Una empresa puede creer que está cumpliendo porque paga puntualmente al aprendiz del SENA, conserva el contrato firmado y tiene el soporte bancario del giro mensual. Pero con la reforma laboral, ese control ya no es suficiente. El cambio no está solo en cuánto se paga, sino en cómo se reconoce, liquida y soporta contablemente ese pago. Desde la Ley 2466 de 2025, el contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, lo que implica revisar nómina, prestaciones, seguridad social, deducciones y documentos electrónicos. La DIAN ya precisó que estos pagos deben soportarse mediante el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica cuando se pretendan tomar como costo o deducción en renta. Ignorarlo puede generar reprocesos, diferencias contables y riesgos tributarios que no se ven hasta el cierre fiscal o una revisión.
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La reforma laboral modificó una práctica que muchas empresas tenían interiorizada: tratar los pagos a aprendices como un apoyo de sostenimiento separado de la nómina ordinaria. Durante años, la discusión giró alrededor de si ese pago tenía o no naturaleza salarial y si debía reportarse en nómina electrónica. Con la Ley 2466 de 2025, el punto cambió de base: el contrato de aprendizaje ahora es un contrato laboral especial, regulado por el Código Sustantivo del Trabajo.
Esto no significa que el aprendiz sea un trabajador común en todos los sentidos, porque la norma conserva reglas particulares. Pero sí implica que la empresa ya no puede manejar estos pagos como si fueran simples auxilios sin impacto laboral, contable y tributario.
El SENA también explicó que, desde el 25 de junio de 2025, el contrato de aprendizaje tiene naturaleza laboral especial y que los aprendices en etapa práctica acceden a prestaciones legales. Además, indicó que los contratos anteriores deben ajustarse mediante otrosí, sin que la falta de ese documento elimine el derecho al pago correspondiente.
Aquí aparece el primer error empresarial: creer que el cambio solo le corresponde al área de talento humano. En realidad, afecta a contabilidad, impuestos, nómina, seguridad social, presupuesto y control interno.
La Ley 2466 de 2025 establece que, en formación tradicional, el aprendiz recibe mínimo el 75 % de un salario mínimo en fase lectiva y el 100 % en etapa práctica. Para formación dual, el pago mínimo es del 75 % durante el primer año y del 100 % durante el segundo. Si el aprendiz es estudiante universitario, el apoyo no puede ser inferior a un salario mínimo legal mensual vigente. La norma también regula afiliaciones y prestaciones según la etapa del contrato.
El segundo error frecuente es seguir liquidando al aprendiz con parámetros antiguos. Esto puede generar diferencias laborales, pagos incompletos, ajustes retroactivos, inconsistencias en seguridad social y un costo no presupuestado para la empresa. Lo más delicado es que esas diferencias no siempre se detectan en el mes en que ocurren; muchas aparecen cuando se revisa la nómina acumulada, cuando se prepara la declaración de renta o cuando se atiende un requerimiento.
La DIAN, en el Concepto 14600 de 2025, fue clara al señalar que la nueva naturaleza laboral del contrato de aprendizaje conlleva la obligación de soportar los pagos asociados mediante el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para que puedan imputarse como costo o deducción en el impuesto sobre la renta.
Esto tiene una consecuencia práctica: no basta con pagar. Hay que reportar correctamente. Un pago que no quede soportado en nómina electrónica puede convertirse en una diferencia entre lo contable, lo laboral y lo fiscal. Y cuando esas tres áreas no coinciden, el empresario pierde control.
En la práctica, las empresas deberían revisar al menos cuatro frentes. Primero, la clasificación del aprendiz en el sistema de nómina. Segundo, los conceptos salariales, prestaciones y aportes aplicables según la etapa. Tercero, la transmisión del documento soporte de nómina electrónica. Cuarto, la conciliación entre nómina, contabilidad, PILA y declaración de renta.
También conviene revisar los contratos vigentes. Si fueron firmados antes del 25 de junio de 2025, es necesario validar si requieren otrosí o ajuste documental. No hacerlo puede dejar a la empresa con soportes incompletos frente a una revisión laboral o tributaria.
Desde Mi Contabilidad vemos este cambio como una alerta de control. No es solo una novedad normativa; es una modificación que exige ordenar procesos. Una empresa que no actualiza sus procedimientos puede terminar pagando correctamente, pero soportando mal. Y en materia tributaria, un gasto mal soportado puede convertirse en un problema al momento de deducirlo.
En estos casos, el acompañamiento contable permite revisar la liquidación, ajustar conceptos, validar documentos electrónicos y evitar que la información viaje desordenada entre nómina, contabilidad e impuestos. Puedes consultar más contenidos de análisis contable y tributario en https://micontabilidadcom.blogspot.com y solicitar orientación en https://t.mtrbio.com/MiContabilidadcom
El llamado para los empresarios es claro: no esperen al cierre fiscal para revisar los aprendices. La reforma laboral cambió el tratamiento del contrato de aprendizaje y la nómina electrónica pasó a ser parte del soporte esencial. Tener claridad hoy evita reprocesos, sanciones, gastos rechazados y decisiones tomadas con información incompleta.
El control financiero empieza cuando cada pago tiene causa, soporte, registro y coherencia tributaria. Cumplir no es solo presentar documentos; es entender qué cambió, cómo impacta a la empresa y qué decisiones deben tomarse a tiempo.
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“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
