El cierre contable y fiscal del 2024 dejó a muchas empresas frente a una duda crítica: cómo reconocer correctamente el gasto causado por industria y comercio cuando se proyecta un traslado al régimen simple en 2025. Esta transición, que implica un cambio estructural en la forma de tributar, también exige un entendimiento claro sobre el tratamiento del ICA devengado, su deducibilidad, la obligación de declarar períodos anteriores y los riesgos de cruce de información con entes territoriales. En Mi Contabilidad, explicamos con claridad qué sucede con las obligaciones del régimen ordinario que permanecen exigibles aun cuando la empresa ya opera bajo el SIMPLE, y cómo evitar errores que pueden generar sanciones innecesarias. Descubre los pasos clave, los impactos financieros y las mejores prácticas para mantener tu contabilidad sólida y estratégica durante el cambio.
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El cierre contable del 2024 dejó un escenario particular para cientos de empresas que decidieron trasladarse al régimen simple en 2025: un gasto de industria y comercio causado que debe reconocerse, liquidarse y declararse aun cuando la figura tributaria del año siguiente cambie por completo. Este tránsito genera inquietudes sobre su deducibilidad, el deber de presentar declaraciones pendientes, la conciliación fiscal y las responsabilidades con los entes territoriales. En la práctica, el error más frecuente es asumir que el ingreso al SIMPLE elimina obligaciones del período anterior, lo cual expone a la empresa a sanciones y requerimientos. En este artículo explico, de manera clara y aplicable, cómo manejar correctamente el ICA causado al cierre del 2024, porque la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El gasto causado por industria y comercio al cierre del 2024 se convirtió en uno de los temas más consultados por empresarios, contadores y emprendedores que proyectaron su traslado al régimen simple de tributación durante el 2025. La razón es evidente: el ICA es un tributo territorial que se devenga mes a mes según la actividad económica, pero su declaración y pago se alinean con calendarios locales. Cuando la empresa cierra su ejercicio en el régimen ordinario y decide iniciar el siguiente bajo el SIMPLE, es indispensable separar claramente las obligaciones de cada período para evitar cruces de información, sanciones territoriales y diferencias contables que afecten los estados financieros.
El diseño mismo del SIMPLE no elimina la obligación de atender los impuestos causados en el período inmediatamente anterior. Incluso, la DIAN y los entes territoriales han sido reiterativos en que el traslado al SIMPLE no extingue obligaciones del régimen ordinario pendientes, especialmente aquellas declaradas a través del ICA, avisos y tableros, y complementarios. En consecuencia, el ICA causado en el 2024 debe reconocerse con independencia de la decisión de tributar por el SIMPLE en 2025. Esto implica un cierre contable cuidadoso, donde el gasto se registre como costo necesario, deducible para fines del impuesto de renta 2024 (si la empresa estaba en régimen ordinario), y se soporte con la declaratoria territorial correspondiente.
Muchos empresarios, en la práctica, desconocen que el SIMPLE integra dentro de su tarifa un componente sustitutivo del ICA, pero únicamente hacia el futuro tributario. Esto significa que los ingresos del 2025 estarán gravados a través del componente SIMPLE-ICA y no mediante declaraciones municipales tradicionales. Sin embargo, el ICA del 2024 no puede trasladarse, absorberse ni eliminarse dentro del SIMPLE. Es una obligación autónoma que debe declararse y pagarse conforme a los calendarios de cada municipio. Aquí es donde surgen confusiones que generaron errores recurrentes en cierres recientes: empresas que no registraron el gasto en 2024 porque “en 2025 ya estarían en SIMPLE”, o compañías que asumieron que el municipio no exigiría el período anterior. Nada más lejano a la realidad.
Cuando el gasto de ICA se causa en diciembre del 2024, aun si su pago se realiza en 2025, el tratamiento contable sigue siendo claro: corresponde al ejercicio económico del 2024 y debe quedar reconocido en el cierre. Este devengo es coherente tanto con las NIIF como con las normas fiscales vigentes en Colombia. En términos de conciliación fiscal, suele surgir la duda de si el gasto puede deducirse fiscalmente. La respuesta, en la mayoría de casos, es afirmativa, pues fue una obligación real derivada de actividades ordinarias sujetas a ICA bajo el régimen ordinario. La clave está en demostrar causalidad, necesidad y proporcionalidad, elementos que, en mi experiencia de más de 30 años como contadora pública, siguen siendo el punto de referencia principal durante fiscalizaciones.
Este escenario ha generado inquietudes sobre la transición contable entre regímenes, porque no se trata únicamente de ajustar un gasto. También se deben revisar anticipos pagados al municipio, saldos a favor, retenciones de ICA practicadas por terceros y, en ciertos casos, procesos de fiscalización abiertos. Es aquí donde el acompañamiento técnico-financiero marca la diferencia. En diversos clientes hemos observado que, al momento de preparar el cierre 2024, había retenciones de ICA sin conciliar desde el primer semestre, lo que generaba una subestimación del gasto real. Sin este ajuste, la declaración final quedaría incompleta y el municipio podría objetar deducciones, exigir soportes adicionales o desconocer retenciones no acreditadas adecuadamente.
De manera frecuente, cuando abordamos estos diagnósticos en Mi Contabilidad, encontramos que las pymes desconocen el calendario municipal y creen que por estar bajo SIMPLE se eliminan todas las declaraciones. Nada más riesgoso. El SIMPLE solo reemplaza hacia adelante el ICA. No deroga ni sustituye períodos anteriores. Y por ello, las empresas deben considerar los cortes por actividad económica, revisar si estuvieron sujetas a pagos bimestrales, anuales o mixtos, y preparar los soportes de facturación que permitan demostrar el devengo del impuesto. Recordemos que muchos municipios, especialmente en grandes ciudades, cruzan información con la DIAN, lo que hace visible cualquier inconsistencia.
