Muchas empresas en Colombia comenzaron el 2026 creyendo que el contrato de aprendizaje seguía funcionando igual que en años anteriores. Sin embargo, después de la reforma laboral y la reglamentación expedida durante 2025 y 2026, varios empresarios descubrieron que el costo real de un aprendiz Sena aumentó significativamente y que no ajustar sus presupuestos puede generar errores en nómina, incumplimientos legales e incluso sanciones por mala liquidación de aportes y prestaciones.
El cambio más importante es que el contrato de aprendizaje ahora tiene una naturaleza laboral especial, lo que transformó la forma de calcular pagos, seguridad social y prestaciones durante las etapas lectiva y productiva. Para muchas empresas, especialmente pymes, esto implica replantear costos de contratación, flujo de caja y cumplimiento frente al Sena y la UGPP.
👉 Continúa leyendo aquí
¿Qué cambió con la reforma laboral?
La Ley 2466 de 2025 y el Decreto 223 de 2026 redefinieron el contrato de aprendizaje en Colombia. Antes, muchas organizaciones asumían al aprendiz como una figura principalmente formativa con costos limitados. Hoy, la realidad es diferente.
El nuevo esquema reconoce mayores derechos económicos y laborales para el aprendiz, especialmente durante la etapa práctica. Además, el Ministerio del Trabajo y el Sena han reforzado controles sobre cuotas obligatorias, monetización y aportes.
Uno de los errores más frecuentes en 2026 es seguir liquidando aprendices con porcentajes y aportes anteriores a la reforma. Esto ya está generando reprocesos internos y riesgos frente a fiscalizaciones.
¿Cómo era el costo antes de la reforma?
Antes de la entrada en vigor de la reforma laboral, el esquema tradicional manejaba:
Etapa lectiva
- Apoyo de sostenimiento equivalente al 50 % del SMMLV.
- Pago de salud.
- ARL según el riesgo.
- No existían prestaciones sociales completas.
Etapa productiva
- Apoyo equivalente al 75 % del SMMLV.
- Salud y ARL.
- En la mayoría de casos no se liquidaban prestaciones como un trabajador ordinario.
Ese modelo hacía que muchas empresas vieran la cuota Sena como una obligación relativamente económica.
Sin embargo, el nuevo marco cambió completamente esa percepción.
¿Cómo quedó el contrato de aprendizaje en 2026?
Para 2026, el salario mínimo mensual legal vigente quedó en aproximadamente $1.750.905 COP.
Con base en ese valor, así funcionan actualmente los pagos:
Etapa lectiva 2026
El aprendiz recibe el 75 % del SMMLV.
Valor aproximado:
- $1.313.178 mensuales.
Además:
- Salud a cargo de la empresa.
- ARL obligatoria.
- Dependiendo del caso y modalidad, pueden existir obligaciones adicionales de seguridad social.
Etapa productiva 2026
El aprendiz recibe el 100 % del SMMLV.
Valor aproximado:
- $1.750.905 mensuales.
Y aquí aparece uno de los cambios más relevantes:
- reconocimiento de prestaciones sociales,
- seguridad social más amplia,
- mayores obligaciones para el patrocinador.
Comparación práctica: antes y después
Antes de la reforma
Una empresa podía tener un aprendiz en práctica pagando:
- 75 % del salario mínimo,
- salud,
- ARL,
- sin asumir una carga prestacional completa.
El costo era considerablemente menor que contratar un trabajador.
Después de la reforma
Ahora la empresa debe considerar:
- salario completo en etapa práctica,
- prestaciones sociales,
- aportes,
- ajustes contables,
- provisiones laborales,
- actualización de nómina electrónica.
Muchas organizaciones no dimensionaron ese impacto y siguen presupuestando aprendices con costos de 2024 o inicios de 2025.
El error contable que más se está viendo en 2026
En varias empresas el aprendiz sigue registrado como un simple “apoyo de sostenimiento” sin reconocimiento correcto de obligaciones derivadas de la reforma.
Eso puede ocasionar:
- diferencias en nómina electrónica,
- inconsistencias frente a la DIAN,
- errores en seguridad social,
- hallazgos en auditorías,
- contingencias con UGPP,
- reclamos laborales futuros.
La situación se vuelve más delicada cuando el empresario terceriza procesos y nadie revisa realmente cómo quedó parametrizado el software de nómina.
