El nuevo marco del Ministerio del Trabajo sobre prácticas laborales y contrato de aprendizaje cambia decisiones clave para empresas, instituciones educativas, aprendices y áreas de talento humano. Ya no basta con firmar formatos o repetir procesos antiguos: ahora se vuelve indispensable revisar convenios, afiliaciones, apoyos de sostenimiento, jornada, seguimiento formativo, documentación y riesgos de desnaturalización laboral. En este artículo te explicamos qué está cambiando, por qué puede impactar costos, cumplimiento y reputación empresarial, y cómo preparar a tu organización para actuar con seguridad jurídica y criterio contable. También analizamos diferencias entre práctica laboral y aprendizaje, errores frecuentes, efectos frente a nómina y control interno, y la forma correcta de anticiparse sin improvisaciones. Una lectura imprescindible para empresarios, contadores, independientes y líderes de gestión humana que necesitan claridad práctica y decisiones oportunas, y convierta esta novedad normativa en ventaja competitiva.
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Durante años, muchas empresas en Colombia manejaron las prácticas laborales y los contratos de aprendizaje como si fueran trámites repetitivos: un convenio, un apoyo económico, una afiliación mínima y la idea de que todo seguía igual. Pero cuando el Ministerio del Trabajo reglamenta de forma más precisa estas figuras, lo que parecía una rutina administrativa se convierte en un punto crítico de cumplimiento, costos laborales, auditoría y reputación empresarial. Hoy una decisión mal documentada puede afectar la cuota de aprendizaje, la estructura de vinculación, los reportes internos y hasta la defensa ante requerimientos futuros. Por eso este tema debe analizarse con visión jurídica, contable y operativa, porque La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
En marzo de 2026 se confirmó un cambio que muchas organizaciones venían esperando y, al mismo tiempo, subestimando. El Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 223 de 2026, publicado el 5 de marzo, con el propósito de reglamentar las prácticas laborales y el contrato de aprendizaje. La referencia no es menor: el nuevo desarrollo normativo aterriza lo que ya venía transformándose desde la reforma laboral de 2025, especialmente en torno al artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 y a la redefinición del contrato de aprendizaje como contrato laboral especial a término fijo. Además, el decreto organiza reglas tanto para sector público como privado y deja claro que su alcance cobija relaciones formativas de práctica laboral y mecanismos de contratación de estudiantes para realizar dichas prácticas.
El primer error que debe evitar una empresa es creer que práctica laboral y contrato de aprendizaje son lo mismo. No lo son, y esa confusión es precisamente una de las razones por las que esta reglamentación era necesaria. Desde la regulación previa ya existían pistas claras: las prácticas laborales universitarias se habían entendido como una actividad formativa, mediada por acuerdo entre empresa, estudiante e institución educativa, sin que por ello surgiera automáticamente una relación laboral; de hecho, en el material publicado por la red de Mi Contabilidad sobre prácticas universitarias se recordaba que ese acuerdo no equivalía ni a contrato de aprendizaje ni a contrato de trabajo. En cambio, el nuevo marco sobre aprendizaje se integra con la reforma laboral, que ya había reconocido la naturaleza laboral especial del contrato de aprendizaje.
Dicho de manera práctica: cuando una compañía necesita recibir a un estudiante para cumplir un requisito académico supervisado por su institución, normalmente está ante una práctica laboral o vinculación formativa; cuando la empresa actúa como patrocinadora dentro del esquema de aprendizaje, entra en una lógica distinta, con obligaciones y efectos más cercanos al derecho laboral. Esa diferencia cambia el mapa de riesgos. Si la empresa mete ambas figuras en la misma carpeta, usa los mismos formatos, paga de la misma manera, asigna jornadas sin revisar límites o presume que basta con “tener al estudiante ocupado”, puede terminar incumpliendo requisitos de seguimiento, afiliación, soporte documental o cuota de aprendizaje. En auditoría y control interno, esa mezcla suele verse como una alerta temprana de debilidad de gobierno corporativo.
El segundo punto crítico está en el alcance subjetivo de la norma. La información divulgada por Fenalco a partir del decreto señala que la reglamentación cubre relaciones formativas adelantadas por estudiantes de escuelas normales superiores, educación superior de pregrado y posgrado, educación para el trabajo y el desarrollo humano, y formación profesional integral del SENA o del Subsistema de Formación para el Trabajo. Es decir, la empresa ya no puede excusarse diciendo que solo debe revisar el tema si tiene aprendices SENA. La lectura actual exige mapear todas las modalidades de vinculación formativa que existan dentro de la organización, incluyendo convenios que antes se manejaban de forma dispersa entre talento humano, jurídico, operaciones y cada líder de área.