Comparar esta situación con modelos internacionales sirve de referencia: en países donde existen regímenes simplificados, como México y Chile, la transición tampoco elimina obligaciones anteriores. El devengo de tributos locales sigue siendo independiente del régimen posterior. Sin embargo, Colombia tiene una particularidad: los municipios tienen autonomía plena y sistemas heterogéneos de recaudo, lo que hace más compleja la gestión para empresas sin acompañamiento especializado. Esto refuerza la importancia de una contabilidad ordenada, soportada y conciliada, especialmente en períodos de transición normativa.
Los casos más complejos se presentan cuando la empresa venía en un crecimiento acelerado durante 2024, lo que incrementó significativamente su base gravable de ICA. Al migrar al SIMPLE en 2025, sus proyecciones fiscales cambian radicalmente, pero el impacto de 2024 sigue presente. Hemos visto situaciones donde los empresarios esperaban una disminución inmediata de cargas fiscales y no habían contemplado el pago del ICA 2024 en su flujo de caja del primer trimestre 2025. Esto genera tensiones financieras que podrían evitarse con un adecuado modelo de cierre proyectado. Justamente por eso, siempre invito a las empresas a que utilicen modelos de flujo tributario anual, donde el cambio de régimen no se vea como una ruptura brusca, sino como parte de una planeación estratégica.
En Mi Contabilidad, incorporamos herramientas de automatización y paneles inteligentes desarrollados en colaboración con Julio César Moreno Duque, especialista en tecnología y transformación digital. Esta integración permite que nuestros clientes visualicen en tiempo real las obligaciones vigentes, el impacto del ICA devengado, los anticipos cruzados y los escenarios fiscales futuros bajo el SIMPLE. El uso de analítica contable evita que los errores comunes pasen inadvertidos y ofrece claridad para tomar decisiones seguras. Una microllamada a la acción surge aquí de manera natural: si al cerrar 2024 aún no has conciliado tu ICA municipal, este es el mejor momento para hacerlo con acompañamiento experto.
Muchas empresas encuentran alivio financiero en el SIMPLE porque sus tarifas son competitivas y simplifican la administración del impuesto. Sin embargo, la transición es mucho más que un formulario: se trata de un proceso que requiere un diagnóstico integral, revisión de políticas contables, ajustes a manuales internos, capacitación del equipo administrativo y actualización de softwares contables. Por ello, en Mi Contabilidad hemos diseñado una oferta sin riesgo que permite una revisión completa del ICA causado en 2024, sin costos iniciales y solo con pago si se logran ahorros reales o correcciones efectivas. Esta metodología ha generado confianza en nuestros clientes y una adopción ordenada del SIMPLE, sin improvisaciones.
La segunda oferta sin riesgo se enfoca en empresas que ya están en SIMPLE pero no han conciliado períodos anteriores. Les permitimos acceder a una revisión diagnóstica territorial, donde se identifican incoherencias, riesgos de sanción y posibilidades de compensación. Si no encontramos beneficios para la empresa, no generan honorarios. Este enfoque ético y transparente refleja nuestro compromiso de que construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria, damos soluciones sostenibles y orientadas a largo plazo.
En la práctica profesional he observado que el principal temor de los empresarios no es el impuesto en sí, sino la incertidumbre. Por ello, explicarles que el ICA del 2024 debe tratarse como un gasto devengado, independiente del régimen posterior, brinda tranquilidad. La normativa territorial no cambia porque la empresa se acoja al SIMPLE, y en muchos municipios los procesos de fiscalización incluso se intensifican si la entidad percibe que la empresa está modificando su esquema tributario. Por ello, un cierre ordenado, soportado y conciliado es la mejor estrategia para un 2025 sin contingencias.
La tecnología es hoy un aliado fundamental. Los sistemas integrados que trabajamos con Julio César Moreno Duque permiten automatizar el reconocimiento del gasto, validar retenciones, cruzar información de facturación electrónica y generar reportes completos para cada municipio. Esta sinergia entre experiencia contable y herramientas tecnológicas es precisamente lo que nos ha permitido acompañar con éxito a empresas de todos los tamaños. Y aquí surge la segunda microllamada a la acción: si estás migrando al SIMPLE en 2025, pero aún no tienes claro cómo cerrar tu ICA 2024, permítenos ayudarte a evitar errores que pueden costar dinero, tiempo y tranquilidad.
Frente al comportamiento internacional, es interesante observar cómo países avanzados han adoptado regímenes simplificados sin sacrificar la trazabilidad de tributos locales. La clave siempre es la misma: un cierre previo ordenado y una transición documentada. En Colombia, donde los municipios operan con autonomía, la responsabilidad del contribuyente es aún mayor. Contar con una guía experta hace la diferencia entre cumplir o enfrentar procesos de fiscalización.
La correcta contabilización del ICA causado no es solo un requisito normativo, sino una práctica que refleja madurez empresarial. Las empresas que registran adecuadamente este gasto, soportan sus retenciones, presentan sus declaraciones y gestionan sus anticipos demuestran solvencia frente a terceros, fortalecen su gobierno corporativo y proyectan confianza en sus aliados financieros. En un entorno donde los entes territoriales cada vez integran más tecnología, ser rigurosos es una ventaja competitiva.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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