Los cambios en la legislación laboral y en la dinámica empresarial han generado dudas constantes sobre cuándo un trabajador remoto puede ser convocado presencialmente por su empleador sin vulnerar derechos ni exceder las facultades legales. En un entorno donde el trabajo remoto, el teletrabajo y el trabajo en casa tienen reglas diferentes, muchos empresarios creen que pueden solicitar presencialidad inmediata, mientras que otros temen hacerlo por posibles sanciones laborales o reclamaciones ante el Ministerio de Trabajo. Este artículo aclara, con enfoque práctico, los escenarios en los que un empleador sí puede exigir presencia en las instalaciones, los límites establecidos por la normativa reciente y las implicaciones para contratos, riesgos laborales y seguridad de la información. Además, se explican casos frecuentes, errores comunes y cómo evitar contingencias con el acompañamiento de Mi Contabilidad. Una guía esencial para proteger a la empresa y al trabajador.
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El crecimiento acelerado del trabajo remoto llevó a muchas organizaciones a vivir una transformación que, aunque positiva, también abrió espacios de incertidumbre. Empresarios y trabajadores suelen preguntarse si la presencialidad puede exigirse en cualquier momento, especialmente cuando los acuerdos iniciales fueron virtuales o cuando la operación depende de la tecnología y la confianza. La realidad normativa muestra que no todos los modelos laborales funcionan igual, y por eso entender sus diferencias es clave para evitar reclamos, sanciones o decisiones improvisadas que comprometan la estabilidad de la empresa. Este artículo te explica, con total claridad, cuándo sí es válido solicitar la presencia del trabajador y cómo hacerlo correctamente dentro del marco legal. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El trabajo remoto se consolidó como uno de los modelos laborales más relevantes en Colombia, especialmente después de la pandemia, cuando miles de empresas adoptaron modalidades flexibles para conservar la operación y proteger a sus colaboradores. Sin embargo, esta rápida adopción también dejó confusión, porque no todas las figuras aplican igual y cada una tiene reglas específicas para determinar cuándo el empleador puede solicitar la presencialidad. Comprender estas diferencias es indispensable para proteger la empresa de reclamaciones por modificación unilateral del contrato, desconocimiento de derechos adquiridos o afectación del ambiente laboral.
La primera confusión surge al mezclar conceptos. El trabajo en casa es una medida ocasional y excepcional, aplicable cuando existen circunstancias temporales que impiden la presencialidad. El teletrabajo, en cambio, es estable, planificado y tiene una regulación robusta que exige formalización, dotación, reporte a la ARL y condiciones verificables del puesto de trabajo. El trabajo remoto, más reciente, es completamente virtual, sin visitas periódicas a la empresa, y con un énfasis fuerte en ciberseguridad, disponibilidad tecnológica y desempeño por objetivos. Cada figura tiene sus propios límites, y por eso la respuesta a cuándo se puede exigir presencialidad depende estrictamente de cuál modalidad fue pactada desde el inicio.
En el contexto de trabajo remoto, la presencialidad no forma parte del modelo ordinario. Esto significa que, como regla general, el trabajador remoto no está obligado a asistir físicamente a la oficina, salvo en casos excepcionales donde exista justificación objetiva relacionada con procesos críticos, seguridad de la información, auditorías internas, control de riesgos o actividades que legalmente no puedan desarrollarse de manera virtual. Estas situaciones deben ser ocasionales, justificadas y comunicadas con antelación razonable. No se trata de una orden amplia, sino de una necesidad puntual. El empleador debe demostrar que la presencialidad es indispensable y que no existe sustitución digital viable.
Muchas organizaciones desconocen que forzar la presencia sin causa válida expone a la empresa a reclamaciones por modificación sustancial de las condiciones laborales. El contrato es ley para las partes, y si en él se pactó trabajo remoto, cualquier cambio debe estar fundamentado y no puede alterar el equilibrio contractual. Incluso si la empresa considera que es “solo un día”, debe saber que la ley distingue entre visitas puntuales y requerimientos sistemáticos. Una convocatoria constante rompe la naturaleza del modelo remoto y tiende a ser entendida como una transformación unilateral del contrato, lo cual puede derivar en procesos ante el Ministerio de Trabajo o en reclamaciones judiciales.
