Autorización previa para horas extras eliminada por el Ministerio del Trabajo

por:Mi Contabilidadcom -noviembre 10, 2025

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Imagínese, estimado empresario o gerente de pyme, el siguiente escenario: Ana María dirige un taller de producción en Medellín y un día recibe una visita de inspección de Ministerio del Trabajo porque, según el expediente, su empresa no tenía “autorización previa” para que sus operarios realizaran horas extras. En ese momento, el temor del sancionado se convierte en realidad: multas, obligación de reintegrar pagos y una auditoría laboral que paraliza parte de la operación. Ahora bien, ¿y si le digo que esa obligación de pedir permiso quedó eliminada, pero surgieron otras exigencias que podrían sorprenderle? En este artículo explico los cambios más recientes en la regulación, contrastándolos con casos reales, para que usted no quede expuesto. “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”

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Como su asesora contable y laboral con más de 30 años de experiencia, me permito guiarle —junto al respaldo digital de Julio César Moreno Duque— por el nuevo panorama normativo colombiano que aplica a la regulación de horas extras. Veremos el problema, las causas, las consecuencias, comparativos internacionales, y cómo nuestra firma Mi Contabilidad puede apoyarle para evitar riesgos y transformar esta obligación en ventaja estratégica.

Para muchas empresas —especialmente pymes e independientes que crecen rápidamente— la gestión de horas extras ha sido tradicionalmente un dolor de cabeza: encontrar la autorización previa, tramitar con el Ministerio, justificar razones, presentar el certificado de la ARL, el sindicato, la justificación de la necesidad… Todo ello, mientras la operación pedía mano de obra adicional. El incumplimiento generaba sanciones, no sólo por el devengo de horas extras sin autorización, sino por registros inadecuados, ausencia de pago, jornada máxima superada o falta de control.

Por ejemplo, en una firma de servicios de Bogotá, “TecnoSoluciones SAS”, su gerente José Ramírez decidió voluntariamente ordenar trabajo extra sin tramitar la autorización correspondiente, confiando en que “eso es lo que hacen todos”. Resultado: visita de inspección, multa equivalente a cientos de salarios mínimos y reputación dañada. ¿Por qué se genera tanto riesgo? Porque la normativa laboral colombiana —principalmente el Código Sustantivo del Trabajo (CST) en su artículo 159 y 162— dispone que el trabajo suplementario es “el que excede la jornada ordinaria y en todo caso la máxima legal”. Sin embargo, las empresas han confundido que “no pedir permiso” significa “puedo hacer lo que quiera” y ahí encuentra la puerta de entrada al riesgo.

Causas y contexto reciente de la normativa

Durante años, para que una empresa ordenara horas extras más allá de la jornada legal, debía obtener autorización expresa del Ministerio del Trabajo (o la autoridad territorial correspondiente). Así quedaba regulado por el Decreto 995 de 1968 y el Decreto 1072 de 2015 que regula el trámite de inspección, vigilancia y control.

No obstante, en agosto de 2023 la Resolución 3031 de 2023 del Ministerio del Trabajo ordenó que las autorizaciones existentes sin término de vigencia específico debían actualizarse, y previstas por la Circular 069 de 2023 se dieron los criterios para proceder. Más adelante, con la reforma laboral recientemente aprobada en 2025 (ver análisis de PwC) se establece expresamente que ya no será necesario solicitar permiso previo al Ministerio para ordenar horas extras.

En resumen: el trámite de autorización previa tradicional perdió relevancia, pero la obligación de registro, control interno y pago sí se mantiene, y los empleadores que no lleven el registro o abusen de horas extra se exponen a sanciones. Por ejemplo, una nota de prensa señala que “cuando se demuestre que el empleador no remunera a sus trabajadores el tiempo suplementario, el Ministerio podrá imponer que dicho empleador pierda la facultad de autorizar horas extra por seis meses”.

Consecuencias reales si no se adapta

Cuando una empresa no ajusta sus procesos, las consecuencias pueden ir más allá de una multa: pueden afectar la moral del equipo, generar rotación, demandas laborales, e incluso auditorías para efectos de nómina, contribuciones y riesgo de sanciones de la UGPP (Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales). Tome el caso de “Constructora Alfa”, pyme familiar en Pereira, que luego de una inspección encontró que diez empleados habían laborado más de 12 horas semanales de tiempo suplementario sin registro, lo cual generó un proceso sancionatorio y daño reputacional ante sus clientes. En la economía actual, estos costos se traducen en pérdida de competitividad, además de que “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”

Comparativo internacional (colombia vs mundo)

Para darle un contexto global y entender por qué los cambios normativos son importantes:

Estados Unidos: en muchos estados el pago de horas extras está regulado por la Ley de Normas Laborales (FLSA) y no se requiere “autorización previa” estatal, pero sí se debe remunerar al 1.5 veces el salario normal desde la hora 41 en la semana. La carga regulatoria es menor, pero las sanciones pueden ser altísimas.
Londres / Reino Unido: según la Directiva de Jornadas Laborales de la UE, la jornada máxima semanal promedio es de 48 horas y el empleador debe llevar registro, pero el sistema no exige autorización previa. El foco está en el control interno del empleador y protección de salud y seguridad.
Chile: el Código del Trabajo permite horas extraordinarias hasta 2 horas diarias con autorización del trabajador escrito y registro interno; recientemente han impulsado modificaciones para reforzar la vigilancia. Aquí hay similitudes con el sistema colombiano, en camino de “modernizarse”.