El tercer asunto, que suele pasarse por alto, es la edad y la autorización. La divulgación del nuevo decreto también recordó que las prácticas laborales no pueden ser realizadas por menores de quince años y que, cuando el estudiante tiene entre quince y diecisiete años, sus representantes legales deben tramitar autorización previa ante la autoridad de trabajo correspondiente. Para una pyme esto puede parecer un detalle remoto, pero no lo es. Basta que un colegio técnico, una institución de formación o un aliado académico proponga un estudiante menor de edad para que la empresa quede expuesta a aceptar una vinculación sin revisar un requisito que ahora está expresamente reiterado. Aquí no basta la buena fe: hace falta evidencia documental, validación previa y una ruta interna de aprobación.
Ahora bien, el impacto no es solo jurídico. También es contable, financiero y operativo. En muchos negocios, los pagos asociados a aprendices o practicantes se han tratado con un criterio informal, casi doméstico: algunos los registran como apoyo, otros como gasto de personal, otros como honorarios, y no faltan los que dejan el tema en cuentas transitorias mientras “después se organiza”. Con el nuevo marco, esa improvisación puede salir costosa. Cuando cambia la naturaleza o se aclaran las obligaciones de una vinculación, también debe ajustarse la forma de reconocer el gasto, parametrizar nómina, soportar seguridad social y mantener coherencia entre contratos, comprobantes, políticas internas y reportes. Lo que parece un asunto laboral mal resuelto termina volviéndose una inconsistencia contable que, a futuro, puede amplificar riesgos frente a requerimientos de autoridades o revisiones de revisoría fiscal.
Por eso insisto en algo que muchas empresas descubren tarde: el verdadero problema no empieza cuando sale la norma, sino cuando la organización no tiene inventario de sus propias prácticas. ¿Cuántos estudiantes tiene hoy vinculados? ¿Por qué figura jurídica? ¿Quién firmó? ¿Cuál es la institución educativa? ¿Existe plan formativo? ¿Quién hace seguimiento? ¿Cómo se documenta el cumplimiento? ¿Qué pagos se realizan y con qué soporte? ¿La afiliación está correctamente definida? ¿La duración corresponde a la figura usada? ¿La empresa está obligada por cuota de aprendizaje y la está gestionando bien? Estas preguntas no son burocracia; son la diferencia entre administrar un proceso y simplemente esperar a que no pase nada. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Cuando miramos el panorama internacional, el sentido de la reforma colombiana resulta comprensible. La OIT ha señalado que los sistemas de aprendizaje de calidad necesitan diálogo social, cobertura de protección y reglas que eviten jornadas abusivas, ausencia de remuneración o falta de protección social. La OCDE, por su parte, ha explicado que los modelos de aprendizaje y formación en el trabajo funcionan mejor cuando equilibran intereses de empleadores y aprendices, con reglas claras sobre duración, costos, beneficios y diseño del componente productivo y formativo. En otras palabras, Colombia se está moviendo hacia una tendencia global: dejar atrás esquemas ambiguos o demasiado informales y empujar a que la formación en entorno real de trabajo tenga mejor estructura, trazabilidad y equilibrio entre productividad y protección.
La diferencia, sin embargo, está en la implementación. En varios países con tradición dual o de aprendizaje robusto, la empresa ya opera con manuales, trazabilidad y métricas de formación. En Colombia, muchas pymes todavía reciben aprendices o practicantes con una lógica reactiva: “mándelo a apoyar archivo”, “que ayude en recepción”, “que vea cómo funciona el área”. Ese enfoque no resiste bien una regulación más exigente. Si la figura es formativa, debe existir correspondencia real con el programa académico y con el propósito de aprendizaje; si es contrato de aprendizaje, deben entenderse sus implicaciones laborales especiales, sus pagos y la interacción con la cuota. La norma, en el fondo, les está diciendo a las empresas que ya no basta con aprovechar mano de obra en formación: hay que gestionar de verdad la experiencia formativa.
Veámoslo en un caso típico. Una empresa comercial pequeña vincula dos estudiantes universitarios de administración mediante “prácticas” y un aprendiz técnico para apoyo logístico. Ningún documento fue revisado por jurídico. El área contable registra todo como servicios temporales. Uno de los estudiantes cumple horario completo, reporta a un jefe comercial, recibe instrucciones idénticas a las del personal contratado y no tiene seguimiento académico visible. El aprendiz, por su parte, fue cargado en una base de personal sin diferenciar fase ni tratamiento. Durante meses todo parece normal. Pero ante una revisión, la empresa tendría problemas para demostrar la naturaleza correcta de cada vínculo, la finalidad formativa, el soporte del pago y la lógica de afiliación. Ese escenario, que hoy es más común de lo que se admite, es precisamente el tipo de desorden que esta reglamentación obliga a corregir.
