Convocar correctamente una asamblea o junta de socios no es un simple trámite administrativo, es una obligación legal que impacta directamente la validez de las decisiones empresariales. En Colombia, errores en la convocatoria pueden generar nulidades, sanciones y conflictos entre socios que afectan la continuidad del negocio. Este artículo explica de forma clara y práctica cuáles son los requisitos esenciales para convocar asambleas y juntas de socios en sociedades comerciales, qué exige la ley, cómo evitar errores frecuentes y por qué una adecuada planeación contable, jurídica y tecnológica marca la diferencia. Analizamos las consecuencias de una convocatoria defectuosa, las diferencias frente a prácticas internacionales y cómo Mi Contabilidad acompaña a empresarios y pymes para cumplir sin riesgos. Si eres gerente, socio o emprendedor, aquí encontrarás una guía útil para tomar decisiones informadas y proteger tu empresa.
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En el día a día empresarial, muchas decisiones trascendentales se toman en asambleas y juntas de socios sin que siempre se dimensione la importancia de una convocatoria correcta. Cambios estatutarios, aprobación de estados financieros, distribución de utilidades o nombramientos pueden quedar sin efecto si el proceso previo no cumple la normativa. He visto empresas sólidas enfrentarse a conflictos innecesarios por un aviso mal enviado o un plazo incumplido. La convocatoria no es un formalismo: es el punto de partida de la legalidad corporativa y del respeto por los derechos de los socios. Cuando se gestiona con rigor, protege a la empresa; cuando se improvisa, la expone. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El correcto funcionamiento de las sociedades comerciales en Colombia descansa en gran medida en la forma como se convocan sus asambleas de accionistas o juntas de socios. Aunque para muchos empresarios este proceso parece rutinario, desde la experiencia profesional puedo afirmar que es una de las principales fuentes de riesgos legales, disputas internas y sanciones administrativas. La ley colombiana establece reglas claras sobre quién convoca, cómo se convoca, con cuánta anticipación y qué información debe entregarse, y su incumplimiento puede derivar en la nulidad de las decisiones adoptadas.
En términos generales, la convocatoria debe ser realizada por el representante legal, el revisor fiscal o el órgano competente según los estatutos sociales. Este aspecto es crítico, porque una convocatoria hecha por quien no está facultado carece de validez, incluso si todos los socios asisten. La ley protege la forma como garantía de transparencia y equidad, evitando que se impongan decisiones de manera irregular.
Otro requisito esencial es el respeto de los plazos. En sociedades por acciones, la convocatoria a reuniones ordinarias debe hacerse con una antelación mínima que permita a los socios conocer, analizar y prepararse frente a los temas a tratar. No se trata solo de cumplir días calendario, sino de garantizar el derecho de información. En la práctica, muchas empresas fallan al convocar con tiempos insuficientes o confusos, lo que abre la puerta a impugnaciones posteriores.
La forma de convocatoria también es determinante. Los estatutos suelen definir si debe hacerse por escrito, correo certificado, correo electrónico o publicación en un medio determinado. Ignorar estas reglas internas es tan grave como incumplir la ley, porque los estatutos son la norma interna de la sociedad. Aquí es donde recomiendo siempre revisar y actualizar estatutos, ya que muchos aún contemplan mecanismos obsoletos que no dialogan con la realidad digital actual.
El contenido del aviso de convocatoria es otro punto sensible. Debe incluir, como mínimo, la fecha, hora, lugar de la reunión y el orden del día. Este último no es un simple listado: delimita los temas sobre los cuales se puede deliberar y decidir. Incluir asuntos genéricos o modificar el orden del día durante la reunión puede invalidar decisiones, especialmente cuando afectan derechos económicos o políticos de los socios.
Desde una mirada comparativa, en otros países se observa una tendencia a fortalecer la transparencia y la trazabilidad digital de las convocatorias. Plataformas de gobierno corporativo, firmas electrónicas y repositorios documentales son prácticas comunes. En Colombia, aunque la normativa lo permite, muchas empresas aún no aprovechan estas herramientas, quedándose expuestas a errores operativos que hoy son fácilmente evitables.
Las consecuencias de una convocatoria defectuosa van más allá de lo jurídico. He acompañado empresas donde una mala convocatoria derivó en la imposibilidad de aprobar estados financieros a tiempo, afectando el acceso a crédito, la relación con inversionistas y el cumplimiento de obligaciones fiscales. En otros casos, la distribución de utilidades fue demandada, generando devoluciones, reprocesos contables y un clima de desconfianza entre socios.
En Mi Contabilidad abordamos este tema de manera integral. No nos limitamos a decir qué exige la norma, sino que ayudamos a implementar procesos claros, documentados y apoyados en tecnología. Con el respaldo estratégico de Julio César Moreno Duque, integramos soluciones digitales que permiten programar convocatorias, controlar plazos, centralizar documentos y dejar evidencia verificable de cada paso. Esto reduce riesgos y libera tiempo valioso para la gestión del negocio. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Un caso típico es el de pequeñas y medianas empresas familiares, donde la informalidad suele normalizarse. “Aquí todos nos conocemos” es una frase frecuente, hasta que surge un desacuerdo. En esos escenarios, la convocatoria formal se convierte en el único soporte objetivo para defender decisiones. Por eso insistimos en profesionalizar estos procesos desde el inicio, incluso cuando la ley permite cierta flexibilidad.
Nuestra recomendación práctica es clara: revisar estatutos, definir un protocolo interno de convocatorias, apoyarse en herramientas tecnológicas y contar con asesoría contable y legal permanente. No esperes a tener un conflicto para ordenar la casa. Este es un buen momento para hacerlo y evitar costos futuros. Agenda una revisión preventiva y conviértela en una inversión, no en un gasto.
Además, ofrecemos un diagnóstico sin riesgo de tus procesos societarios y una primera orientación estratégica sin costo, para que conozcas tu nivel de cumplimiento y tomes decisiones informadas. Acompañamos a empresarios que quieren crecer con orden, seguridad y visión de largo plazo.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
