Una empresa puede pagar los exámenes de ingreso de todo su personal, archivar los conceptos de aptitud y creer que cumplió con su obligación. El problema aparece cuando descubre que las evaluaciones fueron realizadas o firmadas por una persona que no tenía la especialidad o la licencia exigida. En ese momento, el documento deja de ser una simple formalidad mal diligenciada: puede afectar la prevención de enfermedades laborales, debilitar la evidencia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y exponer al empleador a requerimientos, reprocesos y sanciones. La Resolución 1843 de 2025 actualizó las reglas aplicables en Colombia y exige revisar no solamente dónde se contrata el servicio, sino quién practica la evaluación, quién interpreta los resultados y quién custodia la historia clínica. También es necesario diferenciar el examen médico ocupacional de pruebas específicas como audiometrías, laboratorios o controles de alcohol y sustancias psicoactivas. Confundir estos procedimientos puede llevar a delegar responsabilidades que la norma reserva a profesionales determinados.
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La respuesta principal: no cualquier profesional puede hacerlo
Las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o en Seguridad y Salud en el Trabajo —antes denominada Salud Ocupacional— que cuenten con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Esta exigencia no se cumple únicamente porque el profesional sea médico general, tenga experiencia atendiendo trabajadores o preste sus servicios dentro de una IPS. La empresa debe comprobar tanto la formación especializada como la vigencia y el alcance de la licencia correspondiente.
La Resolución 1843 de 2025, expedida el 29 de abril de 2025, reemplazó la regulación anterior contenida principalmente en la Resolución 2346 de 2007. La nueva norma mantiene la responsabilidad del empleador de contratar y verificar que las evaluaciones sean realizadas por profesionales debidamente autorizados.
El texto normativo puede consultarse en:
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30054873
La fuente que dio origen a este análisis se encuentra en:
Realizar una prueba no siempre equivale a emitir el concepto
En la práctica empresarial suele hablarse de “exámenes ocupacionales” como si todos los procedimientos fueran iguales. Sin embargo, conviene separar tres actividades:
La evaluación médica integral del trabajador.
La ejecución de pruebas o valoraciones complementarias.
La interpretación de los resultados y expedición del concepto médico ocupacional.
La evaluación integral analiza las condiciones de salud física, mental y social de la persona frente a los riesgos y exigencias reales del cargo. Su resultado no debería limitarse a indicar “apto” o “no apto”; debe contener las recomendaciones o restricciones necesarias para proteger al trabajador y orientar las decisiones preventivas de la empresa.
Las pruebas complementarias pueden incluir, dependiendo del perfil de riesgo, audiometrías, optometrías, espirometrías, laboratorios clínicos u otras valoraciones. Estas pueden ser practicadas por profesionales autorizados dentro de su respectivo campo de competencia, pero sus resultados deben integrarse y ser interpretados por el médico especialista responsable de la evaluación ocupacional.
Por ejemplo, una audiometría puede ser tomada por personal competente para realizar esa prueba. No obstante, el resultado aislado no reemplaza la evaluación médica ocupacional ni autoriza a ese profesional para emitir por sí solo el concepto integral de aptitud frente al cargo.
La diferencia es importante: tomar una prueba técnica no necesariamente habilita para interpretar de manera integral la relación entre la salud de la persona, sus antecedentes, el ambiente de trabajo y los riesgos ocupacionales.
El error de contratar únicamente un “paquete de exámenes”
Algunas empresas seleccionan al proveedor por el precio del paquete: examen médico, visiometría, audiometría y laboratorio. Después reciben varios formatos, pero no verifican quién firmó el concepto, si el médico tiene licencia vigente o si las pruebas ordenadas corresponden realmente a los peligros del cargo.
Este enfoque convierte una herramienta preventiva en un trámite documental.
Antes de contratar, el empleador debería entregar al prestador información suficiente sobre:
El perfil y las funciones del cargo.
Los peligros identificados.
El tiempo y nivel de exposición.