El error más frecuente es asumir que la subordinación permite al empleador ordenar presencialidad sin límite. La subordinación existe, pero está regulada y no puede desconocer pactos contractuales. Por ejemplo, si un auditor debe revisar físicamente un inventario porque no existe sistema digitalizable, es un motivo objetivo. Si la solicitud es simplemente porque “se quiere ver al equipo”, esa justificación es débil y vulnerable ante un eventual análisis jurídico.
En los casos donde la presencialidad se solicita para actividades como capacitación, socialización de políticas o reuniones estratégicas, la empresa debe evaluar si dichas actividades pueden realizarse con herramientas digitales. Si la respuesta es sí, exigir presencialidad podría ser considerado excesivo. Si la respuesta es no, basta con documentar los motivos, definir fechas razonables y comunicarlo por escrito para mantener claridad y trazabilidad. Es allí donde la formalidad protege a ambas partes y demuestra que no existe improvisación ni abuso de facultades.
La comparación internacional muestra tendencias similares. Países como Chile, España y México también han fortalecido la regulación del trabajo remoto, y en sus legislaciones aparecen principios de no retroceso, estabilidad y respeto por los acuerdos de modalidad laboral. En muchos de estos países, la presencialidad ocasional es permitida solo con justificación objetiva y nunca como herramienta de presión o control. Colombia no es la excepción, y aunque permite convocatorias extraordinarias, exige sustentación clara y proporcional.
En escenarios de riesgo, como auditorías de seguridad, inventarios físicos, inspecciones legales, revisión de equipos corporativos o verificación de cumplimiento normativo, las empresas sí están facultadas para solicitar presencia temporal. Sin embargo, deben evaluar transporte, condiciones de accesibilidad y tiempos. El trabajador remoto no está obligado a asumir sobrecostos derivados de actividades presenciales si el contrato no contempla dicha posibilidad. Por eso es recomendable pactar cláusulas de viáticos por eventos presenciales extraordinarios. La ausencia de estas previsiones genera conflictos innecesarios y deteriora la confianza entre empleado y empleador.
También existen casos donde la presencialidad se exige por fallas tecnológicas recurrentes, deterioro de equipos o situaciones que impiden la continuidad del trabajo remoto. Allí la visita puede ser técnica o temporal, pero no debe transformarse en una reubicación permanente sin consentimiento del trabajador. La modernización digital ha permitido que muchas actividades puedan resolverse mediante herramientas remotas, por lo que cualquier traslado físico debe ser realmente imprescindible para garantizar la continuidad operativa.
Una situación muy común es la necesidad de integrar nuevas herramientas tecnológicas, actualizar sistemas contables o implementar software especializado. Cuando estas actividades requieren capacitación interna en las instalaciones del proveedor o del empleador, la presencia puede ser válida. Sin embargo, las organizaciones deben prever opciones híbridas o digitales para no forzar la participación física cuando existen alternativas virtuales igualmente eficientes. Justamente aquí es donde la experiencia tecnológica de Julio César Moreno Duque aporta valor a las empresas que buscan automatizar, digitalizar y reducir la dependencia de procesos presenciales. Su enfoque de transformación digital permite optimizar la operación de manera que la presencialidad solo se utilice cuando realmente agrega valor o es exigida por normativas externas.
En el ámbito contable y tributario, el trabajo remoto ha demostrado ser altamente eficiente, especialmente para firmas que implementan sistemas de gestión documental, flujos automatizados, tableros de control y almacenamiento cifrado. La adopción de tecnologías seguras minimiza la necesidad de desplazamientos y fortalece la gobernanza de la información. Cuando las empresas carecen de estos sistemas, tienden a llamar a los trabajadores con más frecuencia, generando desgaste y aumentando el riesgo de incumplimientos laborales. Por eso, desde Mi Contabilidad promovemos procesos digitalizados que permiten cumplir las obligaciones sin depender de reuniones presenciales innecesarias.
