La Ley 2466 de 2025 transformó el contrato de aprendizaje del SENA en un contrato laboral especial y a término fijo, con efectos inmediatos para empresas, áreas de talento humano, nómina, contabilidad y cumplimiento. Ya no basta con hablar de apoyo de sostenimiento: ahora hay reglas sobre salario mínimo, seguridad social, prestaciones, monetización y revisión de contratos vigentes. Para muchas pymes, el mayor riesgo no está en la norma misma, sino en aplicarla tarde, mal o de forma parcial. En este artículo explicamos qué cambió, desde cuándo aplica, cómo impacta costos, qué deben revisar los empleadores y por qué una buena implementación puede evitar sanciones, conflictos y errores de liquidación. También analizamos el contexto colombiano frente a modelos internacionales de formación dual y mostramos cómo Mi Contabilidad puede ayudarte a convertir esta obligación en una decisión estratégica.
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En muchas empresas colombianas, el contrato de aprendizaje se manejó durante años como un frente operativo más: se abría la vacante, se reportaba al SENA, se pagaba el apoyo correspondiente y se seguía con la rutina. Pero la Ley 2466 de 2025 cambió el terreno de fondo. Lo que antes se trataba como una relación especial de formación ahora exige lectura laboral, revisión de nómina, seguridad social, prestaciones, presupuesto y control documental. El problema es que muchas organizaciones siguen usando formatos, parametrizaciones y criterios anteriores, como si nada hubiera pasado desde el 25 de junio de 2025. Ahí es donde nacen los errores costosos, los reclamos evitables y las contingencias que luego escalan. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
Lo primero que debe entender un gerente, un contador o un líder de talento humano es que el cambio no fue cosmético. La Ley 2466 de 2025, vigente desde el 25 de junio de 2025, modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo y redefinió la naturaleza del contrato de aprendizaje: ahora es un contrato laboral especial y a término fijo, por un tiempo que no puede superar tres años. La misma norma fijó que, en formación tradicional, el aprendiz debe recibir como mínimo el 75 % de un salario mínimo mensual en etapa lectiva y el 100 % de un salario mínimo mensual en etapa práctica; además, si se trata de un estudiante universitario, el apoyo no puede ser inferior a un salario mínimo, independientemente de que la formación sea dual o no. Durante la etapa lectiva hay cobertura en salud y riesgos laborales como dependiente, y durante la etapa práctica o toda la formación dual hay afiliación a salud, pensión y riesgos laborales, junto con el reconocimiento de prestaciones y demás derechos propios del contrato laboral. También cambió la monetización: la empresa obligada que no vincule al aprendiz debe pagar al SENA 1,5 salarios mínimos por cada cupo no cubierto.
Dicho de otra manera, la conversación empresarial ya no puede quedarse en si el aprendiz “cuesta más” o “cuesta menos”. La conversación correcta es si su empresa ya actualizó la forma en que contrata, afilia, liquida, contabiliza y documenta esa relación. Porque cuando el marco legal cambia y la operación interna no cambia con él, lo que aparece no es un simple desfase administrativo: aparece un riesgo laboral, contable y financiero. Muchas pymes siguen viendo al aprendiz como una figura intermedia, casi escolar, cuando la ley ya lo reubicó dentro de una relación laboral especial con efectos económicos reales. Esa desconexión suele terminar en pagos incompletos, PILA mal liquidada, provisiones omitidas, errores en prestaciones sociales, presupuestos mal hechos y conflictos que se pudieron prevenir con una revisión a tiempo.
En la práctica, la reforma obliga a mirar el contrato de aprendizaje como parte del sistema de cumplimiento integral de la empresa. No basta con que recursos humanos conozca la novedad. Deben conversar entre sí talento humano, nómina, contabilidad, tesorería, jurídico y quien administra el relacionamiento con el SENA. Si uno de ellos sigue operando con la lógica previa a junio de 2025, el error se traslada a toda la cadena. Un área puede estar afiliando bien al aprendiz, pero otra puede no haber provisionado cesantías; o contabilidad puede haber registrado el gasto básico, pero no el costo real asociado a seguridad social y prestaciones en etapa práctica. Eso desordena la información gerencial, distorsiona el costo laboral y puede afectar decisiones de contratación, flujo de caja y rentabilidad.
