Imagínate a Laura, microempresaria en Medellín, recibiendo una carta de una ex-funcionaria del ministerio: le informan que en seis meses debe formalizar nuevos empleados que hasta ahora operan “por servicios”. Juan, repartidor para plataformas digitales, empieza a calcular cuánto le descontarán de salud y pensión. Y María, empleada doméstica en Bogotá, celebra que por fin se le reconocen derechos plenos. Esta escena — mezcla de alivio, incertidumbre y desafío operativo — podría volverse realidad en muchas empresas del país. Se asegura que la reforma laboral podrá formalizar más de 1,5 millones de personas en un año, pero ¿qué tan viable es ese objetivo? Vamos a desmenuzar su impacto real desde la normativa vigente, los retos operativos y cómo empresarios, independientes y pymes pueden adaptarse.
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El problema oculto tras la informalidad masiva
Colombia arrastra como herencia una tasa de informalidad laboral estructural: según el DANE, cerca del 50 % de la población ocupada trabaja bajo modalidades sin cobertura plena (sin prestaciones, sin aseguramiento, con contratos atípicos). Esta situación genera riesgos recurrentes: demandas salariales, fiscalizaciones de la UGPP, contingencias por omisiones de seguridad social, litigios laborales y pérdida de competitividad empresarial.
Empresas pequeñas y medianas frecuentemente evitan formalizar para no asumir costos adicionales (prestaciones sociales, recargos, riesgos laborales). También sucede que contratistas o trabajadores independientes aceptan la informalidad como “mal menor”, pensando que es más viable que litigar garantías. Esta lógica alimenta un círculo vicioso: menor recaudación, menor base contributiva, menor capacidad estatal de control.
Por eso, una reforma robusta pretende romper esa inercia: obligar, incentivar, sancionar. Pero para que la meta de formalizar 1,5 millones no quede en promesa política, los instrumentos deben ser viables, equilibrados y adaptables al ritmo de las empresas. Aquí es donde aparece el contraste entre expectativas mediáticas y realidades operativas.
Marco normativo vigente y novedades de la Ley 2466 de 2025
Ley 2466 de 2025: contexto y vigencia
La reforma laboral fue sancionada el 25 de junio de 2025 como Ley 2466 de 2025, modificando el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 50 de 1990, la Ley 789 de 2002 y otras disposiciones relacionadas con el trabajo decente y digno.
Aunque la norma está vigente, muchas disposiciones entrarán en vigor de forma gradual, con plazos definidos por la propia ley o por decretos reglamentarios.
Cambios fundamentales y su lógica
Aquí desgloso los principales cambios y cómo podrían contribuir — o no — a esa formalización masiva:
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Contrato a término indefinido como regla general. La norma presume que los contratos laborales serán indefinidos, salvo que la naturaleza del cargo permita vinculación temporal (actividad ocasional, transitoria u ocasional).Esto busca reducir la rotación artificial y que muchas relaciones “por servicios” sean reinterpretadas como laborales.
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Límites a contratos a término fijo: duración máxima de 4 años. El límite evita renovaciones sucesivas sin estabilidad.
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Contrato de aprendizaje redefinido como contrato laboral especial. Los aprendices del SENA y programas similares adquirirán derechos plenos: salud, pensión, ARL, primas y vacaciones (en la etapa práctica al 100 %)
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Jornadas y recargos.
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La jornada diurna se fija entre 06:00 y 19:00; la nocturna inicia a las 19:00 y va hasta las 06:00 del día siguiente.
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El recargo dominical y festivo pasará del 75 % al 100 %, pero de forma escalonada: 80 % desde julio de 2025, 90 % en 2026 y 100 % en 2027.
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En jornadas nocturnas, se prevén ajustes al recargo según el horario.
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Contratos por obra o labor. Deben formalizarse por escrito. Si al terminar la obra el trabajador continúa prestando servicios, el contrato se transforma en indefinido.
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Plataformas digitales y trabajadores independientes. Se reconoce que quienes prestan servicios en plataformas de reparto pueden tener relación subordinada o independiente. Si se configura dependencia, la empresa de plataforma debe asumir el pago proporcional de salud y pensión (60 % la empresa, 40 % el trabajador); ARL será asumida 40 % por la empresa.
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Proceso disciplinario y despidos con justa causa. La reforma elimina la exigencia de tramitar un proceso disciplinario completo previo para despidos con justa causa; basta con dar oportunidad de defensa en un término mínimo de 5 días.