Las condiciones del lugar de trabajo.
Los elementos de protección utilizados.
Los sistemas de vigilancia epidemiológica aplicables.
Sin esa información, el médico puede terminar evaluando al trabajador sin conocer las exigencias reales de la labor. Una persona que realizará actividades administrativas no debe recibir automáticamente el mismo conjunto de pruebas que quien conducirá vehículos, manipulará sustancias químicas o estará expuesto a ruido.
Ordenar pruebas sin relación con los riesgos también puede generar costos innecesarios, tratamiento inadecuado de datos sensibles y decisiones que no aportan al control preventivo.
¿Qué ocurre con las pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas?
La Resolución 1843 de 2025 introdujo reglas específicas para las pruebas de alcoholemia, alcoholimetría y detección de sustancias psicoactivas. Estas no deberían aplicarse indiscriminadamente a toda la planta de personal.
Su realización debe estar técnica y preventivamente justificada dentro del SG-SST, especialmente cuando las actividades del trabajador puedan representar un riesgo para terceros o impliquen responsabilidades que exijan controles particulares. La norma señala, además, que la toma debe estar a cargo de personal médico con licencia vigente en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo.
Pronunciamientos posteriores del Ministerio del Trabajo han explicado que la expresión “personal médico” puede comprender integrantes del talento humano en salud con las competencias y la licencia necesarias para la toma de determinadas muestras o pruebas. Esto no significa que cualquier trabajador del área administrativa, jefe operativo, supervisor o responsable interno del SG-SST quede autorizado para practicarlas. Tampoco permite confundir la toma técnica con la interpretación médica o con la custodia de información clínica.
En consecuencia, una empresa no debería comprar un alcoholímetro y entregar su operación a un supervisor sin comprobar la habilitación exigida. Aunque el propósito sea prevenir accidentes, un procedimiento realizado por personal no autorizado puede cuestionar la confiabilidad del resultado, comprometer la reserva de los datos y debilitar cualquier decisión posterior.
También deben existir procedimientos documentados, equipos calibrados, trazabilidad, manejo confidencial de los resultados y garantías para el trabajador.
La licencia debe revisarse, no presumirse
Un error frecuente consiste en aceptar una certificación comercial de la IPS como prueba suficiente. La institución puede estar habilitada para prestar determinados servicios, pero el empleador también debe verificar las credenciales del profesional que realiza y firma la evaluación.
Una revisión responsable debería confirmar:
Nombre e identificación del médico.
Título profesional.
Especialización exigida.
Número, vigencia y alcance de la licencia en SST.
Identificación de la IPS o del prestador independiente.
Condiciones de custodia de la historia clínica.
Procedimiento para entregar los conceptos al trabajador y al empleador.
No basta con revisar estos documentos una sola vez. Cuando el contrato se renueva o cambia el equipo médico, las credenciales deben verificarse nuevamente.
El empleador continúa siendo responsable de velar por la correcta contratación, aunque haya tercerizado completamente el servicio. La existencia de una factura, una orden de compra o un contrato con una IPS no elimina su deber de control.
¿Qué información puede recibir la empresa?
La historia clínica ocupacional tiene carácter reservado. El empleador no debe recibir diagnósticos detallados, antecedentes personales, resultados clínicos completos ni copias de la historia para incorporarlas a la hoja de vida.
Lo que debe recibir es el concepto médico ocupacional, con la información necesaria para gestionar el trabajo de forma segura: recomendaciones, restricciones, necesidad de seguimiento y orientaciones relacionadas con el cargo.
Por ejemplo, el concepto puede indicar que el trabajador requiere una adecuación ergonómica, una limitación temporal para determinadas actividades o el uso de ciertos elementos de protección. No necesita revelar el diagnóstico que originó la recomendación.
La Resolución 1843 de 2025 refuerza la confidencialidad y establece responsabilidades sobre la custodia documental. El prestador que genera la historia clínica debe garantizar su conservación, seguridad, trazabilidad y acceso únicamente en los casos autorizados.