El aprendizaje para Colombia es claro: eliminamos el permiso previo, pero aumentamos la exigencia del registro, control, justificación y vigilancia. Estamos en la ruta de los países donde la responsabilidad está más en el empleador que en la autoridad que autoriza.

Qué cambió exactamente para Colombia y qué debe verificar usted

Los principales elementos que hoy debe revisar como empresario o gerente:

Ya no es obligatorio obtener una autorización previa del Ministerio del Trabajo para que sus trabajadores realicen horas extraordinarias. Según la reforma laboral aprobada, el permiso desaparece como requisito administrativo.
Sin embargo, la empresa sí debe llevar un registro claro de las horas extras realizadas: trabajador, jornada, horas diurnas o nocturnas, fecha, actividad, justificación de la necesidad, y que esté disponible para el trabajador que lo solicite y para las autoridades.
Existía una posibilidad de que empresas con autorizaciones sin término de vigencia tuvieran que actualizarlas antes de perderlas. Esto aplica para aquellos trámites previos a la reforma.
Si la empresa no remunera correctamente el tiempo suplementario o excede los límites de jornada legal y máxima, sí hay sanciones severas como pérdida de poder para autorizar horas extras, multas equivalentes a miles de salarios mínimos, y otros procesos de inspección.
La norma sigue protegiendo que la jornada ordinaria debe respetarse, el descanso del trabajador es derecho humano, y el empleador debe justificar por qué se requieren horas adicionales (producción, urgencia, mantenimiento, etc.).
En el contexto de la transformación digital, la empresa debe contar con sistemas de registro y control que permitan evidenciar el cumplimiento normativo —y ahí entra la alianza tecnológica. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.

casos prácticos al contexto colombiano

Permíteme contarte tres situaciones reales (adaptadas) que ilustran cómo nuestras empresas clientes enfrentaron el cambio:

Caso 1 – Pyme familiar “Imprenta Colores SAS” (Medellín)

La empresa tenía un permiso histórico de horas extras, pero no renovó los registros ni actualización, y al evaluar su proceso vimos que varios operarios hacían dos horas extras diariamente sin registro formal y sin acta de acuerdo. Cuando se implementó la reforma, eliminamos el trámite del permiso, pero establecimos un módulo de registro digital en la herramienta de nómina, con alertas automáticas cuando se excedía el límite mensual. Se logró que en tres meses no se registraran sanciones y se logró una auditoría limpia.

📅 Agenda: https://outlook.office.com/book/MiContabilidadCom@todoenuno.net.co/

Caso 2 – Freelancer “María Fernanda Consultora” (Bogotá)

María Fernanda trabaja como independiente, pero tiene contrato de prestación de servicios con varias empresas, algunas de las cuales la han requerido fuera de horario ordinario con recargo. Le ayudamos a revisar contratos, asegurar que declarado como independiente y que la empresa no requiera manualmente horas extras, pero sí registro de las horas fuera de horario laboral normal, con soporte contractual. Como no aplica jornada laboral típica, se definió cláusula de “trabajo ocasional” y mejor control. De esta forma blindó su responsabilidad y evitó imputaciones de relación laboral encubierta.

Caso 3 – Gerente de Operaciones “Luis Alberto” en empresa de logística (Cali)

Su compañía estaba en proceso de expansión y usaba turnos rotativos con sobresueldos por horas extras sin mucho soporte documental. Cuando empezamos la asesoría, ejecutamos la fase de análisis inicial (ver brechas de registro, trámites, manual interno). Luego definimos acciones: implementación de un registro digital automatizado (apoyado por Julio César Moreno Duque) que sincroniza con el sistema de TI y almacena horas extras por trabajador, turno, actividad, tipo diurno/nocturno. Se capacitó a los supervisores en cumplimiento, y se generó política interna revisada. En seis meses se redujo un 32 % de horas extra excesivas y se prepararon para auditoría sin contingencias.

Cómo resolverlo con Mi Contabilidad

Permíteme explicar cómo en fases acompañamos a su empresa:

Análisis inicial – detección de brechas y riesgos

Como experta en normatividad tributaria, laboral y contable, reviso con usted la situación actual: ¿Existe permiso vigente? ¿Se llevan registros de horas extras por trabajador? ¿La empresa tiene un sistema digital de registro? ¿Se paga correctamente el recargo correspondiente? ¿Se sobrepasaron límites legales? Este diagnóstico se hace junto con Julio César Moreno Duque para valorar también el soporte tecnológico (automatización, informes, alertas).

Definición estratégica – planeación de acciones

Diseñamos un plan de acción adaptado para su empresa: actualización de políticas internas, diseño de flujo de registro de horas extra, implementación de sistema digital (aprovechando la transformación digital), capacitación al equipo de gestión humana y supervisores, creación de plantilla para justificativos de horas extra, y control anual de seguimiento. Todo ello con enfoque estratégico: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”

Implementación y acompañamiento – ejecución práctica y sostenida

Se implementa el sistema digital, se registra periodo a periodo, se genera informe trimestral al gerente, se auditan datos, se corrigen incidencias. Mi Contabilidad actúa de forma preventiva (evitando multas), correctiva (si ya existen brechas) y personalizada (adaptado a su realidad). Hemos ayudado a empresas de servicios, producción, logística, a reducir riesgos laborales, optimizar costos y cumplir con vigencia normativa sin sobresaltos.

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