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Formalización del trabajo doméstico. Se obliga a que empleadas domésticas tengan contrato por escrito (máximo 8 horas) y se registren al sistema de seguridad social por PILA.
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Reducción progresiva de la jornada semanal. Conforme a la Ley 2101 de 2021, la jornada máxima estaba proyectada a bajar de 48 h a 42 h semanales. En 2025 se espera que sea de 44 h.
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Nuevos permisos remunerados. Se incorporan licencias remuneradas para compromisos escolares y citas médicas especializadas.
Estas medidas buscan robustecer el carácter formal del empleo en Colombia. Pero, ¿serán suficientes para alcanzar la meta proclamada?
¿1,5 millones formalizados? Realismo vs expectativa
La promesa del gobierno
Desde la Presidencia y desde el Ministerio de Trabajo se ha afirmado que en un plazo de 6 a 12 meses la reforma formalizará más de 1,5 millones de trabajadores. En anuncios oficiales se menciona que se incluirán 500.000 empleadas domésticas, 440.000 repartidores digitales, 400.000 nuevos aprendices, entre otros grupos.
Si estas cifras se cumplen, la informalidad laboral podría tener una caída abrupta, aumentando la base de contribuyentes y reduciendo pasivos legales pendientes.
Obstáculos cuantitativos y cualitativos
Pero la realidad presenta múltiples desafíos:
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Foco selectivo. Formalizar 1,5 millones no significa transformar toda la informalidad estructural. Muchos empleos informales son de subsistencia, microempresa o autoempleo con bajo nivel de ingresos, fuera del alcance de las nuevas reglas.
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Costos adicionales para empresas. Las obligaciones en prestaciones, recargos, seguridad social y ajustes operativos pueden impactar las finanzas de pymes y microempresas que ya operan al límite de rentabilidad.
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Capacidad institucional. La vigilancia y fiscalización hacia nuevas relaciones laborales debe estar fortalecida en la UGPP, inspecciones laborales y en los mecanismos de reporte exógeno de la DIAN. Si no hay fiscalización eficiente, crece la evasión.
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Transición gradual. Muchas disposiciones tienen plazos diferidos. Los efectos completos — como el recargo al 100 % en festivos — solo se sentirán hasta 2027.
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Adaptación legislativa o judicial. Algunas disposiciones podrían recibir interpretaciones judiciales que modifiquen su alcance (por ejemplo, en materia de despidos con justa causa o de la interpretación de la relación de dependencia).
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Sectores de baja formalidad. Actividades agrícolas, informales o vinculadas a economías de subsistencia podrían quedar fuera de este empuje, por falta de estructura o resistencia cultural.
Por lo tanto, aunque 1,5 millones es una meta ambiciosa, su consecución dependerá fuertemente de apoyos operativos, incentivos reales, cultura empresarial y capacidad de supervisión estatal.
Contraste con experiencias internacionales
Para tener una referencia, veamos tres casos recientes:
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Brasil (Lei Geral de Micro e Pequenas Empresas): incentivos tributarios y contributivos permitieron que muchas microempresas migraran hacia regímenes formales, pero la formalización total no fue inmediata, y muchas empresas seguían “en la sombra”.
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Chile (reformas laborales 2015–2017): con subsidios y facilidades para contratación formal, la tasa de empleo formal sí aumentó moderadamente, pero muchos empleos siguieron siendo informales en sectores de bajos ingresos, debido a rigideces del mercado laboral y costos asociados.
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Perú (programa de formalización empresarial 2020–2022): se ofrecieron rebajas tributarias y moratorias para que pequeñas empresas se formalizaran; el resultado fue incremento importante en registros, pero muchos se formalizaron solo en apariencia para obtener beneficios puntuales, sin internalizar la operación formal permanente.
Estos ejemplos muestran que la formalización masiva se logra más por diseño estratégico e incentivos escalonados que por imposición normativa pura.
Casos realistas
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Caso de Pyme manufacturera: “TecnoMuebles SAS”Carmen dirige una fábrica de muebles en Bello con 15 empleados informales (salarios “por fuera”). Al conocerse la reforma, ella acude a Mi Contabilidad para hacer un diagnóstico. Se identifican que al formalizar deberá asumir: prestaciones sociales, recargos dominicales, afiliaciones ARL y pago proporcional en horas extras nuevas. Con nuestra asesoría preventiva, se diseñó un plan de transición en 4 meses, distribuido en ajustes de flujo, capacitación a la plantilla y actualización de contratos. Al año, TecnoMuebles pasó a tener relaciones laborales claras y respaldo patrimonial, evitando riesgo de sanciones.
