Una persona puede tener todos sus certificados laborales, aportes a seguridad social y retenciones en orden y, aun así, terminar pagando más impuesto del necesario —o declarando beneficios que no le corresponden— por un error en la depuración de sus rentas de trabajo. El problema aparece cuando se toma el ingreso anual y simplemente se le resta el 25 %, sin revisar primero los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones, los dependientes, los límites generales o la naturaleza real de los honorarios recibidos. En 2026, las personas naturales presentan la declaración correspondiente al año gravable 2025, y cada concepto debe ubicarse correctamente antes de calcular la renta líquida sobre la cual se determinará el impuesto. Una depuración mal realizada puede significar mayor impuesto, correcciones posteriores o cuestionamientos de la DIAN. La declaración no consiste en acumular beneficios: consiste en aplicar correctamente aquellos que la ley permite y que el contribuyente puede demostrar.
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Depurar la renta de trabajo no es simplemente restar gastos
Cuando hablamos de rentas de trabajo solemos pensar únicamente en salarios. Tributariamente, el concepto es más amplio.
El artículo 103 del Estatuto Tributario incluye dentro de las rentas de trabajo conceptos derivados de la prestación de servicios personales, como salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos en determinados casos, gastos de representación, honorarios y compensaciones por servicios personales, entre otros.
Esto significa que una persona que durante 2025 fue empleada durante algunos meses y posteriormente prestó servicios profesionales como independiente puede tener diferentes ingresos clasificados como rentas de trabajo, pero su tratamiento durante la depuración no necesariamente será idéntico.
La primera equivocación frecuente consiste precisamente en tratar todos los ingresos como si fueran un salario tradicional.
Para preparar correctamente la declaración es necesario identificar de dónde provino cada ingreso, qué tratamiento fiscal corresponde y qué soportes existen.
El orden de la depuración sí importa
En términos prácticos, no debería comenzarse preguntando “¿cuánto puedo descontar?”, sino estableciendo primero cuáles fueron realmente los ingresos fiscales recibidos durante 2025.
Después deben identificarse los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional que sean imputables a esos ingresos. Entre ellos pueden encontrarse, según el caso particular, aportes obligatorios al sistema de seguridad social que fiscalmente tengan ese tratamiento.
Solo después se analizan costos, deducciones y rentas exentas que legalmente resulten procedentes.
La cédula general integra las rentas de trabajo, de capital y no laborales, aunque cada ingreso debe depurarse respetando las reglas que le corresponden antes de obtener la renta líquida gravable. La DIAN ha reiterado que esa clasificación no puede ignorarse simplemente porque al final varios conceptos confluyan en la cédula general.
Aquí aparece un riesgo común: construir la declaración tomando únicamente los valores que aparecen precargados en la información exógena.
La información reportada por terceros es una herramienta de contraste, pero no reemplaza los certificados, contratos, extractos, facturas y demás soportes del contribuyente. La declaración debe corresponder a su realidad fiscal, no a una copia automática de lo que otros reportaron.
La exención del 25 % tiene un límite
Uno de los beneficios más conocidos para las rentas de trabajo es la renta exenta contemplada en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario.
Para el año gravable 2025 corresponde al 25 %, calculado después de detraer de los pagos laborales los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas que deban considerarse previamente.
Pero existe un límite que muchas personas pasan por alto: esta renta exenta está limitada anualmente a 790 UVT.
Como la UVT aplicable al año gravable 2025 fue de $49.799, el límite de 790 UVT equivale a $39.341.210.
Por ejemplo, si después de la depuración previa una persona obtiene una base sobre la cual el 25 % representa $45 millones, no podrá declarar automáticamente los $45 millones como renta exenta. Tendrá que respetar el límite legal correspondiente.
Este tipo de diferencia explica por qué proyectar la declaración únicamente con porcentajes puede producir resultados equivocados.
También existe un límite general para rentas exentas y deducciones
Otro error frecuente consiste en revisar individualmente cada beneficio y asumir que, como cada uno cumple sus requisitos, todos pueden descontarse en su totalidad.