Otro caso frecuente aparece en empresas medianas obligadas a cuota de aprendizaje. Algunas ven la cuota como una carga y responden con soluciones improvisadas: monetizan sin revisar alternativas, reciben practicantes creyendo que eso compensa la cuota, o delegan todo al área operativa sin coordinación con contabilidad y talento humano. La regulación previa ya indicaba que las prácticas laborales no se tenían en cuenta como cuota de aprendizaje, y el nuevo marco vuelve todavía más importante distinguir estas figuras para no tomar decisiones equivocadas de cumplimiento. Una mala interpretación aquí no solo genera riesgo sancionatorio o financiero; también afecta planeación de personal, presupuestos y reputación frente a aliados educativos y frente al propio SENA.
Desde Mi Contabilidad vemos este tipo de cambios con una mirada integral. No se trata de leer una norma y enviar un correo de alerta. Se trata de traducir el cambio en un plan de ajuste real para la empresa. Eso implica revisar contratos y convenios vigentes, validar clasificación de cada caso, evaluar tratamiento contable y documental, alinear talento humano con nómina y seguridad social, y dejar una matriz clara de riesgos, responsables y soportes. Ahí es donde el acompañamiento experto evita que la organización reaccione tarde. Agenda una revisión diagnóstica de tus practicantes y aprendices antes de que el siguiente cierre mensual consolide errores que luego resultan más costosos de corregir. La prevención, en este punto, vale más que cualquier defensa posterior.
También hay una oportunidad estratégica. Las empresas que ajusten a tiempo sus políticas de vinculación formativa pueden usar mejor estos esquemas para atraer talento, fortalecer relevo generacional, ordenar procesos internos y construir rutas de formación alineadas con productividad. La OCDE ha insistido en que el aprendizaje en el trabajo puede generar beneficios reales para las empresas cuando el diseño del programa integra formación y producción de manera equilibrada. Julio César Moreno Duque aporta justamente ese componente que hoy marca diferencia: la integración de la contabilidad con automatización, analítica, control documental y productividad. Cuando una empresa digitaliza expedientes, alertas de vencimiento, flujos de aprobación y evidencias de seguimiento, no solo cumple mejor; también gana visibilidad para decidir con datos y no con intuiciones.
Aquí conviene hacer una advertencia franca. Hay empresarios que oyen “nuevo decreto” y enseguida buscan el atajo: copiar un formato de internet, cambiar dos nombres y seguir igual. Eso ya no alcanza. La nueva etapa exige trazabilidad y coherencia entre la norma, la práctica diaria y el soporte contable. Por eso, una primera oferta sin riesgo que podemos hacer desde Mi Contabilidad es una revisión inicial sin costo de la clasificación de tus casos activos, para identificar si estás frente a práctica laboral, contrato de aprendizaje u otra figura que requiera corrección. Y una segunda oferta sin riesgo es un chequeo documental preventivo sin compromiso sobre convenios, soportes y tratamiento interno, con el fin de señalar brechas antes de que se conviertan en contingencias. Son pasos simples, pero pueden ahorrar discusiones complejas después.
No menos importante es la relación con experiencia laboral y trayectoria del estudiante. En 2021 el propio Ministerio del Trabajo destacó, a propósito del Decreto 616 de 2021, la reglamentación de la equivalencia de experiencia profesional previa obtenida por estudiantes en prácticas laborales. Esto conectó la formación con la empleabilidad y reforzó la idea de que la práctica no es relleno administrativo, sino una etapa valiosa que debe estar bien diseñada y certificada. La red interna de Mi Contabilidad ya había recogido esta preocupación al publicar modelos de certificado de prácticas realizadas por el estudiante o pasante, útiles para aterrizar la obligación de documentar el tiempo y la experiencia adquirida. Quien entiende este punto deja de ver al practicante como una ayuda temporal y empieza a verlo como parte de una cadena de formación responsable.
El mensaje final para empresarios, gerentes, contadores e independientes es claro: esta reglamentación no debe leerse como un asunto exclusivo de abogados laboralistas. Involucra talento humano, contabilidad, control interno, cumplimiento, planeación de costos y, en muchas organizaciones, incluso transformación digital. Cuando una empresa distingue bien práctica laboral y aprendizaje, documenta adecuadamente, clasifica pagos con criterio, controla afiliaciones y conserva evidencia, no solo reduce riesgos; también proyecta seriedad ante estudiantes, instituciones educativas y autoridades. Es el momento de revisar, ajustar y ordenar. Escríbenos y convierte esta obligación en una oportunidad de mejora real para tu empresa. Porque, al final, La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
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