Ahí es donde muchas empresas descubren tarde que el problema no era operativo sino de interpretación normativa.
¿Qué pasa con la monetización de la cuota Sena?
Otro punto que cambió el análisis financiero de las empresas es el costo de monetizar la cuota de aprendizaje.
Las compañías obligadas a tener aprendices y que deciden no contratarlos deben pagar al Sena una monetización equivalente a 1,5 salarios mínimos por cada aprendiz no vinculado.
Con el salario mínimo de 2026, el valor mensual puede superar fácilmente:
- $2.6 millones por aprendiz no contratado.
Por eso varias organizaciones están reconsiderando si financieramente resulta mejor:
- contratar aprendices,
- monetizar,
- o rediseñar su estructura de formación.
Impacto real para las pymes
Las pequeñas y medianas empresas son las que más están sintiendo el efecto de la reforma.
¿Por qué?
Porque muchas operaban con márgenes reducidos y utilizaban aprendices como apoyo operativo con costos controlados.
Ahora deben asumir:
- mayores cargas laborales,
- provisiones,
- revisiones jurídicas,
- ajustes presupuestales,
- actualización de procesos internos.
Y el problema no es únicamente financiero.
También existe un riesgo importante de desorden administrativo cuando:
- recursos humanos no entiende la reforma,
- contabilidad liquida diferente,
- nómina parametriza mal,
- y gerencia toma decisiones sin información clara.
La importancia de revisar contratos y procesos
Uno de los errores más delicados en 2026 es seguir usando formatos antiguos de contrato de aprendizaje.
El Decreto 223 de 2026 introdujo ajustes relevantes sobre:
- condiciones del vínculo,
- obligaciones del patrocinador,
- modalidades,
- pagos,
- seguridad social,
- formación dual y práctica.
Por eso ya no basta con descargar un formato genérico de internet.
Cada empresa debería revisar:
- cuota obligatoria,
- modalidad del aprendiz,
- etapa de formación,
- impacto tributario,
- parametrización contable,
- provisiones laborales,
- reporte de nómina electrónica,
- riesgos frente a UGPP.
¿Cómo debe prepararse una empresa?
En la práctica, las organizaciones que mejor están manejando este cambio son las que dejaron de ver el contrato de aprendizaje únicamente como un requisito legal y empezaron a tratarlo como un tema de control financiero y cumplimiento.
Eso implica:
- actualizar presupuestos laborales,
- revisar software de nómina,
- capacitar personal administrativo,
- validar contratos,
- revisar aportes,
- documentar correctamente pagos y afiliaciones.
También es importante proyectar el impacto anual real de cada aprendiz, porque el costo ya no puede analizarse solo desde el valor mensual del apoyo económico.
Un aspecto que muchos empresarios están ignorando
La reforma laboral no solo aumentó costos. También incrementó la exposición a fiscalización.
Cuando la empresa:
- incumple cuota,
- liquida mal,
- reporta mal seguridad social,
- o evade obligaciones del contrato de aprendizaje,
puede enfrentarse a:
- requerimientos del Sena,
- investigaciones laborales,
- procesos UGPP,
- sanciones económicas,
- reprocesos contables.
Por eso el verdadero riesgo no es únicamente pagar más, sino perder el control administrativo y financiero.
En https://micontabilidadcom.blogspot.com se han venido analizando distintos cambios laborales y tributarios que están impactando a las empresas colombianas, especialmente en temas de cumplimiento y control interno.
Además, muchos empresarios están descubriendo que el costo de corregir errores laborales termina siendo mucho más alto que prevenirlos desde el inicio.
El contrato de aprendizaje ya no puede manejarse como antes
En 2026 quedó claro que el contrato de aprendizaje dejó de ser una figura de bajo impacto financiero.
Ahora requiere:
- planeación,
- control,
- interpretación normativa,
- seguimiento contable,
- revisión laboral permanente.
Las empresas que sigan aplicando esquemas anteriores pueden terminar acumulando contingencias que afecten:
- flujo de caja,
- costos laborales,
- cumplimiento tributario,
- estabilidad administrativa.
La reforma laboral cambió las reglas y el mayor riesgo hoy no es contratar aprendices, sino hacerlo sin entender cómo quedó realmente la norma.
El control financiero y el cumplimiento laboral ya no son temas separados. Hoy hacen parte de la misma decisión empresarial responsable.
“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
