Una empresa puede cumplir puntualmente con el pago de su nómina y, aun así, estar liquidando mal a sus trabajadores. El riesgo aparece cuando el software continúa usando una jornada semanal anterior, calcula el trabajo dominical con un porcentaje desactualizado o toma como nocturnas menos horas de las que realmente corresponden. Desde julio de 2026 coinciden varios ajustes laborales que obligan a revisar horarios, turnos, contratos, controles de asistencia, reglamentos internos y parámetros de nómina. No se trata solamente de pagar un recargo mayor: la reducción definitiva de la jornada máxima semanal modifica el valor de referencia de la hora ordinaria y puede afectar el cálculo de horas extras y otros conceptos laborales. Una parametrización incorrecta puede producir pagos incompletos, reliquidaciones, reclamaciones de trabajadores, inconsistencias en la nómina electrónica y pérdida de control sobre los costos laborales. El empresario que espere a detectar el problema después del cierre de nómina probablemente tendrá que asumir reprocesos que podían prevenirse.
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Julio de 2026 no trae un solo cambio laboral
Para muchos empleadores, julio suele verse como otro mes de operación normal. Sin embargo, en 2026 representa un punto crítico porque coinciden obligaciones con fechas y efectos distintos.
Desde el 1 de julio de 2026, el recargo por trabajar en domingos, festivos o días de descanso obligatorio aumenta al 90 %. A partir del 15 de julio de 2026, la jornada máxima ordinaria semanal llega definitivamente a 42 horas. Además, desde diciembre de 2025 la jornada nocturna empieza a las 7:00 p. m., modificación que continúa teniendo efectos directos sobre la nómina de 2026.
El problema es que algunas empresas pueden aplicar uno de estos cambios y olvidar los demás. Por ejemplo, podrían actualizar el recargo dominical al 90 %, pero conservar el mismo valor de la hora ordinaria que utilizaban con una jornada semanal de 44 horas. También podrían reducir el horario formal, pero permitir que los trabajadores continúen laborando el mismo tiempo sin reconocer las horas adicionales.
Cumplir parcialmente no elimina el riesgo. En materia laboral, los horarios, los registros de asistencia, la liquidación de nómina y los pagos efectuados deben guardar coherencia.
La jornada máxima baja a 42 horas semanales
La Ley 2101 de 2021 estableció una reducción gradual de la jornada laboral sin disminuir el salario ni afectar los derechos adquiridos de los trabajadores. La última etapa se cumple el 15 de julio de 2026, fecha desde la cual la jornada máxima ordinaria será de 42 horas semanales.
Estas horas podrán distribuirse, de común acuerdo, en cinco o seis días a la semana, garantizando el día de descanso. La norma permite una distribución variable, dentro de las condiciones legales, sin que superar la jornada diaria habitual implique automáticamente trabajo suplementario cuando se respeta el promedio semanal autorizado.
Esto no significa que todas las empresas deban utilizar la misma distribución. Una organización administrativa podría establecer jornadas de lunes a viernes, mientras un restaurante, una clínica, una empresa de vigilancia o una operación logística necesitarán turnos diferentes.
La decisión debe responder a la realidad de la operación y quedar documentada. No basta con informar verbalmente que “desde ahora se trabajan menos horas”. Es necesario establecer:
Cómo se distribuirán las 42 horas.
Cuál será el horario de entrada y salida.
Cómo se manejará el tiempo de alimentación o descanso.
Qué ocurrirá con los turnos rotativos.
Cómo se autorizarán las horas extras.
Qué mecanismo registrará el tiempo efectivamente trabajado.
La reducción tampoco permite disminuir el salario mensual. Si una persona conserva su remuneración y trabaja menos horas ordinarias a la semana, el valor de referencia de su hora de trabajo cambia. Por eso la modificación debe reflejarse correctamente en las fórmulas utilizadas para liquidar horas extras y recargos.
El error más costoso puede estar en el valor de la hora
Uno de los riesgos más frecuentes consiste en cambiar el horario sin actualizar la nómina.
El sistema puede continuar usando fórmulas construidas para jornadas anteriores. En ese escenario, la empresa aparenta cumplir porque el trabajador sale más temprano o trabaja menos horas semanales, pero los conceptos variables se liquidan utilizando una base equivocada.
Esto puede afectar:
Horas extras diurnas.
Horas extras nocturnas.
Recargos nocturnos.