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Caso freelancer de plataformas: “Pedro, repartidor”Pedro trabaja con aplicaciones como servicio externo, sin cobertura alguna. Con la reforma, entra la figura de dependencia en plataformas cuando el nexo lo amerita. En coordinación con Mi Contabilidad, Pedro analiza si su caso se configura como dependiente: se documenta su horario, rutas y control por la app. Se llegó a un acuerdo donde la plataforma lo contrata con beneficios parciales y él aporta su porcentaje de seguridad social. La formalización le da acceso a pensión, salud estable y tranquilidad frente a contingencias.
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Caso doméstico: “Lucía trabaja en casa de familia”Lucía ha laborado 30 horas semanales para una familia en el sur de Bogotá sin contrato formal. Con la reforma, su empleadora debe hacer contrato escrito de máximo 8 horas, registrar sus contribuciones y reconocer derechos. Esa familia se acercó a Mi Contabilidad para que les guiáramos en la formalización escalonada (distribuyendo el costo en semestres). Lucía ahora tiene seguridad social y garantía de prestaciones, y la familia estuvo exenta de sanciones inesperadas.
Estos ejemplos ilustran cómo la reforma se convierte en realidad cotidiana si se acompaña con enfoque técnico, previsión financiera y asesoría experta.
Cómo diseñar la formalización en tu empresa o proyecto (metodología práctica)
Aquí comparto un enfoque estratégico, que aplico como Diana Cristina Cardona Cardona en Mi Contabilidad:
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Análisis inicial (diagnóstico)Estudiamos tus contratos actuales, estructura de personal, costos laborales ocultos, flujos de caja y escenarios legales. Esto permite identificar brechas y riesgos.— Ofrecemos revisión exprés sin costo para microempresas que desean conocer su exposición.
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Planeación normativa y financieraElaboramos un plan presupuestado para asumir obligaciones crecientes: prestaciones, recargos, ARL, nuevo horario, beneficios. Se diseña un calendario de transición.— En esta fase ya mostramos la frase institucional: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
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Implementación gradual y acompañamientoRedactamos nuevos contratos, capacitamos al equipo, ajustamos controles internos, automatizamos nómina y seguridad social (con apoyo de Julio César Moreno Duque para herramientas digitales).— Integramos modelos de control interno, nómina electrónica, SAGRILAFT/SARLAFT y políticas de cumplimiento periódico.
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Supervisión y ajustesMonitoreamos indicadores: costos laborales, rotación, nivel de cumplimiento, auditorías internas. Hacemos ajustes oportunos.Al final, acompañamos en auditoría externa, revisoría fiscal o verificación ante UGPP.
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Optimización estratégicaLa formalización no es un fin, sino un medio para fortalecer cultura empresarial, acceso a crédito, reputación y sostenibilidad a largo plazo.
Durante todo el proceso, se transmite autoridad técnica (mis más de 30 años de experiencia en normatividad contable y tributaria) y respaldo tecnológico (con Julio César Moreno Duque), asegurando seguridad, claridad y cumplimiento real. “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
📅 Agenda: https://outlook.office.com/book/MiContabilidadCom@todoenuno.net.co/
También ofrecemos primera consulta gratis para evaluar la viabilidad de formalización en tu caso específico.
Retos y recomendaciones críticas para alcanzar la meta
Para que la formalización de 1,5 millones no quede como una promesa vacía, sugiero:
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Incentivos fiscales y contributivos escalonados: rebajas de aportes durante periodos de implementación, créditos tributarios para formalizadores iniciales.
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Fortalecimiento institucional: más recursos a UGPP, Cultura Tributaria, inspección laboral y sistemas de procesamiento exógeno.
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Campañas educativas empresariales: muchas Pymes desconocen el alcance normativo; facilitar manuales, herramientas y asesorías asequibles.
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Flexibilidad de transición: permitir tiempos graduados de cumplimiento para pequeñas empresas en zonas rurales.
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Monitoreo público y reportes periódicos: divulgar cuántos nuevos trabajadores se formalizan, por sector y región, para ajustar políticas en el camino.
Con estas acciones complementarias, la meta de 1,5 millones formalizados pasa de aspiración distante a ruta tangible.