Aquí aparece un punto sensible que vale la pena tratar con serenidad. En julio de 2025, el SENA divulgó un ABC pedagógico indicando que la Circular Conjunta 0083 orientaba a empresas y aprendices sobre la aplicación de la reforma, y en ese material se explicó que los contratos firmados antes del 25 de junio debían incluir otrosí para reflejar el nuevo esquema. Sin embargo, un concepto posterior del mismo SENA precisó que la nueva ley aplica a los derechos no causados o a situaciones no consolidadas desde su entrada en vigor, y que no es necesario firmar otrosí para que esos derechos sean exigibles. Además, aclaró que no hay pagos retroactivos por periodos anteriores a la vigencia de la ley, pero sí obligación de reconocer, desde el 25 de junio de 2025, los derechos que se causen en adelante, incluso en contratos suscritos antes de esa fecha cuando la etapa práctica continúe después de la entrada en vigor. La lectura prudente para la empresa no es discutir semánticamente si el otrosí “es obligatorio” o “no es obligatorio”, sino documentar bien la transición y garantizar que los derechos sí se reconozcan desde la fecha aplicable.
Ese matiz es clave porque muchas organizaciones caen en dos extremos igual de peligrosos. El primero es no hacer nada, asumir que el contrato viejo sigue intacto y esperar a que “más adelante” salga una reglamentación definitiva. El segundo es entrar en pánico, improvisar documentos, reliquidar sin criterio y alterar procesos sin coordinación. Ninguno de los dos caminos conviene. Lo razonable es revisar cuántos aprendices tiene la empresa, en qué fase están, desde qué fecha están activos, cómo quedaron sus afiliaciones, si el software de nómina ya parametrizó las novedades correctamente, si existen soportes de la transición y si el presupuesto laboral para lo que resta del año ya absorbió el cambio. Vale la pena revisarlo hoy, antes de la próxima liquidación.
Cuando se aterriza la norma a la vida real, el impacto es más claro. Imagine una empresa mediana del sector comercial con dos aprendices SENA en etapa práctica, uno universitario en semestre de práctica y una vacante adicional que no cubrió. Antes de la reforma, la gerencia podía planear esos cupos con una lógica de apoyo de sostenimiento relativamente contenida. Después de la Ley 2466, la empresa debe calcular salario mínimo completo en práctica, revisar prestaciones, aportes de seguridad social, registrar adecuadamente la etapa lectiva cuando aplique y evaluar si monetizar le resulta más costoso que vincular. Ese análisis ya no es anecdótico: se convierte en una decisión de gestión. En algunos casos, vincular bien al aprendiz será más inteligente que monetizar; en otros, la empresa deberá revisar si realmente está administrando bien su cuota, su estructura de entrenamiento y su productividad.
Además, el cambio no debe verse únicamente como una carga. El SENA ha insistido en que el objetivo es dignificar la formación, reducir la deserción y fortalecer la relación entre formación y trabajo. En su comunicación institucional, la entidad destacó que el nuevo esquema garantiza salario, prestaciones y mayor estabilidad a miles de jóvenes, y recordó que el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices sigue siendo el canal central para reporte, control de cuota y relacionamiento con el sector productivo. También informó que en 2025 cientos de miles de aprendices se encontraban vinculados bajo esta figura, lo que muestra que no se trata de una reforma marginal, sino de un cambio con alcance nacional.