Trabajo dominical o festivo.
Trabajo realizado en el día de descanso obligatorio.
La revisión debe ser especialmente cuidadosa durante la nómina que incluya el 15 de julio. En ese periodo coexistirán días anteriores y posteriores a la entrada de la jornada de 42 horas. La empresa tendrá que determinar cómo realizará el cálculo, documentar el criterio aplicado y comprobar que el sistema pueda procesar correctamente el cambio.
No es prudente asumir que el proveedor del software hará el ajuste automáticamente. La responsabilidad por la correcta liquidación sigue siendo del empleador.
Antes de cerrar la nómina, conviene realizar pruebas con casos reales: un trabajador sin novedades, uno con horas extras, uno con jornada nocturna y otro que labore domingos o festivos. Así pueden compararse las horas registradas, la base utilizada y el valor finalmente pagado.
El recargo dominical y festivo sube al 90 %
La Ley 2466 de 2025 estableció un aumento gradual del recargo por trabajo en días de descanso obligatorio:
Desde el 1 de julio de 2025: 80 %.
Desde el 1 de julio de 2026: 90 %.
Desde el 1 de julio de 2027: 100 %.
La norma permite que el empleador decida aplicar anticipadamente el 100 %, pero desde julio de 2026 no podrá pagar menos del 90 % cuando se cumplan las condiciones legales para reconocer el recargo.
Este cambio tiene un impacto mayor en actividades que operan de manera continua o concentran sus ventas durante los fines de semana: comercio, restaurantes, hoteles, vigilancia, transporte, logística, salud, entretenimiento y producción industrial.
El empresario debe analizar el efecto antes de limitarse a aceptar el aumento del costo. Tal vez sea necesario reorganizar turnos, revisar descansos, distribuir mejor el personal o identificar jornadas que se prolongan por fallas operativas.
Sin embargo, reorganizar no significa trasladar indebidamente el costo al trabajador. Cambiar el día de descanso, modificar turnos o alterar horarios exige respetar el contrato, el reglamento interno, los límites legales y las condiciones previamente acordadas.
También debe revisarse la nómina electrónica. La DIAN señala que el documento soporte de pago de nómina electrónica contiene los valores devengados y deducidos derivados de la relación laboral y sirve como soporte fiscal para costos y deducciones. Una diferencia entre lo pagado, lo contabilizado y lo transmitido puede generar inconsistencias que deberán corregirse.
La jornada nocturna empieza a las 7:00 p. m.
Aunque este cambio no comienza en julio de 2026, muchas empresas todavía pueden estar liquidándolo incorrectamente.
Desde el 25 de diciembre de 2025, el trabajo nocturno comprende el periodo entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m. El recargo nocturno continúa siendo del 35 % sobre el valor del trabajo diurno.
Pensemos en un trabajador cuyo turno termina a las 9:00 p. m. Antes del cambio, el sistema podía reconocer una franja nocturna menor. Desde la entrada en vigor de la nueva regla, las horas trabajadas desde las 7:00 p. m. deben clasificarse correctamente.
El error puede pasar inadvertido cuando el control de asistencia registra únicamente la hora de entrada y salida, pero no separa las franjas diurnas, nocturnas, extras, dominicales o festivas.
Por eso la empresa necesita conectar cuatro elementos:
El horario formal del trabajador.
El registro real de asistencia.
La autorización de trabajo adicional.
La liquidación reflejada en nómina.
Cuando estos elementos no coinciden, el área contable recibe información incompleta y termina calculando sobre reportes manuales, correos, mensajes o planillas que no siempre pueden verificarse.
El reglamento interno también debía actualizarse
La reforma laboral incorporó reglas relacionadas con el procedimiento disciplinario y otorgó a los empleadores un plazo para actualizar el Reglamento Interno de Trabajo. Según la Ley 2466 de 2025, la actuación disciplinaria debe respetar garantías como la comunicación formal de apertura, la identificación de los hechos, el traslado de pruebas, la oportunidad de defensa, una decisión motivada y la posibilidad de impugnar.
El plazo de doce meses contado desde la entrada en vigor de la ley llegó hasta el 25 de junio de 2026. Por lo tanto, una empresa que inicie julio sin haber revisado su reglamento ya tiene una tarea pendiente que no debería seguir aplazando.
Un reglamento desactualizado no es solamente un documento viejo en una carpeta. Puede debilitar la posición del empleador cuando impone una sanción sin seguir el debido proceso.
