En 2025 las licencias de maternidad y paternidad siguen siendo un punto crítico para las empresas, especialmente por los controles de la UGPP y la necesidad de gestionar nómina y Seguridad Social sin errores. Muchas organizaciones aún desconocen cómo se liquidan correctamente las semanas, qué documentos exige cada EPS, cómo manejar incapacidades previas al parto, o qué pasa cuando hay adopción, parto múltiple o variaciones salariales. Este artículo explica de forma clara, práctica y actualizada la duración real de las licencias en 2025, los riesgos más frecuentes en su gestión y las orientaciones para evitar sanciones y reprocesos. También incluye escenarios reales que enfrentan empleadores, recomendaciones profesionales y cómo Mi Contabilidad acompaña a pymes, independientes y empresas en estos procesos sensibles. Una guía indispensable para asegurar cumplimiento y tranquilidad laboral.
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El inicio de una licencia de maternidad o paternidad es uno de los momentos más sensibles dentro de la gestión laboral. No solo involucra el bienestar de una familia, sino que además exige precisión normativa para evitar glosas, devoluciones de pago y riesgos ante la UGPP. En 2025 muchos empleadores aún tienen dudas sobre cómo se determina la duración correcta, qué responsabilidades recaen en la empresa y qué cambios introducen las reformas laborales recientes. Cada error administrativo puede convertirse en un sobrecosto o en una contingencia sancionatoria, especialmente cuando no se documenta adecuadamente la novedad. En Mi Contabilidad siempre recordamos que la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles, y este tema es un ejemplo perfecto de ello.
En Colombia, la normativa sobre licencias de maternidad y paternidad ha venido ajustándose con el paso de los años, pero para 2025 se mantiene una estructura clara: 18 semanas para la madre y 2 semanas de paternidad para el padre o adoptante. Aunque ha habido discusiones legislativas en torno a la ampliación de la licencia de paternidad, al cierre del 2024 y entrando al 2025 no se ha aprobado ningún cambio que modifique la duración vigente. Esta estabilidad, sin embargo, no significa que los empleadores estén completamente tranquilos, porque la UGPP continúa incrementando sus auditorías sobre la liquidación correcta de prestaciones económicas, y las EPS mantienen criterios de revisión estrictos sobre documentación, semanas cotizadas y valores reportados en la PILA.
Cuando una trabajadora informa sobre su estado de embarazo, las obligaciones del empleador comienzan mucho antes del parto. La licencia de maternidad, que comprende 18 semanas en total, se divide en una semana previa obligatoria y 17 semanas posteriores al nacimiento. Sin embargo, en la práctica se observan múltiples variaciones: incapacidades por enfermedad gestacional, partos prematuros, partos múltiples o condiciones médicas que demandan ampliaciones. Cada uno de estos elementos debe registrarse correctamente en nómina para generar el pago adecuado del auxilio económico que posteriormente será reconocido por la EPS. El desconocimiento normativo suele llevar a errores como registrar la licencia como incapacidad, calcularla con base en salarios distintos o no tramitarla a tiempo ante la entidad de salud.
En el caso de la paternidad, aunque se mantiene la duración de 2 semanas calendario, muchas empresas aún se confunden respecto al momento en que inicia. La norma establece que el permiso debe otorgarse desde el nacimiento o desde la fecha de entrega del menor en caso de adopción. El tiempo se cuenta en días calendario, no en días hábiles, lo cual genera ajustes en nómina especialmente en semanas que incluyen festivos. También es frecuente que los empleadores soliciten documentos adicionales que no exige la ley, o que desconozcan que la licencia de paternidad se financia con recursos del sistema y no con recursos propios del empleador, siempre y cuando el trabajador cumpla con las semanas de cotización necesarias.
Uno de los puntos más críticos que enfrentan las empresas es el manejo del salario base para liquidar estas prestaciones. El auxilio económico debe calcularse con base en el ingreso devengado por la trabajadora en el último año o en el tiempo efectivamente laborado si aún no cumple ese periodo. Cuando existen bonificaciones salariales, comisiones o variaciones mensuales, es indispensable determinar cuáles conceptos hacen parte del ingreso base de cotización (IBC) y cuáles no. La UGPP se enfoca especialmente en estos casos porque suelen presentarse discrepancias entre el IBC reportado y el salario real que debería tomarse para liquidar las semanas de licencia.
A nivel internacional, Colombia mantiene una licencia de maternidad relativamente amplia en comparación con países latinoamericanos como México o Chile, donde los periodos son más cortos o tienen esquemas mixtos entre prenatal y postnatal. En Europa, países como Noruega, Suecia o Alemania presentan modelos ampliados donde tanto la madre como el padre pueden compartir varias semanas de cuidado. Sin embargo, en Colombia la ampliación de la licencia de paternidad sigue siendo un debate pendiente, y por ahora el modelo se mantiene conservador. Esta comparación resulta útil para entender que, aunque nuestro sistema es generoso en la protección a la maternidad, aún presenta retos para equilibrar el rol del padre en el acompañamiento temprano.