Desde la perspectiva de control interno, la pregunta más importante no es cuánto subió el costo individual del aprendiz, sino qué contingencia puede nacer si la empresa no administra correctamente el nuevo modelo. Un contrato de aprendizaje mal entendido hoy puede convertirse mañana en discusión por prestaciones, por omisión en seguridad social, por fallas en la documentación o por inconsistencias frente al SENA. También puede afectar auditorías, revisiones de revisoría fiscal, diagnósticos laborales, procesos de debida diligencia y valoraciones empresariales. La empresa que subestima este tema suele descubrirlo tarde, cuando ya cerró varios periodos contables con criterios equivocados.
Por eso, en Mi Contabilidad abordamos este cambio como un asunto de arquitectura empresarial y no solo de actualización legal. Revisamos el mapa completo: contrato, etapa, soporte documental, afiliaciones, tratamiento contable, provisiones, trazabilidad y coherencia entre lo laboral y lo financiero. Cuando el empresario entiende el costo real y la ruta correcta, deja de reaccionar por intuición y empieza a decidir con criterio. Esa es la diferencia entre apagar incendios y gobernar el riesgo. No deje este ajuste para cierre de mes.
También conviene mirar este tema en contexto internacional. En muchos países de la OCDE, los modelos de aprendizaje y formación dual descansan en una relación estrecha entre empresa, institución formadora y reglas claras de remuneración y protección. La OCDE ha explicado que en países con tradición de aprendizaje, como Alemania, el involucramiento del empleador es la columna vertebral del sistema dual y está acompañado por reglas estables y respaldo legal. La OIT, por su parte, ha reiterado que los aprendizajes de calidad deben incluir remuneración adecuada, condiciones seguras y acceso a protección social. En Colombia, la reforma se mueve precisamente hacia esa lógica: menos ambigüedad sobre el estatus del aprendiz y mayor claridad sobre derechos, deberes y costos del patrocinador. La diferencia es que en economías con sistemas duales más maduros, estos esquemas suelen venir respaldados por décadas de coordinación institucional y cultura empresarial; en Colombia, muchas pymes aún están en etapa de adaptación.
Ese contraste deja una lección práctica. Colombia no puede copiar mecánicamente a Alemania, Austria o Dinamarca, pero sí puede aprender de una idea central: el aprendizaje funciona mejor cuando la empresa deja de verlo como una carga periférica y lo integra a su estrategia de talento, productividad y cumplimiento. En esos países, la formación dual tiene sentido porque está conectada con necesidades reales del mercado, con rutas claras de entrenamiento y con certezas para empleadores y aprendices. Aquí, muchas compañías todavía reportan la cuota por obligación, sin diseñar un verdadero plan de formación, seguimiento y evaluación. La Ley 2466 empuja justamente hacia una relación más seria, más laboral y más responsable.
Un error común en Colombia es creer que, por tratarse de jóvenes en formación, el aprendiz puede gestionarse con la misma laxitud documental con la que a veces se manejaban las prácticas antes de la reforma. Ese enfoque ya no resiste. Hoy se necesita trazabilidad. ¿Cuándo inició la fase lectiva? ¿Cuándo pasó a práctica? ¿Se ajustó la afiliación desde el momento correcto? ¿Se reconocieron las prestaciones en la fase práctica? ¿La contabilidad reflejó provisiones y pagos de manera consistente? ¿La empresa tiene soportes suficientes si mañana un aprendiz pregunta, reclama o un tercero revisa? Cuando estas respuestas no existen o dependen de la memoria de alguien, el problema no es solo laboral: es de gobierno corporativo.
Pensemos en un caso tipo. Una pyme de manufactura tenía tres aprendices vinculados antes del 25 de junio de 2025. Dos pasaron a etapa práctica en julio y uno seguía en lectiva. La empresa mantuvo el esquema anterior por costumbre: pagó como si nada hubiera cambiado, dejó la afiliación en el modelo viejo y registró contablemente el gasto como apoyo ordinario. En septiembre, al hacer un cierre interno, detectó que los dos aprendices en práctica no tenían reconocidas prestaciones ni aportes bajo la nueva lógica. El problema ya no era corregir una cifra; era reconstruir meses de operación, reliquidar, ajustar reportes y explicar por qué no se aplicó la ley vigente. Con una revisión preventiva en junio o julio, ese costo oculto se habría evitado.
