas.
La tecnología juega un papel decisivo cuando una copropiedad quiere mejorar su gestión laboral. Desde sistemas para control de turnos y novedades hasta plataformas de Business Intelligence aplicadas a la propiedad horizontal, las herramientas desarrolladas o integradas por Julio César Moreno Duque permiten que los administradores tengan información exacta y en tiempo real. La correcta clasificación de gastos, el monitoreo de contratos y el control de vencimientos minimizan la probabilidad de conflictos laborales que terminen en indemnizaciones inesperadas.
Mientras más organizada esté la información, menor será la incertidumbre contable. La gestión documental digital resulta fundamental para demostrar que la administración ha actuado con diligencia. Esto también es útil frente a la UGPP, entidad que observa con lupa los procesos laborales en copropiedades. Una nómina bien estructurada, contratos claros, pagos de seguridad social consistentes y actas de terminación de contrato bien archivadas blindan a la organización ante cualquier eventualidad. Aquí aparece una de nuestras ofertas sin riesgo: una revisión diagnóstica gratuita del proceso de nómina de la copropiedad para identificar posibles riesgos que deriven en indemnizaciones futuras.
La segunda oferta sin riesgo consiste en una revisión de los estados financieros para identificar provisiones mal clasificadas, pasivos inexistentes y errores de reconocimiento relacionados con indemnizaciones. Esta revisión permite corregir antes de que la información llegue a la asamblea o a las autoridades de control. Con ello, la copropiedad evita sanciones y mejora su presentación financiera ante bancos y proveedores. Además, ayuda a los administradores a recuperar credibilidad frente a los propietarios.
Es importante recordar que las indemnizaciones no son un evento catastrófico. Son parte del ciclo laboral y pueden gestionarse con planeación. Una comunidad que entiende sus obligaciones y tiene procesos actualizados evita la improvisación. La claridad contable no solo protege a la administración, sino también la convivencia entre los propietarios.
En Mi Contabilidad promovemos una gestión financiera basada en información real y no en supuestos. Por eso acompañamos a cada copropiedad a elaborar políticas contables claras que especifiquen cuándo se reconoce un pasivo, cuándo se revela una contingencia y qué procedimientos aplican ante una terminación laboral. La educación contable interna es clave para que los propietarios comprendan que no todas las obligaciones son inmediatas, y que existen tiempos, pasos y requisitos definidos por la legislación laboral y los marcos técnicos.
En ocasiones, las copropiedades enfrentan demandas laborales por despidos mal ejecutados. Aquí la recomendación es contar con asesoría profesional desde el primer momento, porque una mala carta de terminación o un error en el cálculo de prestaciones puede duplicar la indemnización. Muchos administradores, guiados por la urgencia, toman decisiones apresuradas. La orientación correcta permite reducir riesgos y evitar costos innecesarios. En Mi Contabilidad brindamos acompañamiento para evaluar cada caso y orientar las mejores decisiones conforme a ley.
Una microllamada a la acción importante: si tu copropiedad tiene dudas sobre provisiones existentes, este es el momento de revisarlas. La orientación del CTCP es una oportunidad para corregir, actualizar políticas y evitar discusiones futuras que afectan la armonía de la comunidad.
Otra microllamada a la acción: si eres revisor fiscal y deseas actualizar tu criterio frente a estos temas, podemos apoyarte con material técnico, análisis de casos y revisión de tus informes antes de su emisión.
La claridad del CTCP acerca del reconocimiento de indemnizaciones es una guía valiosa para modernizar la gestión contable en las copropiedades. Una comunidad informada administra mejor. Una administración bien asesorada reduce riesgos. Y una contabilidad alineada con los marcos técnicos fortalece la confianza de todos. Las copropiedades deben avanzar hacia una gestión más profesional, apoyada en tecnología, con procesos transparentes y con criterios contables sólidos.
Cuando la contabilidad se convierte en una herramienta para tomar decisiones, la comunidad prospera. Cuando se evita la improvisación y se trabaja con soporte técnico, la administración fluye. Y cuando las obligaciones se reconocen correctamente, se fortalece la transparencia y disminuyen los conflictos.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
Artículo elaborado por Diana Cristina Cardona Cardona, Contadora Pública con más de 30 años de experiencia en normatividad contable y tributaria en Colombia. Este artículo hace parte del compromiso de Mi Contabilidad de acompañar a empresarios, contadores e independientes en la nueva era contable y tributaria, garantizando confianza, claridad y cumplimiento normativo.