El artículo 336 del Estatuto Tributario establece un límite conjunto para las rentas exentas y deducciones especiales de la cédula general: en términos generales, no pueden superar el 40 % del resultado obtenido después de restar de los ingresos los ingresos no constitutivos de renta correspondientes, y además existe un límite absoluto de 1.340 UVT anuales.
Para el año gravable 2025, 1.340 UVT corresponden a $66.730.660.
Esto implica que no basta con tener certificados de medicina prepagada, intereses de vivienda, aportes que constituyan rentas exentas u otros beneficios. También debe determinarse si están sometidos al límite general y cuánto puede utilizarse efectivamente.
El soporte demuestra que un gasto o beneficio existió. El límite fiscal determina cuánto puede utilizarse.
Son dos preguntas diferentes y ambas deben resolverse.
Dependientes: no todos los beneficios funcionan igual
La existencia de dependientes económicos también requiere análisis.
Además de la deducción regulada por el artículo 387 del Estatuto Tributario, la legislación permite en la depuración de las rentas de trabajo una deducción de 72 UVT por dependiente, hasta un máximo de cuatro dependientes, conforme al artículo 336.
Para 2025:
72 UVT equivalen a $3.585.528 por dependiente.
Con cuatro dependientes, el máximo alcanza 288 UVT, es decir, $14.342.112.
Esta deducción adicional tiene un tratamiento particular frente al límite general del 40 % y 1.340 UVT, razón por la cual no debería mezclarse mecánicamente con las demás deducciones.
Además, no basta con afirmar que una persona depende económicamente del contribuyente. La normativa define quién puede tener esa calidad y establece condiciones diferentes para hijos, cónyuge o compañero permanente, padres y hermanos.
La DIAN ha señalado, por ejemplo, condiciones relacionadas con edad, estudios, ausencia o nivel de ingresos y situaciones de dependencia física o psicológica según corresponda.
Por eso, antes de incluir un dependiente debe revisarse si cumple la definición fiscal y qué documento permite demostrarlo.
El caso de los independientes exige todavía más cuidado
Supongamos que una persona obtuvo durante 2025 $120 millones por honorarios profesionales.
Podría pensar que tiene dos caminos acumulables: descontar todos los gastos relacionados con su actividad y, después, aplicar adicionalmente la renta exenta del 25 %.
Ese razonamiento puede llevar a una depuración incorrecta.
La doctrina de la DIAN ha precisado que, tratándose de rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral, legal o reglamentaria, la aplicación de la renta exenta del 25 % excluye la posibilidad de tomar simultáneamente costos y gastos cuando estos resultan procedentes.
En otras palabras, para un profesional independiente no siempre resulta adecuado trasladar automáticamente el esquema utilizado para un asalariado.
Debe estudiarse la operación real.
Si existen costos y gastos fiscalmente procedentes, debidamente soportados y relacionados con la actividad, puede ser necesario comparar el tratamiento aplicable antes de elaborar la declaración definitiva.
La DIAN también contempla una estimación indicativa del 60 % de los ingresos brutos para costos y gastos en rentas de trabajo en las que estos procedan. Esto no significa que cualquier independiente pueda descontar automáticamente el 60 %. Los costos deben ser reales, procedentes y soportados; la estimación sirve dentro de las facultades de control de la administración tributaria y no sustituye las reglas generales de deducibilidad.
Este es uno de los puntos donde una revisión profesional puede evitar tanto un pago excesivo como una deducción difícil de defender.
Si necesita revisar cómo se están clasificando sus ingresos y beneficios antes de presentar la declaración, en Mi Contabilidad podemos acompañar el análisis del caso particular:
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La factura electrónica también puede generar una deducción
Desde los cambios introducidos por la Ley 2277 de 2022, las personas naturales que declaran ingresos de la cédula general pueden solicitar una deducción equivalente al 1 % de determinadas adquisiciones de bienes y servicios, incluso sin relación de causalidad con su actividad productora de renta, siempre que se cumplan los requisitos establecidos.