En los casos de adopción se aplican exactamente las mismas semanas que en una licencia de maternidad biológica, lo que garantiza igualdad de trato para las familias adoptantes. No obstante, aquí se presentan confusiones operativas porque algunas empresas desconocen los requisitos de documento judicial o el acta de entrega del menor. Un error frecuente es solicitar documentos adicionales o demorar el reconocimiento hasta que la EPS certifique el pago, cuando la obligación de la empresa es inmediata desde la fecha en la que se formaliza la adopción.
La participación de Mi Contabilidad en estos procesos se ha convertido en una ventaja competitiva para las empresas, porque evitamos errores que pueden costar sanciones, glosas o tensiones laborales. Además del acompañamiento contable y tributario, realizamos diagnósticos preventivos de Seguridad Social que permiten a empresarios y pymes identificar fallas antes de que sean detectadas por la UGPP o las EPS. Esto incluye la revisión del IBC, la coherencia entre nómina electrónica y PILA, la proyección de costos laborales y la documentación completa para cada caso. Las empresas que realizan estas revisiones de manera preventiva no solo ahorran dinero, sino que evitan reclamos de sus propios trabajadores.
A lo largo de los últimos años hemos visto casos tipo que demuestran la importancia de una buena gestión. Una empresa mediana del sector comercial enfrentó una glosa por más de ocho millones de pesos porque liquidó la licencia de maternidad con base en un salario inferior al devengado por la trabajadora en los meses previos, debido a un aumento tardío registrado en nómina. La EPS devolvió el reconocimiento y la UGPP inició un requerimiento. Con una correcta asesoría, este tipo de errores se pueden evitar. En otro caso, un empleador negó parcialmente la licencia de paternidad argumentando que el trabajador no había cumplido semanas de cotización, cuando en realidad sí las tenía, pero en una EPS distinta. Esto generó un conflicto innecesario y finalmente tuvo que pagar retroactivamente los días completos.
También existe el caso de los empleadores que pagan estas licencias como si fueran incapacidades, generando reprocesos contables, cruces erróneos con la nómina electrónica y dificultades futuras en revisiones fiscales. En estos escenarios, la tecnología se ha convertido en un factor clave. Gracias al trabajo conjunto con Julio César Moreno Duque, experto en automatización y transformación digital, integramos herramientas que permiten que la empresa tenga una trazabilidad completa de las novedades laborales, así como alertas automáticas para anticipar vencimientos, fechas de parto, incapacidades previas y documentos pendientes. Este tipo de soluciones ayudan a que los empresarios trabajen de manera más estratégica, porque construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria, el cumplimiento se convierte en una ventaja competitiva y no en una carga.
Algunas microempresas aún creen que por tener pocos trabajadores no requieren formalizar estos procesos. Sin embargo, la normativa no distingue por tamaño empresarial. La UGPP puede auditar una empresa de un solo trabajador con la misma rigurosidad con la que audita a una organización con cientos de empleados. Ese mito ha llevado a muchos emprendimientos a enfrentar sanciones que podrían haberse evitado con acompañamiento profesional desde el inicio. La clave está en documentar correctamente la novedad, conservar certificados médicos, registrar el salario base sin inconsistencias, y asegurarse de que la nómina electrónica coincida con los valores reportados en PILA.
Cada caso de maternidad o paternidad también debe integrarse con otros elementos laborales como vacaciones pendientes, incapacidades acumuladas, permisos remunerados, teletrabajo y flexibilidad horaria. Una trabajadora que entra en licencia justo después de regresar de una incapacidad prolongada genera un patrón que debe documentarse con especial cuidado, porque la EPS revisará si existe continuidad médica. Una licencia de paternidad tomada en una fecha distinta al nacimiento debe estar soportada en documento oficial. La gestión integral es un componente esencial del bienestar laboral de la empresa, y también del cumplimiento fiscal y financiero.
Una de las ofertas sin riesgo que brindamos en Mi Contabilidad es la revisión gratuita del caso antes de radicarlo en la EPS o registrarlo en nómina. Esto ha permitido evitar múltiples errores y asegurar que la empresa no tenga que asumir costos que corresponden al sistema. También ofrecemos un diagnóstico inicial sin costo para revisar el estado de Seguridad Social de la empresa y determinar si está preparada para afrontar una eventual revisión por parte de la UGPP.
En momentos donde el cumplimiento laboral se vuelve cada vez más exigente, contar con asesoría especializada marca la diferencia. Los errores en la liquidación de estas licencias no solo afectan a la empresa, sino que generan malestar en los trabajadores en un periodo altamente sensible para sus familias. Además, pueden convertirse en un riesgo financiero considerable cuando no se gestionan correctamente los reembolsos de las EPS. Por eso fortalecemos constantemente nuestro acompañamiento y nuestras herramientas tecnológicas, para que empresarios, gerentes y pymes tengan la tranquilidad de estar actuando dentro del marco normativo.
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