Cuando la empresa exige que se le entregue toda la historia clínica, no obtiene mayor control. Por el contrario, asume un riesgo innecesario relacionado con datos personales sensibles y puede propiciar decisiones discriminatorias.
Consecuencias de contratar personal no autorizado
El primer efecto suele ser el reproceso. La empresa puede verse obligada a repetir las evaluaciones con un profesional habilitado, asumir nuevamente los costos y reorganizar la programación de los trabajadores.
También pueden presentarse consecuencias más delicadas:
Hallazgos durante una inspección laboral.
Debilidades en la evaluación de estándares del SG-SST.
Falta de soporte para demostrar la vigilancia de la salud.
Decisiones de ingreso, reubicación o reintegro sustentadas en documentos cuestionables.
Vulneración de la reserva de información clínica.
Dificultades para demostrar la diligencia del empleador frente a un accidente o una enfermedad laboral.
Aplicación de medidas disciplinarias basadas en pruebas cuya toma o cadena de custodia no ofrece garantías.
Además, si las recomendaciones médicas no se comunican correctamente o no se implementan, el examen pierde su propósito preventivo. La Resolución 1843 de 2025 exige que las empresas gestionen oportunamente las recomendaciones y los ajustes derivados del concepto médico ocupacional.
Por eso, la revisión del proveedor no debería reducirse a comprobar que entregó certificados. Es necesario establecer si la información produjo decisiones concretas dentro del sistema de gestión.
Una ruta práctica para el empleador
El control comienza antes de solicitar una cotización. La empresa debe tener perfiles de cargo actualizados y una identificación de peligros coherente con sus operaciones. Con esa base puede definir, junto con personal competente, cuáles evaluaciones y pruebas se requieren.
Después debe revisar la habilitación del prestador y las licencias individuales de los profesionales. El contrato debería precisar responsabilidades, entrega de conceptos, confidencialidad, custodia documental, tiempos de atención, manejo de pruebas complementarias y elaboración del diagnóstico de condiciones de salud de la población evaluada.
Cuando se reciben los conceptos, el responsable del SG-SST debe verificar que sean claros y gestionar las recomendaciones sin solicitar información clínica reservada. También debe dejar evidencia de los ajustes, seguimientos o remisiones efectuados.
En Mi Contabilidad entendemos que estos controles no están aislados de la administración empresarial. Los exámenes ocupacionales generan obligaciones contractuales, pagos, soportes, seguimiento presupuestal y evidencias de cumplimiento que deben conservarse de manera organizada. Una revisión integral ayuda a detectar documentos incompletos, proveedores sin soportes suficientes y gastos que no están conectados con una gestión real del riesgo.
Para revisar el cumplimiento administrativo, laboral y documental de su empresa, puede comunicarse mediante:
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Cumplir no es solamente tener un certificado
Una carpeta llena de conceptos médicos no demuestra por sí sola que la empresa esté protegiendo a sus trabajadores. El verdadero cumplimiento se observa cuando las evaluaciones corresponden a los riesgos del cargo, son practicadas por profesionales autorizados, la información clínica permanece protegida y las recomendaciones se convierten en acciones verificables.
También es importante recordar que los costos de las evaluaciones ocupacionales y de las pruebas complementarias requeridas están a cargo del empleador. No deben trasladarse al aspirante ni al trabajador.
Contratar correctamente evita repetir procedimientos, fortalece el SG-SST y permite tomar decisiones laborales con mayor fundamento. La prevención comienza al verificar quién presta el servicio, pero se consolida cuando la empresa interpreta los resultados administrativos y actúa de manera responsable.
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La salud ocupacional no puede manejarse como una compra rutinaria. Requiere criterio, documentación y seguimiento. El control financiero y el cumplimiento laboral se encuentran en un mismo punto: ambos necesitan información confiable, responsabilidades definidas y decisiones oportunas.
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