Ahora pensemos en un segundo caso, esta vez mejor gestionado. Una empresa de servicios identificó la entrada en vigencia de la Ley 2466, convocó a talento humano, nómina y contabilidad, clasificó sus aprendices por etapa, ajustó parametrizaciones, dejó acta interna de transición, actualizó sus matrices de riesgo y proyectó el impacto presupuestal del semestre. ¿Tuvo más costo? Sí, en algunos rubros. ¿Tuvo menos incertidumbre? Muchísima menos. Y esa diferencia es la que más valor genera, porque la empresa no solo cumple mejor: también administra mejor.
Aquí es donde el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque marca una diferencia real. Hoy no basta con conocer la norma; hay que traducirla a flujos, tableros, alertas y controles. Una empresa que automatiza su seguimiento de contratos, fases, novedades y liquidaciones reduce el margen de error y gana visibilidad gerencial. Cuando integramos contabilidad, productividad, BI y automatización, el tema deja de ser un archivo aislado en recursos humanos y se convierte en información útil para dirección, tesorería y control. Eso permite anticipar sobrecostos, medir cumplimiento, detectar inconsistencias y tomar decisiones con datos. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Este punto es especialmente relevante para pymes, porque suelen tener equipos pequeños y alta dependencia de procesos manuales. Si la empresa liquida la nómina en una plataforma que no refleja correctamente las novedades del aprendiz, o si maneja el seguimiento en hojas sueltas, la probabilidad de error aumenta. Y cuando la empresa crece, el desorden también crece. Por eso, más que correr a “cumplir la ley”, conviene instalar una forma de trabajo más robusta. En Mi Contabilidad acompañamos esa transición desde la norma, pero también desde el proceso. No se trata solo de decirle al cliente qué debe pagar, sino de ayudarle a construir cómo lo va a controlar mes a mes.
Hay además una dimensión reputacional que muchas compañías pasan por alto. Una organización que incorpora aprendices y les ofrece una experiencia seria, clara y protegida fortalece su marca empleadora. En un mercado donde el talento joven observa con atención cómo lo tratan las empresas, cumplir bien también comunica. Comunica orden, respeto, cultura y visión de largo plazo. La reforma, vista desde ahí, puede convertirse en una oportunidad para mejorar procesos internos y construir relaciones laborales más sanas desde la entrada al mundo productivo.
Por supuesto, no todo es simple. La transición exige caja, planeación y lectura fina. Algunas empresas sentirán presión en costos y otras reconsiderarán su cuota frente a la monetización. Pero incluso ahí la respuesta no es improvisar. La respuesta es modelar escenarios. Una revisión diagnóstica bien hecha permite calcular impacto, ordenar prioridades y decidir si conviene vincular, reorganizar cupos o revisar presupuesto antes de que el desajuste golpee el flujo de caja. Esa primera mirada preventiva ya es, en sí misma, una oferta sin riesgo: entender antes de comprometerse. Y una segunda ruta sin riesgo es auditar los aprendices activos y sus etapas antes de modificar toda la estructura, para corregir con base en evidencia y no por miedo.
La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. En el caso del contrato de aprendizaje, eso significa leer la reforma no como una noticia más, sino como un cambio que toca caja, nómina, cumplimiento, reputación y productividad. El empresario que lo entiende a tiempo puede transformar una obligación en una ventaja organizacional. El que no, corre el riesgo de descubrir demasiado tarde que el problema no era el valor del apoyo, sino la falta de sistema para administrarlo.
Si hoy su empresa tiene aprendices, está por vincularlos o monetiza cuota, este es el momento correcto para revisar. Y si cree que el tema aún puede esperar, recuerde algo simple: las normas laborales casi nunca se vuelven menos sensibles con el paso de los meses. Se vuelven más visibles en la operación. Por eso conviene actuar antes de que la diferencia entre cumplir y corregir salga más costosa. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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