También debe verificarse su publicación. La reforma contempla acceso físico y virtual para los trabajadores. La empresa debería conservar evidencia de la fecha de publicación, el medio utilizado y la disponibilidad del documento.
Antes de sancionar o despedir por una conducta disciplinaria, es indispensable revisar si el procedimiento aplicado coincide con la ley y con el reglamento vigente.
Inclusión laboral: otra obligación que no debe ignorarse
La Ley 2466 de 2025 también estableció obligaciones de vinculación de personas con discapacidad para empresas que cumplan los supuestos definidos en la norma. Durante el primer año de vigencia, la aplicación de los porcentajes fue optativa; desde el segundo año pasa a ser obligatoria.
En términos generales, las empresas con hasta 500 trabajadores deben contratar o mantener al menos dos personas con discapacidad por cada 100 trabajadores permanentes. A partir de 501 trabajadores, se incorpora un trabajador adicional por cada tramo de 100. La aplicación concreta debe revisarse según el número de trabajadores permanentes, la actividad y las circunstancias particulares de la empresa.
No se trata solamente de cumplir una cuota. La organización debe revisar procesos de selección, ajustes razonables, accesibilidad, documentación y reporte de los contratos correspondientes.
Improvisar en este punto puede ocasionar contrataciones meramente formales que no garantizan condiciones adecuadas de permanencia y desarrollo laboral.
Señales de que la empresa todavía no está preparada
Hay indicadores prácticos que muestran falta de preparación:
El responsable de nómina no conoce la fecha exacta de los cambios; el software todavía muestra porcentajes anteriores; los turnos reales no coinciden con los contratos; las horas extras se informan después del cierre; el control de asistencia no diferencia franjas nocturnas; el reglamento interno no se ha actualizado; o la contabilidad registra valores diferentes a los transmitidos en nómina electrónica.
También existe riesgo cuando toda la información depende de una sola persona. Si únicamente el jefe de nómina sabe cómo se liquidan los conceptos variables, la empresa no tiene un proceso controlado: tiene conocimiento concentrado.
En Mi Contabilidad ayudamos a interpretar la información laboral, contable y de nómina para identificar diferencias, revisar soportes y fortalecer el control antes de que una inconsistencia se convierta en una reclamación o un reproceso.
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Cómo abordar correctamente los cambios
La empresa debería comenzar con un diagnóstico, no con una modificación aislada del software.
Primero debe identificar los trabajadores, cargos y turnos afectados. Después necesita revisar contratos, otrosíes, políticas de horario y Reglamento Interno de Trabajo. Luego debe comparar esa documentación con los registros reales de asistencia.
El siguiente paso es validar las fórmulas de nómina: jornada máxima, valor de la hora, recargos, trabajo suplementario y descansos. La prueba debe incluir distintos escenarios, especialmente trabajadores nocturnos, dominicales, por turnos y con horas extras.
Después del cálculo, se debe conciliar la información entre nómina, contabilidad, seguridad social y nómina electrónica. Si los valores no coinciden, la diferencia debe investigarse antes de transmitir o contabilizar.
Finalmente, es necesario comunicar los cambios a los trabajadores. Una explicación clara disminuye dudas y evita que la reducción de jornada se interprete como disminución salarial, eliminación automática de beneficios o autorización para modificar unilateralmente cualquier condición laboral.
Cada decisión debe dejar evidencia: aprobación de horarios, configuración del sistema, pruebas realizadas, comunicaciones, actualizaciones documentales y responsables del proceso.
Cumplir exige control, no solo conocimiento de la norma
Las modificaciones laborales de julio de 2026 afectan mucho más que el calendario. Cambian la operación, el costo de ciertos turnos, la base de liquidación y la forma en que deben coordinarse talento humano, nómina, contabilidad y administración.
Una empresa puede conocer la norma y seguir incumpliéndola si no traduce sus disposiciones en horarios, procedimientos, parámetros y controles verificables.
El objetivo no debe limitarse a evitar una sanción. Una nómina correctamente liquidada protege al trabajador, permite conocer el costo real de la operación y le entrega al empresario información confiable para decidir.
Revisar a tiempo evita pagos incompletos, reliquidaciones, conflictos internos y diferencias fiscales. El control financiero comienza cuando la información laboral se registra, se interpreta y se verifica de manera coherente.
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“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
