La reciente aclaración de la DIAN sobre la obligatoriedad del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE) para los contratos de aprendizaje cambia las reglas del juego contable: si tu empresa contrata aprendices, los pagos deben registrarse electrónicamente para que proceda su deducción en renta. Con la reforma laboral de 2025 este tipo de vínculo adquiere naturaleza laboral; eso obliga a emitir nómina electrónica, con todas las formalidades, como requisito para deducir en tu declaración. Descubre por qué este cambio impacta tu contabilidad, cómo adaptarte sin errores y aprovecharlo correctamente.
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Para muchas empresas en Colombia, el contrato de aprendizaje ha sido una herramienta de formación, con un tratamiento contable y laboral diferente al de un empleado estándar. Sin embargo, la reciente reforma laboral dio un vuelco a esa realidad, transformando esos vínculos en relaciones laborales especiales, con todas las implicaciones salariales, de seguridad social y tributarias que ello conlleva. Esto ha generado dudas importantes: ¿cómo deben documentarse esos pagos cuando la empresa los imputa como costos o deducciones en renta? La respuesta reciente de la DIAN despeja gran parte del camino y obliga a revisar los procesos internos de nómina. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El reciente pronunciamiento de la DIAN, a través del Concepto 17232 de 2025, establece que los pagos realizados en virtud de un contrato de aprendizaje deben respaldarse mediante el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE), si la empresa pretende imputarlos como costos o deducciones en el impuesto sobre la renta.
Este cambio de criterio surge como consecuencia directa de la modificación legislativa introducida por la Ley 2466 de 2025, que —modificando el Código Sustantivo del Trabajo (artículo 81)— redefinió al contrato de aprendizaje como un «contrato laboral especial a término fijo» con reconocimiento de salario, prestaciones sociales, afiliación a seguridad social y demás obligaciones propias de una relación laboral.
En la práctica, esto significa que los aprendices dejan de recibir un “apoyo de sostenimiento” sin carácter laboral y pasan a ser empleados especiales, con todos los deberes de un empleador tradicional: pago de remuneración, afiliación, aportes, retenciones, y —desde el punto de vista tributario— registro mediante nómina electrónica.
Para las empresas, esto tiene implicaciones directas: ya no basta con un soporte contable genérico o simples facturas. Si quieren deducir estos pagos en renta, deben emitir el DSNE conforme a las reglas establecidas por la DIAN (identificación del beneficiario, CUNE, valores devengados y deducidos, medio de pago, firma digital, etc.).
Este giro normativo responde a la necesidad de garantizar trazabilidad, transparencia y cumplimiento con obligaciones fiscales y laborales. Además, evita interpretaciones distintas entre las empresas y promueve uniformidad en la contabilidad de las erogaciones por concepto de nómina.
No obstante, conviene recordar que hasta 2025 la situación era distinta: bajo la regulación de la Ley 789 de 2002, el contrato de aprendizaje no se consideraba un contrato laboral tradicional, sino una modalidad especial de formación. El llamado “apoyo de sostenimiento” no constituía salario, y por tanto, en esos casos anteriores la exigencia de nómina electrónica no aplicaba como requisito obligatorio para deducir esos pagos.
Esa interpretación se reflejaba en criterios anteriores de la DIAN: bajo la doctrina previa, dichos pagos podían acreditarse como gasto deducible mediante documentos idóneos contables, sin necesidad de DSNE ni documento equivalente a factura.
Ahora, con la reforma y el nuevo pronunciamiento, esa práctica cambia. Si la empresa no emite el DSNE por los pagos a aprendices contratados bajo la nueva modalidad, corre el riesgo de que la DIAN no reconozca esos costos/deducciones, lo cual podría generar contingencias tributarias.
Desde la perspectiva de cumplimiento fiscal y control interno, este cambio exige una revisión urgente de los procesos de nómina, especialmente para aquellas empresas que tradicionalmente toman aprendices como estrategia de formación o vinculación temprana. Implementar la nómina electrónica para contratos de aprendizaje deja de ser opcional: pasa a ser una necesidad para asegurar la deducibilidad y la validez del gasto.
Para las pymes, independientes o empresas que aún no tienen un sistema robusto de nómina electrónica, esto puede representar un reto operativo — pero también una oportunidad para modernizar su contabilidad. Con la asesoría adecuada, se puede automatizar la generación del DSNE, integrar la información con el software contable y garantizar el cumplimiento sin complicaciones.
¿Cómo ayuda Mi Contabilidad en este contexto? Como expertos en contabilidad general, tributaria y laboral, acompañamos la implementación de nómina electrónica para contratos de aprendizaje, revisamos que los pagos estén debidamente soportados y se encuadren con las exigencias de la DIAN, y preparamos la contabilidad para que esas erogaciones sean deducibles. Con el apoyo tecnológico de Julio César Moreno Duque, ofrecemos soluciones digitales que integran control interno, BI y automatización de nómina, reduciendo errores y riesgos fiscales.
Si tu empresa tiene contratados aprendices o planea hacerlo, te invitamos a revisar tu esquema de nómina: verificar que los pagos estén respaldados con DSNE y que tu contabilidad esté alineada con la normativa vigente. De esta forma, no solo cumples con la ley, sino que optimizas tus procesos y evitas contingencias. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
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