Entre ellos se encuentran la existencia de factura electrónica de venta con identificación del adquirente y que el pago se efectúe mediante tarjeta débito, crédito u otro medio electrónico en el que intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.
La deducción no puede superar 240 UVT en el año gravable. Para 2025, ese máximo corresponde a $11.951.760. Además, este beneficio no está sometido al límite general del numeral 3 del artículo 336 y no puede generar pérdidas fiscales.
Aquí también existe una diferencia importante entre “haber comprado” y “tener derecho a la deducción”.
Una factura pagada en efectivo, una factura que no identifica correctamente al comprador o una adquisición ya utilizada como otro beneficio fiscal puede cambiar el resultado.
Un ejemplo muestra por qué no conviene improvisar
Imagine una persona que durante 2025 recibió salario, una bonificación y algunos honorarios por asesorías independientes.
Además:
realizó aportes obligatorios a seguridad social;
tiene dos dependientes económicos;
pagó medicina prepagada;
pagó intereses de un crédito de vivienda;
efectuó compras con factura electrónica;
tuvo retenciones en la fuente;
y asumió gastos directamente relacionados con los honorarios.
No existe una única resta que resuelva su declaración.
Primero habrá que separar y clasificar los ingresos.
Después determinar los conceptos no constitutivos de renta.
Luego evaluar qué tratamiento corresponde a los honorarios y si proceden costos.
Posteriormente deberán calcularse las rentas exentas y deducciones, verificar sus límites individuales y establecer cuáles están sometidas al límite conjunto del 40 % y 1.340 UVT.
También deberán analizarse separadamente beneficios como la deducción adicional por dependientes y el 1 % de compras con factura electrónica.
Finalmente se contrastarán retenciones, anticipos, patrimonio y demás elementos necesarios para obtener el resultado de la declaración.
El valor final puede ser muy diferente al obtenido por alguien que simplemente suma ingresos y descuenta el 25 %.
Declarar bien también significa poder explicar las cifras
Una buena declaración no es únicamente aquella que produce el menor impuesto posible.
Debe ser una declaración coherente, soportada y defendible.
La DIAN dispone para el año gravable 2025 de herramientas y orientación específicas para personas naturales:
https://micrositios.dian.gov.co/renta-personas-naturales-ag-2025/
También hemos explicado en Mi Contabilidad otros riesgos que deben revisarse antes de presentar renta. Por ejemplo:
https://micontabilidadcom.blogspot.com/2026/08/renta-2026-errores-que-pueden-obligarlo.html
y:
https://micontabilidadcom.blogspot.com/2026/07/siete-millones-de-personas-declararian.html
Revisar estas obligaciones con anticipación permite detectar diferencias entre certificados, bancos, información exógena, patrimonio y movimientos financieros antes de convertirlas en una declaración presentada.
El objetivo no es descontar más, sino depurar correctamente
La depuración de las rentas de trabajo demuestra algo que suele olvidarse en temporada de renta: un beneficio tributario solo genera tranquilidad cuando cumple la norma y puede probarse.
Aplicar una deducción que no corresponde puede disminuir inicialmente el impuesto, pero aumentar el riesgo de correcciones y discusiones posteriores. No aplicar un beneficio legítimo también tiene un costo, porque puede llevar al contribuyente a pagar más de lo necesario.
Por eso la declaración debe prepararse desde la realidad económica de la persona, revisar cada soporte y entender de dónde sale cada cifra.
El control financiero también consiste en saber por qué se paga un impuesto, qué beneficios fueron aplicados y cuáles no resultaban procedentes.
Mi Contabilidad acompaña este proceso desde el análisis y la interpretación de la información, buscando que cada decisión tributaria tenga fundamento, soporte y claridad.
Para revisar su declaración de renta y tomar decisiones con información suficiente:
https://t.mtrbio.com/MiContabilidadcom
“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