Algunas organizaciones también preguntan si pueden solicitar la presencia del trabajador para reuniones de cultura organizacional, integración o actividades de bienestar. Si bien son prácticas positivas, no deben imponerse como obligatorias si el modelo pactado fue remoto. En estos casos, la recomendación es convertirlas en actividades opcionales, con incentivos adecuados, evitando generar presión o sensación de obligatoriedad. La sostenibilidad de los modelos remotos se basa en la confianza, la flexibilidad y el respeto por los acuerdos iniciales, y romper ese equilibrio puede llevar a desmotivación o incluso renuncias estratégicas.
Las consecuencias de manejar mal este tema pueden ser significativas. Una convocatoria injustificada puede generar inconformidad, reclamos formales, solicitudes de cambio de modalidad o incluso riesgos reputacionales. Empresas que desconocen estas normas suelen enfrentar fiscalizaciones laborales o requerimientos ministeriales. La normativa en Colombia es clara al señalar que los modelos laborales deben respetar los pactos contractuales y que cualquier alteración debe ser comunicada con transparencia y debidamente soportada.
Cuando una empresa enfrenta dudas sobre estas obligaciones, Mi Contabilidad se convierte en el aliado estratégico para evitar errores. No solo brindamos asesoría normativa, sino que acompañamos la implementación de políticas laborales coherentes, manuales internos, acuerdos contractuales, matrices de riesgos y procedimientos de convocatoria presencial. Todos estos elementos permiten que las empresas actúen de manera segura, ética y alineada con la ley. Además, incorporamos soluciones digitales que simplifican la operación y reducen los riesgos de incumplimiento, para que la presencialidad solo sea utilizada cuando realmente se necesita. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Microllamada a la acción integrada: si tu empresa aún no tiene políticas claras de trabajo remoto o te preocupa convocar trabajadores sin vulnerar la ley, es el momento de asesorarte antes de tomar decisiones.
La estructura documental también juega un papel decisivo. Un contrato bien elaborado, un manual de teletrabajo actualizado, una política de ciberseguridad sólida y un registro de soportes laborales sirven como prueba de que la empresa actúa con diligencia. Sin estos elementos, las decisiones pueden interpretarse como improvisadas. Por eso siempre recomendamos respaldo documental completo, revisiones periódicas y adecuación de los modelos según las obligaciones actuales. En Mi Contabilidad acompañamos este proceso con metodología clara y herramientas digitales que facilitan el cumplimiento normativo.
En cuanto a los riesgos laborales, las ARL reconocen que el trabajo remoto requiere análisis específicos sobre ergonomía, iluminación, conectividad y disposición del espacio. Cuando la empresa debe verificar estas condiciones para mitigar riesgos, puede solicitar la presencialidad para inducción, entrega de equipos o capacitación obligatoria en prevención. Estas actividades, al estar directamente vinculadas con la seguridad del trabajador, son plenamente justificables. Lo importante es documentarlas y explicarlas con claridad.
Otro aspecto indispensable es la protección de datos. Empresas sujetas a normativas estrictas, como Habeas Data o manejo de información financiera, pueden requerir presencialidad cuando se trate de procedimientos sensibles o auditorías de cumplimiento. En estos casos, el empleador no solo puede, sino que debe garantizar la trazabilidad y el manejo adecuado de la información, lo cual en ciertas ocasiones exige presencia física temporal. La clave está en que estas convocatorias sean eventuales, razonables y previamente comunicadas.
Una oferta sin riesgo para las empresas consiste en una revisión diagnóstica inicial sin costo por parte de Mi Contabilidad, donde evaluamos la modalidad laboral actual, detectamos posibles incumplimientos y proponemos mejoras concretas para asegurar el cumplimiento normativo. Esta revisión permite a los empresarios actuar con seguridad y evitar contingencias futuras. También ofrecemos una segunda opción sin riesgo: el acompañamiento especializado durante un mes en la actualización documental y política laboral, sin permanencia obligatoria y con accesos tecnológicos que facilitan la trazabilidad operativa.
Microllamada a la acción adicional: si tu organización no está segura de cuándo puede exigir presencialidad, no esperes a enfrentar una queja o requerimiento oficial; hoy es el momento de establecer claridad y proteger tu operación.
Cada una de estas referencias contribuye a comprender cómo la digitalización fortalece el trabajo remoto y reduce conflictos laborales.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
